So verwenden Sie eine Fingerabdruck-Stempeluhr in Ihrem Buero- Ein Leitfaden fuer Uneingeweihte
Was ist eine Fingerabdruck-Stempeluhr?
In den letzten 10 Jahren hat die Beliebtheit biometrischer Geraete zur Erfassung der Besucherzahlen zugenommen. Wenn Sie immer noch nicht mit biometrischen Zeitgeraeten vertraut sind, lassen Sie uns die wichtigsten Punkte fuer Sie auflisten.
Eine biometrische Zeituhr ist ein technologiefaehiges Anwesenheitssystem, das Mitarbeiter beim Ein- und Aussteigen authentifiziert, indem physische Merkmale wie Gesicht, Iris oder Fingerabdruecke verwendet werden. Es gibt auch passive biometrische Geraete, die Validierungsmethoden wie Zeitkarten mit angehaengten Fotos verwenden. Es gibt jedoch keine Garantie dafuer, dass die Person, die ein- oder ausgeht, die Person auf der Zeitkarte ist.
Auf der anderen Seite bieten Zeituhrsysteme, die biometrische Daten verwenden, ein schnelles und einfaches Tool zur Zeiterfassung, da keine Passwoerter oder Swipe-Karten eingegeben werden muessen.
Fingerabdruck-Zeituhren
Wie bereits erwaehnt, verwenden biometrische Zeituhren einzigartige physische Markierungen, um die Identitaet eines Mitarbeiters zu ueberpruefen und mit seiner Datenbank zu vergleichen. Eine Art von biometrischen Zeituhren ist eine Fingerabdruck-Zeituhr, die Fingerabdruecke verwendet, um die Identitaet eines Mitarbeiters zu ueberpruefen und mit dem Datensatz in der Datenbank zu vergleichen.
Da eine Fingerabdruck-Stempeluhr Mitarbeiter anhand ihrer Fingerabdruecke erkennt, ist es fuer Mitarbeiter unmoeglich, sich gegenseitig zu engagieren.
So richten Sie eine Fingerabdruck-Stempeluhr ein
Wenn Mitarbeiter sich mit einer Fingerabdruck-Stempeluhr anmelden, scannt das Zeiterfassungssystem den Fingerabdruck mit einem Scanner und ordnet ihn den Fingerabdruecken in seiner Datenbank zu. Das Stempelsystem kann auch verwendet werden, um zu verfolgen, auf welche Buerobereiche die Mitarbeiter zugegriffen haben. Das Uhrsystem kann nasse, oelige und sogar verschmutzte Fingerabdruecke erkennen und mit der Datenbank abgleichen und bis zu 10.000 Fingerabdruecke registrieren und speichern. Einige erwarten vielleicht, dass diese Fingerabdruck-Zeitmesssysteme schwierig einzurichten sind, aber das ist nicht der Fall. Eine Fingerabdruck-Stempeluhr ist sehr einfach einzurichten.
Schauen wir uns die grundlegenden Schritte beim Einrichten einer Stempeluhr an, die biometrische Daten verwendet-
- Der Supervisor muss sich als Supervisor bei der Stempeluhr anmelden.
- Anschliessend muessen sie ein Profil fuer den Mitarbeiter erstellen und seine Identifikationsnummer eingeben, um ihn zu registrieren.
- Waehlen Sie die biometrische Option, um sich anzumelden, und lassen Sie den Mitarbeiter seinen Finger auf den Scanner legen.
- Bestaetigen Sie den Fingerabdruckscan und der Mitarbeiter wird zur Datenbank hinzugefuegt.
- Die Stempeluhr verwendet den Scan und erstellt ein biometrisches Profil fuer den Mitarbeiter. Dieses Profil wird zum Ein- und Ausklicken verwendet.
Sie müssen die Stunden Ihrer Mitarbeiter verfolgen, wissen aber nicht wie.
Implementieren Sie ein Fingerabdruck-Stempelsystem in Ihrem Büro, wie von Zipschedule in diesem Artikel vorgeschlagen.
Ist eine Fingerabdruck-Stempeluhr das Richtige fuer Sie?
Obwohl der Einsatz biometrischer Zeitmesssysteme den taeglichen Arbeitsablauf rationalisieren und die betriebliche Effizienz erhoehen kann, kann es einige Mitarbeiter geben, die sich moeglicherweise nicht wohl fuehlen, ihre biometrischen Daten anzugeben. Die Stempeluhr verwendet persoenliche Daten der Mitarbeiter wie Iris, Fingerabdruecke oder Gesichtserkennung, um den Mitarbeiter zu identifizieren. Daher betrachten viele das Speichern solcher Mitarbeiterdaten als aufdringlich und verletzend fuer Datenschutzrechte.
Diese Zeituhren verfuegen jedoch ueber eingebaute Systeme, die zum Schutz der persoenlichen Daten des Mitarbeiters beitragen, indem sie klare Richtlinien zur Sicherung der Informationen enthalten.
Biometrische Zeituhren tragen auch dazu bei, dass niemand personenbezogene Daten verkaufen oder von ihnen profitieren kann. Es gibt zwar kein einziges umfassendes Bundesgesetz ueber den Einsatz biometrischer Daten zur Erfassung von Zeit und Anwesenheit. Dennoch ist die Verwendung biometrischer Zeituhren auch in mehreren Bundesstaaten wie Illinois, Washington und Texas illegal. Bevor Sie sich fuer ein biometrisches Zeituhrsystem entscheiden, ueberpruefen Sie, was die staatlichen und lokalen Arbeitsgesetze sagen. Als Arbeitgeber muessen Sie auch Gesetze und Prozesse festlegen, wie der Standort der biometrischen Daten der Mitarbeiter auf den Servern gespeichert und geschuetzt werden kann, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange die Daten gespeichert werden. Sie koennen eine umfassende Richtlinie erstellen, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter ueber die Verwendung und den Schutz ihrer biometrischen Daten im Klaren sind. Wenden Sie sich an einen Rechtsbeistand, um sicherzustellen, dass Ihre Police den staatlichen und lokalen Gesetzen entspricht.
Sie koennen sich auch fuer eine Mitarbeiterplanungs-App wie ZipSchedules entscheiden, die auch Tools enthaelt, um die Zeit und die Stunden der Mitarbeiter bei der Arbeit zu verfolgen. Ein Zeituhrsystem rationalisiert auch den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess, da es den Prozess der Erfassung von Zeit- und Anwesenheitsdaten automatisiert. Die Uhrsysteme liefern auch Daten darueber, wer zu spaet kommt und wie lange ein Mitarbeiter seine Pausen einlegt.
Vorteile einer Fingerprint-Stempeluhr
Die Verwendung einer Stempeluhr hilft einem Arbeitgeber, die Puenktlichkeit zu regulieren und Mitarbeiter zu identifizieren, die sich nicht an die Unternehmensrichtlinien halten. Ein Stempelsystem rationalisiert auch den taeglichen Arbeitsablauf und erhoeht die Arbeitseffizienz. Wenn Sie sich fuer ein Fingerabdruck-Stempelsystem entscheiden moechten, finden Sie hier eine Liste der Vorteile, die Ihnen entstehen-
- Curbs Buddy Punching- Eine Fingerabdruck-Stempeluhr ermoeglicht den Zugang nur fuer Mitarbeiter, deren Gesichtserkennung oder Fingerabdruecke mit der Datenbank uebereinstimmen. Die Entscheidung fuer ein biometrisches Fingerabdrucksystem fuer Zeit und Anwesenheit beendet die Stanzpraktiken von Kumpels, bei denen sich ein Mitarbeiter auf einen anderen einlaesst, der abwesend ist oder zu spaet kommt. Laut Daten des US Bureau of Labor Statistics erhoeht sich die jaehrliche Gehaltsabrechnung um mehr als 373 Millionen US-Dollar, wenn 78 Millionen Stundenarbeiter sich fuer Kollegen einsetzen und ihre Stundenkarten um 15 Minuten verlaengern. Unternehmen koennen diese Kosten sparen, indem sie sich fuer biometrische Zeituhren entscheiden.
- Erhoeht die Einsparungen- Bei der Verwendung der manuellen Datenerfassung fuer den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess gab es Zeiten, in denen sich die Mitarbeiter die Ueberstundenverguetung verrechneten oder die falschen Steuersaetze zahlten. Es gab auch keine Moeglichkeit, die Arbeitszeitansprueche fuer Ueberstunden zu ueberpruefen. Mit Zeiterfassungssystemen, die Stanzzeiten und Datenerfassung automatisieren, werden die Arbeitskosten und die Fehlerquote gesenkt und Zeitdiebstahl eingedaemmt. Einige biometrische Zeituhrsysteme bieten auch webbasierte Loesungen, um das Personal- und Personalmanagement zu rationalisieren.
- Webbasierte Integrationen- Webbasierte Zeituhrsysteme, die WLAN zum Betrieb verwenden, koennen ebenfalls in die Personalabteilung integriert werden und automatisierte Stanzzeitdaten koennen zur Wartung des Mitarbeiter-Zeiterfassungssystems hochgeladen werden. Die Zeituhren verfuegen auch ueber die neuesten Sicherheitsmassnahmen zum Schutz biometrischer Daten.
- Anwesenheitsverfolgung- Wenn Sie sich fuer eine Fingerabdruck-Stempeluhr entscheiden, muessen Sie keine Passwoerter verwalten oder aendern, und PINs und Mitarbeiterzeit koennen von der Anwesenheitssoftware in Sekunden aufgezeichnet werden. Die biometrischen Daten werden ausserdem sofort authentifiziert, sodass die Mitarbeiterzeit in Echtzeit angezeigt wird.
- Eingeschraenkter Zugriff- Eine biometrische Zeitschaltuhr ermoeglicht es einem Unternehmen, Mitarbeiter auf bestimmte Abteilungen zuzugreifen, um die Sicherheit zu gewaehrleisten. Dies erschwert auch den Zutritt fuer nicht autorisiertes Personal. Das Uhrsystem ist flexibel genug, dass das Management jederzeit die Berechtigung erteilen und widerrufen kann.
- Remote-Funktionalitaet- Mit der neuen normalen Einfuehrung eines hybriden Arbeitsmodells ermoeglicht die Verwendung von Fingerabdruck-Zeituhren den Mitarbeitern, sich von jedem Ort aus von ihrem Handy aus anzumelden. Es ist also kein Problem, Mitarbeiter zu verfolgen, die Remote-Arbeit oder Jobs vor Ort haben.
Verwenden Sie Software, um die Zeit der Mitarbeiter zu verfolgen
Waehrend wir die Vorteile der Entscheidung fuer ein biometrisches Fingerabdruck-Uhrsystem besprochen haben, stellt sich die Frage, ob die Zeit der Mitarbeiter verfolgt werden muss. Jedes grosse oder kleine Unternehmen mit stuendlichen Mitarbeitern benoetigt ein Zeituhrsystem fuer Anwesenheit und Zeiterfassung, da Sie wissen muessen, wie viel die Mitarbeiter fuer geleistete Arbeitsstunden bezahlen muessen. Es ist auch nuetzlich, die Zeit der angestellten Mitarbeiter zu verfolgen, da dies dazu beitragen kann, bessere Personal- und Planungsentscheidungen zu treffen. Sie koennen auch die Arbeitskosten genauer verfolgen und die Produktivitaet der Mitarbeiter steigern. Wir haben einige Gruende aufgefuehrt, warum es wichtig ist, Zeit und Anwesenheit von Mitarbeitern zu verfolgen-
- Genaue Gehaltsabrechnung- Wie besprochen, ist die Zeiterfassung fuer Stundenpersonal ein Muss, da sie Ihnen hilft, die Gehaltsabrechnung korrekt zu berechnen. Zeituhrsysteme koennen die Zeit der Mitarbeiter verfolgen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter fuer ihre geleistete Arbeit bezahlt werden.
- Einhaltung von Gesetzen- Durch die Verwendung eines Fingerabdruck-Zeitmesssystems zur Erfassung der Mitarbeiterzeit koennen Sie aufzeichnen, wann und wie lange Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben. Die Uhrsysteme stellen sicher, dass die Mitarbeiter alle Pausen einlegen und die zulaessige Anzahl von Stunden arbeiten und genau entschaedigt werden.
- Zeiterfassung- Bei der Verwendung einer Stempeluhr zur Zeiterfassung kann ein Unternehmen auch die Beduerfnisse seiner Mitarbeiter besser verstehen. Restaurantbesitzer koennen Verkaufsdaten mit Arbeitskosten vergleichen, um die richtige Planung und die erforderlichen Zahlen fuer eine bestimmte Schicht zu verstehen. Die Stempeluhr hilft einem Unternehmen dabei, die fuer ein Projekt aufgewendete Zeit der Mitarbeiter nachzuverfolgen und zu ermitteln, wie sie im Vergleich zum Umsatz abschneidet
Bei der Implementierung von Stempeluhr-Software ist viel zu beachten.
Mit der richtigen Zeituhr-Software, wie von Zipschedule vorgeschlagen, können Sie ein System haben, das sicher und einfach zu bedienen ist und sich in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm integriert.
Kennen Sie die biometrischen Daten Ihrer Mitarbeiter
Wie bereits erwaehnt, werden biometrische Daten verwendet, um einen Mitarbeiter durch Gesichtserkennung oder das Scannen von Fingerabdruecken oder Iris zu identifizieren. Arbeitgeber verwenden biometrische Daten, um den Zugang der Mitarbeiter zu Arbeitsplaetzen zu kontrollieren, die Zeit der Mitarbeiter zu verfolgen und Bereiche zu ueberwachen, auf die Mitarbeiter unter anderem zugreifen koennen. Mit der Zunahme der Remote-Arbeit besteht jetzt auch die Notwendigkeit einer ordnungsgemaessen Ueberpruefung der Mitarbeiter.
Waehrend die Verwendung eines biometrischen Fingerabdruck-Uhrsystems dazu beitraegt, den Papierkram zu reduzieren, die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung zu rationalisieren und das Auftreten menschlicher Fehler zu reduzieren, besteht die Moeglichkeit, dass die Mitarbeiter ihre biometrischen Daten nicht teilen koennen, und in einigen Staaten kann dies auch die Datenschutzrechte verletzen.
Hier sind einige Schritte, die ein Arbeitgeber ergreifen kann, um sich bei der Erfassung der biometrischen Daten seiner Mitarbeiter zu schuetzen-
- Informieren Sie die Mitarbeiter, bevor Sie biometrische Daten sammeln, verwenden oder offenlegen. Die Mitteilung sollte relevante Informationen ueber die Daten enthalten, die zum Zweck ihrer Erfassung gesammelt werden, die Art und Dauer der Datenspeicherung und den Zugriff auf Daten.
- Vor der Erfassung biometrischer Daten die Zustimmung der Mitarbeiter einholen
- Die Daten koennen nur gemaess der Mitteilung an die Mitarbeiter verwendet, weitergegeben oder weitergegeben werden.
- Entwickeln Sie umfassende Richtlinien und Verfahren, um biometrische Daten zu vernichten, wenn sie nicht benoetigt werden.
- Wenn ein Verstoss vorliegt, halten Sie sich an die rechtlichen Schritte, die wegen des Verstosses ergriffen werden muessen.
- Konsultieren Sie einen Anwalt, bevor Sie biometrische Mitarbeiterdaten sammeln.
Verwenden Sie eine Softwareplattform fuer die automatisierte Gehaltsabrechnung
Wir haben besprochen, wie die Entscheidung fuer eine Stempeluhr den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess rationalisieren kann. Schauen wir uns nun die Vorteile einer Fingerabdruck-Stempeluhr bei der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung an-
- Lohnberechnungen- Durch die Automatisierung von Zeit- und Anwesenheitsdaten koennen Sie manuelle Berechnungen vermeiden. Die Daten werden automatisch von der Anwesenheitssoftware an die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware uebertragen und die Loehne werden mit wenigen Klicks berechnet. Die Entscheidung fuer eine Stempeluhr reduziert Stress und Wiederholungen, senkt die Kosten fuer die Lohnverwaltung und beschleunigt die Bearbeitungszeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Reduzierte Fehler- Durch die Automatisierung wird auch die Wahrscheinlichkeit verringert, dass bei der Gehaltsabrechnung Fehler gemacht werden. Eine falsche Ziffer, die bei manuellen Lohnberechnungen eingegeben wurde, kann zu ungenauen Gehaltsschecks oder kostspieligen Steuerfehlern fuehren.
- Automatische Steuerberechnung- Automatisierte Systeme haben bereits Steuersaetze und -regeln programmiert und sind so programmiert, dass sie Arbeitssteuer und Sozialleistungen abziehen. Daher wird keine Zeit fuer die Berechnung von Steuern und Abzuegen verschwendet, nachdem Sie sich fuer Zeituhrsysteme entschieden haben.
- Datensicherheit- Eine Fingerabdruck-Stempeluhr ermoeglicht die Verschluesselung von Mitarbeiterdaten, um sicherzustellen, dass keine vertraulichen Informationen verloren gehen.
- Aufzeichnungen- Jede Software vereinfacht die Steuererklaerung und das Fuehren von Aufzeichnungen, und alle Gehaltsunterlagen und Berichte werden an einem Ort gespeichert. Die Software verfolgt und zeichnet auch Aenderungen an Mitarbeiterdaten wie Lohnerhoehungen, Namensaenderungen, Aktualisierungen von Steuerformularen, neue Bankkontoinformationen oder neue Adressen auf.
- Einfache Berichterstattung- Durch die Automatisierung Ihrer Software koennen Sie auch Berichte und Analysen optimieren, um bessere Einblicke in Anwesenheits- und Urlaubsberichte, Gewinnberichte und Lohnsteuerberichte zu erhalten.
- Self-Service-Optionen- Mit einer Anwesenheitssoftware muessen Mitarbeiter nicht darauf warten, dass Manager ihre Informationen aendern, da es Tools fuer die Selbstbedienung gibt. Die Option zur Self-Service bietet mehr Flexibilitaet und Information.
Ohne die richtige Software kann es schwierig sein, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu verfolgen.
Durch die Implementierung eines Fingerabdruck-Stempelsystems, wie es von Zipschedule vorgeschlagen wird, können Sie Ihre Mitarbeiter leichter verfolgen und sicherstellen, dass sie genau ein- und aussteigen.
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