ビジネスでタイムシートテンプレートを使用する理由
タイムシート/タイムシートテンプレートとは何ですか
タイムシートテンプレートを適切に理解するには、タイムシートが何であるかを定義すると便利です。タイムシートは、作業時間を記録および追跡するために使用される仮想または物理ツールです。タイムカードとタイムシートの両方は、職場での時間を追跡するための基礎とみなされます。タイムシートテンプレートは、従業員が一定期間における労働時間を追跡するために雇用主が使用するデータテーブルです。
さまざまなチームメンバーは、ビジネス内でタイムシートデータを使用します。たとえば、従業員のタイムシートは、多くの場合、管理会計プロセスに役立ちます。簡単なタイムシートツールでは、昼休みや残業時間の休暇を追跡する代わりに、リアルタイムのデータを提供します。マネージャは、タイムシートを使用して、従業員の時間を簡単に参照し、生産性から効率化までのすべてを評価できます。
給与計算処理は、多くの場合、従業員の時間ツールに大きく依存しています。時間追跡ツールは、給与計算の精度に不可欠な各支払期間の残業時間と通常の時間を追跡するのに役立ちます。以前は、給与計算プロセスでは、手動による従業員の時間プロセスでは人的ミスが多くなっていました。Payrollでは、タイムシートエントリと時間追跡ツールを使用して、合計支払が正しいことを確認できます。
タイムシート/タイムシートテンプレートを使用することの重要性
雇用者はGoogleスプレッドシートやExcelのような無料のタイムシートテンプレートプログラムをダウンロードしてお金を節約します。ただし、時間と総支払の計算に費やした作業時間と残業時間は、時間の経過とともに企業のコストが高くなる可能性があります。特にGoogleスプレッドシートやExcelテンプレートをしばらく使用した後、特殊な時間追跡ソフトウェアを実装することはエキサイティングです。無料のタイムシートアプリケーションの列と行を移動する代わりに、時間追跡ソフトウェアを使用して簡単に使用できるオプションが開きます。従業員の時間ソフトウェアは、リアルタイムで労働時間を表示し、簡単にさまざまなデータを記録することができます。
残業時間から昼食時間の報告まで、従業員の時間ソフトウェアは大きな投資です。たとえば、通常の労働時間と超過作業時間は、時間追跡ソフトウェアで簡単に区別できます。差別化が容易になると、請求期間や支払期間の差異が少なくなります。従業員の時間差は、経時的にビジネス費用がかかるだけでなく、企業の評判に大きな損害を与える可能性があります。
タイムシートテンプレートの利点
優れたタイムシートテンプレートには、独自の利点があります。タイムシートの利点は、世界中の中小企業や大企業によってすでに感じられています。すべてのビジネスプロフェッショナルが知っておくべきタイムシートの重要な利点は次のとおりです。
インサイト
従業員の生産性と効率性は、多くの場合、ビジネスの世界の専門家によって議論されます。しかし、これらの流行語が実質的な意味を持つためには、それらを適用できる必要があります。企業が時間を追跡し、労働時間がどのように費やされているかを理解すると、生産性と効率性をより正確に測定できます。
タイムクロックからタイムカードまでのツールにより、企業は従業員の生産性や効率などの測定値を定量化できます。企業は、タイムシート情報を使用して、従業員の時間をどのように活用できるかを確認することもできます。企業が従業員の時間ツールを適切に使用すると、障害を特定し、従業員の時間の無駄を減らすことが容易になります。
プロジェクト管理は、単純なタイムシートで明らかにできる洞察によって大幅に向上しました。週単位または毎月のタイムシートが使用されているかどうかにかかわらず、従業員の時間データは貴重な情報を明らかにします。たとえば、日単位のタイムシートまたは隔週のタイムシートは、ほぼリアルタイムの速度でプロジェクト管理の問題を示す可能性があります。または、毎月のタイムシートまたは週単位のタイムシートに、より長期的なワークフローの問題が示される可能性があります。
節約
時間を手動で追跡し、完了したタスクを追跡する必要があると、人件費が急速に悪夢になる可能性があります。ありがたいことに、複数の従業員の時間の追跡は、使いやすい従業員の時間ツールを使用して達成することができます。従業員の時間ツールは、企業が従業員の時間を最適に活用し、収益性の向上に直接つながります。
人材が従業員の時間を追跡できれば、採用決定からキャリア開発まで、すべてが効果的に働きました。たとえば、多くの企業は、現在スタッフに在籍しているチームメンバーを開発する前に、新しい従業員を雇います。残念ながら、これは簡単に多くの効果のない労働者ではなく、効果的な労働者が少なくなる可能性があります。
経営陣
時間を追跡し、完了したタスクをリアルタイムで追跡する能力は、貴重な視点を提供します。管理担当者は、作業時間が最適に使用されている場合は、毎月のタイムシートまたは週単位のタイムシートで確認できます。企業は、タイムシートデータを使用して、報酬と認識を行うトップパフォーマーであるチームメンバーを簡単に特定できます。
簡単なタイムシートのような従業員の時間ツールは、他の時間追跡ツールで補完することができます。たとえば、タイムカードやタイムクロックのデータは、パフォーマンスの低い従業員を追跡することを示すのに役立ちます。業績の低い従業員の場合、経営陣は、開始時刻から昼休みの記録まで、より慎重に作業時間を追跡することがあります。従業員が半月単位または月単位で業績不足を続けている場合、管理は問題に対処するために介入することができます。
タイムシートテンプレートを使用する方法
日単位のタイムシートまたは毎月のタイムシートのどちらが使用されているかについては、役立つヒントがあります。従業員の時給や昼休みなどの要因は、ビジネスを追跡し、正確に把握するために重要です。さらに、従業員によっては、異なる給与期間の日付または残業手当プロトコルを持つ場合があります。
ありがたいことに、タイムシートテンプレートは、企業に簡単なタイムシートアクセスを提供するために、簡単に使用できるように設計されています。タイムシートテンプレートを適切に使用する方法を企業が理解することが重要です。適切な利用がない場合、タイムシートテンプレートは従業員のタイムツールとして有効ではありません。タイムシートテンプレートを使用する基本的な手順は次のとおりです。
1.テンプレートの選択
企業が選択できるさまざまなタイムシートテンプレートオプションがあります。組織では、ビジネスニーズに最適なタイムシートテンプレートを選択する必要があります。このステップでは、支払期間の長さから時間単位のレート変動までの要素を考慮することが重要です。
タイムシートテンプレートは、テンプレートをダウンロードする前に簡単に使用でき、アクセスできるように設計されていますが、調査する価値があります。1 つのタイムシートテンプレートは 1 つのビジネスにとって魅力的ですが、別のビジネスでは代替オプションを選択することもできます。どちらのタイムシートテンプレートを選択するかは、組織的な目的のために従業員全体で使用する必要があります。
2.設立のスケジュール
タイムシートテンプレートを選択したら、従業員のタイムシートプロトコルを確立する必要があります。企業によっては、従業員のタイムシートを毎日更新し、従業員の開始時刻と昼休みに明確に注釈を付ける必要があります。他の企業では、隔週または週単位のタイムシートの完了が必要な場合があります。従業員のタイムシート完了のスケジュールを設定することで、全員が同じページにいることを確認できます。全員が同じページにアクセスすると、支払期間のプロセスが合理化しやすくなります。
3.ダブルチェック
従業員がタイムシートのエントリをダブルチェックするように促すことで、精度レベルが向上します。タイムカードまたはタイムクロックは、従業員がエントリを確認するための素晴らしい参照です。エラーが少なくなると、ライン内の間違いを修正する時間を節約できます。給与計算では、一貫した従業員の二重チェックにより、半月単位または月単位でエラーを検出する必要がなくなります。
企業は、給与総額が従業員のタイムシートの精度に依存することを従業員に思い出させる必要があります。福利厚生を持つ従業員の場合、給与期間中に勤務する時間も、福利厚生管理に影響します。時給の従業員の場合、時間外労働時間は、人件費の影響が重いため、徹底的にチェックする必要があります。
4.一貫性
組織全体で異なる従業員に同じタイムシートテンプレートを使用する必要があるのと同様に、エントリの一貫性が非常に重要です。不整合は簡単に誤って解釈され、通常の時間から昼休みまでのすべての記録に影響します。一貫性は、タイムシートが整理され、明確であることを確認するのに役立ちます。
従業員は、日付と時刻の両方の形式で統一されていることを確認する必要があります。たとえば、開始時刻が午前 8 時、午前 8 時、午前 8 時、または 8-00 と表示されます。開始時刻から昼休みにどの形式を適用するかを指定します。
Excel でタイムシートテンプレートを作成する方法
無料のタイムシートテンプレートは、有料の時間追跡ソフトウェアにまだ投資する準備ができていない企業のためのオプションかもしれません。企業では、Google ドキュメントまたは Excel タイムシートを使用して時間追跡が必要な場合があります。一部の従業員は、スイートに精通しているため、Google ドキュメントまたは Google スプレッドシートを好む場合があります。Excel タイムシートは、特に Microsoft スイートに精通している他の従業員に適しています。Excel タイムシートテンプレートを作成する手順は次のとおりです
。1.[Excel ビュー] タブを選択し、[ペインの固定] タブを選択します。ドラッグドロップメニューから [先頭行をフリーズ] を選択して、スクロールしながら行を保持します。
2.カテゴリに注釈を付けて、列見出しを割り当てます。カテゴリの範囲は、開始時間から昼休み、残業時間までです（該当する場合）。毎日の労働時間と週ごとの労働時間をリストして、列見出しを終了します。
3.列 A 見出しをクリックし、すべてのセルを選択して、時刻を追跡する日付形式を選択します。すべてのセルを選択したら、[数値] グループの下部にあるダイアログボックスを開き、[日付] 項目をクリックします。
4.列 B のヘッダーを選択し、[Shift] を使用して、前のタイムトラッカー列のヘッダーをクリックします。「数値」(Number) グループオプションから「時間」ダイアログを選択します。午後 1-30 と表示されている書式を適用して、日単位表示とともに従業員の時間を表示します。
5.[毎日の時間合計] 列をクリックし、[Shift] をクリックして週単位の合計時間をクリックしてすべての列セルを選択します。[番号] ダイアログをクリックし、[カスタム] 項目を選択し、[タイプ] フィールドに [h]- mm と入力します。このステップでは、従業員の勤務時間が 24 時間を超過し、週ごとの総作業時間に対して作業時間を超過できます。
6.日単位の時間トラッカーセルを選択し、等号を挿入して数式を挿入します。終了時刻表示セルをクリックし、-記号を使用して数式に場所を追加します。セル内の時計をクリックし、[Enter] を選択し、式を完了して、入力時刻と終了時刻を自動的に差し引きます。昼食休憩は、さらに計算を実行する必要があることを覚えておいてください。
7.週単位のタイムシート作業時間行を選択し、「=SUM」と入力します。デイリータイムトラッカーをクリックし、6行目のセルまで下にドラッグします。問題を回避するために、数式を終了するには、必ず右括弧を入力してください。
8.最初の行 2 のセルをクリックし、行 6 の週ごとのタイムシートの合計までドラッグし、カーソルを終了セルの右下隅に置きます。カーソルには、最終的に黒いプラス記号が表示されます。カーソルが変わったら、行 261 に達するまでドラッグして、1 年分の行を設定します。
9.Excel タイムシートのタイトルテーブルをダブルクリックし、適切なラベルを付けます。最初の従業員の名前を入力して、従業員の勤務時間の追跡を開始します。
10.すべてのデータを選択するには、従業員のタイムシート番号付き行と文字付きの列ヘッダーの交差を選択します。クリップボードにコピーし、現在のタイムシートの横にあるプラス記号を選択して、新しいタイムシートテンプレートを挿入します。
一部の企業では、Google スプレッドシートまたは Excel タイムシートテンプレートを使用して、従業員の総労働時間を追跡することを好みます。しかし、企業が利用するために利用可能な時間追跡オプションが好ましいがあります。時間追跡ソフトウェアは、使いやすいアクセシビリティを提供し、従業員の時間は可能な限り正確であることを確認することができます。
タイムシートテンプレートの結論
- Google スプレッドシートおよび Excel では、無料のタイムシートテンプレートオプションを使用できます。
- 無料のタイムシートテンプレートは、有料の時間追跡ソフトウェアプログラムほど包括的ではありません。
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