Guide du proprietaire d'entreprise sur l'utilisation d'un modele de planification des employes
Qu'est-ce qu'un modele d'horaire d'employe?
Les gestionnaires de restaurant utilisent des modeles de planification comme type de calendrier pour les horaires de quarts. Un modele de calendrier inclut toutes les donnees relatives au travail pertinentes pour un horaire d'employe, y compris les noms des employes, les heures de quarts et les roles attribues pour chaque jour ouvrable.
Les heures de travail sont attribuees au personnel du restaurant et les gestionnaires distribuent l'horaire des quarts de travail sur un jour precis de la semaine. De cette facon, les employes peuvent voir leur travail hebdomadaire requis et planifier a l'avance.
Il existe de nombreux modeles de planification en ligne gratuits a choisir. Les gestionnaires peuvent en choisir un avec des fonctionnalites de personnalisation pour s'aligner sur les besoins de l'entreprise. D'autres restaurants investissent dans des logiciels de gestion qui automatisent davantage le processus de planification.
Toutes les donnees liees au travail sont accessibles via une application mobile. Les deux options optimisent la communication en equipe, permettent de suivre les heures de travail et offrent des outils de calcul pour determiner les couts de main-d'oeuvre.
De nombreux proprietaires de restaurants ont echange des processus de planification manuelle qui prennent beaucoup de temps en faveur des modeles d'horaire des employes. Il y a moins de place pour les erreurs et tous les quarts de travail sont couverts par le personnel approprie.
Cela satisfait les employes parce qu'ils peuvent consulter les horaires en un seul endroit et se preparer aux quarts de travail. Parce que tous les quarts de travail sont dotes d'un personnel adequat, la qualite du service a la clientele s'ameliore. En outre, les responsables disposent de plus de temps pour se concentrer sur des taches critiques, telles que la gestion des stocks, la budgetisation et les campagnes marketing.
Importance d'un modele de planification des employes
Il est essentiel d'avoir des processus de planification efficaces dans l'industrie de la restauration. Contrairement aux bureaux, certains restaurants fonctionnent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cela necessite des quarts de travail plus complexes tels que des horaires de quarts de travail rotatifs et des horaires de quarts de travail pivotants.
Sans le bon ensemble d'outils, la planification des employes est trop complexe. Il y a une plus grande probabilite d'erreur, ce qui conduit a plus d'absenteisme, a une baisse du moral et a la colere des clients.
Un modele de calendrier de travail peut resoudre plusieurs de ces problemes. Les gestionnaires peuvent s'assurer que les bons membres de l'equipe sont a portee de main pendant les heures de pointe. Ils peuvent eviter la surplanification et la sous-planification, ce qui affecte les couts de main-d'oeuvre et nuit au service client. Un
logiciel de planification ou un modele d'horaire gratuit pour les employes optimiseront la gestion des ressources et rationaliseront le traitement de la paie. Les responsables peuvent facilement envoyer le calendrier par e-mail aux membres de l'equipe ou l'afficher dans un endroit accessible. Cela permet de tenir tout le monde responsable, ce qui ameliore la culture de l'entreprise.
Conseils et techniques de planification des employes
La planification des employes est une tache reguliere pour les directeurs de restaurant. Dans les meilleures circonstances, il est difficile d'anticiper les exigences de planification et d'optimiser la gestion de projet. Les gestionnaires doivent aussi maximiser l'efficacite en milieu de travail tout en tenant compte de la disponibilite des employes et des preferences professionnelles.
Avec COVID-19, les processus de planification sont encore plus compliques. De nombreux employes ont ete mis a pied ou affectes a des postes inhabituels au cours de la derniere annee. Bien que la plupart des restaurants aient repris leurs activites normales, les gestionnaires sont bloques a remanier le processus de planification. Ils peuvent avoir besoin d'embaucher plus de membres de l'equipe, de les former et de ramener de vieux travailleurs.
Sans un ensemble adequat d'outils et de bonnes pratiques, ce processus peut etre ecrasant. Lisez a l'avance pour quelques suggestions sur la facon de rationaliser le processus de planification et de minimiser les goulets d'etranglement.
1. Considerez les besoins en matiere d'horaire de travail a
La planification est toujours essentielle dans l'industrie de la restauration. Les gestionnaires doivent examiner les donnees historiques sur les ventes et la main-d'oeuvre pour s'assurer que tous les quarts de travail occupes sont adequatement couverts a l'avenir. Ils peuvent avoir besoin d'embaucher plus de membres de l'equipe pendant les week-ends ou les jours feries. Il est essentiel de ne pas prendre de decisions irreflechies, mais d'utiliser les donnees disponibles comme guide. Cela evitera la surplanification et la mise en place d'un calendrier, ce qui reduit les depenses.
2. Evaluer les niveaux de dotation et la disponibilite pour creer un horaire de travail
Les gestionnaires ont besoin d'un controle total sur la disponibilite des employes. Cela necessite des rencontres avec les employes, la mise a jour de l'ancienne information et l'analyse des donnees relatives au temps de presence. Cela aidera a savoir ce que les membres de l'equipe de quart d'employes travaillent habituellement.
Il est egalement important de tenir compte des preferences professionnelles. Avec un logiciel de planification des employes ou un modele d'horaire de travail, les travailleurs peuvent choisir et demander de nouvelles heures. Cela donne aux employes une plus grande autonomie sur leurs horaires de travail, ce qui tend a augmenter le moral. Elle previent egalement les pieges courants tels que l'absenteisme, ce qui entraine un mauvais service a la clientele et une baisse des ventes.
3. Liste des employes qui veulent plus d'heures pour creer un horaire de travail
Les gestionnaires doivent noter le nom de chaque employe de ceux qui veulent des heures supplementaires. Avec le logiciel de chronometre et de planification, les employeurs peuvent egalement savoir exactement qui est disponible en temps reel. Cela aide les gestionnaires a savoir quels travailleurs peuvent couvrir un quart de travail a la derniere minute.
Etant donne que les menages eprouvent maintenant des difficultes financieres, de nombreux employes apprecieront le travail supplementaire. De plus, les gestionnaires qui accordent la priorite a la disponibilite et aux preferences des employes ont tendance a avoir un effectif plus heureux.
4. Suivez les reglements et les regles pour creer un horaire de travail
Il existe de nombreux reglements federaux et etatiques differents que les restaurants doivent respecter. Avant de creer un nouveau calendrier hebdomadaire, il doit revoir ces regles pour maintenir la conformite.
Par exemple, certains Etats exigent que les restaurants paient le double si les employes travaillent plus d'un certain nombre d'heures. Si un employeur n'en tient pas compte, cela peut entrainer des couts de main-d'oeuvre excessifs ou une violation possible.
Il est egalement essentiel de comprendre les reglements de planification predictive. Les gestionnaires doivent informer les employes de leurs horaires de travail a l'avance et verser une remuneration supplementaire si l'horaire change a la derniere minute. C'est pourquoi il est si important de creer des horaires a l'avance. Il doit y avoir suffisamment d'espace pour trier les plis, apporter des modifications et informer les membres de l'equipe.
5. Publier tot le calendrier de travail et s'assurer qu'il est facile d'apporter des modifications
Les gestionnaires doivent choisir une heure et un jour definis pour afficher l'horaire de travail hebdomadaire. En vertu de la loi, les employeurs doivent afficher un horaire de travail de travail 7-14 jours a l'avance. Bien que cette regle puisse sembler encombrante, elle fonctionne en fait en faveur du restaurant. Cela donne beaucoup de temps pour apporter des modifications de planification, approuver des swaps de poste et imprimer de nouveaux calendriers.
Avec les systemes de gestion des effectifs, tous les horaires de travail sont disponibles via des applications mobiles. Toutes les modifications sont affichees immediatement, il n'est donc pas necessaire d'imprimer ou de distribuer un nouveau calendrier. Les responsables peuvent egalement utiliser une feuille de calcul Excel ou des modeles de planification de travail pour envoyer tous les postes de travail par e-mail aux membres de l'equipe. Quelle que soit la methode utilisee, les employes doivent savoir ou et quand trouver leurs horaires hebdomadaires.
Comment faire un emploi du temps
Tous les horaires des employes devraient avoir les personnes appropriees affectees aux heures correctes. Cela oblige les gestionnaires a rester au courant des evenements communautaires, des tendances des fetes et de la liste des reservations.
L' horaire de travail doit egalement etre entierement exempt d'erreurs, ce qui est plus facile a dire qu'a faire. Le
double horaire, le fait de placer la mauvaise personne sur un quart de travail ou d'une sous-planification entrainera un gaspillage d'argent et un mauvais service a la clientele. Alors, comment les gestionnaires devraient-ils rationaliser le processus de planification des quarts de travail des employes? Lisez a l'avance pour un guide etape par etape.
1. Connaitre l'equipe et construire le calendrier des employes autour des meilleurs performants
Les gestionnaires doivent connaitre la disponibilite des employes, leurs preferences professionnelles et leur expertise. Quels sont les employes a temps partiel les mieux adaptes pour les quarts de nuit? Qui prefere travailler le matin? Il s'agit la d'un element essentiel de l'horaire des employes. Il ne suffit pas de couvrir chaque quart de travail; les employes doivent etre d'accord avec. Il peut aider a ecrire une liste de toutes les informations pertinentes pour chaque membre de l'equipe. Cela peut inclure le nom de l'employe, les competences, l'etat de travail, la personnalite et toute restriction relative aux heures supplementaires.
Ensuite, les gestionnaires doivent determiner qui sont leurs meilleurs employes, puis planifier autour d'eux. Cela garantit que chaque membre de l'equipe est adapte a son quart de travail. De plus, les gestionnaires sauront qu'il y a suffisamment d'expertise pour chaque quart de travail pour que les autres employes puissent compter. Cela ameliorera la qualite du service a la clientele et ameliorera le moral des travailleurs.
2. Choisir une methode de communication et distribuer rapidement le calendrier de travail
Comment la direction doit-elle distribuer chaque modele de calendrier Excel? Il est essentiel de le savoir a l'avance et de choisir une methode qui optimise la communication de l'equipe. Un modele de planification ou un logiciel permet aux employes de consulter facilement les horaires de travail en ligne ou par courriel.
Les gestionnaires doivent egalement distribuer le calendrier a l'avance. Cela donne beaucoup de temps pour apporter des changements, echanger des postes et reporter les engagements personnels. Les employes seront plus heureux, tout comme les clients. Les bonnes personnes se presentent au bon moment pour accomplir leur travail.
3. Donner aux employes l'autonomie sur l'horaire de travail
L'autonomie des employes sur l'horaire de travail profite a la fois a l'employeur et a l'employe. Il cree beaucoup moins de travail pour le gestionnaire et minimise les back-and-forths qui entrainent des erreurs de planification. Les employes aiment avoir plus de controle sur le moment ou ils travaillent afin de pouvoir planifier a l'avance.
L' outil de planification des quarts de travail approprie permet aux employes d'acceder aux informations via une application mobile, de demander des conges et d'echanger des quarts de travail. Cela conduit a un niveau plus eleve d'engagement des employes et minimise l'absenteisme, ce qui ameliore le moral.
4. Creer un formulaire de disponibilite pour l'horaire de travail
Un tableau de disponibilite est un excellent outil pour reduire la charge de travail de la direction et assurer une plus grande precision de la planification. Les responsables peuvent distribuer un formulaire de disponibilite aux membres de l'equipe lors de leur premiere embauche. Ils doivent ensuite s'enregistrer regulierement pour voir s'il y a des mises a jour des heures de travail disponibles.
Cette option est utile si le restaurant s'appuie sur un modele de planification des employes ou un stylo et du papier. Avec une solution logicielle automatisee, toutes les donnees de disponibilite sont numerisees afin que les gestionnaires puissent les consulter en ligne a tout moment.
5. Trouver le meilleur outil pour creer un horaire de travail
Les gestionnaires peuvent etre excellents en gestion du temps et avoir de bonnes competences organisationnelles. Mais sans le bon ensemble d'outils de planification, il est toujours tres facile de faire des erreurs. Microsoft Excel ou des solutions basees sur le cloud telles que Google Sheets peuvent aider a eliminer de nombreux problemes d'amorcage de la planification.
Les applications de planification sont des solutions plus automatisees qui permettent une communication rapide, des mises a jour instantanees et des rappels automatises. De nombreuses solutions logicielles tiennent egalement compte des lois du travail liees a l'Etat pour aider les entreprises a maintenir leur conformite.
Comment faire un modele de planification des employes dans Excel
Si les restaurants choisissent Microsoft Excel pour programmer des employes, ils doivent savoir exactement comment l'utiliser. Excel est ideal pour les horaires de base tres fonctionnels qui n'ont pas besoin d'etre personnalises. Les meilleures pratiques pour creer un programme de travail dans Excel incluent-
- Saisir le nom et la date de l'employe . Apres avoir ouvert une nouvelle feuille de calcul et l'avoir nomme, l'utilisateur doit entrer le nom et la date de l'employe. Les noms vont sur l'axe X et les dates vont sur l'axe Y. Il devrait y avoir une ligne vide entre chaque nom d'employe. L'utilisateur peut utiliser cette ligne vide pour ecrire le role assigne au travailleur pour ce jour particulier.
- Creer des quarts de travail - Ensuite, l'utilisateur doit saisir les heures de travail et les roles des employes associes a chaque jour de travail.
- Personnaliser la planification - Les utilisateurs peuvent personnaliser la planification pour que certaines donnees se demarquent. Les options incluent le gras des donnees cles, la modification des bordures, la modification de la taille des cellules ou l'utilisation de differents jeux de couleurs.
Principaux points a retenir du modele de planification des employes
En conclusion, voici les principaux points a connaitre sur les modeles de planification des employes -
- Un modele de planification des employes aide les gestionnaires a rationaliser les operations, a couvrir les quarts importants et a optimiser la gestion des ressources. Cela permet d'assurer un processus de paie fluide et de minimiser les couts de main-d'oeuvre. Il ameliore egalement le moral des employes, reduit le roulement et ameliore la qualite du service a la clientele. Les
- meilleures pratiques en matiere d'horaire des employes comprennent la planification a l'avance, l'evaluation de la disponibilite et des niveaux de dotation, la connaissance de qui veut du travail par quarts supplementaire, la revision des reglements et la distribution anticipee de l'horaire.
- Lors de la creation d'un horaire des employes, les gestionnaires doivent connaitre la disponibilite et les preferences des equipes, creer des quarts de travail autour des employes, etablir une bonne methode de communication, distribuer rapidement les horaires, fournir aux employes une plus grande autonomie, creer un tableau de disponibilite et choisir le meilleur outil de planification.
- Pour creer un planning d'employe dans Excel, les utilisateurs doivent d'abord entrer les noms et les dates des employes, creer des quarts de travail et personnaliser les horaires. Cela creera un horaire tres basique et fonctionnel qui est acceptable pour certains restaurants.
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