Das Was und das Warum hinter der Verwendung einer Vorlage fuer einen Wochenplan
Einfuehrung in die Vorlage fuer den Wochenplan
Manager von Kleinunternehmen und Restaurants haben genug auf dem Teller. Von der Betreuung von Kunden ueber das Zaehlen von Inventar bis hin zum Rekrutieren und Erstellen von Diese Aufgaben koennen viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere die Planung. Laut Fallstudien verbringen Arbeitgeber woechentlich mindestens 2 Stunden mit der Planung von Teammitgliedern. Dies ist eine wertvolle Zeit, die fuer kritische Projekte wie die Produktentwicklung aufgewendet werden koennte.
Um den Planungsprozess zu rationalisieren, koennen Geschaeftsinhaber eine Vorlage fuer einen woechentlichen Zeitplan erstellen. Mit Vorlagen koennen Betriebe Zeit sparen und ihren Schichtplanungsprozess vereinfachen. Die Einfachheit der Zeitplanvorlagen gewaehrleistet auch andere Vorteile, wie z. B. eine verbesserte Kommunikation.
Warum verwenden Sie eine Vorlage fuer einen Wochenplan
Eine Vorlage fuer einen woechentlichen Zeitplan ist ein vordefiniertes Dokument, das Geschaeftsinhaber mehrfach fuer die Planung verwenden koennen. Der Zeitplan gibt die genaue Anzahl der Schichten und ihren Zeitrahmen fuer jeden Wochentag an. Das Management kann eine Planungsvorlage verwenden, um ihre Schichtplanungszeit zu verkuerzen. Da die Vorlage vorgefertigt ist, muessen sie sich nicht um Formatierung oder das Organisieren von Schichten kuemmern. Sie muessen nur die Vorlage von ihren Dateien oder ihrem Desktop abrufen und mit der Eingabe von Mitarbeiternamen beginnen.
Dinge, die Sie in Ihre Vorlage fuer einen woechentlichen Zeitplan aufnehmen
Die woechentlichen Zeitplaene variieren fuer jedes Unternehmen aufgrund ihrer unterschiedlichen Beduerfnisse und Ziele. Zum Beispiel kann ein produzierendes Unternehmen einen woechentlichen Zeitplan mit 3 Schichten benoetigen, waehrend ein Restaurant einen mit 2 Schichten benoetigt. Welche Ziele auch immer bei Planungsvorlagen liegen, es gibt wichtige Dinge, die alle haben sollten.
1. Tage der Woche
Eine Zeitplanvorlage muss die Wochentage angeben, an denen die Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten werden. Dies wird im Allgemeinen in den ersten Spalten auf der horizontalen Achse der Vorlage sein.
2. Genaues Datum
Unter den Wochentagen sollte die Vorlage einen Platz bieten, an dem die Manager genaue Daten eingeben koennen. Wann immer es an der Zeit ist, einen neuen Zeitplan zu erstellen, sollten Manager daran denken, die richtigen entsprechenden Daten fuer die Woche hinzuzufuegen.
3. Shift-Zeiten
Die Vorlage sollte die Schichtzeiten angeben. Dies ist oft in der ersten Reihe der vertikalen Achse auf der Vorlage.
4. Name des Mitarbeiters
Es kann hilfreich sein, eine Liste aller Namen der aktuellen Mitarbeiter in der Vorlage zu haben. Dies wird es Managern erleichtern, ihre Mitarbeiter zu referenzieren und sicherzustellen, dass alle im Zeitplan sind. Bei Bedarf kann die Vorlage auch Mitarbeiter-IDs und -Positionen enthalten. Mit diesen Informationen wird es einfacher sein, die Teammitglieder zu differenzieren.
5. Platz fuer Schicht-Zuweisung
Die Vorlage sollte ausreichend Platz fuer Manager bieten, um Mitarbeiternamen fuer bestimmte Tage und Schichtzeiten einzugeben. Wenn die Vorlage das Tabellenformat fuer Tage und Zeiten verwendet, sollte der Platz fuer Schichtzuweisungen im Mittelpunkt stehen.
6. Shift-Aufgaben
Unter dem Namen des Mitarbeiters sollte ein Leerzeichen stehen, in dem die Manager ihre vorgesehenen Aufgaben eingeben koennen. Dies ist besser fuer Unternehmen geeignet, in denen Mitarbeiter mehrere Verantwortlichkeiten oder Positionen haben. Wenn ein Restaurant beispielsweise einen Server hat, der auch ein Barkeeper ist, muessen Manager angeben, was der Hauptauftrag fuer ihre Schicht ist. Auf diese Weise kann sich der Mitarbeiter im Voraus vorbereiten.
7. Anpassungsmoeglichkeiten
Manager sollten die Vorlage anpassen, damit sie leicht zu lesen ist. Dies beinhaltet die farbcodierenden Mitarbeiternamen oder -schichten. Sie koennen auch Firmenlogos oder Mitarbeiterfotos enthalten, um den Ton der Marke festzulegen.
Wie erstelle ich einen woechentlichen Zeitplan in Excel
Das Erstellen eines Wochenplans ist einfach. Die meisten Unternehmen verwenden Microsoft Excel oder eine aehnliche Online-Tabellenkalkulationsplattform. Die Einrichtung dieses Vorgangs dauert einige Zeit, erleichtert jedoch die Planung auf lange Sicht. Um eine Excel-Vorlage fuer die Planung zu erstellen, sollten Manager die folgenden Schritte in Betracht ziehen.
- Rufen Sie die Microsoft-Website auf und laden Sie eine Vorlage.
- Oeffne die Vorlage.
- Die Vorlagen haben Beispielnamen, Benutzer muessen auf diese Zellen klicken und die Namen ihrer Mitarbeiter eingeben.
- Wiederholen Sie den vorherigen Schritt fuer alle Mitarbeiternamen.
- Loeschen Sie alle unnoetigen Zeilen oder fuegen Sie neue Zeilen hinzu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die
- Kopieren Sie alle Mitarbeiternamen in die Zellen und fuegen Sie sie dann in die anderen Wochentage ein.
- Speichere deine Arbeit.
- Aendern Sie die Schichtzeiten auf die Betriebszeiten des Unternehmens. Es wird empfohlen, einen Zeitraum anstelle einer einzigen Stunde zu verwenden, um die Schichtzeiten darzustellen. Geben Sie zum Beispiel 12 - 19 Uhr in die 12 Uhr Zelle ein.
- Fuegen Sie kritische Rollen oder Aufgaben hinzu, die jeder Mitarbeiter in seiner Schicht fuer die angegebene Zeit und den angegebenen Tag ausfuehren muss.
- Speichere deine Arbeit.
- Fuellen Sie abschliessend den Zeitplan nach Bedarf aus. Dies beinhaltet, dass der Datumsbereich oben in der Vorlage angezeigt wird, um zu beschreiben, fuer welche Woche der Zeitplan ist.
- Drucken Sie den Zeitplan aus und senden Sie ihn per E-Mail oder Text an Mitarbeiter.
Tipps fuer woechentliche Zeitplanvor
Die Erstellung eines Zeitplans, der Unternehmen mit der richtigen Balance von Mitarbeitern und auch den Beduerfnissen der Mitarbeiter ausstattet, ist von entscheidender Bedeutung. Dies wird dazu beitragen, die Arbeitskosten zu senken und die Moral und Produktivitaet der Teammitglieder zu steigern. Manager sollten bei der Erstellung von Mitarbeiterplaenen die folgenden Best Practices anwenden.
1. Identifizieren der Beduerfnisse von
Die Zeitplaene muessen fuer die Mitarbeiter leicht zu lesen und zu entziffern sein. Um sicherzustellen, dass sie ihre Schichten verstehen und identifizieren koennen, muessen Manager ihre Beduerfnisse beruecksichtigen. Zum Beispiel sollten die Namen von Mitarbeitern leicht zu erkennen sein. Dies kann durch Anpassen von Schriftgroessen und Farben erfolgen.
Manager sollten auch Richtlinien fuer Ausschaltungen, Schichtswaps und Schichtaenderungen festlegen. Dies ermoeglicht es den Mitarbeitern, die notwendigen Anpassungen an ihren Zeitplaenen vorzunehmen. Im Gegenzug wird das Unternehmen weniger Fehlzeiten und Verspaetung erfahren.
2. Bestimmen von Geschaeftszielen
Unternehmen benoetigen Zeitplaene, die die Durchfuehrung von Gehaltsabrechnungen und Zeiterfassung vereinfachen. Sie muessen auch sicherstellen, dass Ueberstunden effektiv begrenzt werden und Teilzeitbeschaeftigte optimal eingeplant werden. Die Vorlage fuer einen Zeitplan sollte diese Ziele widerspiegeln, damit das Workforce Management nahtlos verlaeuft.
3. Erstellen Sie eine Zeitleiste fuer Ihren Zeitplan
Der Prozess der Planung geht ueber die gerechten Schichtzuweisungen hinaus. Manager muessen entscheiden, wann sie neue Zeitplaene veroeffentlichen und wie sie Aenderungsantraege genehmigen sollen. Darueber hinaus sollten sie festlegen, wie sie Zeitplaene senden und wer bestaetigt, dass die Mitarbeiter Zeitplanaktualisierungen gesehen haben. Auf diese Weise werden Verwirrung und Stress im Zusammenhang mit der Planung minimiert.
4. Verwenden von Daten-Insights
Daten zu frueheren Umsaetzen und Gewinnen werden die Spitzenzeiten aufzeigen, in denen der meiste Fussgaengerverkehr im Geschaeft herrscht. Die Verwendung dieser Metriken hilft Managern, sicherzustellen, dass sie genuegend Mitarbeiter fuer diese Schichten haben. Dies verhindert die Notwendigkeit, Mitarbeiter in letzter Minute anzurufen, und mindert das Risiko von Gewinnverlusten.
5. Fokus auf leistungsstarke Mitarbeiter
Leistungsstarke Mitarbeiter sind diejenigen, die sympathischen und in der Lage sind, grosse Kundenmengen zu bewaeltigen. Sie koennen andere Faehigkeiten besitzen, wie Multitasking und Zeitmanagement. Geschaeftsinhaber sollten ihre Planungsvorlagen um diese Teammitglieder herum erstellen oder ihnen Schichten waehrend der Hauptverkehrszeiten zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Schichtteams gut und effizient gefuehrt werden.
6. Sammeln Sie die Verfuegbarkeit
Manager sollten den Mitarbeitern ein Formular senden oder sie ihre Verfuegbarkeiten in ein Diagramm eingeben lassen. Auf diese Weise koennen sie ablegen, wann sie zur Arbeit kommen koennen und wann sie beschaeftigt sind. Geschaeftsinhaber koennen diese Informationen dann verwenden und einen Zeitplan erstellen, der ihren Teammitgliedern entgegenkommt. Mitarbeiter koennen auch Zugriff auf diese Tabelle haben, damit sie eine Abdeckung fuer Schichten finden, die sie nicht arbeiten koennen.
7. Haben Sie einen Backup-Plan
Notfaelle werden eintreten, wodurch Mitarbeiter nicht mehr zur Arbeit kommen koennen. Manager sollten fuer den Fall, dass dies geschieht, mit einem Backup-Plan vorbereitet sein. Dies kann eine Liste zuverlaessiger Teilzeitbeschaeftigter zur Folge haben, die bereit sind, in letzter Minute zu kommen. Die Liste kann auch ehemalige Mitarbeiter enthalten, die sich bereit erklaert haben, dem Unternehmen von Zeit zu Zeit zu helfen.
8. Bereitstellen von Zeit zwischen den Schichten
Es kann koerperlich und geistig anstrengend sein, eine Schlussschicht und dann eine Morgenschicht direkt danach zu arbeiten. Dies kann sich auf die Work-Life-Balance, die Arbeitsmoral und die Produktivitaet der Mitarbeiter auswirken. Manager sollten sicherstellen, dass sie ihre Zeitplaene ueberpruefen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter zwischen ihren Schichten genuegend Freizeit haben.
9. Ueberstunden verfolgen und kontrollieren
Ueberstunden koennen erheblich dazu fuehren, dass die Arbeitskosten steigen, wenn sie unkontrolliert sind. Bei der Verwendung von Vorlagen sollten Manager die Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter beurteilen und berechnen und sicherstellen, dass sie unter 40 Stunden pro Woche liegen. Diese bewaehrte Vorgehensweise wird das Geschaeftsergebnis eines Unternehmens wirksam schuetzen.
Vorteile der Verwendung einer starken Vorlage fuer einen woechentlichen Zeitplan
Eine robuste und effektive Vorlage fuer einen Wochenplan kann Unternehmen auf die naechste Stufe bringen. Dieses Tool bietet viele Vorteile, wie die folgenden.
1. Verbinden Sie die Belegschaft
Alle Mitarbeiter und Vorgesetzten koennen von ihren eigenen Geraeten und Systemen aus auf den Zeitplan zugreifen. Sie koennen jederzeit arbeitsbezogene Angelegenheiten ueberpruefen und die Anforderungen kommunizieren. Indem Manager in Verbindung bleiben, koennen sie sicherstellen, dass alle informiert und auf derselben Seite sind.
2. Echtzeit-Kommunikation
Wenn Mitarbeiter ueber detaillierte Zeitplaene verfuegen, auf die sie sich konsequent beziehen koennen, koennen sie in Echtzeit mit Managern kommunizieren. Wenn sie beispielsweise sehen, dass sie eine Verschiebung haben, zu der sie nicht gehen koennen, werden sie schnell eine Aenderung beantragen. Mitarbeiter koennen interagieren und mit ihren Kollegen sprechen und ihren eigenen Ersatz finden.
3. Maximierung der Rentabilitaet
Eine Vorlage schraenkt die Unterbesetzung und die Ueberbesetzung ein, was sich leicht auf das Geschaeftsergebnis eines Unternehmens ausgewirkt haben koennte. Zum Beispiel wird Unterbesetzung die Servicequalitaet senken und zu Gewinnverlusten fuehren. Auf der anderen Seite wird die Ueberbesetzung die Arbeitskosten direkt erhoehen. Unternehmen, die eine Vorlage fuer einen woechentlichen Zeitplan verwenden, koennen ihre Personalabsatzvorgaenge steuern.
Wichtige Erkenntnisse zur Vorlage fuer den woechentlichen Zeitplan
- Vorlagen fuer woechentliche Zeitplaene helfen, die Planungsverfahren zu optimieren.
- Im Allgemeinen sollten die Vorlagen Daten fuer die Woche und die Verschiebungszeitraeume angeben.
- Viele Unternehmen verwenden Microsoft Excel, um Vorlagen fuer woechentliche Zeitplaene zu erstellen. Sie koennen auch aehnliche Tabellenkalkulationsplattformen oder Online-Planungssoftware verwenden.
- Eine Zeitplanvorlage bietet viele Vorteile, z. B. Zeit sparen und Ueberstunden kontrollieren.
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