Como crear una plantilla de planificacion que funcione
Introduccion a la plantilla de programacion
Los gerentes de empresas o restaurantes tienen una miriada de tareas repetitivas que necesitan completar durante toda la semana. Esto incluye la programacion de empleados, que es la practica de asignar turnos a los miembros del equipo a tiempo completo y a tiempo parcial. Ademas, este proceso nunca parece estar completamente terminado. Desde solicitudes de tiempo libre y dias de enfermedad hasta cambios de disponibilidad y eventos inesperados, los gerentes terminan teniendo que hacer ajustes frecuentes.
Sin embargo, con la nueva tecnologia, la administracion puede agilizar su proceso de programacion. Los nuevos gadgets, como hojas de calculo en linea, permiten a las empresas crear una plantilla de programacion semanal. Por lo general, estos documentos tendran tiempos de cambio y formatos predeterminados. Por lo tanto, los gerentes solo necesitan introducir nombres y enviar horarios.
Consejos para crear la mejor plantilla de programacion
Las plantillas de planificacion de empleados proporcionan a las empresas de todos los tamanos muchas ventajas. No solo ahorra tiempo a los gerentes, sino que tambien simplifica los procedimientos. Las sencillas capacidades de programacion de las plantillas tambien permiten a los empleados tener sus horarios de trabajo rapidamente. A su vez, pueden prepararse para sus turnos, planificar su tiempo personal en consecuencia, o pedir tiempo libre con anticipacion. Algunos consejos sobre como hacer una plantilla completa incluyen lo siguiente.
1. Acomodar el tiempo de los empleados
Al crear una plantilla de planificacion de empleados, los gerentes deben tener en cuenta las preferencias de los miembros del equipo y las solicitudes de tiempo libre tanto como sea posible. Es importante que los propietarios de empresas valoren el tiempo y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de los empleados. Hacerlo fomentara una cultura empresarial positiva e impulsara la participacion de los empleados. Si las empresas no hacen esto, los empleados se sentiran insatisfechos y seran mas propensos a encontrar otro trabajo que se ajuste a su horario.
Una forma de asegurar que las empresas acomoden a los empleados es tener un grafico de disponibilidad. Los gerentes pueden enviarlos al personal por correo electronico o texto, para que puedan introducir dias y horas en que esten disponibles para trabajar. Se recomienda utilizar un documento basado en la nube para que se puedan realizar modificaciones en tiempo real.
2. Crear programaciones basadas en los mejores empleados
Cuando se construye un horario, cada turno necesita contar con un empleado confiable y de alto rendimiento. Esta persona puede poseer rasgos, tales como organizacion y liderazgo. Tambien pueden funcionar bien en situaciones sensibles al tiempo. Esta practica recomendada permite a los supervisores confiar en que el cambio se ejecutara sin problemas y de forma productiva.
3. Mas informacion sobre el equipo
Todo el mundo tiene sus debilidades, asi como sus fortalezas. Es clave que los creadores de horarios entiendan quienes son sus empleados y que hacen mejor. Estos conocimientos guiaran el proceso de programacion y garantizaran que la persona adecuada este en el turno correcto.
4. Enviar programaciones tan pronto como sea posible
La distribucion anticipada de los horarios a los empleados promovera el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y reducira los cambios de ultima hora. La satisfaccion laboral de los empleados aumenta cuando reciben horarios rapidamente porque pueden planificar su tiempo personal en consecuencia. Tambien minimiza el estres de encontrar cobertura.
5. Tener un sistema de programacion hagalo usted mismo (DIY)
Dependiendo de la estructura del negocio, un sistema de programacion de bricolaje puede simplificar la programacion y mejorar la moral. Los gerentes pueden designar un cliente potencial de turno experimentado para cada periodo de tiempo y hacer que otros empleados se programen ellos mismos. Despues, pueden revisar la programacion para asegurarse de que cada turno esta asignado y publicarlo.
6. Hacer que los empleados encuentren cobertura
Encontrar un sustituto de un cambio puede ser dificil y llevar mucho tiempo para los administradores, teniendo en cuenta que tienen otras responsabilidades. En su lugar, esta tarea se puede designar para los empleados que necesitan abandonar un cambio de turno o turno. Es importante que todos los miembros del equipo tengan un canal abierto para la comunicacion. Esto puede implicar una aplicacion de comunicacion dentro de un sistema de programacion o mensajeria de texto.
7. Implementar software de programacion
Muchas empresas suelen utilizar Microsoft Excel o Hojas de calculo de Google para crear sus plantillas de programacion. Sin embargo, existen nuevas herramientas tecnologicas que se hacen para agilizar los procesos de la empresa, como la programacion. El mejor software de programacion de empleados tiene caracteristicas como la programacion automatica, plantillas personalizadas y mensajeria de equipo. No solo se simplifica la planificacion de turnos, sino que las empresas tambien pueden optimizar la administracion completa de su plantilla.
8. Crear un plan de copia de seguridad
Ocasionalmente, los horarios originales pueden no funcionar y los empleados pueden experimentar emergencias. Tener un plan de respaldo para programaciones es excelente para estas situaciones. Esto podria implicar una lista de guardia que tenga miembros del personal que pueden entrar durante los horarios especificados. Si es posible, la empresa puede recopilar nombres y contactos de antiguos empleados que accedieron a venir de vez en cuando para ayudar.
9. La comunicacion es clave
Al igual que todo lo demas, la comunicacion es vital. Una empresa debe tener un sistema de comunicacion para todo el equipo donde las personas puedan llegar facilmente entre si. Esto incluye mensajes de texto, correos electronicos, llamadas telefonicas o chats instantaneos dentro de la aplicacion. La utilizacion de estos instrumentos garantizara que los funcionarios tengan las ultimas actualizaciones del calendario y tengan acceso a la informacion.
Plantilla de conclusion a programacion
- Programar a los empleados puede tomar mucho tiempo para los gerentes. Pero con una plantilla de programacion, pueden agilizar el proceso.
- Una plantilla de programacion tendra todos los dias y horas de formato y turno predeterminados para que los administradores no tengan que crear nuevos calendarios cada vez.
- Algunas practicas clave para crear una plantilla de programacion incluyen la compilacion de la disponibilidad de los empleados y la aplicacion de la comunicacion.
- Estas plantillas se fabrican a menudo en Excel o Hojas de calculo de Google, pero las empresas pueden optimizar aun mas la gestion de su plantilla con software de programacion de empleados.
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