El que y el motivo detras del uso de una plantilla de programacion semanal
Introduccion a la plantilla de programacion semanal
Los gerentes de pequenas empresas y restaurantes tienen suficiente en sus platos. Desde servir a clientes y contar inventario hasta reclutar y crear programas de empleados. Estas tareas pueden tomar mucho tiempo valioso, especialmente la programacion. Segun estudios de casos, los empleadores pasan al menos 2 horas semanales programando a los miembros del equipo. Este es un tiempo valioso que podria haberse dedicado a proyectos criticos, como el desarrollo de productos.
Para agilizar el proceso de programacion, los propietarios de empresas pueden crear una plantilla de programacion semanal. Con las plantillas, los establecimientos pueden ahorrar tiempo y simplificar su proceso de planificacion de turnos. La simplicidad de las plantillas de programacion tambien garantiza otros beneficios, como la mejora de la comunicacion.
Por que utilizar una plantilla de programacion semanal
Una plantilla de programacion semanal es un documento predefinido que los propietarios de negocios pueden utilizar varias veces para programar. El calendario indicara el numero exacto de turnos y su calendario para cada dia de la semana. La administracion puede utilizar una plantilla de programacion para reducir el tiempo de planificacion de turnos. Dado que la plantilla esta hecha previamente, no tienen que preocuparse por formatear u organizar turnos. Solo tienen que sacar la plantilla de sus archivos o escritorio y comenzar a introducir los nombres de los empleados.
Cosas que debe incluir en la plantilla de programacion semanal
Los horarios semanales generalmente varian para cada empresa debido a sus diferentes necesidades y objetivos. Por ejemplo, una empresa de fabricacion puede necesitar un horario semanal con 3 turnos, mientras que un restaurante necesita uno con 2 turnos. Cualquiera que sean los objetivos con las plantillas de programacion, hay cosas clave que todos ellos deberian tener.
1. Dias de la semana
Una plantilla de programacion debe indicar los dias de la semana en que se espera que los empleados entren en el trabajo. Esto generalmente va a estar en las primeras columnas del eje horizontal de la plantilla.
2. Fecha exacta
Bajo los dias de la semana, la plantilla debe tener un espacio para que los gerentes introduciran fechas exactas. Siempre que sea el momento de crear una nueva programacion, los gerentes deben recordar agregar las fechas correspondientes correctas para la semana.
3. Horarios de turno
La plantilla debe indicar los tiempos de los turnos. Esto suele ser en la primera fila del eje vertical de la plantilla.
4. Nombre del empleado
Puede ser util tener una lista de todos los nombres de los empleados actuales en la plantilla. Esto hara que sea mas facil para los directivos consultar a su personal y asegurar que todos esten a la fecha prevista. Si es necesario, la plantilla tambien puede incluir identificadores de empleados y puestos. Con esta informacion, sera mas facil diferenciar a los miembros del equipo.
5. Espacio para asignacion de turnos
La plantilla debe tener un amplio espacio para que los gerentes introduciran nombres de empleados para dias especificos y horas de turno. Si la plantilla utiliza el formato de tabla para dias y horas, el espacio para las asignaciones de turnos debe estar en el centro.
6. Tareas de turno
Debe haber un espacio bajo el nombre del empleado para que los gerentes introduzcan sus tareas designadas. Esto es mas adecuado para empresas en las que los empleados tienen multiples responsabilidades o cargos. Por ejemplo, si un restaurante tiene un servidor que tambien es camarero, los gerentes deben indicar cual es el trabajo principal para su turno. Esto permite que el empleado se prepare con anticipacion.
7. Personalizacion
Los gerentes deben personalizar la plantilla para que sea facil de leer. Esto incluye la codificacion de colores de los nombres o turnos de los empleados. Tambien pueden incluir logotipos de empresa o fotos de empleados para establecer el tono de la marca.
Como hacer una programacion semanal en Excel
Crear una programacion semanal es simple. La mayoria de las empresas utilizaran Microsoft Excel o una plataforma de hojas de calculo en linea similar. Este proceso tarda algun tiempo en configurarse, sin embargo, facilita la programacion a largo plazo. Para crear una plantilla de Excel para la programacion, los administradores deben considerar los siguientes pasos.
- Vaya al sitio web de Microsoft y cargue una plantilla.
- Abra la plantilla.
- Las plantillas tendran nombres de muestra, los usuarios deben hacer clic en esas celdas e introducir los nombres de sus empleados.
- Repita el paso anterior para todos los nombres de empleados.
- Elimine las filas innecesarias o agregue nuevas filas haciendo clic con el boton derecho en la fila.
- Copie todos los nombres de los empleados en las celdas y peguelos en los otros dias de la semana.
- Guarda tu trabajo.
- Cambie los tiempos de turno a las horas de funcionamiento de la oficina. Se recomienda utilizar un intervalo de tiempo, en lugar de una sola hora para representar los tiempos de turno. Por ejemplo, introduzca las 12 a las 7 p.m. en la celda de las 12 p.m.
- Agregue funciones o tareas criticas que cada empleado debe realizar en su turno durante la hora y el dia designados.
- Guarda tu trabajo.
- Por ultimo, rellene el horario segun sea necesario. Esto implica colocar el intervalo de fechas en la parte superior de la plantilla para describir para que semana es la programacion.
- Imprima y envie el horario a los empleados por correo electronico o texto.
Consejos de plantilla de programacion semanal
Es crucial crear un calendario que equipare a las empresas con el equilibrio adecuado de empleados y que tambien se adapte a las necesidades del personal. Esto ayudara a reducir los costos de mano de obra e impulsar la moral y la productividad de los miembros del equipo. Los gerentes deben utilizar las siguientes practicas recomendadas al crear programaciones de empleados.
1. Identificar las necesidades del empleado
Los horarios deben ser faciles de leer y descifrar en los extremos de los empleados. Para asegurarse de que pueden entender e identificar sus turnos, los gerentes deben tener en cuenta sus necesidades. Por ejemplo, los nombres de los empleados deberian ser faciles de detectar. Esto se puede hacer personalizando tamanos y colores de fuente.
Los administradores tambien deben establecer politicas para solicitudes de tiempo libre, swaps de turnos y cambios de turnos. Esto permitira a los empleados realizar los ajustes necesarios en sus horarios. A su vez, el negocio experimentara menos ausentismo y tardanza.
2. Determinar los objetivos de negocio
Las empresas necesitan horarios que faciliten la realizacion de nominas y el seguimiento del tiempo. Tambien deben asegurarse de que las horas extraordinarias sean efectivamente limitadas y que los empleados a tiempo parcial esten programados de forma optima. La plantilla de calendario debe reflejar estos objetivos para que la gestion de la fuerza de trabajo sea perfecta.
3. Crear una cronologia para su programacion
El proceso de programacion va mas alla de las asignaciones de turno. Los gerentes deben decidir cuando deben publicar nuevas programaciones y como deben aprobar las solicitudes de cambio. Ademas, deben determinar como enviaran los horarios y quien confirmara que los empleados vieron las actualizaciones de los horarios. Al hacer esto, la confusion y el estres relacionados con la programacion se minimizaran.
4. Usar informacion sobre datos
Los datos relativos a ventas pasadas y ganancias destacaran las horas pico donde hay mas trafico peatonal en el negocio. El uso de estas metricas ayudara a los gerentes a asegurarse de que tienen suficientes empleados para esos turnos. Esto evita la necesidad de llamar a los empleados de ultima hora y mitiga el riesgo de perdida de ganancias.
5. Enfoque en los empleados de alto rendimiento
Los empleados de alto rendimiento son aquellos que son personables y son capaces de manejar grandes multitudes de clientes. Pueden poseer otras habilidades, como la multitarea y la gestion del tiempo. Los propietarios de empresas deben crear sus plantillas de programacion alrededor de estos miembros del equipo o asignarles turnos durante las horas punta. Al hacerlo, se asegurara de que los equipos de turnos sean dirigidos de manera adecuada y eficiente
6. Recopilar disponibilidad de empleados
Los gerentes deben enviar a los empleados un formulario o hacer que introduzcan sus disponibilidades en un grafico. De esta manera, pueden poner abajo cuando pueden entrar en el trabajo y cuando estaran ocupados. Los propietarios de empresas pueden usar esta informacion y crear una programacion que se adapte a los miembros de su equipo. Los empleados tambien pueden tener acceso a este grafico para que puedan encontrar cobertura para turnos que no pueden trabajar.
7. Tener un plan de respaldo
Se produciran emergencias, causando que los empleados no puedan venir a trabajar. Los gerentes deben estar preparados con un plan de respaldo en caso de que esto suceda. Esto puede implicar tener una lista de empleados a tiempo parcial confiables que esten dispuestos a venir en el ultimo minuto. La lista tambien puede incluir ex miembros del personal que aceptaron ayudar a la empresa de vez en cuando.
8. Proporcionar tiempo entre turnos
Puede ser fisicamente y mentalmente drenando trabajar un turno de cierre y luego un turno matutino directamente despues. Esto puede afectar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, la moral y la productividad de los empleados. Los gerentes deben asegurarse de que revisan sus horarios y asegurarse de que los empleados tengan suficiente tiempo libre entre sus turnos.
9. Seguimiento y control de las horas extras
Las horas extraordinarias pueden causar un aumento significativo de los costos de mano de obra si no se controla. Al utilizar plantillas, los gerentes deben evaluar y calcular el total de horas de trabajo de los empleados y asegurarse de que sea inferior a 40 horas semanales. Esta practica recomendada protegera eficazmente los resultados finales de una empresa.
Beneficios de utilizar una plantilla de programacion semanal segura
Tener una plantilla de programacion semanal robusta y eficaz puede llevar a las empresas al siguiente nivel. Esta herramienta proporciona muchas ventajas, como las siguientes.
1. Conectar a la fuerza laboral
Todos los empleados y supervisores pueden acceder a la programacion desde sus propios dispositivos y sistemas. Pueden verificar asuntos relacionados con el trabajo y comunicar sus necesidades en cualquier momento. Al mantenerse conectados, los gerentes pueden asegurarse de que todos esten informados y en la misma pagina.
2. Comunicacion en tiempo real
Si los empleados tienen programaciones detalladas a las que referirse de manera consistente, pueden comunicarse con los gerentes en tiempo real. Por ejemplo, si ven que tienen un turno al que no pueden ir, solicitaran un cambio rapidamente. Los miembros del personal pueden interactuar y hablar con sus companeros de trabajo y encontrar sus propios reemplazos.
3. Maximizar la rentabilidad
Tener una plantilla limitara la falta de personal y el exceso de personal, lo que podria haber influido facilmente en los resultados de una empresa. Por ejemplo, la falta de personal reducira la calidad del servicio y provocara perdidas de ganancias. Por otro lado, el exceso de personal aumentara directamente los costos de mano de obra. Las empresas que utilizan una plantilla de programacion semanal pueden controlar sus procedimientos de dotacion de personal.
Plantilla de horario semanal para llevar a la clave
- Las plantillas de programacion semanal ayudan a simplificar los procedimientos de programacion.
- Generalmente, las plantillas deben especificar fechas para los intervalos de tiempo de semana y turno.
- Muchas empresas utilizan Microsoft Excel para crear plantillas de programacion semanales. Tambien pueden utilizar plataformas de hojas de calculo similares o software de programacion en linea.
- Tener una plantilla de programacion ofrece muchas ventajas, como ahorrar tiempo y controlar las horas extra.
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