Leitfaden fuer Geschaeftsinhaber zur Verwendung einer Vorlage fuer die Mitarbeiterplanung
Was ist eine Vorlage fuer einen Mitarbeiterplan?
Restaurantmanager verwenden Zeitplanvorlagen als eine Art Kalender fuer Schichtplaene. Eine Zeitplanvorlage enthaelt alle arbeitsbezogenen Daten, die fuer einen Mitarbeiterplan relevant sind, einschliesslich Mitarbeiternamen, Schichtzeiten und zugewiesenen Rollen fuer jeden Arbeitstag. Die
Arbeitszeiten werden Restaurantmitarbeitern zugewiesen, und die Manager verteilen den Schichtplan an einem bestimmten Wochentag. Auf diese Weise koennen Mitarbeiter ihre erforderliche woechentliche Arbeit einsehen und im Voraus planen.
Es stehen viele kostenlose Online-Planungsvorlagen zur Auswahl. Manager koennen einen mit Anpassungsfunktionen auswaehlen, die auf die Geschaeftsanforderungen abgestimmt sind. Andere Restaurants investieren in Managementsoftware, die den Planungsprozess weiter automatisiert.
Alle arbeitsbezogenen Daten sind ueber eine mobile App zugaenglich. Beide Optionen optimieren die Teamkommunikation, helfen, die Arbeitszeit zu verfolgen, und bieten Rechnertools zur Ermittlung der Arbeitskosten.
Viele Restaurantbesitzer haben zeitaufwaendige manuelle Planungsvorlagen zugunsten von Mitarbeiterplanvorlagen ausgetauscht. Es gibt weniger Raum fuer Fehler und alle Schichten sind mit dem entsprechenden Personal abgedeckt.
Dies befriedigt Mitarbeiter, da sie Zeitplaene an einem Ort anzeigen und sich auf Schichten vorbereiten koennen. Da alle Schichten ausreichend besetzt sind, verbessert sich die Qualitaet des Kundenservice. Darueber hinaus haben Manager mehr Zeit, sich auf kritische Aufgaben wie Bestandsverwaltung, Budgetierung und Marketingkampagnen zu konzentrieren.
Die Bedeutung einer Vorlage fuer die Mitarbeiterplanung
Es ist wichtig, effektive Planungsprozesse in der Restaurantbranche zu haben. Im Gegensatz zu Bueros sind einige Restaurants rund um die Uhr geoeffnet. Dies erfordert komplexere Mitarbeiterschichten wie wechselnde Schichtplaene und Swing-Sichtplaene.
Ohne die richtigen Tools ist die Planung von Mitarbeitern zu komplex. Es besteht eine hoehere Fehlerwahrscheinlichkeit, die zu mehr Fehlzeiten, geringerer Moral und wuetenden Kunden fuehrt.
Eine Vorlage fuer einen Arbeitsplan kann viele dieser Probleme loesen. Manager koennen sicherstellen, dass die richtigen Teammitglieder waehrend der Hauptverkehrszeiten verfuegbar sind. Sie koennen eine Ueberplanung und eine zu hohe Terminplanung verhindern, was sich auf die Arbeitskosten auswirkt und den Kundenservice beeintraechtigt. Die
Scheduling-Software oder eine kostenlose Vorlage fuer den Mitarbeiterplan optimiert das Ressourcenmanagement und rationalisiert die Gehaltsabrechnung. Manager koennen den Zeitplan einfach per E-Mail an Teammitglieder senden oder an einem zugaenglichen Ort veroeffentlichen. Dies traegt dazu bei, alle zur Rechenschaft zu ziehen, was die Unternehmenskultur verbessert.
Tipps und Techniken zur Mitarbeiterplanung
Die Planung von Mitarbeitern ist eine regulaere Aufgabe fuer Restaurantmanager. Unter den besten Umstaenden ist es schwierig, die Planungsanforderungen zu antizipieren und das Projektmanagement zu optimieren. Manager muessen auch die Effizienz am Arbeitsplatz maximieren, waehrend sie die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter und die Arbeitspraeferenzen beruecksichtigen.
Mit COVID-19 sind Planungsprozesse noch komplizierter. Viele Mitarbeiter wurden im letzten Jahr entlassen oder ungewoehnlichen Schichten zugewiesen. Waehrend die meisten Restaurants den normalen Betrieb wieder aufgenommen haben, ueberarbeiten die Manager den Planungsprozess. Moeglicherweise muessen sie mehr Teammitglieder einstellen, sie ausbilden und alte Arbeiter zurueckbringen.
Ohne die richtigen Tools und Best Practices kann dieser Prozess ueberwaeltigend sein. Lesen Sie weiter, um einige Vorschlaege zu erhalten, wie Sie den Planungsprozess rationalisieren und Engpaesse minimieren koennen.
1. Beruecksichtigen Sie die Anforderungen des Arbeitsplans im Voraus
Planung ist in der Restaurantbranche immer von entscheidender Bedeutung. Manager sollten historische Umsatz- und Arbeitsdaten ueberpruefen, um sicherzustellen, dass alle geschaeftigen Schichten in Zukunft angemessen abgedeckt werden. Moeglicherweise muessen sie an den Wochenenden oder Feiertagen mehr Teammitglieder einstellen. Es ist wichtig, keine voreiligen Entscheidungen zu treffen, sondern die verfuegbaren Daten als Leitfaden zu verwenden. Dies wird verhindern, dass sich das Verwirrung und die Planung behindert, was die Ausgaben verringert.
2. Bewerten der Personalstufen und Verfuegbarkeit, um einen Arbeitsplan zu erstellen
Manager benoetigen die vollstaendige Kontrolle ueber die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter. Dies erfordert Besprechungen mit Mitarbeitern, die Aktualisierung alter Informationen und die Analyse von Zeiterfassungsdaten. Dies wird helfen zu wissen, welche Mitglieder des Mitarbeiterschichtteams in der Regel arbeiten.
Es ist auch wichtig, die Arbeitspraeferenzen zu beruecksichtigen. Mit der Software fuer die Planung von Mitarbeitern oder einer Schichtplanvorlage koennen Mitarbeiter neue Stunden auswaehlen und anfordern. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Autonomie ueber ihre Arbeitsplaene, was die Moral tendenziell erhoeht. Es verhindert auch haeufige Fallstricke wie Fehlzeiten, die zu schlechtem Kundenservice und geringeren Verkaeufen fuehren.
3. Auflisten von Mitarbeitern, die mehr Stunden zum Erstellen eines Arbeitsplans wuenschen
Manager sollten den Namen jedes Mitarbeiters fuer diejenigen aufschreiben, die zusaetzliche Stunden wuenschen. Mit Zeituhr- und Scheduling-Software koennen Arbeitgeber auch genau wissen, wer in Echtzeit verfuegbar ist. Dies hilft Managern zu wissen, welche Arbeiter in letzter Minute eine Schicht abdecken koennen.
Da Haushalte jetzt finanziell Probleme haben, werden viele Mitarbeiter die zusaetzliche Arbeit zu schaetzen wissen. Darueber hinaus haben Manager, die die Verfuegbarkeit und Praeferenzen der Mitarbeiter priorisieren, tendenziell eine gluecklichere Belegschaft.
4. Befolgen Sie die Vorschriften und Regeln, um einen Arbeitsplan zu
Es gibt viele verschiedene Vorschriften des Bundes und der Staaten, an die sich Restaurants halten muessen. Bevor jemand einen neuen Wochenplan erstellt, sollte er diese Regeln ueberpruefen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewaehrleisten.
Zum Beispiel verlangen einige Staaten, dass Restaurants doppelt zahlen, wenn Mitarbeiter mehr als eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten. Wenn ein Arbeitgeber dies nicht beruecksichtigt, kann dies zu ueberhoehten Arbeitskosten oder einem moeglichen Verstoss fuehren.
Es ist auch wichtig, die Vorschriften fuer die vorausschauende Planung zu verstehen. Manager muessen die Mitarbeiter im Voraus ueber ihre Arbeitszeiten informieren und zusaetzliche Bezahlung leisten, wenn sich der Zeitplan in letzter Minute aendert. Aus diesem Grund ist es so wichtig, Zeitplaene im Voraus zu erstellen. Es muss genuegend Platz vorhanden sein, um etwaige Knicke zu sortieren, Aenderungen vorzunehmen und die Teammitglieder zu informieren.
5. Veroeffentlichen Sie den Arbeitsplan fruehzeitig und stellen Sie sicher, dass Aenderungen einfach vorgenommen werden koennen
Manager muessen eine festgelegte Uhrzeit und einen festgelegten Tag auswaehlen, um den woechentlichen Arbeitsplan zu veroeffentlichen. Laut Gesetz muessen Arbeitgeber 7-14 Tage im Voraus einen Schichtplan fuer Arbeitnehmer vereinbaren. Obwohl diese Regel umstaendlich erscheinen mag, funktioniert sie tatsaechlich zugunsten des Restaurants. Dies bietet ausreichend Zeit, um Planaenderungen vorzunehmen, Schichtswaps zu genehmigen und neue Zeitplaene auszudrucken.
Bei Workforce-Management-Systemen sind alle Arbeitszeitplaene ueber mobile Apps verfuegbar. Alle Aenderungen werden sofort veroeffentlicht, sodass Sie keinen neuen Zeitplan ausdrucken oder verteilen muessen. Manager koennen auch eine Excel-Tabelle oder Arbeitszeitplanvorlagen verwenden, um die gesamte Schichtarbeit per E-Mail an Teammitglieder zu senden. Unabhaengig von der Methode muessen Mitarbeiter wissen, wo und wann sie ihre Wochenplaene finden.
Wie erstelle ich einen Mitarbeiterplan
Alle Mitarbeiterplaene sollten die entsprechenden Personen den korrekten Stunden zugewiesen haben. Dies erfordert, dass Manager ueber Community-Events, Urlaubstrends und die Reservierungsliste auf dem Laufenden bleiben.
Der Arbeitsplan muss auch voellig fehlerfrei sein, was leichter gesagt als getan ist. Eine
doppelte Planung, die Einsetzung der falschen Person in eine Mitarbeiterschicht oder eine zu unterstreiende Terminplanung fuehren zu verschwendetem Geld und einem schlechten Kundenservice. Wie sollten Manager den Prozess der Planung von Mitarbeiterschichten rationalisieren? Lesen Sie weiter, um eine Schritt-fuer-Schritt-Anleitung zu erhalten.
1. Lernen Sie das Team kennen und erstellen Sie einen Mitarbeiterplan fuer Top-Performer
Manager muessen die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter, die Arbeitspraeferenzen und das Fachwissen kennen. Welche Teilzeitmitarbeiter sind besser fuer Nachtschichten geeignet? Wer arbeitet am liebsten morgens? Dies ist ein wichtiger Teil der Mitarbeiterplanung. Es reicht nicht aus, nur jede Schicht abzudecken, die Mitarbeiter muessen damit in Ordnung sein. Es kann helfen, eine Liste aller Informationen aufzuschreiben, die fuer jedes Teammitglied relevant sind. Dies kann den Namen des Mitarbeiters, die Faehigkeiten, den Arbeitsstatus, die Persoenlichkeit und etwaige Ueberstundenbeschraenkungen umfassen.
Als naechstes sollten Manager bestimmen, wer ihre besten Mitarbeiter sind, und dann um sie herum planen. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied fuer seine Schicht geeignet ist. Darueber hinaus wissen die Manager, dass fuer jede Schicht genuegend Fachwissen vorhanden ist, auf das sich andere Mitarbeiter verlassen koennen. Dies wird die Qualitaet des Kundendienstes verbessern und die Arbeitsmoral verbessern.
2. Waehlen Sie die Kommunikationsmethode und verteilen Sie den Arbeitsplan schnell
Wie sollte das Management jede Excel-Zeitplanvorlage verteilen? Es ist wichtig, dies im Voraus zu wissen und eine Methode auszuwaehlen, die die Teamkommunikation optimiert. Eine Planungsvorlage oder Software erleichtert es Mitarbeitern, Arbeitszeitplaene online oder per E-Mail anzuzeigen.
Manager muessen den Zeitplan auch im Voraus verteilen. Dies bietet genuegend Zeit, um Aenderungen vorzunehmen, Schichten zu tauschen und persoenliche Verpflichtungen neu zu planen. Die Mitarbeiter werden gluecklicher sein und auch die Kunden. Die richtigen Leute werden zur richtigen Zeit auftauchen, um ihre Arbeit zu verrichten.
3. Geben Sie Mitarbeitern Autonomie ueber den Arbeitsplan
Den Mitarbeitern Autonomie ueber den Arbeitsplan zu geben, kommt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zugute. Es schafft viel weniger Arbeit fuer den Manager und minimiert den Rueckstand, der zu Planungsfehlern fuehrt. Mitarbeiter haben gerne mehr Kontrolle darueber, wann sie arbeiten, damit sie vorausplanen koennen.
Das Tool Right Shift Schedule ermoeglicht es Mitarbeitern, ueber eine mobile App auf Informationen zuzugreifen, Freizeit anzufordern und Schichten zu tauschen. Dies fuehrt zu einem hoeheren Engagement der Mitarbeiter und minimiert Fehlzeiten, was die Moral verbessert.
4. Erstellen eines Verfuegbarkeitsformulars fuer den Arbeitsplan
Ein Verfuegbarkeitsdiagramm ist ein grossartiges Werkzeug, um die Arbeitslast des Managements zu verringern und eine hoehere Planungsgenauigkeit sicherzustellen. Manager koennen ein Verfuegbarkeitsformular an Teammitglieder verteilen, wenn sie zum ersten Mal eingestellt werden. Sie sollten dann regelmaessig einchecken, um festzustellen, ob es Aktualisierungen der verfuegbaren Arbeitszeiten gibt.
Diese Option ist nuetzlich, wenn das Restaurant auf eine Vorlage fuer die Planung von Mitarbeitern oder Stift und Papier angewiesen ist. Mit einer automatisierten Softwareloesung werden alle Verfuegbarkeitsdaten digitalisiert, sodass Manager sie jederzeit online anzeigen koennen.
5. Finden Sie das beste Tool zum Erstellen eines Arbeitsplans
Manager koennen im Zeitmanagement grossartig sein und ueber gute Organisationsfaehigkeiten verfuegen. Aber ohne die richtigen Planungstools ist es immer noch sehr einfach, Fehler zu machen. Microsoft Excel oder Cloud-basierte Loesungen wie Google Sheets koennen dazu beitragen, viele Planungs-Bootlenecks zu eliminieren.
Scheduling-Apps sind automatisierte Loesungen, die eine schnelle Kommunikation, sofortige Updates und automatisierte Erinnerungen ermoeglichen. Viele Softwareloesungen beruecksichtigen auch staatliche Arbeitsgesetze, um Unternehmen bei der Aufrechterhaltung der Compliance zu unterstuetzen.
So erstellen Sie eine Vorlage fuer die Mitarbeiterplanung in Excel
Wenn Restaurants Microsoft Excel waehlen, um Mitarbeiter zu planen, muessen sie genau wissen, wie sie es verwenden. Excel eignet sich hervorragend fuer sehr funktionale, grundlegende Zeitplaene, die nicht angepasst werden muessen. Zu den Best Practices zum Erstellen eines Arbeitszeitplans in Excel gehoeren
- - Name und Datum des Mitarbeiters eingeben - Nach dem Oeffnen einer neuen Tabelle und Benennung sollte der Benutzer den Namen und das Datum des Mitarbeiters eingeben. Die Namen gehen auf die X-Achse und die Daten gehen auf die Y-Achse. Es sollte eine leere Zeile zwischen jedem Mitarbeiternamen geben. Der Benutzer kann diese leere Zeile verwenden, um die zugewiesene Rolle der Arbeitskraft fuer diesen bestimmten Tag aufzuschreiben.
- Arbeitsschichten erstellen - Als Naechstes sollte der Benutzer die Arbeitsstunden und Mitarbeiterrollen eingeben, die mit jedem Arbeitstag verknuepft sind.
- Zeitplan anpassen - Benutzer koennen den Zeitplan anpassen, um bestimmte Daten hervorzuheben. Zu den Optionen gehoeren das fett gedruckte Schluesseldaten, das Aendern von Raendern, das Aendern der Groesse von Zellen oder die Verwendung verschiedener Farbschemata.
Vorlage fuer die Schluesseluebernahme der Mitarbeiterplanung
Abschliessend sind hier die wichtigsten Punkte, die Sie ueber Vorlagen fuer die Mitarbeiterplanung wissen sollten -
- Eine Vorlage fuer die Mitarbeiterplanung hilft Managern, den Betrieb zu rationalisieren, wichtige Schichten abzudecken und das Ressourcenmanagement zu optimieren. Dies traegt dazu bei, einen reibungslosen Abrechnungsprozess zu gewaehrleisten und die Arbeitskosten zu minimieren. Es verbessert auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, senkt den Umsatz und verbessert die Qualitaet des Kundenservice. Zu den
- Best Practices fuer die Mitarbeiterplanung gehoeren Planung im Voraus, die Bewertung der Verfuegbarkeit und des Personalbedarfsniveaus, zu wissen, wer zusaetzliche Schichtarbeit wuenscht, die Ueberpruefung von Vorschriften und die Verteilung des Zeitplans im Voraus.
- Bei der Erstellung eines Mitarbeiterplans sollten Manager die Verfuegbarkeit und die Praeferenzen des Teams kennen, Schichten um Mitarbeiter herum aufbauen, eine gute Kommunikationsmethode etablieren, Zeitplaene schnell verteilen, den Mitarbeitern eine groessere Autonomie bieten, ein Verfuegbarkeitstabelle erstellen und das beste Planungstool auswaehlen.
- Um einen Mitarbeiterplan in Excel zu erstellen, sollten Benutzer zuerst die Namen und Daten der Mitarbeiter eingeben, Arbeitsschichten erstellen und Zeitplaene anpassen. Dies wird einen sehr einfachen und funktionalen Zeitplan erstellen, der fuer bestimmte Restaurants akzeptabel ist.
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