Por que su empresa debe usar una plantilla de parte de horas
Que es una plantilla de parte de horas o parte de horas?
Para entender correctamente que es una plantilla de parte de horas, es util definir que es un parte de horas. Un parte de horas es una herramienta virtual o fisica que se utiliza para grabar y realizar un seguimiento de las horas trabajadas. Tanto la tarjeta de tiempo como la hoja de tiempo se consideran fundamentales para el seguimiento del tiempo en el lugar de trabajo. Una plantilla de parte de horas es una tabla de datos utilizada por los empleadores para realizar un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados durante un periodo determinado.
Varios miembros del equipo utilizan datos de parte de horas dentro de una empresa. Por ejemplo, un parte de horas de un empleado suele ser util para los procesos de contabilidad de administracion. En lugar de rastrear el tiempo libre para las pausas para el almuerzo o las horas extras trabajadas, una sencilla herramienta de parte de horas proporciona datos en tiempo real. Los gerentes pueden utilizar el parte de horas para hacer referencia facilmente al tiempo de los empleados y evaluar todo, desde la productividad hasta la eficiencia.
El procesamiento de nominas suele depender en gran medida de las herramientas de tiempo de los empleados. Las herramientas de seguimiento de tiempo ayudan a realizar un seguimiento de las horas extraordinarias y las horas regulares cada periodo de pago esencial para la precision de la nomina. Anteriormente, los procesos de nomina estaban sujetos a errores mas humanos comunes con los procesos manuales de tiempo de los empleados. Nomina puede usar entradas de parte de horas y herramientas de seguimiento de tiempo para asegurarse de que el pago total es correcto.
Importancia del uso de una plantilla de parte de horas o parte de horas
Los empleadores descargan programas gratuitos de plantilla de parte de horas como Hojas de calculo de Google o Excel para intentar ahorrar dinero. Sin embargo, las horas de trabajo y las horas extraordinarias dedicadas a calcular el tiempo y la remuneracion total pueden costar mas a las empresas con el tiempo. Especialmente despues de usar Hojas de calculo de Google o plantilla de Excel por un tiempo, la implementacion de software de seguimiento de tiempo especializado es emocionante. En lugar de navegar por columnas y filas de aplicaciones gratuitas del parte de horas, se abre una opcion de facil uso a traves del software de seguimiento del tiempo. El software de tiempo empleado muestra las horas trabajadas en tiempo real y puede grabar una amplia variedad de datos sin esfuerzo.
Desde horas extras hasta horas de almuerzo reportadas, el software de tiempo para empleados es una gran inversion. Por ejemplo, las horas regulares trabajadas y las horas extraordinarias son faciles de diferenciar con el software de seguimiento del tiempo. Una diferenciacion mas facil da como resultado menos discrepancias de facturacion o periodo de pago. Las discrepancias en el tiempo de los empleados no solo cuestan dinero empresarial con el tiempo, sino que pueden ocasionar danos significativos a la reputacion de una empresa.
Beneficios de las plantillas de parte de horas
Las fantasticas plantillas de parte de horas vienen con su propio conjunto de beneficios. Los beneficios de las partes de horas ya se sienten en las pequenas empresas y las grandes corporaciones de todo el mundo. Los beneficios significativos de los partes de horas que todos los profesionales de negocios deben conocer incluyen-
Perspectivas
La productividad y la eficiencia de los empleados a menudo son discutidas por expertos en el mundo empresarial. Sin embargo, para que estas palabras de moda tengan un significado sustancial, deben poder ser aplicadas. Cuando las empresas realizan un seguimiento de las horas y comprenden como se gastan las horas trabajadas, la productividad y la eficiencia se pueden medir con mayor precision.
Las herramientas que van desde un reloj de tiempo hasta una tarjeta de tiempo pueden ayudar a las empresas a cuantificar mediciones como la productividad y eficiencia de los empleados. Las empresas tambien pueden utilizar la informacion del parte de horas para ver como se puede utilizar mejor el tiempo de los empleados. Cuando las empresas utilizan correctamente las herramientas de tiempo de los empleados, es mas facil identificar obstaculos y reducir el desperdicio de tiempo de los empleados.
La gestion de proyectos se mejora significativamente con los conocimientos que un simple parte de horas puede revelar. Ya sea que se utilice un parte de horas semanal o mensual, los datos de tiempo de los empleados revelan informacion valiosa. Por ejemplo, un parte de horas diario o parte de horas quincenal podria indicar un problema de administracion de proyectos en una velocidad casi real. Alternativamente, un parte de horas mensual o parte de horas semanal podrian indicar problemas de flujo de trabajo a largo plazo.
Ahorros
La necesidad de realizar un seguimiento manual de horas y realizar un seguimiento de las tareas completadas puede convertirse rapidamente en una pesadilla de costos de mano de obra. Afortunadamente, el tiempo de seguimiento de varios empleados se puede lograr con herramientas de tiempo para empleados faciles de usar. Las herramientas de tiempo de los empleados ayudan a asegurarse de que las empresas utilizan el tiempo de los empleados de manera optima, lo que se traduce directamente en una mayor rentabilidad de los resultados.
Cuando los recursos humanos pueden realizar un seguimiento de las horas trabajadas de manera efectiva, todo desde las decisiones de contratacion hasta el desarrollo profesional se mejora. Por ejemplo, muchas empresas contrataran nuevos empleados antes de desarrollar miembros del equipo actualmente en el personal. Desafortunadamente, esto puede resultar facilmente en muchos trabajadores ineficaces en lugar de menos trabajadores efectivos.
Gestion
La capacidad de rastrear horas y realizar un seguimiento de las tareas completadas en tiempo real proporciona una perspectiva valiosa. Los profesionales de administracion pueden revisar en un parte de horas mensual o parte de horas semanal si se utilizan mejor las horas de trabajo. Las empresas pueden utilizar los datos del parte de horas para identificar facilmente que miembros del equipo tienen los mejores resultados para recompensar y reconocer.
Las herramientas de tiempo de los empleados, como un simple parte de horas, se pueden complementar con otras herramientas de seguimiento de tiempo. Por ejemplo, los datos de la tarjeta de tiempo o del reloj de tiempo pueden ayudar a indicar a los empleados con un rendimiento inferior a los que realizar un seguimiento. En el caso de los empleados con bajo rendimiento, la direccion puede realizar un seguimiento de las horas trabajadas con mas cuidado, desde la hora de inicio hasta las pausas para Si un empleado continua bajo rendimiento semestral o mensual, la administracion puede intervenir para resolver los problemas.
Como utilizar una plantilla de parte de horas
Ya sea que se utilice un parte de horas diario o un parte de horas mensual, hay consejos utiles disponibles. Factores como la tarifa por hora de los empleados y las pausas para el almuerzo son importantes para que las empresas puedan realizar un seguimiento y contabilizar correctamente. Ademas, algunos empleados pueden tener diferentes fechas de periodo de pago o protocolos de pago de horas extra.
Afortunadamente, las plantillas de parte de horas estan disenadas para facilitar su uso con el fin de proporcionar accesibilidad sencilla del parte de horas a las empresas. Es fundamental que las empresas entiendan como utilizar correctamente una plantilla de parte de horas. Sin una utilizacion adecuada, las plantillas de parte de horas no son herramientas efectivas de tiempo para empleados. Entre los pasos basicos para utilizar una plantilla de parte de horas se incluyen-
1. Eleccion de plantilla
Hay varias opciones de plantilla de parte de horas disponibles para que las empresas puedan elegir. Una organizacion debe asegurarse de elegir una plantilla de parte de horas que mejor se adapte a las necesidades empresariales. En este paso es importante tener en cuenta factores que van desde la duracion del periodo de pago hasta las variaciones de la tarifa por hora.
Aunque las plantillas de parte de horas estan disenadas para facilitar el uso y la accesibilidad antes de descargar las plantillas, vale la pena investigar. Si bien una plantilla de parte de horas puede resultar atractiva para una empresa, otra puede preferir una opcion alternativa. Cualquiera que sea la plantilla de parte de horas que se elija debe utilizarse entre los empleados con fines organizativos.
2. Horario Establecimiento
Una vez seleccionada una plantilla de parte de horas, se debe establecer un protocolo de parte de horas del empleado. Algunas empresas requieren actualizaciones del parte de horas de los empleados cada dia con la hora de inicio de los empleados y las pausas para el almuerzo claramente anotadas. Otras empresas pueden requerir una finalizacion de parte de horas semanal o semanal. Establecer una programacion para la finalizacion del parte de horas de los empleados ayuda a asegurarse de que todos estan en la misma pagina. Cuando todos estan en la misma pagina, los procesos de periodo de pago son mas faciles de simplificar.
3. Comprobacion doble
Alentar a los empleados a comprobar dos veces sus entradas de parte de horas aumenta los niveles de precision. Una tarjeta de tiempo o reloj de tiempo es una gran referencia para que los empleados confirmen las entradas. Menos errores ahorran tiempo al corregir errores en la linea. La nomina puede evitar la necesidad de detectar errores en una base semestral o mensual con la doble comprobacion consistente de los empleados.
Las empresas deben recordar a los empleados que su salario total depende de la precision de su parte de horas de los empleados. Para los empleados con prestaciones, las horas trabajadas en un periodo de remuneracion tambien pueden influir en la administracion de las prestaciones. Para los empleados con tarifa horaria, todas las horas extras trabajadas deben ser revisadas a fondo, ya que tienen implicaciones mas pesadas en el costo de la mano de obra.
4. Consistencia
Al igual que se debe usar la misma plantilla de parte de horas para diferentes empleados de una organizacion, la coherencia en las entradas es crucial. Las inconsistencias se pueden malinterpretar facilmente, lo que influye en todo, desde las horas regulares hasta las pausas para el almuerzo registradas. La coherencia ayuda a asegurarse de que los partes de horas permanezcan organizados y claros.
Los empleados deben asegurarse de que tanto las fechas como las horas se mantienen uniformes en formato. Por ejemplo, una hora de inicio de 8-00 a.m. podria anotarse como 8, 8-00 o 8-00 a.m. El formato que se decida debe aplicarse desde la hora de inicio hasta las pausas para el almuerzo tomadas.
Como crear una plantilla de parte de horas en Excel
Una plantilla de parte de horas gratuita puede ser una opcion para empresas que aun no estan listas para invertir en software de seguimiento de tiempo de pago. Las empresas pueden utilizar un parte de horas de Google Docs o Excel para satisfacer las necesidades de seguimiento del tiempo. Algunos empleados pueden preferir Documentos de Google o Hojas de calculo de Google debido a su familiaridad con la suite. Un parte de horas de Excel puede ser preferible para otros empleados, especialmente aquellos familiarizados con el conjunto de aplicaciones de Microsoft. Los pasos para crear una plantilla de parte de horas de Excel incluyen-
1. Seleccione la ficha Vista de Excel y, a continuacion, seleccione la ficha Inmovilizar paneles. En el menu arrastrar y soltar, elija Congelar fila superior para mantener la fila mientras se desplaza.
2. Asigne encabezados de columna con categorias anotadas. Las categorias pueden variar desde la hora de inicio hasta las pausas para el almuerzo y horas extraordinarias, si procede. Finalice los encabezados de columna enumerando las horas diarias trabajadas y las horas trabajadas semanalmente.
3. Seleccione el formato de fecha preferido para el tiempo de seguimiento haciendo clic en el encabezado de la columna A y seleccionando todas las celdas. Despues de seleccionar todas las celdas, abra el cuadro de dialogo situado en la parte inferior del grupo Numero para hacer clic en el elemento Fecha.
4. Seleccione el encabezado de la columna B y luego use Mayus clic en el encabezado de la columna del rastreador de tiempo anterior. Seleccione el cuadro de dialogo Tiempo en la opcion del grupo Numero. Aplique el formato que aparece como 1-30 p.m. para mostrar las horas de los empleados con indicadores de interseccion diurna.
5. Haga clic en la columna Total de tiempo diario y Mayus, haga clic en horas totales semanales para seleccionar todas las celdas de columna. Haga clic en el cuadro de dialogo Numero, seleccione el elemento Personalizado e introduzca en el campo Tipo- [h] -mm. Este paso permite que las horas de los empleados superen las 24 horas para el total de horas trabajadas semanalmente.
6. Seleccione la celda de seguimiento de tiempo de horas diarias e inserte un signo igual para insertar una formula. Haga clic en la celda de cierre del dia para agregar ubicacion a la formula utilizando el signo -. Haga clic en el reloj de la celda, seleccione Intro y complete la formula para deducir automaticamente los tiempos de entrada y salida del reloj. Asegurese de recordar las pausas para el almuerzo requieren mas calculos ejecutados.
7. Seleccione el parte de horas semanal horas trabajadas fila y escriba =SUMA. Haga clic en el rastreador de tiempo diario y arrastre hacia abajo hasta llegar a la celda de la fila 6. Asegurese de introducir un parentesis de cierre para finalizar la formula y evitar problemas.
8. Haga clic y arrastre la primera celda de la fila 2 a traves del total del parte de horas semanal de la fila 6 y coloque el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda final. El cursor deberia mostrar eventualmente un simbolo mas negro. Una vez que cambie el cursor, arrastre hasta que se alcance la fila 261 para establecer un ano de filas.
9. Haga doble clic en la tabla de titulo del parte de horas de Excel y etiquetarla adecuadamente. Introduzca el nombre del primer empleado para comenzar a realizar un seguimiento de las horas trabajadas del empleado.
10. Seleccione la interseccion de filas numeradas del parte de horas del empleado y encabezados de columna con letras para seleccionar todos los datos. Copie en el portapapeles y seleccione el signo mas junto al parte de horas actual para insertar una nueva plantilla de parte de horas.
Algunas empresas prefieren realizar un seguimiento del total de horas trabajadas por los empleados mediante Hojas de calculo de Google o una plantilla de parte de horas de Excel. Sin embargo, hay opciones preferibles de seguimiento de tiempo disponibles para que las empresas las utilicen. El software de seguimiento de tiempo puede proporcionar una accesibilidad facil de usar y asegurarse de que el tiempo de los empleados sea lo mas preciso posible.
Conclusion de la plantilla de parte de horas
- Las opciones de plantilla de parte de horas gratuitas estan disponibles en Hojas de calculo de Google y Microsoft Excel.
- Una plantilla de parte de horas gratuita no es tan completa como los programas de software de seguimiento de tiempo de pago.
Contenido de lectura obligada
