Utilità di pianificazione dipendente | 11 mins read

Perché ogni ristorante ha bisogno di uno scheduler dei dipendenti

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduzione all'Utilità di pianificazione dipendenti

La creazione manuale di un programma di turni in linea con le disponibilità dei dipendenti, la conformità alle leggi sul lavoro e i budget può richiedere molto tempo. Anche la scrittura a mano su fogli di calcolo e lavagne è insostenibile e soggetta a errori umani. Ciò porta a effetti costosi, in cui gli studi mostrano che il 18% dei dipendenti perde turni durante tutta la settimana. Quando i dipendenti mancano i loro turni, le aziende devono recarsi per trovare sostituzioni o chiudere presto e perdere profitti.

Tuttavia, le sfide poste dalla programmazione manuale possono essere evitate con l'ultimo scheduler dei dipendenti. Queste soluzioni affidabili faranno risparmiare tempo e denaro. Molti dei migliori software e app per la pianificazione dei dipendenti dispongono anche di funzionalità avanzate che possono essere sfruttate.

Cos'è un Employee Scheduler

Uno strumento di pianificazione dei dipendenti è un sistema di gestione della forza lavoro che automatizza la pianificazione dei turni per il personale orario. Il software garantisce risultati coerenti, in quanto gestisce le disponibilità dei dipendenti, la conformità alle leggi sul lavoro e i budget dei costi di manodopera. Gli schedulatori dei dipendenti hanno anche progetti intuitivi e forniranno suggerimenti per una pianificazione ottimale per prevenire l'eccesso di personale e l'eccesso di personale. Le migliori app di pianificazione dei dipendenti avranno altri moduli e funzionalità, come le seguenti.

  • App mobile per dispositivi iOS e Android
  • Tecnologia basata su cloud
  • Orologio a tempo per il monitoraggio
  • dell'ora modifiche alla disponibilità dei dipendenti
  • in-app, swap di turni in-app, pick-up turni e richieste di tempo libero
  • Promemoria e avvisi di turni in tempo reale
  • Comunicazione del team
  • Compatibilità Integrazione
  • Analisi e reporting dei dati

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Importanza di un Utilità di pianificazione

L'innovazione tecnologica è sempre più importante per i ristoranti e le piccole imprese. Soluzioni, come la pianificazione dei dipendenti, automatizzano i processi, risparmiando efficacemente tempo e denaro alle organizzazioni. Secondo i casi di studio, i manager perdono il 20% del loro tempo usando fogli di calcolo per fare pianificazioni. Ogni anno, trascorrono 140 ore lavorative utilizzando metodi di programmazione manuale.

Con un sistema di pianificazione del personale online, gli stabilimenti possono utilizzare il loro tempo in modo produttivo e lavorare in modo efficiente. Questi strumenti sono particolarmente importanti per i ristoranti, considerando quanto sia prezioso il tempo per queste operazioni. Gli errori di programmazione possono influire direttamente sulla qualità del servizio clienti e possono ritardare i flussi di lavoro. Pertanto, i gestori del ristorante dovrebbero considerare i vari vantaggi che vengono con l'adozione di scheduler online.

Vantaggi dell'utilizzo del software di pianificazione dei dipendenti

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Il software di pianificazione dei turni online è molto prezioso per le aziende di ristorazione. I ristoranti di tutte le dimensioni e le funzioni, che vanno dai franchising fast-food ai caffè mamma e pop ai ristoranti con servizio completo possono trarre vantaggi per la pianificazione. I principali vantaggi di questi strumenti includono i seguenti fattori.

Adeguamenti programmati rapidi

I dipendenti possono apportare modifiche rapide alla pianificazione del lavoro utilizzando l'app di pianificazione. Ad esempio, possono inviare richieste di cambio turno, time-off e modifiche alla disponibilità direttamente attraverso i propri dispositivi mobili. I manager riceveranno quindi un avviso e potranno accettare le regolazioni in tempo reale. Lo staff scheduler cambierà automaticamente gli orari in base alle richieste.

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Migliorare la comunicazione interna

I sistemi di pianificazione della forza lavoro spesso dispongono di strumenti di comunicazione integrati. Questo di solito comporta messaggi di chat, annunci e feed di notizie. I membri del team e la gestione possono utilizzare lo strumento di chat per contattare e interagire tra loro. Gli imprenditori possono trasmettere annunci e inviare avvisi per nuovi orari o notizie aziendali. Aprendo un canale di comunicazione, tutto il personale sarà informato e può essere ritenuto responsabile.

Garantire la conformità al diritto del lavoro e

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I principali programmatori del personale dispongono di avvisi di conformità alle leggi sul lavoro per garantire che i responsabili rispettino le normative sulla forza lavoro durante la programmazione. Il sistema può anche tenere traccia delle credenziali aziendali e dei dipendenti, come le certificazioni Food Handler. L'app avviserà i responsabili delle scadenze e impedirà ai dipendenti di essere programmati fino al rinnovo.

Abbattere l'assenteismo e il ritardo

Il software del personale dei dipendenti dispone di avvisi e promemoria turni impostati. In questo modo i dipendenti vengono avvisati dei turni imminenti, evitando la dimenticanza. I responsabili possono anche inviare avvisi di emergenza al personale in caso di modifiche dell'ultimo minuto al programma. Pertanto, possono compensare rapidamente la domanda imprevista e massimizzare i margini di profitto.

Monitorare dati in tempo reale

Le soluzioni per il tempo di pianificazione dei dipendenti dispongono di funzionalità di dati e reporting che compilano automaticamente metriche aziendali preziose. Ad esempio, può raccogliere dati sulle prestazioni dei dipendenti, sul costo della manodopera, sulla partecipazione e sulla redditività. I manager possono valutare questi report e identificare gli straordinari non approvati, le richieste di time-off sovrapposte e i team inefficienti. Questi approfondimenti contribuiranno a migliorare la pianificazione e la pianificazione dei turni.

Abbassa la spesa manodopera

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Il sistema di programmazione dispone di moduli di tracciamento della manodopera che forniranno i manager con le tendenze nelle loro spese e budget. Possono utilizzare queste informazioni per creare pianificazioni di risparmio di denaro. Il software ha anche strumenti di previsione del lavoro in modo che i manager possono assegnare turni in base alla domanda e alle esigenze. Ciò contribuirà a ridurre al minimo i costi di manodopera e a prevenire l'eccesso di personale.

Programmi affidabili e coerenti

Quando si costruiscono manualmente pianificazioni, i manager possono accidentalmente smarrire o ignorare specifiche disponibilità o richieste di time-off. Questo porta a conflitti di pianificazione e può causare i dipendenti a sentirsi invalutati. Ma con uno scheduler online, la gestione può garantire che tutte le preferenze siano prese in considerazione e le richieste vengono elaborate nel programma di conseguenza.

Come sviluppare un programma dipendente

I manager possono creare facilmente le pianificazioni dei dipendenti con il software per il personale. Di seguito sono riportate le migliori pratiche che dovrebbero seguire per garantire il successo.

1. Identificazione delle risorse finanziarie e della forza lavoro

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Per iniziare la programmazione, la gestione deve prima valutare il budget dell'azienda. Ciò include quanto capitale hanno per i salari dei dipendenti e quante ore di lavoro dei dipendenti possono permettersi a settimana. Quindi, devono identificare quanti dipendenti pianificano per il personale e se hanno bisogno di assumere appaltatori terzi. In questo modo si eviterà inutili straordinari, overbooking e prenotazioni doppie.

2. Delineare le esigenze di personale

I manager devono determinare ciò di cui hanno bisogno all'interno della propria forza lavoro per ogni turno. Ad esempio, devono decidere se assegnare un supervisore a un turno. I responsabili del ristorante dovranno prendere in considerazione molti ruoli poiché hanno bisogno di un host, cuochi, server e busser per ogni turno. Dovrebbero inoltre delineare altri fattori, come ad esempio se il personale può modificare i propri orari. O come invieranno gli orari - settimanali, bisettimanali o mensili.

3. Capisci la domanda del cliente

Le aziende devono anche determinare le loro ore di punta. I responsabili possono farlo valutando i dati storici delle vendite. Molti strumenti di pianificazione avranno sistemi di previsione del lavoro che indicheranno ore e giorni ad alta domanda. Questi approfondimenti aiuteranno i manager a sapere quale turno ha bisogno il maggior numero di personale.

4. Verifica disponibilità dei dipendenti

I responsabili del ristorante devono raccogliere e registrare tutte le disponibilità dei propri dipendenti. In questo modo, possono programmarli nei giorni in cui sono garantiti per entrare e lavorare. Le disponibilità ideali dovrebbero indicare le preferenze di turno e quanti giorni in una settimana possono lavorare. I dipendenti possono inserire queste informazioni direttamente in un'app di pianificazione per la comodità del gestore.

5. Guarda gli orari passati

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I programmi di lavoro precedenti daranno ai manager la visibilità su quali processi hanno funzionato e quali no. Ad esempio, possono identificare quali membri del personale hanno dovuto scambiare i turni e chi era in grado di coprire. Ciò contribuirà a prendere decisioni di assegnazione dei turni migliori per i programmi futuri.

6. Avere un piano B

La vita accade e talvolta i dipendenti dovranno chiedere tempo libero o trovare copertura per il loro turno. I manager dovrebbero prepararsi per questi casi e creare standard per il trading a turni e le richieste. Ad esempio, se un membro del team è malato, i manager possono richiedere loro di inviare una richiesta prima di scambiare i turni. Assicurando che gli aggiustamenti siano approvati in precedenza, i manager possono essere nel ciclo di chi sta lavorando in quale giorno.

7. Comprendere tutte le leggi sul lavoro

Le normative federali e statali sul lavoro spesso variano. I manager dovrebbero ricercare ed essere informati su questi standard. Ciò è importante perché la mancata osservanza comporterà multe e potenziali cause legali. Alcuni sistemi di programmazione automatica avranno una funzione di conformità del lavoro, ma la ricerca precedente garantirà che il software sia aggiornato.

8. Immettere informazioni nel programma di creazione

Dopo aver raccolto tutte le informazioni chiave, i manager dovrebbero inserirle nel programma di creazione. Alcuni processi sono automatizzati, ad esempio la disponibilità dei dipendenti e le richieste di time-off. Il sistema creerà quindi una pianificazione per l'azienda. Oppure i manager possono utilizzare un modello di pianificazione e creare pianificazioni all'interno del software.

9. Pubblica e condividi la pianificazione

Una volta creata la pianificazione, i manager devono pubblicarlo e condividerlo con i dipendenti. È importante inviare gli orari in anticipo in modo che i membri del personale possano pianificare la loro settimana di conseguenza. Se qualcuno ha domande o dubbi sul programma, i manager dovrebbero rimediare al più presto possibile.

Top Software di pianificazione del ristorante 2021

Ci sono molti diversi tipi di software di pianificazione nel mercato digitale di oggi. Questi sistemi avranno diverse caratteristiche e cartellini dei prezzi. I ristoranti possono semplificare il processo di selezione considerando i migliori sistemi di programmazione.

1. Pianificazione zip

Zip Schedule è un sistema gratuito di pianificazione dei dipendenti noto per l'automazione delle pianificazioni senza conflitti, che i manager possono creare in pochi minuti. La piattaforma user-friendly ha molteplici forme di accessibilità, il che significa che gli utenti possono accedere all'interfaccia utilizzando un telefono o un desktop. Questo aumenta l'efficienza e aiuta i ristoranti a risparmiare tempo e denaro. Alcune delle caratteristiche principali di Zip Schedule includono quanto segue.

  • Dipendente gratuito app mobile per iPhone e Android
  • Strumenti di messaggistica Team
  • Promemoria regola lavoro promemoria
  • In-app pianificazione regolazioni
  • multi-posizione supporto
  • del budget del lavoro di monitoraggio

2. TrovaMyShift

FindMyShift è un sistema software di gestione della forza lavoro noto per le sue integrazioni di terze parti. Ciò significa che l'app può essere sincronizzata con gli strumenti aziendali esistenti, come HR o libro paga. Questo strumento è ideale per i team aziendali più piccoli e consente ai proprietari di gestire i dipendenti da qualsiasi luogo. Altre funzioni di pianificazione di FindMyShift sono le seguenti.

  • Drag and drop Scheduler
  • Monitoraggio orari e presenze
  • Notificazioni
  • Tempo fuori gestione
  • Report dati

3. HotProgrammazioni

Le aziende possono anche utilizzare HotSchedule per programmare i turni. Simile alle app precedenti, come Zip Schedule, HotSchedule semplificerà il processo di pianificazione dei dipendenti. Alcuni dei suoi moduli chiave includono quanto segue.

  • Compatibilità mobile e desktop
  • Richiesta di tempo off, pick up turni aperti, o drop shift Funzioni
  • Canali di comunicazione
  • Previsione manodopera

4. 7Turni

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7Shifts automatizza il processo di pianificazione con la sua interfaccia facile da usare. Offrono inoltre modelli di pianificazione dei turni personalizzati che i manager possono personalizzare in base alla propria attività. I suoi migliori moduli comportano quanto segue.

  • Inviare pianificazioni via e-mail, testo o in-app
  • Comunicazione del team
  • Time off Management
  • Compatibilità Integrazione

Conclusione per Utilità di pianificazione

  • Un dipendente scheduler automatizza la pianificazione del tempo dei dipendenti, risparmiando efficacemente tempo e denaro alle aziende.
  • Altri vantaggi derivanti dall'adozione di un sistema di pianificazione includono la conformità, la riduzione dei costi di manodopera e il miglioramento della comunicazione.
  • I migliori dipendenti scheduler avranno moduli per il reporting dei dati, strumenti per monitorare la produttività dei dipendenti e la tecnologia cloud.
  • I sistemi e le app mobili che hanno queste qualità e vantaggi includono ZipSchedule.

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