Guida del proprietario aziendale all'utilizzo di un modello di pianificazione dei dipendenti
Che cos'e un modello di pianificazione dei dipendenti?
I responsabili del ristorante utilizzano i modelli di pianificazione come tipo di calendario per gli orari dei turni. Un modello di programma include tutti i dati relativi al lavoro relativi a un programma dipendente, inclusi i nomi dei dipendenti, gli orari dei turni e i ruoli assegnati per ogni giornata lavorativa.
Gli orari di lavoro sono assegnati al personale del ristorante e i dirigenti distribuiscono il programma dei turni in un giorno specifico della settimana. In questo modo, i dipendenti possono visualizzare il loro lavoro settimanale richiesto e pianificare in anticipo.
Ci sono molti modelli di pianificazione online gratuiti tra cui scegliere. I manager possono scegliere uno con funzionalita di personalizzazione per allinearsi alle esigenze aziendali. Altri ristoranti investono in software di gestione, che automatizza ulteriormente il processo di programmazione.
Tutti i dati relativi al lavoro sono accessibili tramite un'app mobile. Entrambe le opzioni ottimizzano la comunicazione del team, aiutano a tenere traccia delle ore di lavoro e offrono strumenti di calcolo per determinare i costi di manodopera.
Molti proprietari di ristoranti hanno scambiato processi di programmazione manuale che richiedono tempo a favore dei modelli di pianificazione dei dipendenti. C'e meno spazio per gli errori e tutti i turni sono coperti con il personale appropriato.
Questo soddisfa i dipendenti perche possono visualizzare gli orari in un unico luogo e prepararsi per i turni. Poiche tutti i turni sono adeguatamente dipendenti, la qualita del servizio clienti migliora. Inoltre, i manager hanno piu tempo per concentrarsi sulle attivita critiche, come la gestione dell'inventario, la definizione del budget e le campagne di marketing.
L'importanza di un modello di programmazione dei dipendenti
E fondamentale avere processi di pianificazione efficaci nel settore della ristorazione. A differenza degli uffici, alcuni ristoranti operano 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Cio richiede turni dei dipendenti piu complessi, come i programmi di turni rotanti e gli orari dei turni oscillanti.
Senza il giusto set di strumenti, programmare i dipendenti e troppo complesso. C'e una maggiore probabilita di errore, che porta a piu assenteismo, morale piu basso e clienti arrabbiati.
Un modello di pianificazione del lavoro puo risolvere molti di questi problemi. I manager possono assicurarsi che i membri del team giusti siano a portata di mano durante le ore di punta. Possono prevenire l'over-scheduling e la sottoprogrammazione, che influisce sui costi di manodopera e ferisce il servizio clienti. La
pianificazione di un software o un modello di pianificazione gratuito dei dipendenti ottimizzera la gestione delle risorse e semplifica l'elaborazione delle retribuzioni. I manager possono facilmente inviare il programma via e-mail ai membri del team o postarlo in una posizione accessibile. Questo aiuta a rendere tutti responsabili, il che migliora la cultura aziendale.
Suggerimenti e tecniche per la pianificazione dei dipendenti
La pianificazione dei dipendenti e un compito regolare per i gestori di ristoranti. Nelle migliori circostanze, e difficile anticipare i requisiti di pianificazione e ottimizzare la gestione dei progetti. I manager devono inoltre massimizzare l'efficienza sul posto di lavoro, tenendo conto della disponibilita dei dipendenti e delle preferenze di lavoro.
Con COVID-19, i processi di pianificazione sono ancora piu complicati. Molti dipendenti sono stati licenziati o assegnati a turni insoliti durante l'ultimo anno. Mentre la maggior parte dei ristoranti hanno ripreso le normali operazioni, i manager sono bloccati rinnovando il processo di pianificazione. Potrebbero aver bisogno di assumere piu membri del team, addestrarli e riportare indietro vecchi lavoratori.
Senza il giusto set di strumenti e best practice, questo processo puo essere travolgente. Leggi in anticipo per alcuni suggerimenti su come semplificare il processo di pianificazione e ridurre al minimo i colli di bottiglia.
1. Considerare le esigenze di pianificazione del lavoro in anticipo
La pianificazione e sempre fondamentale nel settore della ristorazione. I manager dovrebbero esaminare i dati storici delle vendite e del lavoro per garantire che tutti i turni impegnati siano adeguatamente coperti in futuro. Potrebbe essere necessario assumere piu membri del team durante i fine settimana o le vacanze. E fondamentale non prendere decisioni avventate, ma utilizzare i dati disponibili come guida. Cio impedira l'overscheduling e la programmazione, che riduce le spese.
2. Valutazione dei livelli di assegnazione del personale e della disponibilita per creare il programma di lavoro
I manager hanno bisogno di un controllo completo sulla disponibilita dei dipendenti. Cio richiede riunioni con i dipendenti, l'aggiornamento delle informazioni precedenti e l'analisi dei dati relativi alle presenze. Questo aiutera a sapere cosa lavorano i membri del team di turno dei dipendenti in genere.
E anche importante tener conto delle preferenze di lavoro. Con il software di programmazione dei dipendenti o un modello di programma turni, i lavoratori possono scegliere e richiedere nuove ore. Questo da ai dipendenti una maggiore autonomia rispetto ai loro orari di lavoro, che tende ad aumentare il morale. Inoltre previene le insidie comuni come l'assenteismo, che porta a un servizio clienti scadente e a una riduzione delle vendite.
3. Elenca dipendenti che desiderano piu ore per creare programma di lavoro
I manager dovrebbero annotare il nome di ogni dipendente di coloro che vogliono ore aggiuntive. Con il tempo e il software di programmazione, i datori di lavoro possono anche sapere esattamente chi e disponibile in tempo reale. Questo aiuta i dirigenti a sapere quali lavoratori possono coprire un turno all'ultimo minuto.
Poiche le famiglie ora stanno lottando finanziariamente, molti dipendenti apprezzeranno il lavoro extra. Inoltre, i manager che danno priorita alla disponibilita e alle preferenze dei dipendenti tendono ad avere una forza lavoro piu felice.
4. Seguire i regolamenti e le regole per creare la pianificazione del lavoro
Ci sono molte diverse normative federali e statali che i ristoranti devono rispettare. Prima di creare una nuova pianificazione settimanale, e necessario rivedere queste regole per mantenere la conformita.
Ad esempio, alcuni stati richiedono ai ristoranti di pagare il doppio se i dipendenti lavorano piu di un determinato numero di ore. Se un datore di lavoro non fattore questo, puo portare a costi eccessivi di manodopera o una possibile violazione.
E anche fondamentale comprendere le normative di pianificazione predittiva. I manager devono informare i dipendenti in anticipo i loro programmi di lavoro e dare una retribuzione supplementare se il programma cambia all'ultimo minuto. Questo e il motivo per cui e cosi importante creare pianificazioni in anticipo. Ci deve essere spazio sufficiente per risolvere eventuali nodi, apportare modifiche e informare i membri del team.
5. Pubblicare il programma di lavoro in anticipo e garantire che sia facile apportare modifiche
I manager devono scegliere un'ora e un giorno prestabiliti per registrare il programma di lavoro settimanale. Per legge, i datori di lavoro devono pubblicare un programma di turni dipendente 7-14 giorni in anticipo. Mentre questa regola puo sembrare ingombrante, in realta funziona a favore del ristorante. Cio fornisce un sacco di tempo per apportare modifiche alla pianificazione, approvare gli swap a turni e stampare nuove pianificazioni.
Con i sistemi di gestione della forza lavoro, tutte le pianificazioni di lavoro sono disponibili tramite app mobili. Eventuali modifiche vengono pubblicate immediatamente, quindi non e necessario stampare o distribuire una nuova pianificazione. I responsabili possono anche utilizzare un foglio di calcolo Excel o modelli di pianificazione del lavoro per inviare via e-mail tutto il lavoro a turni ai membri del team. Indipendentemente dal metodo, i dipendenti devono sapere dove e quando trovare i loro orari settimanali.
Come creare un programma dipendente
Tutte le pianificazioni dei dipendenti devono avere le persone appropriate assegnate alle ore corrette. Cio richiede ai manager di rimanere aggiornati sugli eventi della community, sulle tendenze delle vacanze e sull'elenco delle prenotazioni.
Anche il programma di lavoro deve essere completamente privo di errori, il che e piu facile a dirsi che a farsi. La
doppia programmazione, l'inserimento della persona sbagliata su un turno di dipendenti o la sottoprogrammazione porteranno a soldi sprecati e a un servizio clienti scadente. Quindi, in che modo i manager dovrebbero semplificare il processo di pianificazione dei turni dei dipendenti? Leggi avanti per una guida passo-passo.
1. Conoscere il team e costruire la pianificazione dei dipendenti intorno ai migliori esecutori
I manager devono conoscere la disponibilita dei dipendenti, le preferenze di lavoro e le competenze. Quali dipendenti part-time sono piu adatti per i turni notturni? Chi preferisce lavorare al mattino? Questa e una parte critica della pianificazione dei dipendenti. Non basta solo coprire ogni turno; i dipendenti devono essere troppo coi dipendenti. Puo aiutare a scrivere un elenco di tutte le informazioni rilevanti per ciascun membro del team. Questo puo includere il nome del dipendente, il set di competenze, lo stato del lavoro, la personalita e qualsiasi restrizione di lavoro straordinario.
Successivamente, i manager dovrebbero determinare chi sono i loro migliori dipendenti e poi programmare intorno a loro. Questo assicura che ogni membro del team sia adatto per il proprio turno. Inoltre, i dirigenti sapranno che c'e abbastanza competenza per ogni turno su cui poter contare gli altri dipendenti. Cio migliorera la qualita del servizio clienti e migliorera il morale dei lavoratori.
2. Scegli metodo di comunicazione e distribuzione rapida della pianificazione del lavoro
In che modo la gestione dovrebbe distribuire ogni modello di pianificazione di Excel? E fondamentale saperlo in anticipo e scegliere un metodo che ottimizzi la comunicazione del team. Un modello o un software di pianificazione semplificano la visualizzazione dei programmi di lavoro online o tramite e-mail.
I manager devono anche distribuire il programma in anticipo. Cio fornisce un sacco di tempo per apportare modifiche, scambiare turni e riprogrammare gli impegni personali. I dipendenti saranno piu felici e cosi saranno i clienti. Le persone giuste si presenteranno al momento giusto per svolgere il loro lavoro.
3. Offri autonomia ai dipendenti rispetto al programma di lavoro
Dare ai dipendenti l'autonomia sul programma di lavoro beneficia sia il datore di lavoro che il dipendente. Crea molto meno lavoro per il manager e riduce al minimo il back-and-forths che portano a errori di pianificazione. Ai dipendenti piace avere un maggiore controllo su quando lavorano in modo da poter pianificare in anticipo.
Il giusto strumento di pianificazione dei turni consente ai dipendenti di accedere alle informazioni tramite un'app mobile, richiedere time-off e swap turni. Questo porta ad un piu alto livello di coinvolgimento dei dipendenti e riduce al minimo l'assenteismo, che migliora il morale.
4. Creare un modulo di disponibilita per la pianificazione del lavoro
Un grafico della disponibilita e un ottimo strumento per ridurre il carico di lavoro della gestione e garantire una maggiore precisione di programmazione. I responsabili possono distribuire un modulo di disponibilita ai membri del team quando vengono assunti per la prima volta. Dovrebbero quindi effettuare il check-in regolarmente per vedere se ci sono aggiornamenti nelle ore di lavoro disponibili.
Questa opzione e utile se il ristorante si basa su un modello di pianificazione dipendente o penna e carta. Con una soluzione software automatizzata, tutti i dati di disponibilita vengono digitalizzati in modo che i responsabili possano visualizzarli online in qualsiasi momento.
5. Trova lo strumento migliore per creare una pianificazione di lavoro
I manager possono essere grandi nella gestione del tempo e avere buone capacita organizzative. Ma senza il giusto set di strumenti di pianificazione, e ancora molto facile commettere errori. Microsoft Excel o soluzioni basate su cloud come Fogli Google possono aiutare a eliminare molti colli di avvio di pianificazione.
Le app di pianificazione sono soluzioni piu automatizzate che consentono comunicazioni rapide, aggiornamenti istantanei e promemoria automatici. Molte soluzioni software fanno inoltre riferimento alle leggi statali sul lavoro per aiutare le aziende a mantenere la conformita.
Come creare un modello di pianificazione dei dipendenti in Excel
Se i ristoranti scelgono Microsoft Excel per pianificare i dipendenti, devono sapere esattamente come usarlo. Excel e ottimo per programmi molto funzionali e di base che non hanno bisogno di essere personalizzati. Le procedure consigliate per creare una programmazione di lavoro in Excel includono -
- Immettere nome e data dipendente - Dopo aver aperto un nuovo foglio di calcolo e l'assegnazione del nome, l'utente deve immettere il nome e la data del dipendente. I nomi vanno sull'asse X e le date vanno sull'asse Y. Dovrebbe esserci una riga vuota tra ogni nome dipendente. L'utente puo utilizzare questa riga vuota per annotare il ruolo assegnato del lavoratore per quel particolare giorno.
- Crea turni di lavoro - Successivamente, l'utente deve immettere le ore lavorative e i ruoli dei dipendenti associati a ogni giorno lavorativo.
- Personalizza pianificazione - Gli utenti possono personalizzare la pianificazione per far risaltare determinati dati. Le opzioni includono il grassetto dei dati chiave, la modifica dei bordi, la modifica delle dimensioni delle celle o l'utilizzo di combinazioni di colori diverse.
Modello di programmazione dei dipendenti chiave
In conclusione, ecco i principali punti da conoscere sui modelli di pianificazione dei dipendenti-
- un modello di pianificazione dei dipendenti aiuta i manager a semplificare le operazioni, coprire turni importanti e ottimizzare la gestione delle risorse. Cio contribuisce a garantire un processo regolare del ciclo paghe e ridurre al minimo i costi di manodopera. Migliora anche il morale dei dipendenti, abbassa il fatturato e migliora la qualita del servizio clienti. Le
- procedure consigliate per la programmazione dei dipendenti includono la pianificazione anticipata, la valutazione della disponibilita e dei livelli di personale, la conoscenza di chi vuole un lavoro a turni extra, la revisione delle normative e la distribuzione anticipata del programma.
- Quando si creano un programma dipendente, i manager devono conoscere la disponibilita e le preferenze del team, creare turni intorno ai dipendenti, stabilire un buon metodo di comunicazione, distribuire rapidamente le pianificazioni, fornire ai dipendenti una maggiore autonomia, creare un grafico di disponibilita e scegliere lo strumento di pianificazione migliore.
- Per creare una pianificazione dipendente in Excel, gli utenti devono innanzitutto immettere i nomi e le date dei dipendenti, creare turni di lavoro e personalizzare le pianificazioni. Questo creera un programma molto semplice e funzionale che e accettabile per alcuni ristoranti.
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