Sugerencias de nivel superior para crear una plantilla de planificacion de trabajo
Sugerencias para crear la mejor plantilla de programacion de trabajo
Como gerente de restaurante, puede parecer que ciertos aspectos del trabajo nunca han terminado. Despues de enrollar cubiertos y contar suministros una vez mas, las tareas repetitivas se vuelven engorrosas. Les quitan mas tiempo a los proyectos criticos y rapidamente conducen al agotamiento.
La programacion de empleados se encuentra en la parte superior de la lista de tareas repetitivas. Dado que la creacion del horario de trabajo se requiere cada 1-2 semanas, seria bueno si hubiera una manera mas facil y rapida de hacerlo. Por lo tanto, es posible optimizar la programacion del turno de empleados para que los gerentes puedan centrarse en la gestion de proyectos? Afortunadamente, los restaurantes ahora tienen acceso a un conjunto de herramientas automatizadas, incluidas plantillas de programacion. Las plantillas no solo son ideales para la planificacion de turnos, sino que generalmente son gratuitas.
Una plantilla de programacion de trabajo semanal proporciona herramientas que ayudan a calcular los costos de mano de obra e identificar los residuos. Los gerentes pueden usar datos historicos de ventas y mano de obra para monitorear el ausentismo y la productividad. Esto hara que todos rindan cuentas y garantizara que los cambios correctos esten cubiertos por las personas adecuadas. Como resultado, los clientes son mas felices, las ventas aumentan y los gerentes tienen mas tiempo para trabajar en otros proyectos.
Entonces, como pueden los gerentes crear la mejor plantilla de horario de trabajo? Aqui estan los mejores consejos.
1. Buscar la plantilla de mejor planificacion de trabajo
Hay muchos formularios gratuitos de horarios de trabajo en linea para elegir. La gran mayoria tendra que ser personalizada para alinearse con las necesidades empresariales. Los gerentes deben asegurarse de que la plantilla de horario de trabajo semanal sea compatible con cualquier software. Lo mejor es abrir la plantilla con el software de hoja de calculo de Microsoft Excel. Los gerentes solo tendran que modificar los nombres, fechas y horas dentro de la plantilla para que refleje el restaurante.
Es optimo mantener el mismo orden de los nombres para cada calendario de turnos subsiguiente. De lo contrario, los miembros del equipo tendran problemas para encontrar sus nombres y es mas dificil para los gerentes analizar los datos historicos. Siempre es importante guardar todo el trabajo y distribuir el horario en el mismo dia cada 1-2 semanas.
2. Crear plantilla de programacion de trabajo alrededor de los mejores empleados
Si los gerentes construyen los horarios de trabajo en torno a los mejores, siempre habra un cierto nivel de experiencia para que otros confien. Cada turno tendra uno o dos miembros del equipo que entienden la gran mayoria de las tareas y no necesitan mas ayuda.
Esto da a los gerentes mas tiempo para capacitar a nuevos empleados o hacer que los nuevos empleados trabajen con empleados experimentados. Tambien garantiza que cada turno funcione sin problemas para que los equipos menos experimentados puedan aprender mas sobre el negocio.
3. Conozca a los trabajadores antes de crear plantilla de programacion de trabajo
Las personas buscan empleo en otro lugar cuando sus gerentes no respetan sus obligaciones y preferencias laborales. Ademas, los gerentes que solo se centran en cubrir los turnos corren el riesgo de poner a la persona equivocada en el turno equivocado. Esto puede perjudicar la calidad del servicio al cliente y danar la moral de los empleados.
Los gerentes deben conocer las preferencias, disponibilidad, personalidades, fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo. Esto tambien ayudara a saber exactamente cuando los empleados no pueden trabajar, lo que evita errores de programacion y llamadas de ultimo minuto.
4. Distribuir plantilla de programacion de trabajo A.S.A.P.
Quien quiere saber las horas asignadas la noche antes de un turno? Nadie. Los empleados deben mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal para mantener la eficiencia y la moral en el lugar de trabajo. De lo contrario, la satisfaccion laboral disminuira rapidamente y los empleadores tendran dificultades con altas tasas de rotacion. Este es un efecto negativo en la cadena que afecta el servicio al cliente, las ventas y las relaciones laborales. La
creacion de plantillas de programacion de trabajo por adelantado proporciona mucho tiempo para cambios de programacion, actualizaciones e intercambios de turnos. De esa manera, los gerentes no tienen que preocuparse por sustitutos de ultima hora o de no presentarse.
5. Dar autonomia a los empleados sobre el horario de trabajo
La participacion de los empleados aumenta cuando los trabajadores tienen una mayor autonomia sobre sus horarios. Los miembros del equipo pueden elegir sus turnos, intercambiar con companeros de trabajo y mantener el control sobre los cambios.
Los gerentes pueden facilitar esto programando a los mejores para algunos turnos y permitiendo que los trabajadores restantes elijan ranuras alrededor de ellos. Despues de 3-4 dias, pueden revisar los cambios y aprobarlos antes de distribuir el calendario.
Herramientas como Microsoft Excel, una plantilla de planificacion de empleados o software automatizado hacen que este proceso sea mucho mas facil. Los empleados pueden acceder a la programacion desde sus dispositivos moviles y todos los cambios se actualizan inmediatamente en el sistema.
6. Forzar a los empleados a buscar sustitutos para el programa de trabajo
Si los empleados no pueden trabajar un turno, ellos deben ser los que encuentren un reemplazo. De lo contrario, los gerentes tendran muchos mas dolores de cabeza y menos tiempo para trabajar en otras tareas. Para agilizar este proceso, los restaurantes deben invertir en herramientas automatizadas que optimicen la comunicacion del equipo.
Debido a que es muy facil comunicarse a traves de estas aplicaciones, los empleados no tienen excusa que encontrar un reemplazo. Los administradores tambien deberian establecer un conjunto de procedimientos y politicas para encontrar un sustituto. Siempre deben aprobar cada sustituto para asegurarse de que la persona elegida este calificada para ese turno en particular.
Plantilla de horario de trabajo para las takeaways clave
En conclusion, aqui estan las mejores practicas para crear una plantilla de programa de trabajo-
- los gerentes primero deben encontrar la mejor plantilla de programa de trabajo. Deben crear cambios en torno a los mejores resultados para maximizar la eficiencia y garantizar que haya suficiente experiencia en la que otros puedan confiar.
- El gerente debe saber todo sobre su equipo, incluyendo datos como disponibilidad, preferencias, personalidades y calificaciones. Deberian tratar de honrar estas peticiones tanto como sea posible. Ademas, es fundamental distribuir la plantilla de programacion semanal lo mas rapido posible. Esto proporciona un amplio espacio para ajustes y actualizaciones.
- Los gerentes deben permitir que los trabajadores se programen. Esto ayudara a ahorrar tiempo y mejorar la moral de los empleados.
- Los trabajadores deben ser responsables de encontrar sustitutos para el horario semanal. Los administradores deben crear politicas razonables para orientar el proceso y mantener la rendicion de cuentas.
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