Creer un modele de planification qui fonctionne
Introduction au modele de planification
Les gestionnaires d'entreprises ou de restaurants ont une myriade de taches repetitives qu'ils doivent accomplir tout au long de la semaine. Cela comprend l'horaire des employes, ce qui est la pratique consistant a assigner des quarts de travail aux membres de l'equipe a temps plein et a temps partiel. De plus, ce processus ne semble jamais etre tout a fait termine. Des demandes de conge aux jours de maladie aux changements de disponibilite et aux evenements inattendus, les gestionnaires finissent par devoir effectuer des ajustements frequents.
Cependant, grace a la nouvelle technologie, la direction peut rationaliser son processus de planification. Les nouveaux gadgets, tels que les feuilles de calcul en ligne, permettent aux entreprises de creer un modele de calendrier hebdomadaire. Ces documents auront generalement des durees et des formats predetermines. Par consequent, les gestionnaires ont juste besoin d'entrer des noms et d'envoyer des calendriers.
Conseils pour creer le meilleur modele de calendrier
Les modeles d'horaire des employes offrent aux entreprises de toutes tailles de nombreux avantages. Non seulement cela fait gagner du temps aux gestionnaires, mais il simplifie egalement les procedures. Les fonctions de planification simples de Templates permettent egalement aux employes d'avoir leurs horaires de travail rapidement. A leur tour, ils peuvent se preparer a leurs quarts de travail, planifier leur temps personnel en consequence ou demander un conge a l'avance. Voici quelques conseils sur la facon de faire un modele complet.
1. S'adapter au temps des employes
Lors de la creation d'un modele de calendrier des employes, les gestionnaires doivent tenir compte autant que possible des preferences des membres de l'equipe et des demandes de conge. Il est important que les proprietaires d'entreprise apprecient le temps des employes et l'equilibre travail-vie personnelle. Cela favorisera une culture d'entreprise positive et stimulera l'engagement des employes. Si les entreprises ne parviennent pas a le faire, les employes se sentiront insatisfaits et seront plus susceptibles de trouver un autre emploi qui correspond a leur horaire.
Une facon de s'assurer que les entreprises accueillent les employes est d'avoir un tableau des disponibilites. Les gestionnaires peuvent les envoyer aux employes par courriel ou par SMS, afin qu'ils puissent entrer les jours et les heures ou ils sont disponibles pour travailler. Il est recommande d'utiliser un document base sur le nuage afin que les modifications puissent etre apportees en temps reel.
2. Creer des calendriers bases sur les meilleurs employes
Lors de l'etablissement d'un horaire, chaque quart de travail doit avoir un employe le plus performant et fiable. Cette personne peut posseder des traits, tels que l'organisation et le leadership. Ils peuvent aussi bien fonctionner dans des situations sensibles au temps. Cette pratique exemplaire permet aux superviseurs de croire que le quart de travail se deroulera sans heurts et productifs.
3. En savoir plus sur l'equipe
Tout le monde a ses faiblesses, ainsi que ses forces. Il est essentiel que les responsables de l'horaire comprennent qui sont leurs employes et ce qu'ils font le mieux. Ces informations guideront le processus de planification et garantiront que la bonne personne est sur le bon quart de travail.
4. Envoyer des horaires des que possible
La distribution anticipee des horaires aux employes favorisera l'equilibre travail-vie personnelle et reduira les changements de derniere minute. La satisfaction professionnelle des employes augmente lorsqu'ils recoivent rapidement des horaires parce qu'ils peuvent planifier leur temps personnel en consequence. Il minimise egalement le stress lie a la recherche d'une couverture.
5. Avoir un systeme de planification de bricolage
Selon la structure de l'entreprise, un systeme de planification de bricolage peut simplifier la planification et ameliorer le moral. Les gestionnaires peuvent designer un poste experimente pour chaque periode et demander a d'autres employes de planifier eux-memes. Ensuite, ils peuvent passer en revue le calendrier pour s'assurer que chaque quart de travail est affecte et le publier.
6. Rendre les employes a trouver une couverture
Trouver un substitut a un quart de travail peut s'averer difficile et fastidieux pour les gestionnaires, etant donne qu'ils ont d'autres responsabilites. Au lieu de cela, cette tache peut etre designee pour les employes qui ont besoin de laisser tomber un echange de poste ou de quart de travail. Il est important que tous les membres de l'equipe disposent d'un canal de communication ouvert. Cela peut impliquer une application de communication au sein d'un systeme de planification ou de messagerie texte.
7. Mise en oeuvre du logiciel de planification
De nombreuses entreprises utilisent souvent Microsoft Excel ou Google Sheets pour creer leurs modeles de planification. Cependant, de nouveaux outils technologiques sont concus pour rationaliser les processus de l'entreprise, comme la planification. Le meilleur logiciel de planification des employes possede des fonctionnalites telles que la planification automatique, les modeles personnalises et la messagerie d'equipe. Non seulement la planification des equipes est simplifiee, mais les entreprises peuvent egalement optimiser l'ensemble de la gestion de leur personnel.
8. Creer un plan de sauvegarde
Parfois, les horaires originaux peuvent ne pas etre etablis et les employes peuvent etre en situation d'urgence. Avoir un plan de sauvegarde pour les calendriers est ideal pour ces situations. Il pourrait s'agir d'une liste sur appel comportant des membres du personnel qui peuvent venir a des heures specifiees. Si possible, l'entreprise peut compiler les noms et les contacts d'anciens employes qui ont accepte de venir en aide de temps a autre.
9. La communication est la cle
Comme tout le reste, la communication est vitale. Une entreprise devrait disposer d'un systeme de communication a l'echelle de l'equipe ou les individus peuvent facilement se joindre les uns aux autres. Cela inclut la messagerie texte, les e-mails, les appels telephoniques ou les chats instantanes integres a l'application. L'utilisation de ces outils permettra aux membres du personnel d'avoir les dernieres mises a jour du calendrier et d'avoir acces a l'information.
Modele de conclusion a l'annexe
- La planification des employes peut prendre beaucoup de temps pour les gestionnaires. Mais avec un modele de calendrier, ils peuvent rationaliser le processus.
- Un modele de planification aura tous les jours et heures de mise en forme et de decalage predetermines afin que les gestionnaires n'aient pas a creer de nouveaux calendriers a chaque fois.
- Certaines pratiques cles pour etablir un modele de calendrier comprennent la compilation de la disponibilite des employes et l'application de la communication.
- Ces modeles sont souvent realises sur Excel ou Google Sheets, mais les entreprises peuvent optimiser davantage leur gestion de leurs effectifs grace a un logiciel de planification des employes.
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