Cosa e perche dietro l'utilizzo di un modello di pianificazione settimanale
Introduzione al modello di pianificazione settimanale
I gestori di piccole imprese e ristoranti hanno abbastanza sui loro piatti. Dalla gestione dei clienti al conteggio delle scorte, al reclutamento e alla creazione di programmi dei dipendenti. Queste attivita possono richiedere molto tempo prezioso, in particolare la pianificazione. Secondo i casi di studio, i datori di lavoro trascorrono almeno 2 ore ogni settimana a pianificare i membri del team. Si tratta di un tempo prezioso che avrebbe potuto essere speso per progetti critici, come lo sviluppo di prodotti.
Per semplificare il processo di pianificazione, i proprietari aziendali possono creare un modello di pianificazione settimanale. Con i modelli, gli stabilimenti possono risparmiare tempo e semplificare il processo di pianificazione dei turni. La semplicita dei modelli di pianificazione garantisce anche altri vantaggi, come una migliore comunicazione.
Perche utilizzare un modello di pianificazione settimanale
Un modello di pianificazione settimanale e un documento predefinito che i proprietari aziendali possono utilizzare piu volte per la programmazione. Il programma indichera il numero esatto di turni e il relativo lasso di tempo per ogni giorno della settimana. La gestione puo utilizzare un modello di programmazione per ridurre il tempo di pianificazione dei turni. Poiche il modello e pre-fatto, non devono preoccuparsi della formattazione o dell'organizzazione dei turni. Hanno solo bisogno di estrarre il modello dai loro file o desktop e iniziare a inserire i nomi dei dipendenti.
Cose da includere nel modello di pianificazione settimanale
Gli orari settimanali variano generalmente per ogni azienda a causa delle loro diverse esigenze e obiettivi. Ad esempio, un'azienda manifatturiera potrebbe aver bisogno di un programma settimanale con 3 turni, mentre un ristorante ne ha bisogno uno con 2 turni. Qualunque siano gli obiettivi con i modelli di pianificazione, ci sono cose chiave che tutti dovrebbero avere.
1. Giorni della settimana
Un modello di pianificazione deve indicare i giorni della settimana in cui si prevede che i dipendenti entrino in lavoro. Questo sara generalmente nelle prime colonne sull'asse orizzontale del modello.
2. Data esatta
Sotto i giorni della settimana, il modello dovrebbe avere uno spazio per i manager per inserire date esatte. Ogni volta che e il momento di creare un nuovo programma, i manager dovrebbero ricordarsi di aggiungere le date corrispondenti corrette per la settimana.
3. Tempi di turno
Il modello dovrebbe indicare i tempi di turno. Questo e spesso sulla prima riga dell'asse verticale sul modello.
4. Nome dipendente
Puo essere utile avere un elenco di tutti i nomi dei dipendenti correnti sul modello. In questo modo sara piu facile per i manager fare riferimento al proprio personale e garantire che tutti siano in programma. Se necessario, il modello puo includere anche gli ID e le posizioni dei dipendenti. Con queste informazioni, sara piu facile differenziare i membri del team.
5. Spazio per l'assegnazione turni
Il modello dovrebbe avere ampio spazio per i manager per inserire i nomi dei dipendenti per giorni specifici e orari di turni. Se il modello utilizza il formato tabella per giorni e ore, lo spazio per le assegnazioni di turno dovrebbe essere al centro.
6. Attivita di spostamento
Dovrebbe esserci uno spazio sotto il nome del dipendente per i manager di inserire le loro attivita designate. Questo e piu adatto alle aziende in cui i dipendenti hanno piu responsabilita o posizioni. Ad esempio, se un ristorante ha un server che e anche un barista, i manager devono indicare quale sia il lavoro principale per il loro turno. Cio consente al dipendente di prepararsi in anticipo.
7. Personalizzazione
I manager dovrebbero personalizzare il modello in modo che sia facile da leggere. Sono inclusi i nomi o i turni dei dipendenti che codificano i colori. Possono anche includere loghi aziendali o foto dei dipendenti per impostare il tono del marchio.
Come eseguire una pianificazione settimanale in Excel
Creare un programma settimanale e semplice. La maggior parte delle aziende utilizzera Microsoft Excel o una piattaforma simile per fogli di calcolo online. Questo processo richiede un po 'di tempo per l'impostazione, tuttavia, rende la pianificazione piu facile nel lungo periodo. Per creare un modello di Excel per la pianificazione, i manager dovrebbero prendere in considerazione i passaggi seguenti.
- Vai al sito Web Microsoft e carica un modello.
- Aprire il modello.
- I modelli avranno nomi di esempio, gli utenti devono fare clic su quelle celle e inserire i nomi dei loro dipendenti.
- Ripetere il passaggio precedente per tutti i nomi dei dipendenti.
- Eliminare eventuali righe non necessarie o aggiungere nuove righe facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla riga.
- Copiare tutti i nomi dei dipendenti nelle celle e incollarli negli altri giorni della settimana.
- Salvare il lavoro.
- Modificare gli orari dei turni in base alle ore di funzionamento dell'azienda. Si consiglia di utilizzare un intervallo di tempo anziche una singola ora per rappresentare i tempi di turno. Ad esempio, inserire 12 - 19.00 nella cella delle 12 p.m.
- Aggiungere ruoli o attivita critiche che ogni dipendente deve eseguire durante il turno per l'ora e il giorno designati.
- Salvare il lavoro.
- Infine, compilare il programma secondo necessita. Cio comporta l'inserimento dell'intervallo di date nella parte superiore del modello per descrivere a quale settimana e prevista la pianificazione.
- Stampa e invia il programma ai dipendenti via e-mail o SMS.
Suggerimenti per i modelli di pianificazione
Creare un programma che forniscano alle aziende il giusto equilibrio dei dipendenti e che soddisfi anche le esigenze del personale e fondamentale. Cio contribuira a ridurre i costi di manodopera e aumentare il morale e la produttivita dei membri del team. I responsabili devono utilizzare le procedure consigliate seguenti per la creazione di programmi dei dipendenti.
1. Identificare le esigenze dei dipendenti
Gli orari devono essere facili da leggere e decifrare sulle estremita dei dipendenti. Per essere sicuri che possano comprendere e identificare i loro turni, i manager devono considerare le loro esigenze. Ad esempio, i nomi dei dipendenti dovrebbero essere facili da individuare. Questo puo essere fatto personalizzando le dimensioni e i colori dei caratteri.
I manager devono inoltre stabilire criteri per le richieste di timeoff, swap a turni e modifiche ai turni. Cio consentira ai dipendenti di apportare le necessarie modifiche ai loro orari. A sua volta, l'azienda sperimentera meno assenteismo e ritardo.
2. Determinazione degli obiettivi aziendali
Le aziende hanno bisogno di orari che rendano facile condurre il ciclo paga e il monitoraggio del tempo. Devono inoltre assicurarsi che gli straordinari siano effettivamente limitati e che i dipendenti part-time siano programmati in modo ottimale. Il modello di pianificazione deve riflettere questi obiettivi in modo che la gestione della forza lavoro sia senza soluzione di continuita.
3. Crea una linea temporale per la tua pianificazione
Il processo di programmazione va oltre le semplici assegnazioni a turni. I responsabili devono decidere quando pubblicare nuove pianificazioni e come approvare le richieste di modifica. Inoltre, devono determinare il modo in cui invieranno le pianificazioni e chi confermera che i dipendenti hanno visto gli aggiornamenti della pianificazione. In questo modo, la confusione e lo stress legati alla programmazione saranno ridotti al minimo.
4. Utilizzo di informazioni dettagliate sui dati
I dati relativi alle vendite e ai profitti passati evidenzieranno le ore di punta in cui vi e la maggior parte del traffico pedonale nel business. L'utilizzo di queste metriche aiutera i manager a garantire che dispongano di dipendenti sufficienti per tali turni. Cio impedisce la necessita di chiamare i dipendenti all'ultimo minuto e attenua il rischio di perdita di profitto.
5. Focus sui dipendenti piu performanti
I dipendenti piu performanti sono quelli che sono personalizzabili e in grado di gestire grandi folle di clienti. Possono possedere altre abilita, come il multitasking e la gestione del tempo. I proprietari delle imprese devono creare i propri modelli di pianificazione attorno a questi membri del team o assegnare loro turni durante le ore di punta. Cosi facendo garantira che le squadre di turno siano guidate in modo efficiente ed efficiente.
6. Raccogli disponibilita dei dipendenti
I manager devono inviare ai dipendenti un modulo o farli inserire le loro disponibilita in un grafico. In questo modo, possono mettere giu quando possono entrare al lavoro e quando saranno occupati. I proprietari delle imprese possono quindi utilizzare queste informazioni e creare una pianificazione che consenta di ospitare i membri del team. I dipendenti possono anche avere accesso a questo grafico in modo da poter trovare la copertura per i turni che non possono lavorare.
7. Avere un piano di backup
Si verificheranno emergenze, causando ai dipendenti di non essere in grado di venire al lavoro. I manager dovrebbero essere preparati con un piano di backup nel caso in cui cio accada. Cio puo comportare un elenco di dipendenti part-time affidabili che sono disposti a venire all'ultimo minuto. L'elenco puo anche includere ex membri del personale che hanno accettato di aiutare l'azienda di volta in volta.
8. Fornire tempo tra turni
Puo essere fisicamente e mentalmente drenante lavorare un turno di chiusura e poi un turno mattutino subito dopo. Cio puo influire sull'equilibrio tra lavoro e vita lavorativa dei dipendenti, sul morale e sulla produttivita. I manager dovrebbero assicurarsi di rivedere i loro programmi e assicurarsi che i dipendenti abbiano abbastanza tempo libero tra i loro turni.
9. Monitorare e controllare gli straordinari
Gli straordinari possono causare un aumento significativo dei costi di manodopera se non sono controllati. Quando si utilizzano i modelli, i responsabili devono valutare e calcolare le ore di lavoro totali dei dipendenti e assicurarsi che sia inferiore a 40 ore ogni settimana. Questa best practice proteggera efficacemente i profitti di un'azienda.
Vantaggi dell'utilizzo di un modello di programmazione settimanale forte
Avere un modello di pianificazione settimanale affidabile ed efficace puo portare le aziende a un livello superiore. Questo strumento offre molti vantaggi, ad esempio i seguenti.
1. Collegare la forza lavoro
Tutti i dipendenti e i supervisori possono accedere al programma dai propri dispositivi e sistemi. Possono controllare le questioni legate al lavoro e comunicare le esigenze in qualsiasi momento. Rimanendo connessi, i manager possono garantire che tutti siano informati e sulla stessa pagina.
2. Comunicazione in tempo reale
Se i dipendenti hanno pianificazioni dettagliate a cui fare riferimento in modo coerente, possono comunicare con i manager in tempo reale. Ad esempio, se vedono di avere un turno a cui non possono andare, richiederanno rapidamente una modifica. I membri del personale possono interagire e parlare con i loro colleghi e trovare i propri sostituti.
3. Massimizza la redditivita
Avere un modello limitera la carenza di personale e l'eccesso di personale, che avrebbe potuto facilmente influire sui profitti di un'azienda. Ad esempio, la mancanza di personale ridurra la qualita del servizio e portera a perdite di profitto. D'altra parte, l'eccesso di personale aumentera direttamente i costi del lavoro. Le aziende che utilizzano un modello di pianificazione settimanale possono controllare le procedure di assegnazione del personale.
Modello chiave da asporto al programma settimanale
- I modelli di pianificazione settimanale aiutano a semplificare le procedure di pianificazione.
- In genere, i modelli devono specificare le date per gli intervalli di tempo settimanali e turni.
- Molte aziende utilizzano Microsoft Excel per creare modelli di pianificazione settimanale. Possono anche utilizzare piattaforme simili per fogli di calcolo o software di programmazione online.
- Avere un modello di pianificazione offre molti vantaggi, ad esempio risparmiare tempo e controllare gli straordinari.
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