Como calcular las horas trabajadas
Como calcular las horas trabajadas
Mientras muchas empresas estan completamente digitalizadas, todavia hay gerentes que prefieren calcular manualmente las horas para determinar el salario bruto. Las pequenas empresas no siempre tienen los recursos para invertir en un reloj de tiempo digital o software de recursos humanos. Debido a que a menudo hay menos de 10 empleados a tiempo completo o a tiempo parcial, no se tarda tanto en configurar manualmente las horas trabajadas.
Uno de los mayores desafios con el seguimiento manual del tiempo y el calculo de horas de trabajo son las imprecisiones. La falta de cumplimiento de las leyes laborales de FLSA puede dar lugar a multas y auditorias, por lo que los empleadores deben tener especial cuidado. Los nuevos gerentes no siempre tienen la experiencia o los recursos necesarios para contratar a un equipo de contabilidad superior para calcular las horas de los empleados. Para garantizar la precision y evitar el incumplimiento, las organizaciones deben aprender a usar una calculadora de tarjetas y a utilizar formulas especificas.
Lea con anticipacion para obtener una vision general sobre como las pequenas empresas deben calcular horas para garantizar pagos precisos y mantener el cumplimiento normativo.
1. Como calcular las horas trabajadas - Determine la hora de inicio y finalizacion que
los empleadores deben anotar la hora de inicio y finalizacion de cada miembro del equipo. Esto es facil cuando todos los empleados trabajan al mismo tiempo durante el mismo numero de horas por semana. Se vuelve mas complicado cuando algunos miembros del equipo tienen horas extras o una hora de inicio diferente.
Para este ejemplo, supongamos que todos los empleados trabajan de 8 a.m. a 5 p.m., de lunes a viernes. Este calculo solo sera para un miembro del equipo.
Jim - Relojes a las 8 a.m., Clocks out a las 5 p.m.
2. Como calcular las horas trabajadas Convertir a tiempo militar
Para calcular el tiempo correctamente, las horas de trabajo deben convertirse a tiempo militar. Se deben agregar 12 horas a las horas de la tarde, y cualquier hora antes del mediodia seguira siendo la misma. No es necesario utilizar la manana o la tarde, ya que hay una diferencia automatica entre las horas de la manana y la tarde. Las horas de Jim convertidas en tiempo militar son las siguientes-
Jim - 8 a.m. son 8 horas y 5 p.m. es 17-00 horas.
3. Como calcular las horas trabajadas- Transforme Minutos en Decimales
Al calcular las horas trabajadas, las empresas necesitan convertir los minutos en decimales. Si no recuerdan hacerlo, pagaran de mas a su fuerza laboral y perderan dinero durante cada ciclo salarial. Cuando los minutos estan en forma decimal, se pueden multiplicar facilmente por la tasa salarial de un miembro del equipo.
El gerente debe tomar la parte decimal del numero y dividirla por 60. Debido a que Jim no trabajaba ninguna hora pasadas 8, esto no se aplica a el. Sin embargo, si Jim hubiera trabajado 7 horas y 45 minutos, el gerente tomaria 45 y lo dividiria por 60 para obtener 0,75, lo que seria 8,75 horas totales.
4. Como calcular las horas trabajadas Hora de finalizacion menos la hora de inicio
Ahora el empleador debe determinar cuantas horas trabajo Jim en total durante un dia. El gerente puede simplemente tomar la hora militar de 17-00 y restar la hora de inicio (8-00).
Jim - 17-00 - 8-00 = 9 horas trabajadas.
Recuerde que esto no incluye ningun tiempo no pagado para el almuerzo o las pausas. Esa parte del calculo viene a continuacion.
5. Como calcular las horas trabajadas- restar el tiempo de descanso no pagado
Mientras que la mayoria de los empleadores pagan las pausas para el almuerzo, otros no lo hacen. La ley federal no requiere que los empleadores paguen descansos o hora del almuerzo, pero las empresas deben revisar sus leyes estatales para mantener el cumplimiento. En este ejemplo, el negocio no paga por las pausas para el almuerzo. Debido a que Jim tomo un almuerzo de una hora, el empleador debe restar esa hora para calcular el tiempo total trabajado.
Jim - 9 horas trabajadas - 1 hora de almuerzo = 8 horas por dia.
6. Como calcular las horas trabajadas Restar el tiempo de descanso no pagado de
nuevo, el empleador no esta obligado por la ley federal a pagar por el tiempo de descanso. La mayoria de las empresas pagaran por escapadas cortas de 10 minutos, como se requiere en el estado de California. Cada vez que un empleado sale de la oficina para una cita, generalmente se le requiere que salga. Jim no tomo ningun descanso adicional hoy, por lo que este ejemplo no se aplica a el. Sus horas totales trabajadas para esta jornada laboral son de 8 horas.
Consejos para realizar un seguimiento de las horas de los empleados
Es fundamental realizar un seguimiento de todo el tiempo de los empleados para garantizar la precision en la nomina. Ademas, los miembros del equipo no estan contentos cuando hay errores recurrentes en la remuneracion. Las empresas pueden utilizar algunos trucos simples para optimizar el proceso de seguimiento del tiempo y mantener la moral de los empleados. Estas son algunas de las mejores practicas -
- Tarjeta de tiempo escrita a mano - Los miembros del equipo escriben manualmente sus horas en una tarjeta de tiempo y lo entregan a Recursos Humanos cada semana o dos semanas.
- Maquina de seguimiento de tiempo en papel- los empleados introducen una tarjeta de tiempo en papel en una maquina, que marca la hora de inicio y finalizacion de cada dia. Los empleadores pueden recoger las tarjetas y calcular el total de horas semanales para la nomina.
- Reloj electronico de tiempo- los miembros del equipo usan una insignia de nombre y la escanean en una pieza de hardware, que normalmente se encuentra frente a la oficina. Esta es tambien una gran manera de proteger el edificio de intrusos, ya que la puerta solo se abre para personas autorizadas.
- Reloj digital de tiempo- esta solucion es ideal para empresas que desean ahorrar tiempo, dinero y garantizar el cumplimiento. Los miembros del equipo introducen horas en un dispositivo movil o escritorio, que se integra automaticamente con el software de nomina. El sistema calculara el tiempo total y simplificara los procesos de nomina. Esto elimina una gran cantidad de la carga de trabajo de RRHH y evita el punetazo de los companeros.
Toma clave de como calcular las horas trabajadas
En conclusion, esto es lo que debe saber sobre el calculo de horas -
- Los empleadores deben determinar primero las horas de inicio y fin de cada dia de trabajo. A continuacion, deberian convertir el tiempo trabajado en tiempo militar, que existe en un continuo de 24 horas.
- Los empleadores pueden transformar los minutos en decimales y restar la hora de inicio de la hora de finalizacion. Esto garantizara la precision en la nomina y eliminara cualquier sobrepago.
- Los empleadores deben restar los descansos no remunerados o la hora del almuerzo de las horas trabajadas. A continuacion, pueden multiplicar este numero por la tasa de pago total para procesar la nomina con precision.
- Para realizar un seguimiento del tiempo, los empleadores pueden utilizar una tarjeta de tiempo escrita a mano, una maquina de seguimiento del tiempo en papel, un reloj electronico de tiempo o un reloj de tiempo digital. Un reloj de tiempo digital calculara automaticamente las horas, se integrara con el software de nomina y ayudara a mantener el cumplimiento. Tambien mejorara la moral de los empleados, ya que los miembros del equipo siempre reciben un pago preciso y puntual.
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