Le modele Quoi et pourquoi derriere l'utilisation d'un calendrier hebdomadaire
Introduction au modele d'horaire hebdomadaire
Les gestionnaires de petites entreprises et de restaurants en ont assez sur leurs assiettes. Du service aux clients, du comptage des stocks au recrutement et a la creation d'horaires d'employes. Ces taches peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier la planification. Selon les etudes de cas, les employeurs consacrent au moins deux heures par semaine a planifier les membres de l'equipe. Il s'agit d'un temps precieux qui aurait pu etre consacre a des projets critiques, comme le developpement de produits.
Pour rationaliser le processus de planification, les proprietaires d'entreprise peuvent creer un modele de planification hebdomadaire. Grace aux modeles, les etablissements peuvent gagner du temps et simplifier leur processus de planification des quarts de travail. La simplicite des modeles de calendrier garantit egalement d'autres avantages, tels que l'amelioration de la communication.
Pourquoi utiliser un modele de planification hebdomadaire
Un modele de planification hebdomadaire est un document predefini que les proprietaires d'entreprise peuvent utiliser plusieurs fois pour la planification. Le calendrier indiquera le nombre exact de quarts de travail et son calendrier pour chaque jour de la semaine. La direction peut utiliser un modele de planification pour reduire le temps de planification des quarts de travail. Puisque le modele est pre-fabrique, ils n'ont pas a se soucier de la mise en forme ou de l'organisation des quarts de travail. Ils ont juste besoin de recuperer le modele de leurs fichiers ou de leur bureau et commencer a entrer les noms des employes.
Choses a inclure dans votre modele d'horaire hebdomadaire
Les horaires hebdomadaires varient generalement pour chaque entreprise en raison de leurs besoins et objectifs differents. Par exemple, une entreprise manufacturiere peut avoir besoin d'un horaire hebdomadaire comprenant 3 quarts de travail, tandis qu'un restaurant en a besoin d'un avec 2 quarts de travail. Peu importe les objectifs avec les modeles de calendrier, il y a des choses cles que tous devraient avoir.
1. Jours de la semaine
Un modele d'horaire doit indiquer les jours de la semaine pendant lesquels les employes sont censes entrer au travail. Ce sera generalement dans les premieres colonnes de l'axe horizontal du modele.
2. Date exacte
Sous les jours de la semaine, le modele devrait avoir un espace pour permettre aux gestionnaires de saisir des dates exactes. Chaque fois qu'il est temps de creer un nouveau planning, les gestionnaires doivent se rappeler d'ajouter les dates correspondantes correctes pour la semaine.
3. Temps de quarts
Le gabarit doit indiquer les heures de travail. C'est souvent sur la premiere rangee de l'axe vertical sur le modele.
4. Nom de l'employe
Il peut etre utile d'avoir une liste de tous les noms des employes actuels sur le modele. Il sera ainsi plus facile pour les gestionnaires de referencer leur personnel et de veiller a ce que tout le monde soit dans les delais prevus. Si necessaire, le modele peut egalement inclure des ID d'employe et des postes. Avec cette information, il sera plus facile de differencier les membres de l'equipe.
5. Espace pour l'affectation de quarts
Le modele devrait avoir suffisamment d'espace pour permettre aux gestionnaires de saisir les noms des employes pour des jours et des heures de quarts de travail specifiques. Si le modele utilise le format de tableau pour les jours et les heures, l'espace pour les affectations de quart doit etre au centre.
6. Decalage des taches
Il devrait y avoir un espace sous le nom de l'employe pour permettre aux gestionnaires d'entrer leurs taches designees. Ceci est plus adapte aux entreprises ou les employes ont de multiples responsabilites ou postes. Par exemple, si un restaurant dispose d'un serveur qui est egalement un barman, les gestionnaires doivent indiquer quelle est la tache principale pour leur quart de travail. Cela permet a l'employe de se preparer a l'avance.
7. Personnalisation
Les gestionnaires doivent personnaliser le modele de maniere a ce qu'il soit facile a lire. Cela inclut le code couleur des noms ou des quarts de travail des employes. Ils peuvent egalement inclure des logos d'entreprise ou des photos d'employes pour donner le ton de la marque.
Comment faire un planning hebdomadaire dans Excel
Creer un horaire hebdomadaire est simple. La plupart des entreprises utiliseront Microsoft Excel ou une plate-forme de calcul en ligne similaire. Ce processus prend un certain temps a configurer, mais il facilite la planification a long terme. Pour creer un modele Excel pour la planification, les gestionnaires doivent prendre en compte les etapes suivantes.
- Accedez au site Web de Microsoft et chargez un modele.
- Ouvrez le modele.
- Les modeles auront des noms d'exemples, les utilisateurs doivent cliquer sur ces cellules et entrer le nom de leurs employes.
- Repetez l'etape precedente pour tous les noms d'employes.
- Supprimez les lignes inutiles ou ajoutez de nouvelles lignes en cliquant avec le bouton droit sur la ligne.
- Copiez tous les noms des employes dans les cellules, puis collez les autres jours de la semaine.
- Sauvegardez votre travail.
- Modifiez les heures de travail par rapport aux heures d'ouverture de l'entreprise. Il est recommande d'utiliser une plage de temps plutot qu'une seule heure pour representer les temps de travail. Par exemple, entrez 12 a 19 heures dans la cellule 12 heures.
- Ajoutez des roles ou des taches critiques que chaque employe doit executer pendant son quart de travail pour l'heure et la journee designees.
- Sauvegardez votre travail.
- Enfin, remplissez le calendrier selon les besoins. Cela implique de placer la plage de dates en haut du modele afin de decrire la semaine pour laquelle l'horaire est destine.
- Imprimez et envoyez l'horaire aux employes par courriel ou par SMS.
Conseils du modele d'horaire hebdomadaire
Il est essentiel de creer un calendrier qui dote les entreprises du juste equilibre entre les employes et qui repond egalement aux besoins du personnel. Cela aidera a reduire les couts de main-d'oeuvre et a stimuler le moral et la productivite des membres de l'equipe. Les gestionnaires doivent utiliser les meilleures pratiques suivantes lorsqu'ils creent des horaires d'employes.
1. Identifier les besoins des employes
Les horaires doivent etre faciles a lire et a dechiffrer aux fins des employes. Pour s'assurer qu'ils peuvent comprendre et identifier leurs quarts de travail, les gestionnaires doivent tenir compte de leurs besoins. Par exemple, les noms des employes devraient etre faciles a reperer. Cela peut etre fait en personnalisant les tailles et les couleurs des polices.
Les gestionnaires devraient egalement etablir des politiques pour les demandes de conges, les echanges de postes et les changements de quart. Cela permettra aux employes d'apporter les ajustements necessaires a leur horaire. A son tour, l'entreprise connaitra moins d'absenteisme et de retard.
2. Determiner les objectifs operationnels
Les entreprises ont besoin de calendriers qui facilitent le suivi de la paie et du temps. Ils doivent egalement veiller a ce que les heures supplementaires soient effectivement limitees et a ce que les employes a temps partiel soient programmes de facon optimale. Le modele de calendrier devrait refleter ces objectifs afin que la gestion des effectifs soit transparente.
3. Creer une chronologie pour votre planning
Le processus de planification ne se limite pas aux affectations de quart. Les gestionnaires doivent decider quand ils doivent publier de nouveaux calendriers et comment approuver les demandes de modification. De plus, ils devraient determiner comment ils enverront des horaires et qui confirmera que les employes ont vu les mises a jour des horaires. Ce faisant, la confusion et le stress lies a l'horaire seront minimises.
4. Utiliser les informations sur les donnees
Les donnees concernant les ventes et les benefices passes mettront en evidence les heures de pointe ou il y a le plus de trafic a pied dans l'entreprise. L'utilisation de ces mesures aidera les gestionnaires a s'assurer qu'ils ont suffisamment d'employes pour ces quarts de travail. Cela evite la necessite d'appeler les employes a la derniere minute et attenue le risque de perte de profit.
5. Accent sur les employes les plus performants
Les employes les plus performants sont ceux qui sont personnalisables et capables de gerer un grand nombre de clients. Ils peuvent posseder d'autres competences, telles que le multitache et la gestion du temps. Les proprietaires d'entreprise doivent creer leurs modeles d'horaire autour de ces membres de l'equipe ou leur attribuer des quarts de travail pendant les heures de pointe. Ce faisant, les equipes de quart seront dirigees correctement et efficacement.
6. Recueillir la disponibilite
Les gestionnaires doivent envoyer un formulaire aux employes ou leur demander de saisir leurs disponibilites sur un tableau. De cette facon, ils peuvent mettre bas quand ils peuvent entrer au travail et quand ils seront occupes. Les proprietaires d'entreprise peuvent ensuite utiliser ces informations et creer un calendrier qui accueille les membres de leur equipe. Les employes peuvent egalement avoir acces a ce tableau afin qu'ils puissent trouver une couverture pour les quarts de travail qu'ils ne peuvent pas travailler.
7. Avoir un plan de sauvegarde
Des situations d'urgence se produiront, ce qui empechera les employes de venir travailler. Les gestionnaires devraient etre prepares avec un plan de secours au cas ou cela se produise. Il peut s'agir d'avoir une liste d'employes a temps partiel fiables qui sont prets a venir a la derniere minute. La liste peut egalement inclure d'anciens membres du personnel qui ont accepte d'aider l'entreprise de temps a autre.
8. Fournir le temps entre les quarts
Il peut etre physiquement et mentalement drainant de travailler un quart de travail de fermeture puis un quart du matin directement apres. Cela peut avoir une incidence sur l'equilibre travail-vie personnelle, le moral et la productivite des employes. Les gestionnaires doivent s'assurer qu'ils examinent leurs horaires et s'assurer que les employes ont suffisamment de temps libre entre leurs quarts de travail.
9. Suivi et controle des heures supplementaires
Les heures supplementaires peuvent entrainer une augmentation significative des couts de main-d'oeuvre si elles sont incontrolees. Lorsqu'ils utilisent des modeles, les gestionnaires doivent evaluer et calculer le nombre total d'heures de travail des employes et s'assurer qu'ils sont moins de 40 heures par semaine. Cette pratique exemplaire protegera efficacement les resultats financiers d'une entreprise.
Avantages de l'utilisation d'un modele d'horaire hebdomadaire solide
Avoir un modele de calendrier hebdomadaire robuste et efficace peut conduire les entreprises au niveau superieur. Cet outil offre de nombreux avantages, tels que les suivants.
1. Connecter la main-d'oeuvre
Tous les employes et superviseurs peuvent acceder a l'horaire a partir de leurs propres appareils et systemes. Ils peuvent verifier les questions liees au travail et communiquer leurs besoins a tout moment. En restant connecte, les gestionnaires peuvent s'assurer que tout le monde est informe et sur la meme page.
2. Communication en temps reel
Si les employes ont des horaires detailles a consulter de facon coherente, ils peuvent communiquer avec les gestionnaires en temps reel. Par exemple, s'ils voient qu'ils ont un quart de travail qu'ils ne peuvent pas effectuer, ils demanderont rapidement une modification. Les membres du personnel peuvent interagir et parler a leurs collegues et trouver leurs propres remplacants.
3. Maximiser la rentabilite
Le fait d'avoir un modele limitera le sous-effectif et le sureffectif, ce qui aurait pu facilement influer sur les resultats financiers d'une entreprise. Par exemple, le manque de personnel reduira la qualite du service et entrainera une perte de profit. D'autre part, le sureffectif augmentera directement les couts de main-d'oeuvre. Les entreprises qui utilisent un modele de calendrier hebdomadaire peuvent controler leurs procedures de dotation.
Modele d'horaire hebdomadaire a retenir
- Les modeles de planification hebdomadaire aident a rationaliser les procedures de planification.
- Generalement, les modeles doivent specifier des dates pour les periodes de semaine et de quart de travail.
- De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Excel pour creer des modeles de planification hebdomadaire. Ils peuvent egalement utiliser des plates-formes de tableurs similaires ou des logiciels de planification en ligne.
- Avoir un modele de calendrier offre de nombreux avantages, tels que gagner du temps et controler les heures supplementaires.
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