Suggerimenti di livello superiore per la creazione di un modello di pianificazione del lavoro
Suggerimenti per creare il modello di pianificazione del lavoro migliore
Come direttore di un ristorante, puo sembrare che alcuni aspetti del lavoro non siano mai finiti. Dopo aver arrotolato l'argenteria e il conteggio delle forniture ancora una volta, le attivita ripetitive diventano ingombranti. Prendono piu tempo lontano dai progetti critici e portano rapidamente al burnout.
La programmazione dei dipendenti si trova nella parte superiore dell'elenco dei task ripetitivi. Poiche la creazione del programma di lavoro e richiesta ogni 1-2 settimane, sarebbe bello se ci fosse un modo piu semplice e veloce per farlo. Quindi, e possibile ottimizzare la pianificazione dei turni dei dipendenti in modo che i manager possano concentrarsi sulla gestione dei progetti? Fortunatamente, i ristoranti hanno ora accesso a una serie di strumenti automatizzati, inclusi i modelli di pianificazione. Non solo i modelli sono ottimi per la pianificazione dei turni, ma di solito sono gratuiti.
Un modello di pianificazione del lavoro settimanale fornisce strumenti che consentono di calcolare i costi di manodopera e identificare gli sprechi. I manager possono utilizzare i dati storici delle vendite e del lavoro per monitorare l'assenteismo e la produttivita. Cio rendera tutti responsabili e garantira che i cambiamenti giusti siano coperti dalle persone giuste. Di conseguenza, i clienti sono piu felici, le vendite aumentano e i manager hanno piu tempo per lavorare su altri progetti.
Quindi, come possono i manager creare il miglior modello di pianificazione del lavoro? Ecco i consigli migliori.
1. Trova il modello di pianificazione del lavoro migliore
Ci sono molti moduli di programma di lavoro gratuiti online tra cui scegliere. La stragrande maggioranza dovra essere personalizzata per allinearsi alle esigenze aziendali. I responsabili devono assicurarsi che il modello di pianificazione del lavoro settimanale sia compatibile con qualsiasi software. E meglio aprire il modello con il software per fogli di calcolo Microsoft Excel. I manager dovranno solo modificare i nomi, le date e gli orari all'interno del modello in modo che rifletta il ristorante.
E ottimale mantenere l'ordine dei nomi lo stesso per ogni programma di turno successivo. In caso contrario, i membri del team avranno difficolta a trovare i loro nomi ed e piu difficile per i manager analizzare i dati storici. E sempre importante salvare tutto il lavoro e distribuire il programma nello stesso giorno ogni 1-2 settimane.
2. Crea modello di pianificazione del lavoro intorno ai migliori dipendenti
Se i manager costruiscono le pianificazioni di lavoro intorno ai migliori esecutori, ci sara sempre un certo livello di competenza su cui fare affidamento. Ogni turno avra uno o due membri del team che capiscono la stragrande maggioranza delle attivita e non hanno bisogno di ulteriore assistenza.
Questo da ai manager piu tempo per formare nuovi assunti o avere nuovi assunti lavorano con dipendenti esperti. Garantisce inoltre che ogni turno operi senza intoppi in modo che i team meno esperti possano saperne di piu sul business.
3. Conoscere i lavoratori prima della costruzione del modello di pianificazione del lavoro
Le persone cercano lavoro altrove quando i loro dirigenti non rispettano i loro obblighi e le preferenze di lavoro. Inoltre, i manager che si concentrano solo sulla copertura dei turni rischiano di mettere la persona sbagliata sul turno sbagliato. Questo puo danneggiare la qualita del servizio clienti e danneggiare il morale dei dipendenti.
I manager dovrebbero conoscere le preferenze, la disponibilita, le personalita, i punti di forza e le debolezze dei membri del team. Questo aiutera anche a sapere esattamente quando i dipendenti non possono lavorare, il che impedisce errori di programmazione e chiamate all'ultimo minuto.
4. Distribuisci modello di pianificazione del lavoro A.S.A.P.
Chi vuole sapere le ore assegnate la notte prima di un turno? Nessuno. I dipendenti devono mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata per mantenere l'efficienza e il morale sul posto di lavoro. In caso contrario, la soddisfazione del lavoro diminuira rapidamente e i datori di lavoro lotteranno con alti tassi di fatturato. Si tratta di un effetto di catena negativo che influisce sul servizio clienti, sulle vendite e sulle relazioni di lavoro. La
creazione anticipata di modelli di pianificazione del lavoro fornisce un sacco di tempo per le modifiche dei programmi, gli aggiornamenti e gli swap a turni. In questo modo, i manager non devono preoccuparsi di sostituti dell'ultimo minuto o no-show.
5. Offri autonomia ai dipendenti rispetto alla pianificazione del lavoro
Il coinvolgimento dei dipendenti aumenta quando i lavoratori hanno una maggiore autonomia rispetto ai loro orari. I membri del team possono scegliere i loro turni, scambiarsi con i colleghi e mantenere il controllo sulle modifiche.
I manager possono facilitare questo programmando i migliori performer per alcuni turni e consentendo ai lavoratori rimanenti di scegliere gli slot intorno a loro. Dopo 3-4 giorni, possono esaminare le modifiche e approvarle prima di distribuire la pianificazione.
Strumenti come Microsoft Excel, un modello di pianificazione dei dipendenti o software automatizzato rendono questo processo molto piu semplice. I dipendenti possono accedere al programma dai loro dispositivi mobili e tutte le modifiche vengono immediatamente aggiornate nel sistema.
6. Forza dipendenti a trovare sostituti per programma lavoro
Se i dipendenti non possono lavorare un turno, dovrebbero essere loro a trovare un sostituto. In caso contrario, i manager avranno molti piu mal di testa e meno tempo per lavorare su altre attivita. Per semplificare questo processo, i ristoranti dovrebbero investire in strumenti automatizzati che ottimizzano la comunicazione del team.
Poiche e cosi facile comunicare attraverso queste app, i dipendenti non hanno scuse se non per trovare un sostituto. I manager dovrebbero inoltre stabilire una serie di procedure e politiche per trovare un sostituto. Essi devono sempre approvare ogni sostituto per assicurarsi che la persona scelta sia qualificata per quel particolare turno.
Modello di pianificazione delle principali modalita di lavoro
In conclusione, ecco le procedure consigliate per creare un modello di pianificazione del lavoro-
- i responsabili devono prima trovare il modello di pianificazione del lavoro migliore. Dovrebbero costruire turni intorno ai migliori performer per massimizzare l'efficienza e garantire che ci sia abbastanza esperienza su cui fare affidamento.
- Il manager dovrebbe sapere tutto sul proprio team, inclusi dati quali disponibilita, preferenze, personalita e qualifiche. Dovrebbero cercare di onorare queste richieste il piu possibile. Inoltre, e fondamentale distribuire il modello di pianificazione settimanale il piu rapidamente possibile. Questo offre ampio spazio per regolazioni e aggiornamenti.
- I manager dovrebbero consentire ai lavoratori di programmare se stessi. Cio contribuira a risparmiare tempo e migliorare il morale dei dipendenti.
- I lavoratori dovrebbero essere responsabili di trovare sostituti per il programma settimanale. I manager devono creare politiche ragionevoli per guidare il processo e mantenere la responsabilita.
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