Come utilizzare un orologio con impronta digitale nel tuo ufficio- una guida per chi non lo sapesse
Che cos'e un orologio con impronta digitale?
Negli ultimi 10 anni, c'e stato un aumento della popolarita dei dispositivi biometrici per la registrazione delle presenze. Se non hai ancora familiarita con i dispositivi orari biometrici, elenchiamo i punti chiave per te.
Un orologio biometrico e un sistema di presenze abilitato alla tecnologia che autentica i dipendenti che entrano e escono dal lavoro utilizzando caratteristiche fisiche come viso, iridi o impronte digitali. Sono disponibili anche dispositivi biometrici passivi che utilizzano metodi di convalida come i cartellini con foto allegate, ma non vi e alcuna garanzia che la persona che fa il clock in entrata o in uscita sia la persona sulla scheda orario.
D'altra parte, i sistemi di orologio che utilizzano la biometria forniscono uno strumento di monitoraggio dell'orario e delle presenze rapido e semplice in quanto non e necessario inserire password o carte magnetiche.
Orologi con impronta digitale Come discusso, gli orologi
biometrici utilizzano marcatori fisici unici per verificare l'identita di un dipendente e confrontarla con il loro database. Un tipo di orologi biometrici e un orologio con impronta digitale che utilizza le impronte digitali per verificare l'identita di un dipendente e confrontarla con il record nel database.
Poiche un orologio con impronta digitale riconosce i dipendenti in base alle loro impronte digitali, rende impossibile per i dipendenti inserirsi a vicenda.
Come impostare un orologio con impronta digitale
Quando i dipendenti effettuano il check-in utilizzando un orologio con impronta digitale, il sistema di rilevazione delle presenze utilizza uno scanner per scansionare l'impronta digitale e abbinarla alle impronte digitali nel suo database. Il sistema di orologio puo anche essere utilizzato per tracciare le aree degli uffici a cui i dipendenti hanno avuto accesso. Il sistema di clock e in grado di riconoscere le impronte digitali bagnate, oleose e persino sporche e di abbinarle al database e puo registrare e memorizzare fino a 10.000 impronte digitali. Alcuni potrebbero aspettarsi che questi sistemi di mantenimento del tempo delle impronte digitali possano essere difficili da configurare, ma non e cosi. Un orologio con impronta digitale e molto facile da configurare.
Diamo un'occhiata ai passaggi fondamentali per la creazione di un orologio che utilizza dati biometrici-
- Il supervisore deve accedere all'orologio come supervisore.
- Quindi devono creare un profilo per il dipendente e inserire il loro numero di identificazione per iscriverli.
- Selezionare l'opzione biometrica per iscriversi e fare in modo che il dipendente posizioni il dito sullo scanner.
- Conferma la scansione delle impronte digitali e il dipendente viene aggiunto nel database.
- L'orologio utilizzera la scansione e produrra un profilo biometrico per il dipendente. Questo profilo verra utilizzato per il clock in entrata e in uscita.
Devi tenere traccia delle ore dei tuoi dipendenti, ma non sai come.
Implementa un sistema di orologio con impronta digitale nel tuo ufficio come suggerito da Zipschedules in questo articolo.
Un orologio con impronta digitale e giusto per te?
Sebbene l'uso di sistemi di cronometraggio biometrici possa semplificare il flusso di lavoro quotidiano e aumentare l'efficienza operativa, potrebbero esserci alcuni dipendenti che potrebbero non essere a proprio agio nel fornire i propri dati biometrici. L'orologio utilizza le informazioni personali dei dipendenti come iris, impronte digitali o riconoscimento facciale per identificare il dipendente. Pertanto, molti considerano la memorizzazione di tali dati dei dipendenti come invadente e in violazione dei diritti alla privacy.
Sebbene questi orologi temporali abbiano sistemi integrati che aiutano a proteggere i dati personali del dipendente fornendo linee guida chiare su come proteggere le informazioni.
Gli orologi biometrici aiutano anche a garantire che nessuno possa vendere o trarre profitto dai dati personali. Sebbene non esista un'unica legge federale completa sull'uso della biometria per tenere traccia del tempo e delle presenze. Tuttavia, l'uso di orologi biometrici e illegale anche in diversi stati come Illinois, Washington e Texas. Quindi, prima di optare per un sistema di orologio biometrico, controlla cosa dicono le leggi sul lavoro statali e locali. In qualita di datore di lavoro, devi anche mettere in atto leggi e processi su come archiviare e proteggere la posizione dei dati biometrici dei dipendenti dei server, chi ha accesso ai dati e per quanto tempo verranno archiviati i dati. E possibile elaborare una politica completa per garantire che tutti i dipendenti siano chiari sull'uso e sulla protezione dei propri dati biometrici. Rivolgiti a un consulente legale per assicurarti che la tua politica sia conforme alle leggi statali e locali.
Puoi anche optare per un'app di pianificazione dei dipendenti come ZipSchedules che ha anche strumenti per tenere traccia del tempo e delle ore trascorse dai dipendenti al lavoro. Un sistema di orologio a tempo semplifica anche il processo di gestione delle retribuzioni in quanto automatizza il processo di raccolta dei dati su orari e presenze. I sistemi di clock forniscono anche dati su chi e in ritardo e per quanto tempo un dipendente si prende le pause.
Vantaggi di un orologio con impronta digitale
L'utilizzo di un orologio orario aiuta un datore di lavoro a regolare la puntualita e anche a identificare i dipendenti che non si conformano alle politiche aziendali. Un sistema di orologi temporali semplifica anche il flusso di lavoro quotidiano e aumenta l'efficienza del lavoro. Se stai pensando di optare per un sistema di orologio con impronta digitale, ecco un elenco di vantaggi che accumulerai- Frenda la
- punzonatura del compagno- Un orologio con impronta digitale consente l"ingresso solo a quei dipendenti il cui riconoscimento facciale o le cui impronte digitali corrispondono al database. La scelta di un sistema di impronte digitali biometriche per il tempo e le presenze pone fine alle pratiche di pugni degli amici in cui un dipendente prende a pugni un altro assente o in ritardo. Secondo i dati del Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, se 78 milioni di lavoratori orari intervengono per i colleghi e hanno aggiunto 15 minuti ai loro cartellini orari, si aggiungono oltre 373 milioni di dollari al libro paga annuale. Le aziende possono risparmiare su questa spesa optando per orologi biometrici.
- Aumenta il risparmio- durante l'utilizzo della raccolta manuale dei dati per il processo del libro paga, ci sono stati momenti in cui i dipendenti calcolavano male la retribuzione degli straordinari o pagavano le aliquote fiscali errate. Inoltre, non era possibile verificare le richieste di orario di lavoro per gli straordinari. Con i sistemi di presenze che automatizzano i tempi di punzonatura e la raccolta dei dati, riduce i costi di manodopera e il margine di errore e riduce anche il furto di tempo Alcuni sistemi di orologi biometrici offrono anche soluzioni basate sul web per semplificare gli sforzi di gestione delle risorse umane e della forza lavoro.
- Integrazioni basate sul Web- I sistemi di clock basati sul Web che utilizzano il wi fi per funzionare possono anche essere integrati con le risorse umane e i dati dei tempi di punzonatura automatici possono essere caricati per la manutenzione del time tracker dei dipendenti. Gli orologi hanno anche le piu recenti misure di sicurezza per salvaguardare i dati biometrici.
- Monitoraggio delle presenze- quando si opta per un orologio con impronta digitale, non e necessario mantenere o modificare le password e i PIN e il tempo dei dipendenti possono essere registrati dal software di presenza in pochi secondi. Anche i dati biometrici vengono autenticati istantaneamente, il che fornisce una visione in tempo reale del tempo dei dipendenti.
- Accesso limitato- un orologio che utilizza la biometria consente a un'azienda di accedere ai dipendenti a reparti specifici per mantenere la sicurezza. Cio rende anche piu difficile l'ingresso di personale non autorizzato. Il sistema di clock e abbastanza flessibile da consentire alla direzione di concedere e revocare l'autorizzazione in qualsiasi momento.
- Funzionalita remota- con la nuova normalita che introduce un modello di lavoro ibrido, l'uso di orologi con impronta digitale consente ai dipendenti di accedere dai loro cellulari da qualsiasi luogo. Quindi non c'e nessun problema nel rintracciare i dipendenti che hanno lavori da remoto o in loco.
Utilizzare il software per tenere traccia del tempo dei dipendenti
Poiche abbiamo discusso dei vantaggi dell'optare per un sistema di orologio biometrico per impronte digitali, sorge la domanda se sia necessario tenere traccia del tempo dei dipendenti. Qualsiasi azienda grande o piccola che abbia dipendenti orari ha bisogno di un sistema di orologio orario per le presenze e il monitoraggio del tempo in quanto e necessario sapere quanto pagare i dipendenti per le ore lavorate. E anche utile tenere traccia del tempo stipendiato dei dipendenti in quanto puo aiutare a prendere decisioni migliori sul personale e sulla pianificazione. E inoltre possibile monitorare i costi del lavoro in modo piu accurato e aumentare la produttivita dei dipendenti. Abbiamo elencato alcuni motivi per cui e essenziale tenere traccia del tempo e delle presenze dei dipendenti- Libro
- paga accurato- Come discusso, il monitoraggio del tempo per il personale orario e un must in quanto ti aiuta a calcolare correttamente il libro paga. I sistemi di orologi temporali possono tenere traccia del tempo dei dipendenti e garantire che i dipendenti vengano pagati per il lavoro svolto.
- Conformita alla legge- l'utilizzo di un sistema di rilevamento del tempo delle impronte digitali per tenere traccia del tempo dei dipendenti fornisce un registro di quando e per quanto tempo i dipendenti hanno lavorato. I sistemi di orologio assicurano che i dipendenti si prendano tutte le pause e lavorino il numero di ore consentito e ricevano una compensazione accurata.
- Monitoraggio del tempo- quando si utilizza un orologio per il monitoraggio del tempo, un'azienda puo anche comprendere meglio le esigenze dei propri dipendenti. I proprietari di ristoranti possono confrontare i dati di vendita con i costi del lavoro per comprendere la pianificazione corretta e i numeri richiesti per un dato turno. L'orologio aiuta un'azienda a tenere traccia del tempo trascorso dai dipendenti su un progetto e di come si accumula rispetto alle entrate.
C'è molto da considerare quando si implementa il software dell'orologio.
Con il giusto software di clock come suggerito da Zipschedules, puoi avere un sistema sicuro, facile da usare e che si integra con il tuo programma di buste paga.
Conoscere i dati biometrici dei dipendenti
Come discusso, la biometria viene utilizzata per identificare un dipendente mediante il riconoscimento facciale o la scansione di impronte digitali o iris. I datori di lavoro utilizzano dati biometrici per controllare l'accesso dei dipendenti ai cantieri, tenere traccia del tempo dei dipendenti e monitorare le aree a cui i dipendenti possono accedere, tra gli altri Ora, con l'aumento del telelavoro, c'e anche la necessita di una corretta verifica dei dipendenti.
Mentre l'utilizzo di un sistema di orologio biometrico delle impronte digitali aiuta a ridurre le pratiche burocratiche, semplificare l'elaborazione delle buste paga e ridurre le incidenze di errori umani, c'e la possibilita che i dipendenti non si sentano a proprio agio nel condividere i propri dati biometrici e, in alcuni stati, puo anche violare i diritti alla privacy.
Di seguito sono riportati alcuni passaggi che un datore di lavoro puo adottare per proteggersi durante la raccolta dei dati biometrici dei propri dipendenti-
- Avvisare i dipendenti prima di raccogliere, utilizzare o divulgare dati biometrici. L'avviso dovrebbe contenere informazioni pertinenti sui dati raccolti ai fini della loro raccolta, sul metodo e sul periodo di conservazione dei dati e sull'accesso ai dati.
- Ottenere il consenso dei dipendenti prima di raccogliere dati biometrici.
- I dati possono essere utilizzati, condivisi o divulgati solo secondo l'avviso emesso ai dipendenti.
- Sviluppare una politica e procedure complete per distruggere i dati biometrici quando non sono necessari.
- In caso di violazione, attenersi all'azione legale necessaria per la violazione.
- Consultare un avvocato prima di raccogliere dati biometrici dei dipendenti.
Utilizzare una piattaforma software per il libro paga automatizzato
Abbiamo discusso di come optare per un orologio orario puo semplificare il processo di gestione delle retribuzioni. Esaminiamo ora i vantaggi di optare per un orologio con impronta digitale durante l'elaborazione del libro paga-
- Calcoli salariali- l'automazione dei dati di orario e presenze consente di eliminare i calcoli manuali. I dati vengono trasferiti automaticamente dal software delle presenze al software del libro paga e gli stipendi vengono calcolati con pochi clic. La scelta di un orologio orario riduce lo stress e le ripetizioni, abbassa i costi di gestione delle buste paga e accelera i tempi di elaborazione delle buste paga.
- Errori ridotti- con l'automazione, si riducono anche le possibilita di commettere errori durante i calcoli delle buste paga. Una cifra errata inserita durante i calcoli manuali del libro paga puo causare stipendi imprecisi o costosi errori fiscali.
- Calcolo automatico delle imposte- I sistemi automatizzati hanno aliquote e regole fiscali gia programmate e sono programmati per detrarre le tasse e i benefici sul lavoro. Quindi, non si perde tempo a calcolare le tasse e le detrazioni dopo aver optato per i sistemi di orologio.
- Sicurezza dei dati- un orologio con impronta digitale offre la crittografia dei dati dei dipendenti per garantire che le informazioni riservate non vengano divulgate. Conservazione dei
- registri- qualsiasi software semplifica la dichiarazione dei redditi e la tenuta dei registri e tutti i registri delle retribuzioni e i rapporti vengono salvati in un unico posto. Il software monitorera e registrera anche eventuali modifiche nei dati dei dipendenti come aumenti salariali, cambi di nome, aggiornamenti del modulo fiscale, nuove informazioni sul conto bancario o nuovi indirizzi.
- Rapporti semplici- l'automazione del tuo software ti consente anche di semplificare i rapporti e le analisi per ottenere informazioni migliori sui rapporti di presenze e ferie, rapporti sugli utili e rapporti fiscali sui salari, tra gli altri.
- Opzioni self-service- con il software per le presenze in atto, i dipendenti non devono attendere che i manager cambino le proprie informazioni in quanto sono disponibili strumenti per il self-service. L'opzione per il self-service offre maggiore flessibilita e informazioni.
Può essere difficile tenere traccia delle ore dei dipendenti senza il software giusto.
L'implementazione di un sistema di orologio con impronta digitale come suggerito da Zipschedules ti renderà più facile rintracciare i tuoi dipendenti e assicurarti che stiano entrando e uscendo con precisione.
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