Mitarbeiter Scheduler | 9 mins read

Warum braucht jedes Restaurant einen Employee Scheduler

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Einführung in den Mitarbeiterplaner

Der manuelle Aufbau eines Schichtplans, der mit den Verfügbarkeiten der Mitarbeiter, der Einhaltung des Arbeitsrechts und den Budgets in Einklang steht, kann zeitaufwändig sein. Handschriften auf Tabellenkalkulationen und Whiteboards sind ebenfalls nicht nachhaltig und anfällig für menschliche Fehler. Dies führt zu kostspieligen Effekten, bei denen Studien zeigen, dass 18% der Mitarbeiter die Schichterungen während der Woche verpassen. Wenn Mitarbeiter ihre Schichten verpassen, müssen sich Unternehmen bemühen, Ersatz zu finden oder frühzeitig zu schließen und Gewinne zu verlieren.

Herausforderungen, die sich aus der manuellen Planung ergeben, können jedoch mit dem neuesten Mitarbeiterplaner vermieden werden. Diese zuverlässigen Lösungen sparen Zeit und Geld. Viele der besten Mitarbeiterplanungssoftware und Apps verfügen auch über erweiterte Funktionen, die genutzt werden können.

Was ist ein Employee Scheduler

Ein Tool zur Mitarbeiterplanung ist ein Workforce-Management-System, das die Schichtplanung für Stundenmitarbeiter automatisiert. Die Software sorgt für konsistente Ergebnisse, da sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Einhaltung des Arbeitsrechts und die Arbeitskostenbudgets verwaltet. Mitarbeiterplaner verfügen auch über intuitive Entwürfe und geben Vorschläge für eine optimale Planung, um Unterbesetzungen und Überbesetzungen zu verhindern. Die besten Mitarbeiterplaner-Apps verfügen über andere Module und Funktionen, wie die folgenden.

  • Mobile App für iOS- und Android-Geräte
  • Cloud-basierte Technologie
  • Zeituhr zur Zeiterfassung
  • Änderungen der Verfügbarkeit von In-App-Mitarbeitern
  • In-App-Schicht-Swaps, Pick-up-Schichten und Ausschaltrabfragen Anfragen
  • Echtzeit-Schichterinnerungen und -Warnungen
  • Teamkommunikation
  • Integrationskompatibilität
  • Datenanalyse und Repor

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Bedeutung eines Employee Schedulers

Technologische Innovation wird für Restaurants und kleine Unternehmen immer wichtiger. Lösungen wie die Planung von Mitarbeitern automatisieren Prozesse und sparen Unternehmen effektiv Zeit und Geld. Laut Fallstudien verlieren Manager 20% ihrer Zeit, indem sie Tabellenkalkulationen verwenden, um Zeitpläne zu erstellen. Jährlich verbringen sie 140 Arbeitsstunden mit manuellen Planungsmethoden.

Mit einem Online-Personalplanungssystem können Betriebe ihre Zeit produktiv nutzen und effizient arbeiten. Diese Tools sind besonders wichtig für Restaurants, wenn man bedenkt, wie wertvoll die Zeit für diese Operationen ist. Zeitplanungsfehler können sich direkt auf die Qualität des Kundendienstes auswirken und Arbeitsabläufe verzögern. Daher sollten Eatery Manager die verschiedenen Vorteile in Betracht ziehen, die sich aus der Einführung von Online-Schedulern ergeben.

Vorteile der Verwendung von Mitarbeiterplanungssoftware

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Online-Schichtplanungssoftware ist für Restaurantunternehmen von erheblichem Wert. Restaurants in allen Größen und Funktionen, von Fast-Food-Franchises über Mom-and-Pop-Cafés bis hin zu Restaurants mit umfassendem Service, können Zeitplanungsvorteile nutzen. Zu den wichtigsten Vorteilen dieser Tools gehören die folgenden Faktoren.

Schnellplan-Anpassungen

Mitarbeiter können mit der Planungs-App schnelle Änderungen am Arbeitsplan vornehmen. Zum Beispiel können sie Anfragen für Schicht-Swapping, Time-Off- und Verfügbarkeitsänderungen direkt über ihre Mobilgeräte senden. Manager erhalten dann eine Benachrichtigung und können die Anpassungen in Echtzeit akzeptieren. Der Mitarbeiterplaner ändert die Zeitpläne automatisch entsprechend den Anforderungen.

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Verbesserung der internen Kommunikation

Workforce Scheduling-Systeme verfügen häufig über integrierte Kommunikationstools. Dies beinhaltet normalerweise Chat-Nachrichten, Ankündigungen und Newsfeeds. Teammitglieder und das Management können das Chat-Tool verwenden, um miteinander in Kontakt zu treten und zu interagieren. Geschäftsinhaber können Ankündigungen senden und Benachrichtigungen für neue Zeitpläne oder Unternehmensnachrichten senden. Durch die Eröffnung eines Kommunikationskanals werden alle Mitarbeiter informiert und können zur Rechenschaft gezogen werden.

Garantieren Einhaltung von Arbeitsplatz- und Arbeitsrecht

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Top-Personalplaner verfügen über Warnmeldungen zur Einhaltung des Arbeitsrechts, um sicherzustellen, dass Manager bei der Planung die Personalvorschriften einhalten. Das System kann auch Geschäfts- und Mitarbeiteranmeldeinformationen wie Food Handler-Zertifizierungen verfolgen. Die App wird Manager über Ablaufvorgänge aufmerksam machen und verhindert, dass Mitarbeiter geplant werden, bis sie verlängert werden.

Reduzieren Sie Absentismus und Verspätung

Die Mitarbeitersoftware für Mitarbeiter verfügt über Warnungen und Schicht-Erinnerungen. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeiter über bevorstehende Schichten informiert werden, um Vergesslichkeit zu verhindern. Manager können auch Notfallwarnungen an die Mitarbeiter senden, wenn sich der Zeitplan in letzter Minute ändert. Daher können sie die unerwartete Nachfrage schnell ausgleichen und die Gewinnspannen maximieren.

Überwachen von Echtzeitdaten

Zeitlösungen für die Mitarbeiterplanung verfügen über Daten- und Berichtsfunktionen, die automatisch wertvolle Geschäftsmetriken zusammenstellen. Zum Beispiel kann es Daten über die Leistung der Mitarbeiter, die Arbeitskosten, die Teilnahme und die Rentabilität sammeln. Manager können diese Berichte bewerten und nicht genehmigte Überstunden, sich überschneidende Urlaubsanträge und ineffiziente Teams identifizieren. Diese Erkenntnisse werden dazu beitragen, die Planung und Schichtplanung zu verbessern.

Senkte Arbeitsausgaben

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Das Planungssystem verfügt über Arbeitsverfolgungsmodule, die Managern Trends bei ihren Ausgaben und Budgets bieten. Sie können diese Informationen verwenden, um geldsparende Zeitpläne zu erstellen. Die Software verfügt auch über Arbeitsprognose-Tools, mit denen Manager Schichten basierend auf Nachfrage und Bedarf zuweisen können. Dies wird dazu beitragen, die Arbeitskosten auf ein Minimum zu reduzieren und eine Überbesetzung zu verhindern.

Erstellen Sie zuverlässige und einheitliche Zeitpläne

Bei der manuellen Erstellung von Zeitplänen können Manager bestimmte Verfügbarkeiten oder Urlaubsanträge versehentlich verlegen oder ignorieren. Dies führt zu Planungskonflikten und kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter unbewert fühlen. Mit einem Online-Scheduler kann das Management jedoch sicherstellen, dass alle Präferenzen berücksichtigt werden und Anfragen entsprechend in den Zeitplan eingefügt werden.

So entwickeln Sie einen Mitarbeiterplan

Manager können mit Personalsoftware ganz einfach Mitarbeiterpläne erstellen. Im Folgenden sind Best Practices aufgeführt, die sie befolgen sollten, um den Erfolg zu

1. Identifizieren von Finanz- und Personalressourcen

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Um mit der Planung zu beginnen, muss das Management zuerst das Budget des Unternehmens bewerten. Dies beinhaltet, wie viel Kapital sie für die Löhne der Mitarbeiter haben und wie viele Arbeitsstunden der Mitarbeiter sie sich pro Woche leisten können. Dann müssen sie herausfinden, wie viele Mitarbeiter sie beauftragen und ob sie externe Auftragnehmer einstellen müssen. Dadurch werden unnötige Überstunden, Überbuchungen und Doppelbuchungen vermieden.

2. Abgrenzung des Personalbedarfs

Manager müssen bestimmen, was sie in ihrer Belegschaft für jede Schicht benötigen. Zum Beispiel müssen sie entscheiden, ob sie einen Vorgesetzten einer Schicht zuweisen müssen. Restaurantleiter müssen viele Rollen in Betracht ziehen, da sie für jede Schicht einen Host, Köche, Server und Busse benötigen. Sie sollten auch andere Faktoren abgrenzen, z. B. ob Mitarbeiter ihre Zeitpläne anpassen können. Oder wie sie Zeitpläne versenden - wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich.

3. Finde die Kundennachfrage heraus

Unternehmen müssen auch ihre Spitzenzeiten festlegen. Manager können dies tun, indem sie historische Verkaufsdaten auswerten. Viele Scheduler-Tools verfügen über Arbeitsprognosesysteme, die Stunden und Tage mit hoher Nachfrage anzeigen. Diese Erkenntnisse helfen Managern zu wissen, welche Schicht die meisten Mitarbeiter benötigt.

4. Überprüfen der Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Restaurantmanager müssen alle Verfügbarkeiten ihrer Mitarbeiter sammeln und aufzeichnen. Auf diese Weise können sie sie an Tagen planen, an denen sie garantiert vorbeikommen und arbeiten. Ideale Verfügbarkeiten sollten Schichtpräferenzen und wie viele Tage in einer Woche sie arbeiten können, angeben. Mitarbeiter können diese Informationen zur Vereinfachung des Managers direkt in eine Planungs-App eingeben.

5. Schau dir vergangene Zeitpläne

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Frühere Arbeitspläne geben Managern Einblick in die funktionierten Prozesse und welche nicht. Zum Beispiel können sie feststellen, welche Mitarbeiter konsequent Schichten tauschen mussten und wer abdecken konnte. Dies wird dazu beitragen, bessere Schichtzuweisungen für zukünftige Zeitpläne zu treffen.

6. Habe einen Plan B

Das Leben kommt vor und manchmal müssen die Mitarbeiter um eine Auszeit bitten oder eine Deckung für ihre Schicht finden. Manager sollten sich auf diese Fälle vorbereiten und Standards für Schichthandel und Anfragen erstellen. Wenn beispielsweise ein Teammitglied krank ist, können Manager von ihnen verlangen, dass sie eine Anfrage senden, bevor sie Schichten austauschen. Indem sichergestellt wird, dass Anpassungen zuvor genehmigt werden, können sich Manager auf dem Laufenden darüber befinden, wer an welchem Tag arbeitet.

7. Alle Arbeitsgesetze verstehen

Bundes- und Landesarbeitsvorschriften werden oft variieren. Manager sollten diese Standards recherchieren und sich mit ihnen auskennen. Dies ist wichtig, da die Nichteinhaltung zu Geldstrafen und möglichen Klagen führt. Einige automatische Planungssysteme verfügen über eine Arbeitseinformitätsfunktion, aber frühere Untersuchungen stellen sicher, dass die Software auf dem neuesten Stand ist.

8. Geben Sie Informationen in den Schedule Maker

Nachdem alle wichtigen Informationen gesammelt wurden, sollten Manager sie in den Zeitplanhersteller eingeben. Einige Prozesse sind automatisiert, wie z. B. Mitarbeiterverfügbarkeit und Urlaubsanträge. Das System erstellt dann einen Zeitplan für das Unternehmen. Oder Manager können eine Zeitplanvorlage verwenden und Zeitpläne innerhalb der Software erstellen.

9. Veröffentlichen und teilen Sie den Zeitplan

Sobald der Zeitplan erstellt wurde, müssen Manager ihn veröffentlichen und mit Mitarbeitern teilen. Es ist wichtig, Zeitpläne frühzeitig zu versenden, damit die Mitarbeiter ihre Woche entsprechend planen können. Wenn jemand Fragen oder Bedenken bezüglich des Zeitplans hat, sollten Manager diese so schnell wie möglich beheben.

Top Software für die Planung von Restaurants 2021

Es gibt viele verschiedene Arten von Scheduler-Software auf dem heutigen digitalen Markt. Diese Systeme werden unterschiedliche Funktionen und Preisschilder haben. Restaurants können den Auswahlprozess vereinfachen, indem sie die besten Planungssysteme berücksichtigen.

1. PLZ Zeitpläne

Zip Schedules ist ein kostenloses Mitarbeiterplanungssystem, das für die Automatisierung konfliktfreier Zeitpläne bekannt ist, die Manager in wenigen Minuten erstellen können. Die benutzerfreundliche Plattform verfügt über mehrere Formen der Barrierefreiheit, sodass Benutzer über ein Telefon oder einen Desktop auf die Benutzeroberfläche zugreifen können. Dies steigert die Effizienz und hilft Restaurants, Zeit und Geld zu sparen. Einige der wichtigsten Funktionen von Zip Schedules umfassen Folgendes.

  • Kostenlose mobile App für Mitarbeiter für iPhone und Android-Team
  • Messaging-Tools
  • Erinnerungen Erinnerungen Erinnerungen Erinnerungen Erinnerungen
  • Anpassungen vor
  • mehreren Standorten

2. FindMyShift

FindMyShift ist ein Workforce-Management-Softwaresystem, das für seine Integrationen von Drittanbietern bekannt ist. Dies bedeutet, dass die App mit vorhandenen Business-Tools wie HR oder Gehaltsabrechnung synchronisiert werden kann. Dieses Tool eignet sich hervorragend für kleinere Geschäftsteams und ermöglicht es Eigentümern, Mitarbeiter von überall aus zu verwalten. Zu den weiteren Planungsfunktionen von FindMyShift gehören die folgenden.

  • Drag & Drop Scheduler
  • Zeit- und Anwesenheitsverfolgung
  • Benachrichtigungen
  • Time-Off-Management
  • Daten

3. HotscheDules

Unternehmen können HotSchedules auch nutzen, um Schichten zu planen. Ähnlich wie bei früheren Apps wie Zip-Zeitplänen wird HotSchedules den Prozess der Planung von Mitarbeitern rationalisieren. Einige seiner wichtigsten Module umfassen Folgendes.

  • Mobil- und Desktop-Kompatibilität
  • Ausschalt-Anfrage, Abholung offener Schichten oder Drop-Shift-Funktionen
  • Kommunikationskanäle
  • Arbeitsprognosen

4. 7Schichten

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7Shifts automatisiert den Planungsprozess mit seiner einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Sie bieten auch benutzerdefinierte Schichtplanvorlagen an, die Manager auf ihr Geschäft zuschneiden können. Seine besten Module beinhalten Folgendes.

  • Zeitpläne per E-Mail, Text oder
  • In-App-Teamkommunikation
  • senden
  • Time-Off-Management-Kompatibilität

Schlussfolgerung zum Mitarbeiter Scheduler

  • Ein Mitarbeiterplaner automatisiert die Zeitplanung für Mitarbeiter und spart Unternehmen effektiv Zeit und Geld.
  • Weitere Vorteile bei der Einführung eines Planungssystems sind die Einhaltung von Vorschriften, die Senkung der Arbeitskosten und die Verbesserung der Kommunikation.
  • Die besten Mitarbeiterplaner verfügen über Module für die Datenberichterstattung, Tools zur Verfolgung der Mitarbeiterproduktivität und Cloud-Technologie.
  • Zu den
  • Systemen und mobilen Apps, die diese Eigenschaften und Vorteile aufweisen, gehören ZipZeitpläne.

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