Come calcolare le ore lavorate,
Come calcolare le ore lavorate
Mentre molte aziende sono completamente digitalizzate, ci sono ancora manager che preferiscono calcolare manualmente le ore per determinare la retribuzione lorda. Le piccole imprese non hanno sempre le risorse per investire in un orologio digitale o un software HR. Poiche spesso ci sono meno di 10 dipendenti a tempo pieno o part-time, non ci vuole tanto tempo per configurare manualmente le ore lavorate.
Una delle maggiori sfide con il monitoraggio manuale del tempo e il calcolo delle ore di lavoro sono le imprecisioni. La mancanza di conformita con le leggi sul lavoro FLSA puo comportare multe e verifiche, quindi i datori di lavoro dovrebbero essere particolarmente attenti. I nuovi manager non hanno sempre le competenze o le risorse necessarie per assumere un team di contabilita superiore per calcolare le ore dei dipendenti. Per garantire l'accuratezza e prevenire la non conformita, le organizzazioni devono imparare a utilizzare un calcolatore di carte e utilizzare formule specifiche.
Leggi avanti per una panoramica su come le piccole imprese dovrebbero calcolare le ore per garantire pagamenti accurati e mantenere la conformita.
1. Come calcolare le ore lavorate - Determinare l'ora di inizio e di fine
i datori di lavoro devono annotare l'ora di inizio e di fine per ogni membro del team. Questo e facile quando tutti i dipendenti lavorano contemporaneamente per lo stesso numero di ore settimanali. Diventa piu complicato quando alcuni membri del team hanno ore di straordinario o un orario di inizio diverso.
Per questo esempio, supponiamo che tutti i dipendenti lavorino dalle 8.00 alle 17.00 dal lunedi al venerdi. Questo calcolo sara solo per un membro del team.
Jim - Orologio in servizio alle 8 del mattino, esce alle 17.
2. Come calcolare le ore lavorate - Converti in tempo militare
Per calcolare correttamente il tempo, le ore di lavoro devono essere convertite in tempo militare. 12 ore devono essere aggiunte alle ore pomeridiane e qualsiasi ora prima di mezzogiorno rimangono invariate. Non e necessario utilizzare il mattino o p.m., in quanto vi e una differenza automatica tra mattina e sera. Le ore di Jim convertite in orario militare sono le seguenti-
Jim - 8 di mattina sono 8 ore e 17-00 ore 17-00.
3. Come calcolare le ore lavorate Trasforma i minuti in decimali
Quando si calcolano le ore lavorate, le aziende devono convertire i minuti in decimali. Se non si ricordano di farlo, pagheranno piu del dovuto la loro forza lavoro e perderanno denaro durante ogni ciclo retributivo. Quando i minuti sono in forma decimale, possono essere facilmente moltiplicati per il tasso salariale di un membro del team.
Il manager dovrebbe prendere la parte decimale del numero e dividerla per 60. Poiche Jim non ha lavorato piu di 8 ore, questo non si applica a lui. Tuttavia, se Jim avesse lavorato 7 ore e 45 minuti, il manager avrebbe preso 45 e dividerlo per 60 per ottenere 0,75, che sarebbe 8,75 ore totali.
4. Come calcolare le ore lavorate - Ora di fine meno ora di inizio
Ora il datore di lavoro deve determinare quante ore Jim ha lavorato in totale per un giorno. Il manager puo semplicemente prendere l'ora militare delle 17-00 e sottrarre l'ora di inizio (8-00).
Jim - 17-00 - 8-00 = 9 ore lavorate.
Ricorda che questo non include alcun tempo non pagato impiegato per il pranzo o le pause. Quella parte del calcolo viene dopo.
5. Come calcolare le ore lavorate Sottrai il tempo di pausa non retribuito
Mentre la maggior parte dei datori di lavoro paga per le pause pranzo, altri no. La legge federale non impone ai datori di lavoro di pagare per le pause o l'ora di pranzo, ma le aziende dovrebbero controllare le loro leggi statali per mantenere la conformita. In questo esempio, l'azienda non paga per le pause pranzo. Poiche Jim ha preso un pranzo di un'ora, il datore di lavoro deve sottrarre quell'ora per calcolare il tempo totale lavorato.
Jim - 9 ore lavorate - 1 ora pranzo = 8 ore al giorno.
6. Modalita di calcolo delle ore lavorate - Sottrai il tempo di pausa non pagato di
nuovo, il datore di lavoro non e tenuto dalla legge federale a pagare per il tempo di pausa. La maggior parte delle aziende paghera per brevi pause di 10 minuti, come richiesto nello stato della California. Ogni volta che un dipendente va fuori dall'ufficio per un appuntamento, lui/lei e solitamente richiesto di clock out. Jim non ha preso ulteriori pause oggi, quindi questo esempio non si applica a lui. Le sue ore totali lavorate per questa giornata lavorativa sono 8 ore.
Suggerimenti per tenere traccia delle ore dei dipendenti
E fondamentale tenere traccia di tutto il tempo dei dipendenti per garantire l'accuratezza nel ciclo paghe. Inoltre, i membri del team sono infelici quando ci sono errori ricorrenti nella retribuzione. Le aziende possono utilizzare alcuni semplici trucchi per ottimizzare il processo di monitoraggio del tempo e mantenere il morale dei dipendenti. Ecco alcune best practice -
- Handwritten Time Card - I membri del team scrivono manualmente le loro ore su una scheda oraria e la consegnano alle risorse umane ogni settimana o due settimane.
- Paper Time Track Machine - I dipendenti inseriscono una carta tempo carta in una macchina, che timbra l'ora di inizio e di fine per ogni giorno. I datori di lavoro possono raccogliere le carte e calcolare le ore totali settimanali per il libro paga.
- Orologio temporale elettronico - I membri del team utilizzano un badge di nome e lo scansionano su un hardware, che in genere si trova di fronte all'ufficio. Questo e anche un ottimo modo per proteggere l'edificio dagli intrusi, poiche la porta si apre solo per le persone autorizzate.
- Orologio digitale- questa soluzione e ideale per le aziende che vogliono risparmiare tempo, denaro e garantire la conformita. I membri del team inseriscono ore su un dispositivo mobile o desktop, che si integra automaticamente con il software delle retribuzioni. Il sistema calcolera il tempo totale e razionera i processi di retribuzione. Questo elimina un sacco di carico di lavoro delle risorse umane ed evita la punzonatura dei compagni.
Takeaways chiave di Come calcolare le ore lavorate
In conclusione, ecco cosa sapere sul calcolo delle ore -
- I datori di lavoro devono prima determinare gli orari di inizio e fine di ogni giornata lavorativa. Dovrebbero quindi convertire il tempo di lavoro in tempo militare, che esiste su un continuum di 24 ore.
- I datori di lavoro possono quindi trasformare i minuti in decimali e sottrarre l'ora di inizio dall'ora di fine. Cio garantira l'accuratezza nel libro paga ed eliminera eventuali pagamenti in eccesso.
- I datori di lavoro devono sottrarre qualsiasi pausa non retribuita o ora di pranzo dalle ore lavorate. Possono quindi moltiplicare questo numero per il tasso retributivo totale per elaborare il ciclo paghe in modo accurato.
- Per tenere traccia del tempo, i datori di lavoro possono utilizzare una scheda di tempo scritta a mano, una macchina per la traccia del tempo cartacea, un orologio elettronico dell'ora o un orologio digitale. Un orologio digitale calcola automaticamente le ore, si integrera con il software delle retribuzioni e contribuira a mantenere la conformita. Inoltre migliorera il morale dei dipendenti, poiche i membri del team sono sempre pagati in modo accurato e puntuale.
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