Le guide complet du suivi du temps et des presences pour les petites entreprises

Qu'est-ce que le suivi des presences?

Les systemes de suivi du temps et des presences vous permettent de gerer vos effectifs plus efficacement et de vous conformer aux lois du travail locales. Le

suivi manuel du temps de travail et des presences des employes, en revanche, est fastidieux. Heureusement, le logiciel de suivi du temps et des presences rationalise et automatise le processus. Le
logiciel de gestion du temps et des presences automatise une fonction essentielle que le nombre d'entrepreneurs effectue, notamment le suivi des heures et des conges des employes. Bien que les caracteristiques de ces systemes semblent simples, les responsabilites qui leur sont associees peuvent devenir enormes a mesure qu'une organisation se developpe. Dans les grandes entreprises, il est preferable de numeriser ces processus pour s'assurer que le temps des employes est suivi avec precision depuis n'importe quel endroit et a tout moment.

Avantages de la surveillance du temps et des presences

Voici 5 avantages dont beneficient les entreprises apres la mise en oeuvre du logiciel de gestion du temps et des presences-

1. Le poinconnage entre
copains est interdit- Le poinconnage par copain se produit lorsqu"un collegue entre et sort pour un autre employe dans le bureau, ce qui peut etre qualifie de vol de temps. C'est un phenomene courant dans les bars et les restaurants, et il est extremement difficile a detecter. Alors qu'une machine a poinconner ou un gadget biometrique est equipe d'un lecteur d'empreintes digitales qui dissuade couramment les poinconneuses, ces machines sont lentes et facilement compromises dans un environnement en evolution rapide. Un logiciel de gestion du temps et des presences est un moyen peu couteux d'eliminer cette pratique repandue. De toute evidence, d'autres excellentes applications sont disponibles; choisissez celle qui fonctionne le mieux pour votre entreprise et elimine les coups de poing, ce qui se traduit par des economies importantes sur les couts de main-d'oeuvre.

2. Comparaison des temps de travail reels aux heures de travail prevues a la fin de la journee de travail- Le
logiciel de suivi du temps et des presences aide a etablir des horaires de travail en fonction du comportement des employes grace a l'apprentissage automatique et a la nature intuitive du logiciel, grace a laquelle la gestion des horaires devient plus facile que jamais auparavant. Il est essentiel de faire comprendre a vos gestionnaires qu'il est essentiel de respecter le calendrier et de s'assurer que leurs equipes terminent leurs taches a temps. Verifiez egalement que les employes ne se connectent que lorsqu'ils sont habilles en uniforme et qu'ils se deconnectent avant de se changer.

3. Utilisation du georeperage pour suivre l'emplacement en direct des employes distants- a
mesure que votre environnement de travail change, vous avez peut-etre autorise des employes de bureau a travailler a domicile ou vous pouvez avoir des chauffeurs-livreurs et d'autres employes sur le terrain. Pour s'assurer qu'ils fournissent un rendement maximal et sont physiquement presents la ou ils sont censes etre, la fonction de geolocalisation est integree au logiciel de gestion du temps et des presences, permettant aux responsables de surveiller les emplacements de leurs employes.

4. Renforcez la confiance des employes dans votre organisation-
Historiquement, on croyait que les systemes de gestion du temps et des presences etaient uniquement utilises pour reduire les couts salariaux et, par consequent, certains employes et syndicats s'y opposaient. Ces dernieres annees, de nombreux employes et syndicats ont non seulement reconnu mais ont egalement insiste sur le recours a de tels processus pour proteger les travailleurs contre l'exploitation.

5. Protegez vos informations confidentielles-
Il y a une raison pour laquelle les divisions des ressources humaines et de la paie gardent leurs bureaux fermes lorsqu'ils ne sont pas utilises. Ils possedent des informations sensibles sur les employes, telles que les coordonnees, les details contractuels et, surtout, les niveaux de salaire individuels. Les ressources humaines et le personnel de paie sont charges de proteger l'integrite et la confidentialite de ces informations. Une solution de pointe en matiere de gestion du temps et des presences peut etre installee pour limiter les utilisateurs aux donnees qu'ils peuvent consulter ou modifier. Les autorisations accordees aux utilisateurs devraient etre un element essentiel de tout systeme de gestion du temps et des presences.

Que rechercher dans une solution de suivi du temps et des presences?

Les 7 meilleurs logiciels de gestion du temps et des presences doivent avoir les qualites suivantes-

1. Rapports et analyses appropries
2. Competences d'integration
3. Pointage d'entree et de sortie
4. Des feuilles de temps faciles aident a atteindre un equilibre entre vie professionnelle et vie privee
5. Demande de conge en ligne
6. Compatibilite de la paie
7. Une meilleure communication et des alertes en temps opportun

Examinons ces points en detail-

1. Rapports et analyses appropries-

Les logiciels de gestion du temps et des presences des employes sont de puissants outils de production de rapports et de collecte de donnees qui resolvent les problemes de dotation et aident a
Ces outils devraient stocker les donnees de conformite et les journaux de bord horaires pour les heures supplementaires effectuees en semaine, les fins de semaine ou pendant la periode des fetes.

1. Rapports et analyses appropries-

Les logiciels de gestion du temps et des presences des employes sont de puissants outils de production de rapports et de collecte de donnees qui resolvent les problemes de dotation et aident a
Ces outils devraient stocker les donnees de conformite et les journaux de bord horaires pour les heures supplementaires effectuees en semaine, les fins de semaine ou pendant la periode des fetes.

1. Rapports et analyses appropries-

Les logiciels de gestion du temps et des presences des employes sont de puissants outils de production de rapports et de collecte de donnees qui resolvent les problemes de dotation et aident a
Ces outils devraient stocker les donnees de conformite et les journaux de bord horaires pour les heures supplementaires effectuees en semaine, les fins de semaine ou pendant la periode des fetes.

2. Competences d'integration-

L'integration avec d'autres logiciels tels que la gestion des performances et la paie est une caracteristique cle de tout systeme de suivi du temps. Il est essentiel d'utiliser un logiciel de gestion du temps et des presences qui s'integre parfaitement aux solutions existantes. Cela permet d'economiser du temps et de l'argent d vous fournit des donnees pertinentes qui peuvent vous aider a economiser beaucoup de temps et d'argent et a mieux prevoir les besoins de l'entreprise.

2. Competences d'integration-

L'integration avec d'autres logiciels tels que la gestion des performances et la paie est une caracteristique cle de tout systeme de suivi du temps. Il est essentiel d'utiliser un logiciel de gestion du temps et des presences qui s'integre parfaitement aux solutions existantes. Cela permet d'economiser du temps et de l'argent d vous fournit des donnees pertinentes qui peuvent vous aider a economiser beaucoup de temps et d'argent et a mieux prevoir les besoins de l'entreprise.

2. Competences d'integration-

L'integration avec d'autres logiciels tels que la gestion des performances et la paie est une caracteristique cle de tout systeme de suivi du temps. Il est essentiel d'utiliser un logiciel de gestion du temps et des presences qui s'integre parfaitement aux solutions existantes. Cela permet d'economiser du temps et de l'argent d vous fournit des donnees pertinentes qui peuvent vous aider a economiser beaucoup de temps et d'argent et a mieux prevoir les besoins de l'entreprise.

3. Pointage d'entree et de sortie-

C'est la principale caracteristique de la gestion du temps et des presences. Les employes doivent avoir des methodes distinctes pour enregistrer leur presence, en particulier les travailleurs travaillant a distance. Le
fait de disposer de plusieurs moyens d'enregistrer les presences elimine les erreurs et donne de meilleures chances de surveillance.
La biometrie est l'une des meilleures options pour l'enregistrement sur place des entrees et du temps passe.

3. Pointage d'entree et de sortie-

C'est la principale caracteristique de la gestion du temps et des presences. Les employes doivent avoir des methodes distinctes pour enregistrer leur presence, en particulier les travailleurs travaillant a distance. Le
fait de disposer de plusieurs moyens d'enregistrer les presences elimine les erreurs et donne de meilleures chances de surveillance.
La biometrie est l'une des meilleures options pour l'enregistrement sur place des entrees et du temps passe.

4. Des feuilles de temps simples aident a atteindre un equilibre entre vie professionnelle et vie privee-

Une interface utilisateur simple ou un tableau de bord/feuilles de temps simples aident les employes a mieux planifier leurs journees car ils peuvent voir les horaires de leurs quarts de travail et, en consequence, demander des demandes de conge et planifier leurs vacances. Ces donnees aident les employes a planifier leur equilibre entre vie professionnelle et vie privee et aident a la paie.

4. Des feuilles de temps simples aident a atteindre un equilibre entre vie professionnelle et vie privee-

Une interface utilisateur simple ou un tableau de bord/feuilles de temps simples aident les employes a mieux planifier leurs journees car ils peuvent voir les horaires de leurs quarts de travail et, en consequence, demander des demandes de conge et planifier leurs vacances. Ces donnees aident les employes a planifier leur equilibre entre vie professionnelle et vie privee et aident a la paie.

5. Demande de conge en ligne-

Vos systemes de gestion du temps et de presence pour les petites entreprises doivent inclure des outils de gestion des conges. Votre logiciel devrait vous permettre de demander des jours de conge, des vacances et des vacances. Rationalisez la planification et l'execution pour les responsables et les employes
Le meilleur logiciel de gestion du temps et des presences doit etre base sur le cloud. Avec la protection par mot de passe, les employes et la direction peuvent acceder aux informations critiques de n'importe ou Il s'agit d'un moyen rapide, facile et sur de partager des informations et d'y acceder.

5. Demande de conge en ligne-

Vos systemes de gestion du temps et de presence pour les petites entreprises doivent inclure des outils de gestion des conges. Votre logiciel devrait vous permettre de demander des jours de conge, des vacances et des vacances. Rationalisez la planification et l'execution pour les responsables et les employes
Le meilleur logiciel de gestion du temps et des presences doit etre base sur le cloud. Avec la protection par mot de passe, les employes et la direction peuvent acceder aux informations critiques de n'importe ou Il s'agit d'un moyen rapide, facile et sur de partager des informations et d'y acceder.

6. Compatibilite de la paie-

Le logiciel de chronometrage doit etre entierement integre a la paie. Il est important de conserver des registres precis des heures travaillees, des heures supplementaires et des conges payes par les employes.
Cela elimine ou reduit le besoin d'intervention humaine, vous permet d'economiser de l'argent et de garantir une paie precise pour vos employes, et egalement de promouvoir le libre-service des employes, car ils peuvent verifier leurs fiches de paie et demander des conges.

7. Une meilleure communication et des alertes en temps opportun-

Les employes devraient etre en mesure de demander des conges, d'informer la direction des changements ou de configurer directement leur horaire via votre logiciel de gestion du temps et des presences en ligne.
Toute entreprise a besoin d'une communication efficace. L'utilisation du bon logiciel garantit que les messages ne sont pas perdus, que les notifications sont precises et faciles a gerer, et que les employes beneficient d'une plus grande liberte et d'une plate-forme de planification simple.
La direction et les employes beneficient de notifications d'alerte pour les absences, les conges demandes et les quarts de travail ouverts. Les notifications via les smartphones aident a reduire les penuries de personnel et la confusion concernant les conges.
Les employes obtiennent des quarts de travail supplementaires, la direction a mis a jour les dossiers et les alertes sont automatisees pour creer une strategie equitable pour tous les quarts de travail ouverts.

Types de suivi du temps et des presences

Il existe principalement 4 types de systemes de suivi des presences-
1. Horloge a carte
perforee 2. Le dispositif biometrique
3. Horloge numerique ou Web
4. Applications pour les horloges

Nous vous expliquerons en detail ces systemes de suivi des presences ci-dessous-

1. Horloge a carte perforee-

Un horodateur a carte perforee est l'un des moyens les plus courants pour les entreprises d'entrer et de sortir. Les cartes de temps sont placees dans une machine qui traite la date et l'heure. Il est facile d'utiliser une horloge a carte perforee dans une petite entreprise. Ils peuvent egalement suivre le nombre d'heures de travail des employes, ce qui contribue a la paie et a la generation de salaires corrects.

2. Le dispositif biometrique-

Les empreintes digitales ou les empreintes de mains sont utilisees pour pointer les heures d'arrivee et de sortie au travail ou a l'ecole. Les horloges biometriques ne peuvent pas etre utilisees par deux personnes en meme temps car elles necessitent une identification unique et des mesures manuelles precises. Lorsque vous utilisez des horloges biometriques, il vous suffit de leur donner la main. Les empreintes digitales sont tout ce dont les employes ont besoin pour entrer.

3. Horloge numerique ou Web-

Les employes peuvent se connecter a partir d'un ordinateur de bureau ou d'un ordinateur portable depuis leur bureau, a la maison ou sur le terrain. Les entreprises peuvent egalement limiter l'acces au systeme en fonction de l'adresse IP de la personne qui souhaite utiliser le systeme. Les horloges numeriques sont facilement compatibles avec les logiciels de paie et de ressources humaines pour faciliter l'acceleration de la paie et la tenue des dossiers. Les employes peuvent utiliser des portails en libre-service pour verifier leurs donnees de presence et de paye. L'utilisation d'horloges basees sur le Web est un excellent moyen de suivre les projets. Parce que chaque personne possede un identifiant unique, les entreprises peuvent empecher les gens de se frapper les uns les autres. Il permet aux responsables de suivre plus facilement les employes qui travaillent en dehors du bureau.

4. Apps pour les horloges-

Si vous avez une application pour votre horodateur, vos collegues peuvent y acceder de n'importe ou et sur n'importe quel smartphone. Les horloges basees sur des applications sont ideales pour les equipes qui se deplacent beaucoup ou pour les conditions de travail post-pandemie qui consistent principalement a travailler a domicile. Le suivi GPS facilite le suivi du temps. Avec un simple tableau de bord, les employes peuvent gerer leurs presences a partir de n'importe quel ordinateur ou smartphone. Les personnes qui utilisent des horloges basees sur le Web ne peuvent pas pointer les unes pour les autres. Chaque personne possede un identifiant de connexion et un mot de passe uniques pour marquer son temps et sa presence.

Avantages du suivi automatise du temps et des presences

Il est important que les organisations utilisent un systeme manuel ou un systeme de suivi des presences. Des serrures perforees et d'autres systemes manuels ont ete utilises pour le suivi des presences dans le passe. Cette methode necessite cependant une intervention humaine constante. Malgre cela, l'incorporation du systeme d'horodateur automatise a donne de bien meilleurs resultats tels que-

1. Les donnees sont enregistrees automatiquement-
ce systeme vous evite d'avoir a suivre manuellement les presences des employes. Lorsqu'il s'agit de collecter et de stocker les donnees de presence, le systeme le fait pour vous. Le suivi des heures travaillees de chaque employe peut etre effectue a l'aide des informations stockees dans la base de donnees.

2. Precision-
vos employes peuvent vous fournir des informations inexactes si vous suivez les presences manuellement, ce qui entrainera des enregistrements inexacts. Pour gagner la remuneration des heures supplementaires, ils peuvent inscrire des heures supplementaires sur la feuille de presence. Le logiciel de presence automatique, en revanche, elimine la possibilite d'erreur humaine.

3. Aide a assumer les responsabilites de bureau- Le
suivi des presences des employes et de la paie peut prendre beaucoup de temps et d'efforts. Un systeme de presence numerique, quant a lui, automatise et rationalise ces taches administratives chronophages et vous permet de vous concentrer sur vos taches

4. Reduit les couts et augmente la production des employes-
Vous pouvez facilement reduire les mouvements indesirables de vos employes et augmenter leur efficacite en mettant en oeuvre un systeme de presence robotise. Ils seront en mesure de terminer le travail dans les delais qu'ils ont fixes. Cela aura a son tour un impact positif sur les resultats de votre entreprise. Les absences des employes et le temps de traitement de la paie seront ainsi reduits.

5. C'est simple a utiliser-
L'installation et l'utilisation de systemes de presence automatises sont simples. Cela ne necessite aucune formation ou connaissance particuliere de votre part. En quelques clics, vous aurez acces a toutes les informations dont vous avez besoin pour suivre la frequentation des etudiants.

Inconvenients du suivi manuel des presences et

Le marquage manuel de presence presente ses propres inconvenients tels que-

1. Utilisation abusive des informations-
Les donnees sont facilement manipulees car elles sont enregistrees manuellement. Des informations incorrectes peuvent etre fournies par les employes dans le but de gagner plus d'argent. Cela peut egalement entrainer une situation de vol de temps. Par consequent, vous continuerez a payer vos employes pour le temps qu'ils n'ont meme pas investi.

2. L'erreur humaine est toujours possible-
la presence des employes doit etre compilee en tenant compte de la conformite, de la remuneration et d'autres considerations. En revanche, l'erreur humaine est plus probable lorsque ces taches sont effectuees manuellement.

3. Efficacite-
L'enregistrement manuel des presences prend beaucoup de temps. Cela peut avoir un impact negatif sur la productivite et les performances des employes. De plus, la collecte manuelle des donnees de presence de tous vos employes prendra beaucoup de temps. Le maintien des cartes perforees et la correction des erreurs d'enregistrement du temps, entre autres, peuvent occuper une partie importante de votre journee de travail. Avec un systeme de presence electronique, vous pouvez accomplir toutes ces taches en un seul clic-

4. Perte de temps et d'argent-
Les methodes traditionnelles de collecte manuelle des donnees de frequentation ne sont plus pertinentes a l'ere de la technologie moderne. Ainsi, l'utilisation de ces methodes obsoletes peut avoir un impact significatif sur les operations commerciales et egalement couter cher.

Meilleur logiciel de gestion du temps et de presence pour les petites entreprises

Certaines des societes de logiciels de gestion du temps et de presence les plus notables sont-



1. Zip Clock- Pour mieux gerer vos effectifs, Zip Clock propose des machines biometriques et des systemes de gestion du temps et des presences. Toutefois, si une entreprise ne souhaite qu'un logiciel de gestion du temps et des presences, il peut etre implemente separement.

Les fonctionnalites de Zipschedules incluent-

• L'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans Zip Clock rend le remplacement des quarts de travail plus facile que jamais.

• L'ecran Gestion des quarts de travail contient tout ce dont vous avez besoin pour trouver rapidement un remplacant. Les heures supplementaires prevues de chaque employe et les infractions a l'ACA, ainsi que les numeros de telephone sont repertories. Cliquez sur leur nom pour afficher leur horaire restant pour la semaine, ce qui empeche de planifier des heures supplementaires.

• Avec Zip Clock, vous pouvez approuver et modifier les poincons de temps des employes-

• Conservez un enregistrement electronique de tous les temps et presences des employes avec Zip Clock. Sachez quand les poincons sont edites et suivez toutes les modifications.

• Arretez le vol de temps grace au suivi des performances des employes-

• suivi GPS pour voir la position d'un employe.
• Application mobile de suivi du temps, de soumission et d'approbation.
• Faites glisser et deposez des quarts de travail predefinis pour creer un horaire pour les employes.
• Une borne de pointage numerique sur tablette pour suivre la presence des employes sur place.
• Les employeurs peuvent automatiquement suivre la prise de force et les conges.

• Configuration flexible et dynamique du suivi du temps pour les entreprises, les departements et les employes.
• Il a un bon systeme de suivi des heures supplementaires.
• Suivi des arrivees tardives, des absences, des coups de poing manques, etc.
• Mises a jour des horaires en temps reel pour eviter les sureffectifs.

• Suit le temps des employes grace a un systeme de geo-suivi qui peut verifier l'emplacement des employes.
• Les employes peut verifier et corriger les feuilles de temps lors de vos deplacements.
• Workflow d'approbation rapide permettant aux responsables de reviser les feuilles de temps.
• Mises a jour du calendrier, soumission des feuilles de temps et rappels d'approbation en temps opportun.
• Gestion et conformite des heures supplementaires integrees.