Programador de empleados | 12 mins read

Por qué cada restaurante necesita un programador de empleados

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introducción al Programador de Empleados

Crear manualmente una programación de turnos que se alinea con las disponibilidades de los empleados, el cumplimiento de la legislación laboral y los presupuestos puede llevar mucho tiempo. La escritura a mano en hojas de cálculo y pizarras blancas también es insostenible y propensa a errores humanos. Esto lleva a efectos costosos, en los que los estudios muestran que el 18% de los empleados pierde turnos durante toda la semana. Cuando los empleados pierden sus turnos, las empresas deben luchar para encontrar reemplazos o cerrar temprano y perder beneficios.

Sin embargo, los desafíos planteados por la programación manual se pueden evitar con el último programador de empleados. Estas soluciones confiables ahorrarán tiempo y dinero. Muchos de los mejores software y aplicaciones de programación de empleados también tienen funciones avanzadas que se pueden aprovechar.

¿Qué es un Programador de Empleados?

Una herramienta de programación de empleados es un sistema de gestión de la fuerza de trabajo que automatiza la planificación de turnos para el personal por hora. El software garantiza resultados consistentes, ya que gestiona la disponibilidad de los empleados, el cumplimiento de las leyes laborales y los presupuestos de costos laborales. Los programadores de empleados también tienen diseños intuitivos y proporcionarán sugerencias para una programación óptima para evitar la falta de personal y el exceso de personal. Las mejores aplicaciones de programador de empleados tendrán otros módulos y funcionalidades, como las siguientes.

  • Aplicación móvil para dispositivos iOS y Android
  • Tecnología basada en la nube
  • Reloj de tiempo para el seguimiento del tiempo
  • de la
  • disponibilidad de los empleados en la aplicación Cambios
  • de turnos dentro de la aplicación, turnos de recogida y solicitudes de tiempo libre
  • Recordatorios y alertas de turnos en tiempo real
  • Comunicación del equipo
  • Compatibilidad Integración
  • Análisis de datos e informes

Software de programación de empleados en línea que facilita la planificación de turnos.
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Importancia de un Programador de Empleados

La innovación tecnológica es cada vez más importante para los restaurantes y las pequeñas empresas. Las soluciones, como la programación de empleados, automatizan los procesos, ahorrando de manera efectiva a las organizaciones tiempo y dinero. Según estudios de caso, los gerentes pierden el 20% de su tiempo usando hojas de cálculo para hacer horarios. Anualmente, pasan 140 horas de trabajo utilizando métodos de programación manual.

Con un sistema de programación de personal en línea, los establecimientos pueden utilizar su tiempo de manera productiva y trabajar de manera eficiente. Estas herramientas son especialmente importantes para los restaurantes, teniendo en cuenta lo valioso que es el tiempo para estas operaciones. Los errores de programación pueden afectar directamente a la calidad del servicio al cliente y pueden retrasar los flujos de trabajo. Por lo tanto, los gerentes de restaurante deben considerar las diversas ventajas que conlleva la adopción de programadores en línea.

Beneficios del uso del software de programación de empleados

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El software de programación de turnos en línea es significativamente valioso para las empresas de restaurantes. Los restaurantes de todos los tamaños y funciones, que van desde franquicias de comida rápida y cafés de mamá y pop hasta restaurantes de servicio completo, pueden cosechar beneficios de programación. Las principales ventajas de estas herramientas incluyen los siguientes factores.

Ajustes rápidos de programación

Los empleados pueden realizar cambios rápidos en el horario de trabajo mediante la aplicación de programación. Por ejemplo, pueden enviar solicitudes de cambio de turnos, tiempo libre y cambios de disponibilidad directamente a través de sus dispositivos móviles. Los gerentes recibirán una alerta y pueden aceptar los ajustes en tiempo real. El programador del personal cambiará automáticamente los horarios de acuerdo con las solicitudes.

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Mejorar la comunicación interna

Los sistemas de programación de la fuerza de trabajo a menudo tienen herramientas de comunicación integradas. Por lo general, esto implica mensajes de chat, anuncios y noticias. Los miembros del equipo y la administración pueden usar la herramienta de chat para ponerse en contacto e interactuar entre sí. Los propietarios de negocios pueden emitir anuncios y enviar alertas para nuevos horarios o noticias de la compañía. Al abrir un canal de comunicación, todo el personal será informado y podrá rendir cuentas.

Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y laboral

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Los principales programadores del personal tienen alertas de cumplimiento de las leyes laborales para garantizar que los gerentes estén siguiendo las regulaciones de la fuerza laboral al programar. El sistema también puede realizar un seguimiento de las credenciales empresariales y de los empleados, como las certificaciones de manipulador de alimentos. La aplicación alertará a los gerentes de caducidad y evitará que los empleados sean programados hasta que se renueve.

Reduzca el ausentismo y la tardanza

El software de personal de empleados tiene alertas y recordatorios de turnos configurados. Esto asegura que los empleados sean notificados de los próximos turnos, evitando el olvido. Los gerentes también pueden enviar alertas de emergencia al personal en caso de cambios de última hora en el horario. Por lo tanto, pueden compensar rápidamente la demanda imprevista y maximizar los márgenes de beneficio.

Monitorear datos en tiempo real

Las soluciones de tiempo de programación de empleados disponen de datos y funciones de generación de informes que compilarán automáticamente métricas valiosas de negocio. Por ejemplo, puede recopilar datos sobre el rendimiento de los empleados, el costo de mano de obra, la asistencia y la rentabilidad. Los gerentes pueden evaluar estos informes e identificar horas extra no aprobadas, solicitudes de tiempo libre superpuestas y equipos ineficientes. Estos conocimientos ayudarán a mejorar la programación y la planificación de turnos.

Bajar el gasto laboral

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El sistema de programación tiene módulos de seguimiento de la mano de obra que proporcionarán a los gerentes tendencias en sus gastos y presupuestos. Pueden utilizar esta información para crear programas de ahorro de dinero. El software también tiene herramientas de previsión de mano de obra para que los gerentes puedan asignar turnos en función de la demanda y la necesidad. Esto ayudará a mantener los costos de mano de obra al mínimo y evitar el exceso de personal.

Hacer programaciones fiables y coherentes

Al crear programaciones manualmente, los gerentes pueden perder o ignorar las disponibilidades específicas o las solicitudes de tiempo libre. Esto conduce a conflictos de programación y puede hacer que los empleados se sientan sin valor. Pero con un programador en línea, la administración puede garantizar que todas las preferencias sean consideradas y las solicitudes se trabajen en la programación en consecuencia.

Cómo desarrollar un programa de empleados

Los gerentes pueden crear horarios de empleados fácilmente con el software de personal. Las siguientes son las mejores prácticas que deben seguir para garantizar el éxito.

1. Identificar los recursos financieros y de la fuerza de trabajo

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Para comenzar a programar, la administración debe evaluar primero el presupuesto de la empresa. Esto incluye la cantidad de capital que tienen para los salarios de los empleados y cuántas horas de trabajo de los empleados pueden pagar por semana. Luego, deben identificar cuántos empleados planean trabajar y si necesitan contratar a terceros contratistas. Al hacerlo, se evitarán las horas extras innecesarias, el exceso de reserva y la doble reserva.

2. Delimitar las necesidades de personal

Los gerentes deben determinar lo que necesitan dentro de su plantilla para cada turno. Por ejemplo, deben decidir si necesitan asignar un supervisor a un turno. Los gerentes de restaurantes tendrán que considerar muchos roles ya que necesitan un anfitrión, cocineros, servidores y bussers para cada turno. También deberían delinear otros factores, como si el personal puede ajustar sus calendarios. O cómo enviarán horarios - semanal, quincenal o mensualmente.

3. Averiguar la demanda del cliente

Las empresas también necesitan determinar sus horas punta. Los gerentes pueden hacerlo evaluando los datos históricos de ventas. Muchas herramientas programadoras tendrán sistemas de previsión de mano de obra que indicarán horas y días de alta demanda. Estos conocimientos ayudarán a los gerentes a saber qué cambio necesita la mayor parte del personal.

4. Revisar disponibilidad de empleados

Los gerentes de restaurantes necesitan recopilar y registrar todas las disponibilidades de sus empleados. De esa manera, pueden programarlos en los días en que se les garantice que entrarán y trabajen. Las disponibilidades ideales deben indicar las preferencias de turnos y cuántos días en una semana pueden trabajar. Los empleados pueden introducir esta información directamente en una aplicación de programación para la comodidad del gerente.

5. Mire los Horarios Pasados

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Los horarios de trabajo anteriores darán a los gerentes visibilidad de qué procesos funcionaron y cuáles no. Por ejemplo, pueden determinar qué funcionarios han tenido que intercambiar turnos sistemáticamente y quién pudo cubrir. Esto ayudará a tomar mejores decisiones de asignación de turnos para futuros horarios.

6. Tener un Plan B

La vida ocurre y a veces los empleados tendrán que pedir tiempo libre o encontrar cobertura para su turno. Los gerentes deben prepararse para estos casos y crear estándares para el comercio por turnos y las solicitudes. Por ejemplo, si un miembro del equipo está enfermo, los gerentes pueden exigir que envíen una solicitud antes de intercambiar turnos. Al garantizar que los ajustes se aprueben previamente, los gerentes pueden estar en el bucle de quién está trabajando en qué día.

7. Entender todas las leyes laborales

Las regulaciones laborales federales y estatales suelen variar. Los gerentes deben investigar y conocer estas normas. Esto es importante porque el incumplimiento dará lugar a multas y posibles demandas. Algunos sistemas de programación automática tendrán una función de cumplimiento laboral, pero una investigación previa asegurará que el software esté actualizado.

8. Información de entrada en el Creador de Programaciones

Después de recopilar toda la información clave, los gerentes deben introducirla en el fabricante del horario. Algunos procesos están automatizados, como la disponibilidad de los empleados y las solicitudes de tiempo libre. A continuación, el sistema creará un calendario para el negocio. O bien, los gerentes pueden utilizar una plantilla de programación y crear programaciones dentro del software.

9. Publicar y compartir la programación

Una vez creada la programación, los gerentes deben publicarlo y compartirlo con los empleados. Es importante enviar los horarios anticipados para que los miembros del personal puedan planificar su semana en consecuencia. Si alguien tiene preguntas o inquietudes sobre el calendario, los gerentes deben remediarlas lo antes posible.

Top Software de Programación de Restaurantes 2021

Hay muchos tipos diferentes de software programador en el mercado digital actual. Estos sistemas tendrán diferentes características y etiquetas de precio. Los restaurantes pueden simplificar el proceso de selección considerando los mejores sistemas de programación.

1. Horarios Zip

Zip Schedules es un sistema gratuito de programación de empleados conocido por automatizar programaciones libres de conflictos, que los gerentes pueden crear en cuestión de minutos. La plataforma fácil de usar tiene múltiples formas de accesibilidad, lo que significa que los usuarios pueden acceder a la interfaz utilizando un teléfono o escritorio. Esto aumenta la eficiencia y ayuda a los restaurantes a ahorrar tiempo y dinero. Algunas de las características clave de las Programaciones Zip incluyen las siguientes.

  • Aplicación móvil gratuita de los empleados para iPhone y Android
  • Herramientas de mensajería Equipo
  • recordatorios de reglas laborales
  • Ajustes de programación In-app
  • Apoyo multi-ubicación
  • Seguimiento del presupuesto laboral

2. BuscMyShift

FindMyShift es un sistema de software de gestión de la fuerza de trabajo conocido por sus integraciones de terceros. Esto significa que la aplicación se puede sincronizar con herramientas empresariales existentes, como recursos humanos o nómina. Esta herramienta es ideal para equipos empresariales más pequeños y permite a los propietarios gestionar empleados desde cualquier lugar. Otras características de programación de FindMyShift incluyen las siguientes.

  • Programador arrastrar y soltar el programador
  • Seguimiento de tiempo y asistencia
  • Notificaciones
  • Tiempo de
  • desactivación
  • de gestión

3. HotHorarios

Las empresas también pueden utilizar HotSchedules para programar turnos. Al igual que en aplicaciones anteriores, como Zip Programaciones, HotSchedules agilizará el proceso de programación de empleados. Algunos de sus módulos clave incluyen los siguientes.

  • Compatibilidad móvil y de escritorio
  • Tiempo fuera de solicitud, recogida de turnos abiertos o funciones de desplazamiento de caída
  • Canales de comunicación
  • Previsión del trabajo

4. 7Turnos

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7Shifts automatiza el proceso de programación con su interfaz fácil de usar. También ofrecen plantillas personalizadas de programación de turnos que los gerentes pueden adaptar a su negocio. Sus mejores módulos implican lo siguiente.

  • Envío de programaciones por correo electrónico, texto o en la aplicación
  • Comunicación del equipo
  • Tiempo fuera de gestión Compatibilidad de
  • integración

Conclusión al Programador de Empleados

  • Un planificador de empleados automatiza la planificación del tiempo de los empleados, ahorrando de manera efectiva tiempo y dinero a las empresas.
  • Otros beneficios para adoptar un sistema de programación incluyen el cumplimiento normativo, la reducción del costo de mano de obra y la mejora de la comunicación.
  • Los mejores programadores de empleados dispondrán de módulos para la elaboración de informes de datos, herramientas para realizar un seguimiento de la productividad de los empleados y tecnología en la nube.
  • Los sistemas y aplicaciones móviles que tienen estas cualidades y beneficios incluyen ZipSchedules.

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