Guia del propietario de la empresa para utilizar una plantilla de programacion de empleados
Que es una plantilla de planificacion de empleados?
Los administradores de restaurantes utilizan plantillas de programacion como tipo de calendario para las programaciones de turnos. Una plantilla de programacion incluye todos los datos relacionados con la mano de obra relevantes para una programacion de empleados, incluidos los nombres de los empleados, los horarios de los turnos y las funciones asignadas para cada dia laborable.
Las horas de trabajo se asignan al personal del restaurante y los gerentes distribuyen el horario de turno en un dia especifico de la semana. De esta manera, los empleados pueden ver su trabajo semanal requerido y planificar con anticipacion.
Hay muchas plantillas de programacion en linea gratuitas para elegir. Los gerentes pueden elegir uno con funciones de personalizacion para alinearse con las necesidades empresariales. Otros restaurantes invierten en software de gestion, que automatiza aun mas el proceso de programacion.
Todos los datos relacionados con el trabajo son accesibles a traves de una aplicacion movil. Ambas opciones optimizan la comunicacion del equipo, ayudan a realizar un seguimiento de las horas de trabajo y ofrecen herramientas de calculadora para determinar los costos laborales.
Muchos propietarios de restaurantes han cambiado procesos de programacion manual que consumen mucho tiempo a favor de plantillas de horarios de empleados. Hay menos margen para errores y todos los turnos estan cubiertos con el personal apropiado.
Esto satisface a los empleados porque pueden ver los horarios en un solo lugar y prepararse para los turnos. Debido a que todos los turnos cuentan con el personal adecuado, la calidad del servicio al cliente mejora. Ademas, los gerentes tienen mas tiempo para centrarse en tareas criticas, como la gestion de inventarios, la presupuestacion y las campanas de marketing.
La importancia de una plantilla de programacion de empleados
Es fundamental contar con procesos de programacion efectivos en la industria de restaurantes. A diferencia de las oficinas, algunos restaurantes operan las 24 horas, los 7 dias de la semana. Esto requiere turnos de empleados mas complejos, como programaciones de turnos giratorios y programaciones de turnos de swing.
Sin el conjunto adecuado de herramientas, la programacion de los empleados es demasiado compleja. Hay una mayor probabilidad de error, lo que lleva a mas absentismo, menor moral y clientes enojados.
Una plantilla de programacion de trabajo puede resolver muchos de estos problemas. Los gerentes pueden asegurarse de que los miembros del equipo adecuados esten a mano durante las horas punta. Pueden evitar la sobreprogramacion y la programacion insuficiente, lo que afecta los costos de mano de obra y perjudica el servicio al cliente.
El software de programacion o una plantilla de programacion gratuita de empleados optimizara la gestion de recursos y simplificara el procesamiento de nominas. Los gerentes pueden enviar facilmente el horario por correo electronico a los miembros del equipo o publicarlo en una ubicacion accesible. Esto ayuda a responsabilizar a todos, lo que mejora la cultura de la empresa.
Consejos y tecnicas de programacion de empleados
La programacion de los empleados es una tarea regular para los gerentes de restaurantes. En las mejores circunstancias, es dificil anticipar los requisitos de programacion y optimizar la gestion de proyectos. Los gerentes tambien necesitan maximizar la eficiencia en el lugar de trabajo mientras tienen en cuenta la disponibilidad de los empleados y las preferencias laborales.
Con COVID-19, los procesos de programacion son aun mas complicados. Muchos empleados fueron despedidos o asignados a turnos inusuales durante el ultimo ano. Mientras que la mayoria de los restaurantes han reanudado las operaciones normales, los gerentes estan atascados renovando el proceso de programacion. Es posible que necesiten contratar a mas miembros del equipo, entrenarlos y traer de vuelta a los viejos trabajadores.
Sin el conjunto adecuado de herramientas y practicas recomendadas, este proceso puede ser abrumador. Lea con anticipacion algunas sugerencias sobre como optimizar el proceso de programacion y minimizar los cuellos de botella.
1. Considere las necesidades del horario de trabajo con anticipacion
La planificacion siempre es fundamental en la industria de la restauracion. Los gerentes deben revisar los datos historicos de ventas y mano de obra para asegurarse de que todos los turnos ocupados esten adecuadamente cubiertos en el futuro. Es posible que necesiten contratar a mas miembros del equipo durante los fines de semana o dias festivos. Es fundamental no tomar decisiones precipitadas, sino utilizar los datos disponibles como guia. Esto evitara la sobreprogramacion y la subprogramacion, lo que disminuye los gastos.
2. Evaluar los niveles de personal y la disponibilidad para crear un programa de trabajo
Los gerentes necesitan un control completo sobre la disponibilidad de los empleados. Esto requiere reuniones con los empleados, actualizar informacion antigua y analizar los datos de asistencia de tiempo. Esto ayudara a saber que trabajan normalmente los miembros del equipo de turno de empleados.
Tambien es importante tener en cuenta las preferencias de trabajo. Con el software de programacion de empleados o una plantilla de horario de turnos, los trabajadores pueden elegir y solicitar nuevas horas. Esto da a los empleados una mayor autonomia sobre sus horarios de trabajo, lo que tiende a aumentar la moral. Tambien evita trampas comunes como el ausentismo, lo que conduce a un servicio al cliente deficiente y a una reduccion de las ventas.
3. Lista de empleados que quieren mas horas para crear un programa de trabajo
Los gerentes deben anotar el nombre de cada empleado de aquellos que quieren horas adicionales. Con el reloj de tiempo y el software de programacion, los empleadores tambien pueden saber exactamente quien esta disponible en tiempo real. Esto ayuda a los gerentes a saber que trabajadores pueden cubrir un turno en el ultimo minuto.
Debido a que los hogares ahora estan luchando economicamente, muchos empleados apreciaran el trabajo extra. Ademas, los gerentes que priorizan la disponibilidad y preferencias de los empleados tienden a tener una fuerza laboral mas feliz.
4. Siga las regulaciones y reglas para crear un programa de trabajo
Hay muchas regulaciones federales y estatales diferentes que los restaurantes deben cumplir. Antes de que alguien cree una nueva programacion semanal, debe revisar estas reglas para mantener el cumplimiento.
Por ejemplo, algunos estados requieren que los restaurantes paguen el doble si los empleados trabajan mas de un numero determinado de horas. Si un empleador no tiene en cuenta esto, puede llevar a costos laborales excesivos o a una posible violacion.
Tambien es fundamental comprender las regulaciones de programacion predictiva. Los gerentes deben informar a los empleados de sus horarios de trabajo por adelantado y dar un pago extra si el horario cambia en el ultimo minuto. Es por eso que es tan importante crear horarios con anticipacion. Tiene que haber suficiente espacio para resolver cualquier torceduras, realizar cambios e informar a los miembros del equipo.
5. Publicar el horario de trabajo temprano y asegurarse de que sea facil realizar cambios
Los gerentes deben elegir una hora y un dia establecidos para publicar el horario de trabajo semanal. Por ley, los empleadores deben publicar un horario de turno de empleados 7-14 dias de antelacion. Aunque esta regla puede parecer engorrosa, en realidad funciona a favor del restaurante. Esto proporciona mucho tiempo para realizar cambios en la programacion, aprobar cambios de turnos e imprimir nuevas programaciones.
Con los sistemas de gestion de la fuerza de trabajo, todos los horarios de trabajo estan disponibles a traves de aplicaciones moviles. Cualquier cambio se publica inmediatamente, por lo que no hay necesidad de imprimir o distribuir una nueva programacion. Los gerentes tambien pueden usar una hoja de calculo de Excel o plantillas de programacion de trabajo para enviar por correo electronico todo el trabajo por turnos a los miembros del equipo. Independientemente del metodo, los empleados deben saber donde y cuando encontrar sus horarios semanales.
Como hacer un horario de empleado
Todos los horarios de empleados deben tener las personas apropiadas asignadas a las horas correctas. Esto requiere que los gerentes se mantengan al dia con los eventos de la comunidad, las tendencias de las vacaciones y la lista de reservas.
El horario de trabajo tambien debe estar completamente libre de errores, lo cual es mas facil decirlo que hacerlo. La
doble programacion, poner a la persona equivocada en un turno de empleado, o la falta de programacion conducira a un desperdicio de dinero y un servicio al cliente deficiente. Entonces, como deberian agilizar los gerentes el proceso de programacion de turnos de empleados? Lea con anticipacion para obtener una guia paso a paso.
1. Conozca el equipo y cree el calendario de empleados alrededor de los mejores resultados
Los gerentes necesitan conocer la disponibilidad de los empleados, las preferencias de trabajo y la experiencia. Que empleados a tiempo parcial son mas adecuados para los turnos nocturnos? Quien prefiere trabajar por la manana? Esta es una parte critica de la programacion de los empleados. No basta con cubrir cada turno; los empleados tienen que estar bien con el. Puede ayudar a escribir una lista de toda la informacion relevante para cada miembro del equipo. Esto puede incluir el nombre del empleado, el conjunto de habilidades, el estado de trabajo, la personalidad y cualquier restriccion de horas extra.
A continuacion, los gerentes deben determinar quienes son sus mejores empleados y luego programar alrededor de ellos. Esto asegura que cada miembro del equipo sea adecuado para su turno. Ademas, los gerentes sabran que hay suficiente experiencia para cada turno para que otros empleados confien. Esto mejorara la calidad del servicio al cliente y mejorara la moral de los trabajadores.
2. Seleccionar metodo de comunicacion y distribuir la programacion de trabajo rapidamente
Como debe distribuir la administracion cada plantilla de programacion de Excel? Es fundamental saber esto de antemano y elegir un metodo que optimice la comunicacion del equipo. Una plantilla o software de programacion facilita a los empleados ver los horarios de trabajo en linea o por correo electronico.
Los gerentes tambien tienen que distribuir el calendario por adelantado. Esto proporciona mucho tiempo para realizar cambios, intercambiar turnos y reprogramar compromisos personales. Los empleados seran mas felices y tambien los clientes. Las personas adecuadas apareceran en los momentos adecuados para realizar sus trabajos.
3. Dar autonomia a los empleados sobre el horario de trabajo
Dar autonomia a los empleados sobre el horario laboral beneficia tanto al empleador como al empleado. Crea mucho menos trabajo para el administrador y minimiza los backy-forths que conducen a errores de programacion. A los empleados les gusta tener mas control sobre cuando trabajan para poder planificar con anticipacion.
La herramienta de programacion de turnos correcta permite a los empleados acceder a la informacion a traves de una aplicacion movil, solicitar tiempo libre e intercambiar turnos. Esto conduce a un mayor nivel de participacion de los empleados y minimiza el ausentismo, lo que mejora la moral.
4. Crear un formulario de disponibilidad para el programa de trabajo
Un grafico de disponibilidad es una gran herramienta para reducir la carga de trabajo de la administracion y garantizar una mayor precision de programacion. Los gerentes pueden distribuir un formulario de disponibilidad a los miembros del equipo cuando son contratados por primera vez. A continuacion, deben registrarse regularmente para ver si hay alguna actualizacion en las horas de trabajo disponibles.
Esta opcion es util si el restaurante se basa en una plantilla de programacion de empleados o en un boligrafo y papel. Con una solucion de software automatizada, todos los datos de disponibilidad se digitalizan para que los administradores puedan verlos en linea en cualquier momento.
5. Buscar la mejor herramienta para crear una programacion de trabajo
Los gerentes pueden ser excelentes en la gestion del tiempo y tener buenas habilidades de organizacion. Pero sin el conjunto adecuado de herramientas de programacion, todavia es muy facil cometer errores. Microsoft Excel o soluciones basadas en la nube como Hojas de calculo de Google pueden ayudar a eliminar muchos cuellos de arranque de programacion.
Las aplicaciones de programacion son soluciones mas automatizadas que permiten una comunicacion rapida, actualizaciones instantaneas y recordatorios automatizados. Muchas soluciones de software tambien tienen en cuenta las leyes laborales relacionadas con el estado para ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento.
Como crear una plantilla de programacion de empleados en Excel
Si los restaurantes eligen Microsoft Excel para programar empleados, necesitan saber exactamente como usarlo. Excel es ideal para horarios muy funcionales y basicos que no necesitan ser personalizados. Las practicas recomendadas para crear un programa de trabajo en Excel incluyen-
- Introducir nombre y fecha del empleado . Despues de abrir una nueva hoja de calculo y nombrarla, el usuario debe introducir el nombre y la fecha del empleado. Los nombres van en el eje X y las fechas van en el eje Y. Debe haber una fila vacia entre cada nombre de empleado. El usuario puede utilizar esta fila en blanco para anotar la funcion asignada del trabajador para ese dia en particular.
- Crear turnos de trabajo- a continuacion, el usuario debe introducir las horas de trabajo y los roles de empleado asociados a cada dia laborable.
- Personalizar programacion- los usuarios pueden personalizar la programacion para que determinados datos destaquen. Entre las opciones se incluyen la negrita de datos clave, el cambio de bordes, la modificacion del tamano de las celdas o el uso de diferentes combinaciones de colores.
Plantilla de planificacion de empleados
En conclusion, aqui estan los puntos principales a conocer acerca de las plantillas de programacion de empleados-
- una plantilla de programacion de empleados ayuda a los gerentes a agilizar las operaciones, cubrir turnos importantes y optimizar la administracion de recursos. Esto ayuda a garantizar un proceso de nomina sin problemas y minimizar los costos de mano de obra. Tambien mejora la moral de los empleados, reduce la facturacion y mejora la calidad del servicio al cliente. Las
- practicas recomendadas para la programacion de empleados incluyen la planificacion anticipada, la evaluacion de la disponibilidad y los niveles de personal, saber quien desea trabajar por turnos adicionales, revisar las regulaciones y distribuir la programacion por adelantado.
- Al crear una programacion de empleados, los gerentes deben conocer la disponibilidad y las preferencias del equipo, crear turnos en torno a los empleados, establecer un buen metodo de comunicacion, distribuir horarios rapidamente, proporcionar a los empleados una mayor autonomia, crear un grafico de disponibilidad y elegir la mejor herramienta de programacion.
- Para crear una programacion de empleados en Excel, los usuarios deben introducir primero los nombres y fechas de los empleados, crear turnos de trabajo y personalizar las programaciones. Esto creara un horario muy basico y funcional que es aceptable para ciertos restaurantes.
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