Pourquoi votre entreprise devrait utiliser un modele de feuille de temps
Qu'est-ce qu'un modele de feuille de temps/feuille de temps?
Afin de bien comprendre ce qu'est un modele de feuille de temps, il est utile de definir ce qu'est une feuille de temps. Une feuille de temps est un outil virtuel ou physique utilise pour enregistrer et suivre les heures travaillees. La fiche de temps et la feuille de temps sont considerees comme fondamentales pour le suivi du temps en milieu de travail. Un modele de feuille de temps est un tableau de donnees utilise par les employeurs pour suivre les heures travaillees par les employes au cours d'une certaine periode.
Divers membres de l'equipe utilisent les donnees de feuille de temps au sein d'une entreprise. Par exemple, une feuille de temps d'employe est souvent utile pour les processus de comptabilite de gestion. Au lieu de suivre le temps libre pour les pauses dejeuner ou les heures supplementaires travaillees, un simple outil de feuille de temps fournit des donnees en temps reel. Les gestionnaires peuvent utiliser la feuille de temps pour referencer facilement le temps des employes et evaluer tout, de la productivite a l'efficacite.
Le traitement de la paie est souvent fortement tributaire des outils de temps des employes. Les outils de suivi du temps permettent de suivre les heures supplementaires et les heures normales de chaque periode de paye essentielles a l'exactitude de la paie. Auparavant, les processus de paie etaient sujets a des erreurs plus humaines courantes avec les processus manuels de temps des employes. La paie peut utiliser des entrees de feuille de temps et des outils de suivi du temps pour s'assurer que le salaire total est correct.
Importance d'utiliser un modele de feuille de temps/feuille de temps
Les employeurs telechargent gratuitement des programmes de modele de feuille de temps comme Google Sheets ou Excel pour essayer d'economiser de l'argent. Toutefois, les heures de travail et les heures supplementaires consacrees au calcul du temps et de la remuneration totale peuvent couter plus cher aux entreprises au fil du temps. Surtout apres avoir utilise Google Sheets ou modele Excel pendant un certain temps, la mise en oeuvre d'un logiciel specialise de suivi du temps est passionnant. Au lieu de naviguer dans les colonnes et les rangees des applications de feuille de temps libres, une option facile d'utilisation est ouverte par le biais d'un logiciel de suivi du temps. Le logiciel de temps employe affiche les heures travaillees en temps reel et peut enregistrer une grande variete de donnees sans effort.
Des heures supplementaires aux heures de dejeuner signalees, les logiciels de temps pour les employes sont un excellent investissement. Par exemple, les heures normales travaillees et les heures supplementaires sont faciles a distinguer avec un logiciel de suivi du temps. Une differenciation plus facile entraine une diminution des ecarts de facturation ou de periode de paye. Les ecarts de temps des employes coutent non seulement de l'argent a l'entreprise au fil du temps, mais peuvent causer des dommages importants a la reputation d'une entreprise.
Avantages des modeles de feuille de temps
Les grands modeles de feuille de temps viennent avec leur propre ensemble d'avantages. Les avantages des feuilles de temps sont deja ressentis par les petites entreprises et les grandes entreprises du monde entier. Les avantages importants des feuilles de temps que tous les professionnels devraient connaitre comprennent-
Perspectives
La productivite et l'efficacite des employes sont souvent discutees par des experts du monde des affaires. Toutefois, pour que ces mots a la mode aient une signification substantielle, ils doivent pouvoir etre appliques. Lorsque les entreprises suivent le suivi des heures et comprennent comment les heures travaillees sont depensees, la productivite et l'efficacite peuvent etre mesurees avec plus de precision.
Des outils allant de l'horloge a une carte de temps peuvent aider les entreprises a quantifier des mesures telles que la productivite et l'efficacite des employes. Les entreprises peuvent egalement utiliser les informations de feuille de temps pour voir comment le temps des employes peut etre mieux utilise. Lorsque les entreprises utilisent correctement les outils de temps employes, il est plus facile d'identifier les obstacles et de reduire le gaspillage de temps des employes.
La gestion de projet est considerablement amelioree grace aux informations qu'une simple feuille de temps peut reveler. Qu'il s'agisse d'une feuille de temps bishebdomadaire ou mensuelle, les donnees de temps des employes revelent des informations precieuses. Par exemple, une feuille de temps quotidienne ou une feuille de temps bihebdomadaire pourrait indiquer un probleme de gestion de projet en temps quasi reel. Alternativement, une feuille de temps mensuelle ou une feuille de temps hebdomadaire pourrait indiquer plus de problemes de flux de travail a long terme.
Epargne
La necessite de suivre manuellement les heures et de suivre les taches accomplies peut rapidement devenir un cauchemar des couts de main-d'oeuvre. Heureusement, le suivi du temps pour plusieurs employes peut etre realise avec des outils de temps faciles a utiliser. Les outils de temps pour les employes aident a s'assurer que les entreprises utilisent le temps des employes de facon optimale, ce qui se traduit directement par une rentabilite accrue.
Lorsque les ressources humaines peuvent suivre les heures travaillees efficacement, tout, depuis les decisions d'embauche jusqu'au perfectionnement professionnel, est ameliore. Par exemple, de nombreuses entreprises embaucheront de nouveaux employes avant de former des membres de l'equipe actuellement en poste. Malheureusement, cela peut facilement entrainer un grand nombre de travailleurs inefficaces au lieu de moins de travailleurs efficaces.
Gestion
La possibilite de suivre les heures et de suivre les taches accomplies en temps reel fournit une perspective precieuse. Les professionnels de la gestion peuvent verifier sur une feuille de temps mensuelle ou une feuille de temps hebdomadaire si les heures de travail sont mieux utilisees. Les entreprises peuvent utiliser les donnees de feuille de temps pour identifier facilement quels membres de l'equipe sont les meilleurs a recompenser et a reconnaitre.
Les outils de temps employes comme une simple feuille de temps peuvent etre completes par d'autres outils de suivi du temps. Par exemple, les donnees de carte de temps ou d'horloge peuvent aider a indiquer que les employes ne sont pas performants a suivre. Pour les employes peu performants, la direction peut suivre plus attentivement les heures travaillees, allant de l'heure de debut aux pauses dejeuner enregistrees. Si un employe continue de sous-performer sur une base semi mensuelle ou mensuelle, la direction peut intervenir pour resoudre les problemes.
Comment utiliser un modele de feuille de temps
Qu'il s'agisse d'une feuille de temps quotidienne ou d'une feuille de temps mensuelle, il y a des conseils utiles disponibles. Des facteurs comme le taux horaire des employes et les pauses repas sont importants pour que les entreprises gardent une trace et qu'elles en tiennent compte correctement. De plus, certains employes peuvent avoir des dates de periode de paye ou des protocoles de remuneration des heures supplementaires differents.
Heureusement, les modeles de feuille de temps sont concus pour une utilisation facile afin de fournir une accessibilite simple aux feuilles de temps pour les entreprises. Il est essentiel que les entreprises comprennent comment utiliser correctement un modele de feuille de temps. Sans une utilisation appropriee, les modeles de feuille de temps ne sont pas des outils de temps efficaces pour les employes. Les etapes de base pour l'utilisation d'un modele de feuille de temps sont les suivantes-
1. Choix du modele
Il existe differentes options de modele de feuille de temps pour les entreprises a choisir. Une organisation doit s'assurer de choisir un modele de feuille de temps qui repond le mieux aux besoins de l'entreprise. Des facteurs allant de la duree de la periode de paye aux variations des taux horaires sont importants a prendre en consideration au cours de cette etape.
Bien que les modeles de feuille de temps soient concus pour faciliter l'utilisation et l'accessibilite avant le telechargement des modeles, ils meritent d'etre etudies. Bien qu'un modele de feuille de temps soit attrayant pour une entreprise, une autre entreprise peut preferer une autre option. Le modele de feuille de temps choisi doit etre utilise par tous les employes a des fins organisationnelles.
2. Calendrier Etablissement
Une fois qu'un modele de feuille de temps est selectionne, un protocole de feuille de temps employe doit etre etabli. Certaines entreprises exigent des mises a jour quotidiennes des feuilles de temps pour les employes, avec l'heure de debut des employes et les pauses dejeuner clairement annotees. D'autres entreprises peuvent exiger une feuille de temps deux fois par semaine ou hebdomadaire. L'etablissement d'un calendrier pour l'achevement de la feuille de temps des employes permet de s'assurer que tout le monde est sur la meme page. Lorsque tout le monde est sur la meme page, les processus de periode de paye sont plus faciles a rationaliser.
3. Double Verification
Encourager les employes a verifier leurs entrees de feuille de temps augmente les niveaux de precision. Une carte de temps ou une horloge de temps est une excellente reference pour les employes pour confirmer les entrees. Moins d'erreurs permettent de gagner du temps en corrigeant les erreurs en bas de la ligne. La paie peut eviter d'avoir besoin de detecter les erreurs sur une base semi mensuelle ou mensuelle grace a une double verification coherente des employes.
Les entreprises doivent rappeler aux employes que leur salaire total depend de l'exactitude de la feuille de temps de leurs employes. Pour les employes beneficiant d'avantages sociaux, les heures travaillees pendant une periode de paye peuvent egalement influer sur l'administration de leurs avantages sociaux. Pour les employes a taux horaire, toutes les heures supplementaires effectuees doivent etre soigneusement verifiees car elles ont des repercussions plus lourdes sur le cout de la main-d'oeuvre.
4. Coherence
Tout comme le meme modele de feuille de temps doit etre utilise pour differents employes au sein d'une organisation, la coherence des entrees est cruciale. Les incoherences peuvent facilement etre mal interpretees, ce qui influe sur tout, des heures normales aux pauses de dejeuner enregistrees. La coherence permet de s'assurer que les feuilles de temps restent a la fois organisees et claires.
Les employes doivent s'assurer que les dates et les heures sont uniformes dans le format. Par exemple, une heure de debut de 8 h peut etre indiquee comme etant 8, 8 h ou 8 h 00. Le format choisi devrait etre applique de l'heure de debut aux pauses de dejeuner prises.
Comment faire un modele de feuille de temps dans Excel
Un modele de feuille de temps gratuit peut etre une option pour les entreprises qui ne sont pas encore pretes a investir dans un logiciel de suivi du temps payant. Les entreprises peuvent utiliser une feuille de temps Google Docs ou Excel pour leurs besoins de suivi du temps. Certains employes peuvent preferer Google Docs ou Google Sheets en raison de leur familiarite avec la suite. Une feuille de temps Excel peut etre preferable pour d'autres employes, en particulier ceux qui connaissent la suite Microsoft. Les etapes a suivre pour creer un modele de feuille de temps Excel sont les suivantes-
1. Selectionnez l'onglet Affichage Excel, puis selectionnez l'onglet Geler les volets. Dans le menu glisser-deposer, choisissez Geler la ligne superieure pour maintenir la ligne pendant le defilement.
2. Affectez des en-tetes de colonne avec des categories annotees. Les categories peuvent aller de l'heure de debut aux pauses pour le dejeuner et les heures supplementaires, le cas echeant. Terminer les en-tetes de colonne en indiquant les heures quotidiennes travaillees et les heures travaillees chaque semaine.
3. Selectionnez le format de date favorise pour le suivi du temps en cliquant sur l'en-tete de la colonne A et en selectionnant toutes les cellules. Apres avoir selectionne toutes les cellules, ouvrez la boite de dialogue en bas du groupe Nombre pour cliquer sur l'element Date.
4. Selectionnez l'en-tete de la colonne B, puis utilisez Maj cliquez sur l'en-tete de la colonne de suivi temporel precedente. Selectionnez la boite de dialogue Temps dans l'option Groupe Nombre. Appliquez le format indique a 13 h 30 pour afficher les heures des employes avec des indicateurs de partie journaliere.
5. Cliquez sur la colonne Total des heures journalieres et Maj cliquez sur le nombre total d'heures hebdomadaires pour selectionner toutes les cellules de colonne. Cliquez sur la boite de dialogue Nombre, selectionnez l'element Personnalise et entrez dans le champ Type- [h] -mm. Cette etape permet aux employes de depasser plus de 24 heures pour le nombre total d'heures travaillees par semaine.
6. Selectionnez la cellule de suivi des heures quotidiennes et inserez un signe egal pour inserer une formule. Cliquez sur la cellule d'horloge de fin de journee pour ajouter un emplacement a la formule a l'aide du signe -. Cliquez sur l'horloge dans la cellule, selectionnez Entree, puis remplissez la formule pour deduire automatiquement les heures d'entree et d'attente. Assurez-vous de se rappeler que les pauses repas necessitent d'autres calculs executes.
7. Selectionnez la ligne Heures de feuille de temps travaillees hebdomadaires et tapez =SUM. Cliquez sur le suivi du temps quotidien et faites glisser vers le bas jusqu'a atteindre la cellule de la ligne 6. Assurez-vous d'entrer une parenthese fermante pour terminer la formule afin d'eviter les problemes.
8. Cliquez et faites glisser la premiere cellule de la ligne 2 sur le total de la feuille de temps hebdomadaire de la ligne 6 et placez le curseur sur le coin inferieur droit de la cellule de fin. Le curseur devrait eventuellement afficher un symbole plus noir. Une fois le curseur modifie, faites glisser jusqu'a ce que la ligne 261 soit atteinte pour etablir une annee de lignes.
9. Double-cliquez sur la table de titre de la feuille de temps Excel et etiquez-la de maniere appropriee. Entrez le nom du premier employe pour commencer a faire le suivi des heures travaillees par l'employe.
10. Selectionnez l'intersection des lignes numerotees des feuilles de temps des employes et des en-tetes de colonnes lettrees afin de selectionner toutes les donnees. Copiez dans le Presse-papiers et selectionnez le signe plus en regard de la feuille de temps actuelle pour inserer un nouveau modele de feuille de temps.
Certaines entreprises preferent suivre le nombre total d'heures travaillees par les employes a l'aide de Google Sheets ou d'un modele de feuille de temps Excel. Cependant, il existe des options de suivi du temps preferables pour les entreprises a utiliser. Le logiciel de suivi du temps peut fournir une accessibilite facile a utiliser et s'assurer que le temps des employes est aussi precis que possible.
Conclusion pour le modele de feuille de temps
- Les options de modele de feuille de temps gratuites sont disponibles sur Google Sheets et Microsoft Excel.
- Un modele de feuille de temps gratuit n'est pas aussi complet que les programmes logiciels de suivi du temps payant.
Contenu à lire absolument
