Conseils de niveau superieur pour creer un modele de programme de travail
Conseils pour creer le meilleur modele d'horaire de travail
En tant que directeur de restaurant, il peut sembler que certains aspects du travail ne sont jamais termines. Apres avoir roule encore une fois l'argenterie et le comptage des fournitures, les taches repetitives deviennent lourdes. Ils prennent plus de temps pour les projets critiques et conduisent rapidement a l'epuisement.
La planification des employes est en haut de la liste des taches repetitives. Puisque la creation d'horaire de travail est necessaire toutes les 1-2 semaines, ce serait bien s'il y avait un moyen plus facile et plus rapide de le faire. Est-il donc possible d'optimiser la planification des quarts de travail pour que les gestionnaires puissent se concentrer sur la gestion de projet? Heureusement, les restaurants ont maintenant acces a un ensemble d'outils automatises, y compris des modeles de calendrier. Non seulement les modeles sont parfaits pour la planification des equipes, mais ils sont generalement gratuits.
Un modele d'horaire de travail hebdomadaire fournit des outils qui aident a calculer les couts de main-d'oeuvre et a identifier les dechets. Les responsables peuvent utiliser des donnees historiques sur les ventes et la main-d'oeuvre pour surveiller l'absenteisme et la productivite. Cela rendra tout le monde responsable et veillera a ce que les bons changements soient couverts par les bonnes personnes. Par consequent, les clients sont plus heureux, les ventes augmentent et les gestionnaires ont plus de temps pour travailler sur d'autres projets.
Alors, comment les gestionnaires peuvent-ils creer le meilleur modele de calendrier de travail? Voici les meilleurs conseils.
1. Trouver le meilleur modele d'horaire de travail
Il existe de nombreux formulaires gratuits d'horaire de travail en ligne a choisir. La grande majorite devra etre adaptee aux besoins de l'entreprise. Les gestionnaires doivent s'assurer que le modele d'horaire de travail hebdomadaire est compatible avec n'importe quel logiciel. Il est preferable d'ouvrir le modele avec le logiciel de feuille de calcul Microsoft Excel. Les gestionnaires n'auront qu'a modifier les noms, les dates et les heures dans le modele afin qu'il reflete le restaurant.
Il est optimal de garder l'ordre des noms le meme pour chaque horaire de travail ulterieur. Sinon, les membres de l'equipe auront du mal a trouver leur nom et il est plus difficile pour les gestionnaires d'analyser les donnees historiques. Il est toujours important de sauver tout le travail, et de distribuer l'horaire le meme jour toutes les 1-2 semaines.
2. Creer un modele de calendrier de travail autour des meilleurs employes
Si les gestionnaires etablissaient les horaires de travail autour des plus performants, les autres pourront toujours compter sur un certain niveau d'expertise. Chaque quart de travail comprendra un ou deux membres de l'equipe qui comprennent la grande majorite des taches et qui n'ont pas besoin d'aide supplementaire.
Cela donne aux gestionnaires plus de temps pour former de nouveaux employes ou pour que les nouveaux employes travaillent avec des employes experimentes. Il garantit egalement que chaque quart de travail fonctionne sans heurts afin que les equipes moins experimentees puissent en apprendre davantage sur l'entreprise.
3. Apprendre a connaitre les travailleurs avant de construire un modele d'horaire de travail
Les gens cherchent un emploi ailleurs lorsque leurs gestionnaires ne respectent pas leurs obligations et leurs preferences professionnelles. De plus, les gestionnaires qui se concentrent uniquement sur la couverture des quarts de travail risquent de placer la mauvaise personne dans le mauvais quart. Cela peut nuire a la qualite du service a la clientele et nuire au moral des employes.
Les gestionnaires devraient apprendre a connaitre les preferences, la disponibilite, les personnalites, les forces et les faiblesses des membres de leur equipe. Cela aidera egalement a savoir exactement quand les employes ne peuvent pas travailler, ce qui evite les erreurs de planification et les appels de derniere minute.
4. Distribuer le modele d'horaire de travail A.S.A.P.
Qui veut connaitre les heures qui leur sont assignees la veille d'un quart de travail? Personne. Les employes doivent maintenir un equilibre sain entre le travail et la vie personnelle afin de maintenir l'efficacite et le moral en milieu de travail. Sinon, la satisfaction au travail diminuera rapidement et les employeurs auront des difficultes a faire face a des taux de roulement eleves. Il s'agit d'un effet de chaine negatif qui a une incidence sur le service client, les ventes et les relations de travail.
La creation de modeles de planification de travail a l'avance offre beaucoup de temps pour les modifications de planification, les mises a jour et les echanges de postes. De cette facon, les gestionnaires n'ont pas besoin de s'inquieter des substituts de derniere minute ou des non-presentations.
5. Donner aux employes l'autonomie sur l'horaire de travail
L'engagement des employes augmente lorsque les travailleurs ont une plus grande autonomie sur leurs horaires. Les membres de l'equipe peuvent choisir leurs quarts de travail, echanger avec des collegues et garder le controle sur les changements.
Les gestionnaires peuvent faciliter cette tache en planifiant les meilleurs resultats pour quelques quarts de travail et en permettant aux travailleurs restants de choisir des creneaux autour d'eux. Apres 3-4 jours, ils peuvent examiner les modifications et les approuver avant de distribuer le calendrier.
Des outils tels que Microsoft Excel, un modele de planification des employes ou un logiciel automatise facilitent ce processus. Les employes peuvent acceder a l'horaire a partir de leurs appareils mobiles et toutes les modifications sont immediatement mises a jour dans le systeme.
6. Forcer les employes a trouver des substituts pour l'horaire de travail
Si les employes ne peuvent pas travailler un quart de travail, ils devraient etre ceux qui doivent trouver un remplacant. Sinon, les gestionnaires auront beaucoup plus de maux de tete et moins de temps pour travailler sur d'autres taches. Pour rationaliser ce processus, les restaurants devraient investir dans des outils automatises qui optimisent la communication en equipe.
Parce qu'il est si facile de communiquer via ces applications, les employes n'ont aucune excuse que de trouver un remplacant. Les gestionnaires devraient egalement etablir un ensemble de procedures et de politiques pour trouver un substitut. Ils devraient toujours approuver chaque remplacant pour s'assurer que la personne choisie est qualifiee pour ce poste particulier.
Modele de calendrier de travail pour les principaux points a retenir
En conclusion, voici les meilleures pratiques pour creer un modele d'horaire de travail -
- Les gestionnaires devraient d'abord trouver le meilleur modele d'horaire de travail. Ils devraient mettre en place des changements autour des plus performants pour maximiser l'efficacite et s'assurer qu'il y a suffisamment d'expertise pour que les autres puissent compter.
- Le gestionnaire doit tout savoir sur son equipe, y compris les donnees telles que la disponibilite, les preferences, les personnalites et les qualifications. Ils devraient essayer d'honorer ces demandes autant que possible. De plus, il est essentiel de distribuer le modele d'horaire hebdomadaire le plus rapidement possible. Cela offre amplement d'espace pour les ajustements et les mises a jour.
- Les gestionnaires devraient permettre aux travailleurs de se programmer eux-memes. Cela permettra de gagner du temps et d'ameliorer le moral des employes.
- Les travailleurs devraient etre responsables de trouver des substituts a l'horaire hebdomadaire. Les gestionnaires doivent elaborer des politiques raisonnables pour guider le processus et maintenir la reddition de comptes.
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