従業員予定作成テンプレートの使用に関するビジネスオーナーズ・ガイド
従業員スケジュール・テンプレートとは何ですか
レストランマネージャは、シフトスケジュールのカレンダーの一種としてスケジュールテンプレートを使用します。スケジュールテンプレートには、従業員名、シフト時間、各稼働日の割り当てられたロールなど、従業員スケジュールに関連するすべての労務関連データが含まれます。
勤務時間はレストランスタッフに割り当てられ、マネージャーは特定の曜日にシフトスケジュールを配布します。これにより、従業員は必要な週ごとの作業を表示し、今後の計画を立てることができます。
多くの無料のオンラインスケジューリングテンプレートから選択できます。管理者は、ビジネスニーズに合わせてカスタマイズ機能を備えたものを選択できます。他のレストランは管理ソフトウェアに投資し、スケジューリングプロセスをさらに自動化します。
すべての仕事関連データは、モバイルアプリを介してアクセスできます。どちらのオプションも、チームコミュニケーションを最適化し、作業時間を追跡し、人件費を決定する計算ツールを提供します。
多くのレストランオーナーは、従業員のスケジュールテンプレートを支持し、時間のかかる手動スケジュールプロセスを交換しました。エラーの余地が少なくなり、すべてのシフトは適切なスタッフで覆われています。
これにより、従業員は 1 か所でスケジュールを表示し、シフトに備えることができるため、満足できます。すべてのシフトが適切に人員配置されているため、顧客サービスの質が向上します。さらに、マネージャは、在庫管理、予算編成、マーケティングキャンペーンなどの重要なタスクに集中する時間が長くなります。
従業員スケジュールテンプレートの重要性
レストラン業界では、効果的なスケジューリングプロセスを行うことが重要です。オフィスとは異なり、一部のレストランは年中無休で営業しています。これには、シフトスケジュールやスイングシフトスケジュールの回転など、より複雑な従業員のシフトが必要です。
適切なツールセットがないと、従業員のスケジュール設定は複雑すぎます。エラーの可能性が高くなり、欠勤が増し、士気が低く、怒っている顧客につながります。
これらの問題の多くは、作業スケジュールテンプレートで解決できます。マネージャーは、ピーク時に適切なチームメンバーが手元にあることを確認できます。彼らは、人件費に影響を与え、顧客サービスを傷つけるオーバースケジュールやスケジュール不足を防ぐことができます。
スケジューリングソフトウェアまたは無料の従業員スケジュールテンプレートにより、リソース管理を最適化し、給与計算処理を合理化できます。マネージャーは、簡単にチームメンバーにスケジュールをメールで送信したり、アクセス可能な場所に投稿したりできます。これは、すべての人が責任を保持するのに役立ち、企業文化を強化します。
従業員のスケジュール設定のヒントとテクニック
従業員のスケジュールは、レストランマネージャーのための定期的なタスクです。最良の状況下では、スケジュール要件を予測し、プロジェクト管理を最適化することは困難です。管理者は、従業員の可用性と仕事の好みを考慮しながら、職場の効率を最大化する必要があります。
COVID-19では、スケジューリングプロセスはさらに複雑になります。昨年には、多くの従業員が解雇または異常なシフトに割り当てられました。ほとんどのレストランは通常のオペレーションを再開していますが、マネージャーはスケジューリングプロセスを刷新しています。彼らはより多くのチームメンバーを雇い、それらを訓練し、古い労働者を取り戻す必要があるかもしれません。
適切なツールとベストプラクティスがなければ、このプロセスは圧倒的になります。スケジューリングプロセスを合理化し、ボトルネックを最小化する方法について、いくつかの提案をお読みください。
1.作業スケジュールのニーズを事前に検討する
レストラン業界では、プランニングは常に重要です。マネージャは、営業と労務履歴データを確認して、すべての忙しいシフトが将来適切にカバーされるようにする必要があります。週末や祝日には、より多くのチームメンバーを雇う必要があるかもしれません。発疹の決定を下すのではなく、利用可能なデータをガイドとして使用することが重要です。これにより、スケジュール超過やスケジューリング中を防ぎ、経費を削減できます。
2.スタッフ・レベルと可用性の評価による作業スケジュールの作成
マネージャは、従業員の可用性を完全に制御する必要があります。これには、従業員とのミーティング、古い情報の更新、および勤怠データの分析が必要です。これは、従業員のシフトチームメンバーが一般的に働いているかを知るのに役立ちます。
また、仕事の好みを考慮することも重要です。従業員スケジュールソフトウェアまたはシフトスケジュールテンプレートを使用すると、作業者は新しい時間を選択して要求できます。これにより、従業員は自分の仕事のスケジュールに対する自律性を高め、士気を高める傾向があります。また、欠席などの一般的な落とし穴を防ぎ、顧客サービスの低下や売り上げの低下につながります。
3.作業スケジュールを作成する時間を増やしたい従業員をリストする
管理者は、追加の時間が必要な人の各従業員の名前を書き留める必要があります。タイムクロックとスケジューリングソフトウェアを使用すると、雇用者はリアルタイムで誰を利用できるかを正確に知ることができます。これは、管理者が最後の瞬間にシフトをカバーできる労働者を知るのに役立ちます。
世帯は今財政的に苦労しているので、多くの従業員が余分な仕事を感謝します。さらに、従業員の可用性と好みを優先する管理者は、より幸せな労働力を持っている傾向があります。
4.規制とルールに従って作業スケジュールを作成する
レストランが遵守する必要がある多くの異なる連邦および州関連の規制があります。新しい週単位のスケジュールを作成する前に、これらのルールを確認してコンプライアンスを維持する必要があります。
たとえば、一部の州では、従業員が設定された時間数以上働いている場合、レストランは2倍の料金を支払う必要があります。雇用者がこれを考慮しない場合、それは過度の人件費または違反の可能性につながる可能性があります。
また、予測スケジューリングの規制を理解することも重要です。管理者は、従業員に自分の仕事のスケジュールを事前に知らせて、最後の瞬間にスケジュールが変更された場合、余分な報酬を与える必要があります。そのため、事前にスケジュールを作成することが非常に重要です。ねじれを整理し、変更を加え、チームメンバーに通知するのに十分なスペースが必要です。
5.作業スケジュールを早期に公開し、変更が容易であることを確認
マネージャは、週単位の作業スケジュールを掲載するために、設定された日時を選択する必要があります。法律により、 雇用者は7〜14日前に従業員のシフトスケジュールを掲載する必要があります 。このルールは面倒に見えるかもしれませんが、実際にはレストランの好意でうまくいきます。これにより、スケジュールの変更、シフトスワップの承認、新しいスケジュールの印刷に多くの時間がかかります。
ワークフォース管理システムでは、すべての作業スケジュールをモバイルアプリから利用できます。変更はすぐに投稿されるため、新しいスケジュールを印刷したり配布したりする必要はありません。マネージャは、Excel スプレッドシートまたは作業スケジュールテンプレートを使用して、すべてのシフトワークをチームメンバーに電子メールで送信することもできます。方法にかかわらず、従業員は週単位のスケジュールをどこでいつ見つけられるかを知る必要があります。
従業員のスケジュールを作成する方法
すべての従業員のスケジュールには、適切な担当者を正しい時間に割り当てる必要があります。このため、管理者は、コミュニティイベント、休日の傾向、予約リストの最新情報を把握する必要があります。
また、作業スケジュールには間違いがないことが必要であり、これは行うよりも簡単に言えます。
ダブルスケジューリング、従業員のシフトに間違った人を置く、またはスケジュール不足は、すべての無駄なお金と貧しい顧客サービスにつながります。では、マネージャは従業員のシフトをスケジュールするプロセスをどのように合理化すべきですか？ステップバイステップガイドについては、先読んでください。
1.チームを知り、トップパフォーマーを中心に従業員のスケジュールを構築する
管理者は、従業員の可用性、仕事の好み、専門知識を知る必要があります。夜勤に適したパートタイムの従業員はどれですか？午前中に働くのは誰ですか？これは、従業員のスケジュール設定において重要な部分です。各シフトをカバーするだけでは十分ではありません。従業員はそれにする必要があります。各チームメンバーに関連するすべての情報のリストを書き留めるのに役立ちます。これには、従業員名、スキルセット、勤務状況、人格、および残業制限が含まれます。
次に、管理者は自分の優秀な従業員を特定し、その周りにスケジュールする必要があります。これにより、各チームメンバーがシフトに適していることが保証されます。さらに、管理者は、他の従業員が頼るための各シフトのための十分な専門知識があることを知っています。これにより、顧客サービスの質が向上し、労働者の士気が高まります。
2.コミュニケーション方法を選んで作業スケジュールを素早く配布
経営陣は、各Excelスケジュールテンプレートをどのように配布する必要がありますか？これを事前に知り、チームコミュニケーションを最適化する方法を選ぶことが重要です。スケジュールテンプレートまたはソフトウェアを使用すると、従業員はオンラインまたは電子メールで作業スケジュールを簡単に表示できます。
マネージャはまた、事前にスケジュールを配布する必要があります。これにより、変更、シフトの入れ替え、個人のコミットメントの再スケジュールに十分な時間が提供されます。従業員はもっと幸せになり、顧客もそうするでしょう。適切な人は、適切な時間に自分の仕事を遂行するために表示されます。
3.従業員に仕事のスケジュールを超える自律性を与える
従業員に勤務スケジュールに対する自律性を与えることは、雇用者と従業員の両方に利益をもたらします。これは、マネージャのためにはるかに少ない作業を作成し、スケジューリングエラーにつながるバックアンドフォースを最小限に抑えます。従業員は、将来の計画を立てることができるように、彼らがいつ働くかをより詳細に制御したいです。
適切なシフトスケジュールツールを使用すると、従業員はモバイルアプリを通じて情報にアクセスしたり、休暇をリクエストしたり、シフトを交換したりできます。これは従業員のエンゲージメントの高レベルにつながり、欠勤を最小限に抑え、士気を向上させます。
4.作業スケジュールの空き時間フォームの作成
可用性グラフは、管理のワークロードを軽減し、スケジューリングの精度を高めるのに最適なツールです。マネージャは、最初に採用されたチームメンバーに可用性フォームを配布できます。その後、定期的にチェックインして、利用可能な勤務時間内に更新がないかどうかを確認する必要があります。
このオプションは、レストランが従業員のスケジュールテンプレートまたはペンと紙に依存する場合に便利です。自動化されたソフトウェアソリューションにより、すべての可用性データがデジタル化され、管理者はいつでもオンラインで表示できます。
5.作業スケジュールを作成する最適なツールを探す
管理者は、時間管理で素晴らしいことができ、良い組織のスキルを持っています。しかし、適切なスケジュールツールセットがなければ、間違いを犯すのは非常に簡単です。Microsoft Excel または Google スプレッドシートなどのクラウドベースのソリューションは、多くのスケジューリングブートネックを排除するのに役立ちます。
アプリのスケジュールは、迅速なコミュニケーション、即時更新、自動リマインダーを可能にする、より自動化されたソリューションです。また、多くのソフトウェアソリューションは州関連の労働法にも考慮され、企業のコンプライアンスの維持に役立ちます。
Excel で従業員スケジュールテンプレートを作成する方法
レストランが従業員のスケジュールにMicrosoft Excelを選択した場合、その使用方法を正確に把握する必要があります。Excel は、カスタマイズする必要がない非常に機能的で基本的なスケジュールに最適です。Excelで作業スケジュールを作成するベストプラクティスには、-
- 従業員の名前と日付の入力- 新しいスプレッドシートを開いて名前を付けた後、ユーザーは従業員名と日付を入力する必要があります。名前は X 軸に、日付は Y 軸になります。各従業員名の間に空の行が必要です。ユーザーは、この空白行を使用して、その特定の日の作業者の割り当てられたロールを書き留めることができます。
- 作業シフトの作成- 次に、ユーザーは各稼働日に関連付けられた作業時間と従業員ロールを入力する必要があります。
- スケジュールのカスタマイズ- ユーザーはスケジュールをカスタマイズして、特定のデータを目立たせることができます。オプションには、キーデータの太字、境界線の変更、セルのサイズの変更、異なる配色の使用などがあります。
従業員スケジューリングテンプレートの主なポイント
結論として、従業員のスケジューリングテンプレートについて知っておくべき主なポイントは次のとおりです。
- 従業員のスケジューリングテンプレートは、マネージャが業務を合理化し、重要なシフトをカバーし、リソース管理を最適化するのに役立ちます。これにより、給与計算プロセスが円滑になり、人件費を最小限に抑えることができます。また、従業員の士気を向上させ、売上高を低下させ、顧客サービスの質を向上させます。
- 従業員のスケジュール設定に関するベストプラクティスには、先行計画、可用性とスタッフレベルの評価、追加のシフト作業が必要としている人の特定、規制の見直し、スケジュールを事前に配布することが挙げられます。
- 従業員のスケジュールを作成する場合、マネージャはチームの可用性と好みを把握し、従業員間のシフトを構築し、適切なコミュニケーション方法を確立し、スケジュールを迅速に配布し、従業員の自律性を高め、可用性グラフを作成し、最適なスケジューリングツールを選択する必要があります。
- Excel で従業員のスケジュールを作成するには、まず従業員の名前と日付を入力し、作業シフトを作成し、スケジュールをカスタマイズする必要があります。これにより、特定のレストランで受け入れられる非常に基本的で機能的なスケジュールが作成されます。
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