Perche la tua azienda dovrebbe utilizzare un modello di scheda attivita
Che cos'e un modello di scheda presenza/scheda attivita?
Per comprendere correttamente cos'e un modello di scheda attivita, e utile definire cos'e una scheda attivita. Una scheda attivita e uno strumento virtuale o fisico utilizzato per registrare e tenere traccia delle ore lavorate. Sia la scheda oraria che il foglio di tempo sono considerati fondamentali per il monitoraggio del tempo sul posto di lavoro. Un modello di scheda attivita e una tabella di dati utilizzata dai datori di lavoro per tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti in un determinato periodo.
Vari membri del team utilizzano i dati della scheda attivita all'interno di un'azienda. Ad esempio, una scheda attivita dipendente e spesso utile per i processi di contabilita di gestione. Invece di tenere traccia del tempo libero per le pause pranzo o le ore di lavoro straordinario, un semplice strumento scheda attivita fornisce dati in tempo reale. I responsabili possono utilizzare la scheda attivita per fare riferimento facilmente al tempo dei dipendenti e valutare tutto, dalla produttivita all'efficienza.
L' elaborazione del ciclo paghe e spesso fortemente dipendente dagli strumenti di tempo dei dipendenti. Gli strumenti di monitoraggio del tempo aiutano a tenere traccia delle ore straordinarie e delle ore regolari ogni periodo di paga essenziale per l'accuratezza delle retribuzioni. In precedenza, i processi del ciclo paghe erano soggetti a piu errori umani in comune con i processi manuali dei dipendenti. Il ciclo paghe puo utilizzare le voci della scheda attivita e gli strumenti di verifica del tempo per assicurarsi che la retribuzione totale sia corretta.
Importanza dell'utilizzo di un modello di scheda presenza/scheda attivita
I datori di lavoro scaricano programmi di modelli di scheda attivita gratuiti come Fogli Google o Excel per cercare di risparmiare denaro. Tuttavia, le ore di lavoro e le ore di straordinario impiegate per calcolare il tempo e la retribuzione totale possono costare di piu alle aziende nel tempo. Soprattutto dopo aver utilizzato Fogli Google o modello Excel per un po ', l'implementazione di software di monitoraggio del tempo specializzato e eccitante. Invece di navigare colonne e righe di applicazioni di schede attivita gratuite, un'opzione di facile utilizzo e aperta attraverso il software di monitoraggio del tempo. Il software per il tempo dei dipendenti visualizza le ore lavorate in tempo reale e puo registrare un'ampia gamma di dati senza sforzo.
Dalle ore straordinari alle ore di pranzo segnalate, il software di tempo dei dipendenti e un grande investimento. Ad esempio, le ore lavorate regolari e le ore di lavoro straordinario sono facili da distinguere tra il software di monitoraggio del tempo. La differenziazione piu semplice comporta un minor numero di discrepanze di fatturazione o periodo di pagamento. Le discrepanze di tempo dei dipendenti non solo costano denaro aziendale nel tempo, ma possono causare danni significativi alla reputazione di un'azienda.
Vantaggi dei modelli di scheda attivita
I modelli di scheda attivita sono dotati di un proprio set di vantaggi. I vantaggi delle schede attivita sono gia percepiti dalle piccole imprese e dalle grandi aziende in tutto il mondo. I vantaggi significativi delle schede attivita che tutti i professionisti del business dovrebbero conoscere includono-
Approfondimenti
La produttivita e l'efficienza dei dipendenti sono spesso discussi dagli esperti del mondo degli affari. Tuttavia, affinche queste parole d'ordine abbiano un significato sostanziale, devono poter essere applicate. Quando le aziende tengono traccia delle ore e capiscono come vengono spesi le ore lavorative, la produttivita e l'efficienza possono essere misurate in modo piu accurato.
Strumenti che vanno da un orologio a una scheda oraria possono aiutare le aziende a quantificare le misure come la produttivita e l'efficienza dei dipendenti. Le aziende possono anche utilizzare le informazioni sulla scheda attivita per visualizzare in che modo il tempo dei dipendenti puo essere utilizzato meglio. Quando le aziende utilizzano correttamente gli strumenti di tempo dei dipendenti, e piu facile identificare i blocchi stradali e ridurre lo spreco di tempo dei dipendenti.
La gestione dei progetti e notevolmente migliorata grazie alle informazioni che una semplice scheda attivita puo rivelare. Sia che venga utilizzata una scheda attivita bisettimanale o mensile, i dati relativi al tempo dei dipendenti rivelano informazioni preziose. Ad esempio, una scheda attivita giornaliera o una scheda attivita bisettimanale potrebbe indicare un problema di gestione del progetto in velocita quasi reale. In alternativa, una scheda attivita mensile o una scheda attivita settimanale potrebbero indicare problemi di flusso di lavoro piu a lungo termine.
Risparmio
La necessita di tenere traccia manuale delle ore e tenere traccia delle attivita completate puo diventare rapidamente un incubo dei costi di manodopera. Fortunatamente, il tempo di monitoraggio per piu dipendenti puo essere realizzato con strumenti di tempo dei dipendenti di facile utilizzo. Gli strumenti di tempo dei dipendenti aiutano a garantire che le aziende stiano utilizzando il tempo dei dipendenti in modo ottimale, il che si traduce direttamente in una maggiore redditivita della linea di fondo.
Quando le risorse umane possono tenere traccia delle ore lavorate dei dipendenti in modo efficace, tutto, dalle decisioni di assunzione allo sviluppo della carriera e migliorato. Ad esempio, molte aziende assumeranno nuovi dipendenti prima di sviluppare membri del team attualmente sul personale. Purtroppo, cio puo facilmente portare a molti lavoratori inefficaci invece di un minor numero di lavoratori efficaci.
Gestione
La possibilita di tenere traccia delle ore e tenere traccia delle attivita completate in tempo reale fornisce una prospettiva preziosa. I professionisti della gestione possono esaminare in una scheda attivita mensile o settimanale se le ore di lavoro vengono utilizzate al meglio. Le aziende possono utilizzare i dati della scheda attivita per identificare facilmente quali membri del team sono i migliori performer da premiare e riconoscere.
Gli strumenti di tempo dei dipendenti come una semplice scheda attivita possono essere integrati con altri strumenti di monitoraggio del tempo. Ad esempio, i dati della scheda oraria o dell'orologio possono aiutare a indicare dipendenti poco performanti di cui tenere traccia. Per i dipendenti poco performanti, la direzione puo tenere traccia delle ore lavorate con maggiore attenzione, che vanno dall'ora di inizio alle pause pranzo registrate. Se un dipendente continua a sottoperformance su base semestrale o mensile, la gestione puo intervenire per risolvere i problemi.
Come utilizzare un modello di scheda attivita
Se si utilizza una scheda attivita giornaliera o una scheda attivita mensile, sono disponibili suggerimenti utili. Fattori come la tariffa oraria dei dipendenti e le pause pranzo sono importanti per le aziende per tenere traccia e tenere conto correttamente. Inoltre, alcuni dipendenti possono avere diverse date dei periodi di retribuzione o protocolli di retribuzione straordinari.
Fortunatamente, i modelli di scheda attivita sono progettati per un facile utilizzo al fine di fornire una semplice accessibilita alle schede attivita alle aziende. E fondamentale che le aziende capiscano come utilizzare correttamente un modello di scheda attivita. Senza un utilizzo corretto, i modelli di scheda attivita non sono strumenti efficaci per il tempo dei dipendenti. I passaggi di base per l'utilizzo di un modello di scheda attivita includono-
1. Scelta modello
Sono disponibili varie opzioni per i modelli di scheda attivita per le aziende tra cui scegliere. Un'organizzazione deve assicurarsi di scegliere un modello di scheda attivita piu adatto alle esigenze aziendali. Durante questa fase sono importanti fattori che vanno dalla durata del periodo di pagamento alle variazioni delle tariffe orarie.
Sebbene i modelli di scheda attivita siano progettati per facilitare l'utilizzo e l'accessibilita prima del download dei modelli, vale la pena indagare. Mentre un modello di scheda attivita puo essere interessante per un'azienda, un'altra azienda potrebbe preferire un'opzione alternativa. Qualunque sia il modello di scheda attivita scelto deve essere utilizzato tra i dipendenti per scopi organizzativi.
2. Stabilimento programma
Una volta selezionato un modello di scheda attivita, e necessario stabilire un protocollo della scheda attivita dei dipendenti. Alcune aziende richiedono aggiornamenti della scheda attivita dei dipendenti ogni giorno con l'ora di inizio dei dipendenti e le pause pranzo chiaramente annotate. Altre aziende possono richiedere un completamento bisettimanale o settimanale della scheda attivita. Stabilire una pianificazione per il completamento della scheda attivita dei dipendenti consente di assicurarsi che tutti si trovino sulla stessa pagina. Quando tutti sono sulla stessa pagina, i processi dei periodi di pagamento sono piu facili da snellire.
3. Doppio controllo
Incoraggiare i dipendenti a ricontrollare le voci della scheda attivita aumenta i livelli di precisione. Una scheda oraria o un orologio e un ottimo riferimento per i dipendenti per confermare le voci. Un minor numero di errori consente di risparmiare tempo sulla correzione degli errori lungo la linea. Il libro paga puo evitare di dover rilevare errori su base semestrale o mensile con un doppio controllo costante dei dipendenti.
Le aziende dovrebbero ricordare ai dipendenti che la retribuzione totale dipende dall'accuratezza della scheda attivita dei dipendenti. Per i dipendenti con prestazioni, anche le ore lavorate in un periodo retributivo possono influenzare la loro amministrazione dei benefici. Per i dipendenti a tariffa oraria, tutte le ore straordinarie lavorate devono essere controllate accuratamente in quanto hanno implicazioni piu pesanti sul costo del lavoro.
4. Coerenza
Proprio come lo stesso modello di scheda attivita deve essere utilizzato per diversi dipendenti in un'organizzazione, la coerenza delle voci e fondamentale. Le incongruenze possono essere facilmente interpretate male, il che influisce su tutto, dalle ore regolari alle pause pranzo registrate. La coerenza aiuta a garantire che le schede attivita rimangano sia organizzate che chiare.
I dipendenti devono assicurarsi che sia le date che le ore siano mantenute uniformi nel formato. Ad esempio, l'ora di inizio delle 8-00 puo essere indicata come 8, 8-00 o 8-00 a.m. Qualunque formato sia deciso dovrebbe essere applicato dall'ora di inizio alle pause pranzo effettuate.
Come creare un modello di scheda attivita in Excel
Un modello di scheda attivita gratuita puo essere un'opzione per le aziende non ancora pronte a investire in software di monitoraggio del tempo a pagamento. Le aziende possono utilizzare una scheda attivita Google Documenti o Excel per le esigenze di monitoraggio del tempo. Alcuni dipendenti potrebbero preferire Documenti Google o Fogli Google a causa della familiarita con la suite. Una scheda attivita di Excel puo essere preferibile per altri dipendenti, in particolare quelli che hanno familiarita con la suite Microsoft. I passaggi per rendere un modello di scheda attivita di Excel sono inclusi-
1. Selezionare la scheda Visualizzazione Excel, quindi selezionare la scheda Blocca riquadri. Dal menu a discesa di trascinamento, scegliete Congela riga superiore per mantenere la riga durante lo scorrimento.
2. Assegnare intestazioni di colonna con le categorie annotate. Le categorie possono variare dall'ora di inizio alle pause pranzo e alle ore straordinari, se applicabile. Termina le intestazioni di colonna elencando le ore lavorate giornaliere e le ore lavorate settimanalmente.
3. Selezionare il formato di data preferito per la registrazione dell'ora facendo clic sull'intestazione della colonna A e selezionando tutte le celle. Dopo aver selezionato tutte le celle, aprire la finestra di dialogo nella parte inferiore del gruppo Numero per fare clic sull'elemento Data.
4. Selezionare l'intestazione per la colonna B e quindi utilizzare il tasto Maiusc sull'intestazione della colonna del tracker del tempo precedente. Selezionare la finestra di dialogo Ora dall'opzione Gruppo Numero. Applicare il formato elencato come 13-30 p.m. per visualizzare le ore dei dipendenti con indicatori di daypart.
5. Fare clic sulla colonna Totale tempo giornaliero e fare clic su Sposta su ore totali settimanali per selezionare tutte le celle delle colonne. Fare clic sulla finestra di dialogo Numero, selezionare l'elemento personalizzato e immettere nel campo Tipo- [h] -mm. Questo passaggio consente alle ore dei dipendenti di superare le 24 ore per il totale delle ore lavorate settimanalmente.
6. Selezionare la cella del tracker ore giornaliere e inserire un segno di uguale per inserire una formula. Fare clic sulla cella di uscita dell'orologio di fine giorno per aggiungere la posizione alla formula utilizzando il segno -. Fare clic sull'orologio nella cella, selezionare Invio e completare la formula per dedurre automaticamente i tempi di entrata e di uscita dell'orologio. Assicurati di ricordare le pause pranzo richiedono ulteriori calcoli eseguiti.
7. Selezionare la riga delle ore lavorate settimanali e digitare =SUM. Fare clic sull'indicatore orario giornaliero e trascinare verso il basso fino a colpire la cella nella riga 6. Assicurarsi di inserire una parentesi chiusa per completare la formula per evitare problemi.
8. Fare clic e trascinare la prima cella della riga 2 attraverso il totale settimanale della scheda attivita nella riga 6 e posizionare il cursore sull'angolo inferiore destro della cella finale. Il cursore dovrebbe eventualmente visualizzare un simbolo nero piu. Una volta modificato il cursore, trascinare fino a raggiungere la riga 261 per stabilire un anno di righe.
9. Fare doppio clic sulla tabella dei titoli della scheda attivita di Excel e etichettarla in modo appropriato. Immettere il nome del primo dipendente per iniziare a tenere traccia delle ore lavorate dei dipendenti.
10. Selezionare l'intersezione delle righe numerate della scheda attivita dei dipendenti e delle intestazioni di colonna con caratteri per selezionare tutti i dati. Copia negli Appunti e seleziona il segno piu accanto alla scheda attivita corrente per inserire un nuovo modello di scheda attivita.
Alcune aziende preferiscono tenere traccia delle ore totali lavorate dei dipendenti utilizzando Fogli Google o un modello di scheda attivita di Excel. Tuttavia, ci sono opzioni di monitoraggio del tempo preferibili disponibili per le aziende da utilizzare. Il software di monitoraggio del tempo puo fornire facilita d'uso accessibilita e assicurarsi che il tempo dei dipendenti sia il piu preciso possibile.
Conclusione per il modello di scheda attivita
- Le opzioni gratuite dei modelli di scheda attivita sono disponibili su Fogli Google e Microsoft Excel.
- Un modello di scheda attivita gratuita non e cosi completo come i programmi software di monitoraggio del tempo a pagamento.
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