Erstellen einer funktionierenden Zeitplanvorlage
Einfuehrung in die Vorlage fuer den Zeitplan
Manager von Unternehmen oder Restaurants haben eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben, die sie waehrend der Woche erledigen muessen. Dazu gehoert die Planung von Mitarbeitern, bei der Schichten Vollzeit- und Teilzeit-Teammitgliedern zugewiesen werden. Ausserdem scheint dieser Prozess nie ganz abgeschlossen zu sein. Von Urlaubsantraegen und Krankheitstagen bis hin zu Verfuegbarkeitsaenderungen und unerwarteten Ereignissen muessen Manager am Ende haeufig Anpassungen vornehmen.
Mit neuen Technologien kann das Management jedoch ihren Planungsprozess rationalisieren. Neue Gadgets, wie Online-Tabellenkalkulationen, ermoeglichen es Unternehmen, eine Vorlage fuer einen woechentlichen Zeitplan zu erstellen. Diese Dokumente haben in der Regel festgelegte Schichtzeiten und Formate. Daher muessen Manager nur Namen eingeben und Zeitplaene versenden.
Tipps zum Erstellen der Vorlage fuer den besten Zeitplan
Vorlagen fuer Mitarbeiterplaene bieten Unternehmen jeder Groesse viele Vorteile. Es spart nicht nur Managern Zeit, sondern vereinfacht auch die Vorgehensweise. Die einfachen Planungsfunktionen von Templates ermoeglichen es den Mitarbeitern auch, ihre Arbeitszeiten schnell zu erstellen. Im Gegenzug koennen sie sich auf ihre Schichten vorbereiten, ihre persoenliche Zeit entsprechend planen oder im Voraus eine Freizeit beantragen. Einige Tipps zum Erstellen einer gruendlichen Vorlage enthalten Folgendes.
1. Anpassung an die Zeit der Mitarbeiter
Beim Erstellen einer Vorlage fuer einen Mitarbeiterplan muessen Manager die Praeferenzen und Urlaubsantraege der Teammitglieder so weit wie moeglich beruecksichtigen. Es ist wichtig, dass Geschaeftsinhaber die Zeit- und Work-Life-Balance der Mitarbeiter schaetzen. Dadurch wird eine positive Unternehmenskultur gefoerdert und das Engagement der Mitarbeiter gestaerkt. Wenn Unternehmen dies nicht tun, werden sich die Mitarbeiter unzufrieden fuehlen und mit groesserer Wahrscheinlichkeit einen anderen Job finden, der zu ihrem Zeitplan passt.
Eine Moeglichkeit, sicherzustellen, dass Unternehmen Mitarbeiter aufnehmen, besteht darin, eine Verfuegbarkeitstabelle zu erstellen. Manager koennen diese per E-Mail oder SMS an die Mitarbeiter senden, damit sie Tage und Zeiten eingeben koennen, zu denen sie fuer die Arbeit zur Verfuegung stehen. Es wird empfohlen, ein Cloud-basiertes Dokument zu verwenden, damit Aenderungen in Echtzeit vorgenommen werden koennen.
2. Erstellen von Zeitplaenen basierend auf den besten Mitarbeitern
Bei der Erstellung eines Zeitplans muss jede Schicht einen leistungsstarken und zuverlaessigen Mitarbeiter haben. Diese Person kann Merkmale wie Organisation und Fuehrung besitzen. Sie koennen auch in zeitkritischen Situationen gut funktionieren. Diese Best Practice ermoeglicht es Vorgesetzten, darauf zu vertrauen, dass die Verschiebung reibungslos und produktiv ablaufen wird.
3. Erfahre mehr ueber das Team
Jeder hat seine Schwaechen und Staerken. Es ist wichtig, dass Zeitplanhersteller verstehen, wer ihre Mitarbeiter sind und was sie am besten koennen. Diese Erkenntnisse leiten den Planungsprozess und garantieren, dass sich die richtige Person in der richtigen Schicht befindet.
4. Senden Sie Zeitplaene so schnell wie moeglich
Die Verteilung von Zeitplaenen an Mitarbeiter im Voraus wird die Work-Life-Balance foerdern und Aenderungen in letzter Minute reduzieren. Die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter steigt, wenn sie schnell Zeitplaene erhalten, da sie ihre persoenliche Zeit entsprechend planen koennen. Es minimiert auch den Stress der Deckung.
5. Haben Sie ein Zeitplansystem zum Selbermachen (DIY)
Abhaengig von der Geschaeftsstruktur kann ein DIY-Zeitplansystem die Planung vereinfachen und die Moral verbessern. Manager koennen fuer jeden Zeitrahmen einen erfahrenen Schichtvorsprung bestimmen und andere Mitarbeiter selbst planen lassen. Anschliessend koennen sie den Zeitplan ueberpruefen, um sicherzustellen, dass jede Schicht zugewiesen wird, und sie veroeffentlichen.
6. Mitarbeiter zur Deckung bringen
Die Suche nach einem Ersatz fuer eine Schicht kann fuer Manager schwierig und zeitaufwendig sein, da sie andere Verantwortlichkeiten haben. Stattdessen kann diese Aufgabe fuer Mitarbeiter bestimmt werden, die einen Schicht- oder Schichtwechsel fallen lassen muessen. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder einen offenen Kommunikationskanal haben. Dies kann eine Kommunikations-App innerhalb eines Planungssystems oder Textnachrichten zur Folge haben.
7. Implementieren von Schedul
Viele Unternehmen verwenden haeufig Microsoft Excel oder Google Sheets, um ihre Zeitplanvorlagen zu erstellen. Es gibt jedoch neue Technologie-Tools, die entwickelt werden, um Unternehmensprozesse wie die Planung zu rationalisieren. Die beste Mitarbeiterplanungssoftware verfuegt ueber Funktionen wie die automatische Planung, benutzerdefinierte Vorlagen und Team-Messaging. Die Schichtplanung wird nicht nur vereinfacht, sondern Unternehmen koennen auch ihr gesamtes Workforce Management optimieren.
8. Erstellen eines Backup-Plans
Gelegentlich funktionieren die urspruenglichen Zeitplaene moeglicherweise nicht und die Mitarbeiter koennen Notfaelle erfahren. Fuer diese Situationen ist es grossartig, einen Backup-Plan fuer Zeitplaene zu haben. Dies koennte eine Bereitschaftsliste mit Mitarbeitern zur Folge haben, die zu bestimmten Zeiten eintreffen koennen. Wenn moeglich, kann das Unternehmen Namen und Kontakte ehemaliger Mitarbeiter zusammenstellen, die sich bereit erklaert haben, von Zeit zu Zeit zu helfen.
9. Kommunikation ist entscheidend
Genau wie alles andere ist Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Ein Unternehmen sollte ueber ein teamweites Kommunikationssystem verfuegen, in dem sich Einzelpersonen leicht erreichen koennen. Dies umfasst SMS, E-Mails, Telefonanrufe oder In-App-Sofortchats. Durch die Verwendung dieser Tools wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter ueber die neuesten Zeitplanaktualisierungen und Zugriff auf Informationen verfuegen.
Schlussfolgerung zum Planen der Vorlage
Die
- Planung von Mitarbeitern kann fuer Manager viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einer Zeitplanvorlage koennen sie den Prozess jedoch rationalisieren.
- In einer Zeitplanvorlage sind alle Formatierungs- und Schichttage und -zeiten vorgegeben, damit Manager nicht jedes Mal neue Kalender erstellen muessen.
- Einige wichtige Praktiken fuer die Erstellung einer Zeitplanvorlage umfassen die Zusammenstellung der Mitarbeiterverfuegbarkeit und die Durchsetzung der Kommunikation.
- Diese Vorlagen werden haeufig in Excel oder Google Sheets erstellt, aber Unternehmen koennen ihr Personalmanagement mit Software zur Mitarbeiterplanung weiter optimieren.
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