スモールビジネスのための勤怠追跡の完全ガイド
勤怠管理って何ですか？
時間と出勤の追跡システムにより、従業員をより効果的に管理し、現地の労働法を遵守することができます。
一方、従業員の勤務時間と出勤を手動で追跡するのは面倒です。幸いなことに、勤怠管理ソフトウェアはプロセスを合理化し自動化してくれます。
出勤ソフトウェアは、起業家の数が従業員の時間と休暇を追跡することを中心に実行する重要な機能を自動化します。これらのシステムの機能は単純に見えますが、組織が拡大するにつれて、システムに関連する責任は非常に大きくなる可能性があります。大規模な組織では、これらのプロセスをデジタル化して、いつでもどこからでも従業員の時間を正確に追跡できるようにするのが最善の方法です。
時刻と出勤を監視するメリット
勤怠管理ソフトウェアを実装した後に企業が享受できる5つのメリットは次のとおりです
。1.バディパンチは禁止されます：
バディパンチは、同僚が別の従業員のためにオフィスにパンチインおよびパンチアウトするときに発生します。これはタイムセフトと呼ばれることがあります。これはバーやレストランではよくあることであり、検出が非常に困難です。クロックインマシンまたはバイオメトリックガジェットには指紋スキャナーが装備されており、バディパンチの一般的な抑止力になりますが、これらのマシンは速度が速く、ペースの速い環境では簡単に侵害されます。勤怠管理ソフトウェアは、この広範な慣行を排除する安価な方法です。もちろん、他にも優れたアプリがあります。ビジネスに最適なアプリを選択し、バディパンチを排除して、人件費を大幅に削減します。
2。実際の作業時間と勤務日の終了時の予定シフト時間の比較-
時間と出勤の追跡ソフトウェアは、機械学習とソフトウェアの直感的な性質により、従業員のパンチ行動に従ってシフトスケジュールを作成するのに役立ちます。これにより、スケジュールの管理がより簡単になります。これまでに。スケジュールを守り、チームが時間どおりにアサインメントを完了できるようにするという重要な性質を、マネージャに印象づけることが重要です。また、従業員が制服を着た場合にのみサインインし、変更する前にサインアウトすることを確認します。
3。ジオフェンシングを使用してリモート従業員の現在地を追跡する-
職場環境の変化に伴い、デスクベースの従業員が在宅勤務を許可したり、配達ドライバーや他の現場にいる従業員がいる場合があります。彼らが最大限の成果を提供し、本来あるべき場所に物理的に存在することを保証するために、地理追跡機能は勤怠管理ソフトウェアに統合されており、マネージャーは従業員の位置を監視することができます。
4。組織に対する従業員の信頼を高める-
従来、勤怠管理システムは給与コストの削減のみを目的として使われていたと考えられていました。その結果、一部の従業員や労働組合はその使用に反対していました。近年、多くの従業員や労働組合は、労働者を搾取から守るためにそのようなプロセスを認識し、主張しています。
5。機密情報の保護：
人事部門と給与部門が使用されていないときにオフィスを閉じておくのには理由があります。彼らは、連絡先情報、契約上の詳細、そして最も重要なのは個人の賃金水準など、従業員に関する機密情報を所有しています。人事および給与担当者は、この情報の完全性とプライバシーを保護する責任を委ねられています。最先端の勤怠管理ソリューションをインストールして、ユーザーが表示または編集できるデータに制限できます。ユーザーの権限は、勤怠管理システムの重要な要素です。
時間と出勤の追跡は面倒な場合があります。それは費やした時間だけではなく、無駄な時間についてです。
Zipschedules は、中小企業向けの時間と出勤の追跡ソリューションでこれらの問題を回避する方法を提案しています。
勤怠管理ソリューションで探すべきことは何ですか？
Top7 時間と出勤ソフトウェアは次の資質を持っている必要があります
。1.適切な報告と分析
2.統合スキル
3.クロックインとクロックアウト
4.簡単なタイムシートは、ワークライフバランスを達成するのに役立ちます
5.オンラインで休暇を申請する
6.給与計算の互換性
7.
コミュニケーションの向上とタイムリーなアラートについて詳しく説明しましょう。
1。適切なレポート作成と分析：
従業員の勤怠管理ソフトウェアは、人員配置の問題を解決し、将来の人員配置のニーズを予測するのに役立つ強力なレポートおよびデータ収集ツールです。
これらのツールには、平日、週末、またはホリデーシーズンに行われた残業のコンプライアンスデータと時間単位のログブックを保存する必要があります。
1。適切なレポート作成と分析：
従業員の勤怠管理ソフトウェアは、人員配置の問題を解決し、将来の人員配置のニーズを予測するのに役立つ強力なレポートおよびデータ収集ツールです。
これらのツールには、平日、週末、またはホリデーシーズンに行われた残業のコンプライアンスデータと時間単位のログブックを保存する必要があります。
従業員の時間を追跡することは困難な場合があります。
Zipschedules は、従業員の時間と出勤を簡単かつ効率的に追跡したい中小企業向けのソリューションを提供します。
1。適切なレポート作成と分析：
従業員の勤怠管理ソフトウェアは、人員配置の問題を解決し、将来の人員配置のニーズを予測するのに役立つ強力なレポートおよびデータ収集ツールです。
これらのツールには、平日、週末、またはホリデーシーズンに行われた残業のコンプライアンスデータと時間単位のログブックを保存する必要があります。
2。統合スキル-
業績管理や給与計算などの他のソフトウェアとの統合は、時間追跡システムの重要な機能です。既存のソリューションとシームレスに統合できる勤怠管理ソフトウェアを使用することが重要です。これにより、時間とコストを節約できます。dは、時間とコストを大幅に節約し、ビジネスニーズをより適切に予測するのに役立つ洞察に満ちたデータを提供します。
2。統合スキル-
業績管理や給与計算などの他のソフトウェアとの統合は、時間追跡システムの重要な機能です。既存のソリューションとシームレスに統合できる勤怠管理ソフトウェアを使用することが重要です。これにより、時間とコストを節約できます。dは、時間とコストを大幅に節約し、ビジネスニーズをより適切に予測するのに役立つ洞察に満ちたデータを提供します。
2。統合スキル-
業績管理や給与計算などの他のソフトウェアとの統合は、時間追跡システムの重要な機能です。既存のソリューションとシームレスに統合できる勤怠管理ソフトウェアを使用することが重要です。これにより、時間とコストを節約できます。dは、時間とコストを大幅に節約し、ビジネスニーズをより適切に予測するのに役立つ洞察に満ちたデータを提供します。
3。クロックインとクロックアウト：
これは、勤怠管理の主な機能です。従業員、特に遠隔地で働く従業員は、出席を登録するための明確な方法を持つ必要があります。
出席を記録する複数の方法があると、エラーがなくなり、監視の可能性が高まります。
バイオメトリクスは、エントリーと滞在時間をオンサイトで記録するための優れたオプションの1つです。
3。クロックインとクロックアウト：
これは、勤怠管理の主な機能です。従業員、特に遠隔地で働く従業員は、出席を登録するための明確な方法を持つ必要があります。
出席を記録する複数の方法があると、エラーがなくなり、監視の可能性が高まります。
バイオメトリクスは、エントリーと滞在時間をオンサイトで記録するための優れたオプションの1つです。
4。簡単なタイムシートでワークライフバランスを実現：
簡単なユーザーインターフェイスまたはシンプルなダッシュボード/タイムシートにより、従業員はシフトのタイミングを確認し、それに応じて休暇申請や休暇の計画を立てることができるため、日々の計画を立てることができます。このデータは、従業員がワークライフバランスを計画し、給与計算を支援するのに役立ちます。
4。簡単なタイムシートでワークライフバランスを実現：
簡単なユーザーインターフェイスまたはシンプルなダッシュボード/タイムシートにより、従業員はシフトのタイミングを確認し、それに応じて休暇申請や休暇の計画を立てることができるため、日々の計画を立てることができます。このデータは、従業員がワークライフバランスを計画し、給与計算を支援するのに役立ちます。
5。オンラインで休暇を申請する：
中小企業向けの勤怠管理システムには、休暇管理ツールが含まれている必要があります。ソフトウェアでは、休暇日、祝日、休暇のリクエストを許可する必要があります。マネージャと従業員の計画と実行を合理化します。
最適な勤怠管理ソフトウェアは、クラウドベースである必要があります。パスワード保護により、従業員と経営陣はどこからでも重要な情報にアクセスできます。情報の共有やアクセスを、迅速、簡単、かつ安全に実行できます。
5。オンラインで休暇を申請する：
中小企業向けの勤怠管理システムには、休暇管理ツールが含まれている必要があります。ソフトウェアでは、休暇日、祝日、休暇のリクエストを許可する必要があります。マネージャと従業員の計画と実行を合理化します。
最適な勤怠管理ソフトウェアは、クラウドベースである必要があります。パスワード保護により、従業員と経営陣はどこからでも重要な情報にアクセスできます。情報の共有やアクセスを、迅速、簡単、かつ安全に実行できます。
6。給与計算の互換性-
計時ソフトウェアは、給与計算と完全に統合する必要があります。従業員の労働時間、残業時間、休日手当を正確に記録することが重要です。
これにより、人的入力の必要性を排除または削減し、お金を節約し、従業員の正確な給与計算を確保し、給与明細を確認して休暇を申請できるため、従業員のセルフサービスを促進します。
7。より良いコミュニケーションとタイムリーなアラート：
従業員は、オンラインの勤怠管理ソフトウェアを使用して、休暇のリクエスト、変更の管理者の通知、またはタイムテーブルの直接設定を行うことができる必要があります。
どんなビジネスでも効果的なコミュニケーションが必要です。適切なソフトウェアを使用することで、メッセージが失われることがなく、通知が正確で管理しやすくなり、従業員の自由度が高まり、スケジューリングプラットフォームがシンプルになります。
経営陣も従業員も、不在、休暇の要求、オープンシフトに関するアラート通知のメリットを享受できます。スマートフォンによる通知は、スタッフの不足や休暇に関する混乱を減らすのに役立ちます。
労働者は余分なシフトを獲得し、経営陣は記録を更新し、アラートは自動化されて、オープンシフトに対して公正な戦略を立てます。
時間と出勤の追跡の種類
出席追跡システムには主に4つのタイプがあります：
1。パンチカードクロック
2.バイオメトリックデバイス
3.デジタルまたはウェブクロック
4.
タイムレコーダー用アプリこれらの出席追跡システムについては、以下で詳しく説明します。
1。パンチカードクロック-
パンチカードタイムレコーダーは、企業がクロックインおよびクロックアウトする最も一般的な方法の1つです。タイムカードは、日付と時刻を処理するマシンに入れられます。中小企業ではパンチカードクロックを使用するのは簡単です。また、従業員の労働時間を追跡できるため、給与計算や正しい給与の生成に役立ちます。
2。生体認証デバイス-
指紋や手形は、職場や学校での出勤に使用されます。バイオメトリックタイムクロックは、一意の識別と正確な手の測定が必要なため、同時に2人が使用することはできません。バイオメトリックタイムレコーダーを使用する場合、手を差し伸べるだけで済みます。従業員が取得する必要があるのは指紋だけです。
3。デジタルクロックまたはウェブクロック：
従業員は、オフィスのデスクから、または自宅や現場から、デスクトップまたはラップトップから出勤できます。企業は、システムを使用したい人の IP アドレスに基づいて、システムへのアクセスを制限することもできます。デジタルタイムクロックは、給与計算および人事ソフトウェアと簡単に互換性があり、給与計算の迅速化と記録の保持を容易にします。従業員はセルフサービスポータルを使用して、勤怠データと支払いデータを確認できます。Web ベースのタイムレコーダーを使用することは、プロジェクトを追跡する優れた方法です。各ユーザーには固有のログイン情報があるため、企業はユーザーが互いにパンチするのを阻止できます。これにより、マネージャーはオフィスから離れて働く従業員を追跡しやすくなります。
4。タイムレコーダー用アプリ-
タイムレコーダー用のアプリがあれば、同僚はどこからでも、どのスマートフォンでも出勤できます。アプリベースのタイムレコーダーは、動きの多いチームや、主に在宅勤務のパンデミック後の労働条件に最適です。GPS追跡により、時間を簡単に追跡できます。シンプルなダッシュボードで、従業員はどのパソコンやスマートフォンからでも出勤を管理できます。ウェブベースのタイムレコーダーを使っている人は、お互いに時間を合わせることはできません。各ユーザーは、時間と出勤をマークするための一意のログイン ID とパスワードを持っています。
勤怠管理の自動化のメリット
組織では、手動または勤怠管理システムを使用することが重要です。パンチロックなどの手動システムは、過去に出勤追跡に使用されていました。しかし、この方法では、絶え間ない人間の介入が必要です。それにもかかわらず、自動化されたタイムクロックシステムの組み込みは、
次のようなはるかに優れた結果をもたらしました。データは自動的に記録されます。
このシステムにより、従業員の出席を手動で追跡する必要がなくなります。勤怠データの収集と保存に関しては、システムがそれを行います。各従業員の労働時間の追跡は、データベースに保存されている情報を使用して行うことができます。
2。正確性の提供-
出席を手動で追跡すると、従業員から不正確な情報が提供される可能性があり、その結果、記録が不正確になります。残業代を稼ぐために、出席シートに追加の時間を記載することができます。一方、自動勤怠ソフトウェアは、人為的ミスの可能性を排除します。
3。事務的責任の支援：
従業員の勤怠と給与計算の追跡には、多くの時間と労力がかかる場合があります。一方、デジタル勤怠システムは、時間のかかる管理タスクを自動化および合理化し、タスクに集中できるようにします
4.
コストの削減と従業員のアウトプットの向上：ロボットによる勤怠管理システムを導入することで、従業員の不要な移動を簡単に削減し、効率を高めることができます。彼らは設定した期限までに仕事を終えることができます。これは、会社の収益にプラスの影響を与えます。その結果、従業員の不在と給与計算の処理時間が短縮されます。
5。使い方は簡単：
自動勤怠管理システムの設置と使用は簡単です。特別なトレーニングや知識は必要ありません。数回クリックするだけで、学生の出席状況の追跡に必要なすべての情報にアクセスできます。
手動での勤怠管理のデメリット
手動出席マーキングには、
次のような独自の欠点があります。情報の誤用：
データは手動で記録されるため、簡単に操作できます。より多くのお金を稼ぐために、従業員から誤った情報が提供される可能性があります。この結果、時間盗難の状況も発生する可能性があります。その結果、従業員が投入しなかった時間に対して引き続き支払いを行うことになります。
2。ヒューマンエラーは常に発生する可能性があります。
従業員の出席は、コンプライアンス、報酬、およびその他の考慮事項を考慮して編集する必要があります。対照的に、これらのタスクを手動で実行すると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。
3。効率性：
手動で出席を記録するには長い時間がかかります。これは、生産性と従業員のパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。また、全従業員の勤怠データを手動で収集するには長い時間がかかります。パンチカードのメンテナンスや時間登録エラーの修正などは、就業日のかなりの部分を占める可能性があります。電子出欠システムでは、
ワンクリックでこれらのタスクをすべて達成できます。時間とお金の無駄：
出席データを手作業で収集する昔ながらの方法は、現代のテクノロジーの時代にはもはや意味がありません。したがって、ビジネスオペレーションに大きな影響を与える可能性があり、このような古い方法を使用するとコストがかかる作業にもなります。
スモールビジネスに最適な勤怠管理ソフトウェア
注目すべき出勤ソフトウェア会社のいくつかは次のとおりです
。1.Zip Clock：従業員をより適切に管理するために、Zip Clockは生体認証マシンと勤怠システムを提供しています。ただし、勤怠管理ソフトウェアだけが必要な場合は、個別に実装できます。
Zipschedules 機能には以下が含まれます：
- Zip Clockで人工知能（AI）を使用すると、シフトの交換がこれまでになく簡単になります。
- [シフト管理] 画面には、代替品をすばやく見つけるために必要なものがすべて揃っています。各従業員の週ごとの予想残業時間と ACA 違反時間、および電話番号が一覧表示されます。名前をクリックすると、その週の残りのスケジュールが表示され、残業のスケジュールを防ぐことができます。
- Zip Clockを使用すると、従業員のタイムパンチを承認および編集できます
- Zip Clockを使用して、すべての従業員の時間と出勤の電子記録を保持します。パンチがいつ編集されたかを把握し、すべての変更を追跡します。
- 従業員のパフォーマンストラッキングで時間の盗難を阻止：
Zip Clock Time Clockを使用すると、労働法を遵守しながら、勤怠管理を最適化できます。バイオメトリック指紋スキャナーによるバディパンチにより、人件費が上昇することはありません。
Zip Clock システムの 1 回限りのハードウェアコスト-995
ドルハードウェアレンタルは 90.45
ドルからスモールビジネス向けの月間ソフトウェアレンタルは月額 29 ドルから。
2。Quickbooks Time：
Quickbooks Timeは、複数のデバイス用の時間追跡およびスケジューリングアプリです。
オンラインタイムカードを使用すると、従業員は Web ベースのダッシュボードを使用して出勤および退勤できます。
Quickbooks Time Softwareの注目すべき機能は次のとおりです。
- 従業員の位置を確認するためのGPS追跡。
- 時間追跡、提出、承認モバイルアプリ。
- 事前に作成されたシフトをドラッグアンドドロップして、従業員のスケジュールを作成します。
- 現場の従業員の出勤を追跡するためのタブレットベースのデジタルタイムキオスク。
- 雇用主は自動的にPTOを追跡して休暇を取ることができます。
ソフトウェアの価格は、ユーザーあたり月額 7.5 USD からです。
3。Time Clock Plus：
従業員のスケジューリングと時間と出勤の追跡は、TimeClock Plusのワークフォース管理スイートの一部です。タイムキーピングを自動化して、コンプライアンスを維持し、人件費を管理し、チームの生産性を向上させます。
ハイライト-
- 会社、部門、従業員向けの柔軟で動的な時間追跡設定。
- 残業追跡システムが優れている。
- 遅い到着、欠席、欠席などを追跡し、
- リアルタイムのスケジュール更新により人員超過を防ぎます。
TimeClock Plusプランの価格は、ユーザーあたり月額2.5ドルからです。
4。Bamboo
HR- Bamboo HR は、時間と出勤の時計を追跡するクラウドベースの人事テクノロジーです。従業員は Bamboo HR の出勤時間アプリを使用して出勤および退勤できます。
主なハイライト：
- 従業員の位置を確認できる地理追跡システムにより、従業員の時間を追跡します。
- 社員 外出先でタイムシートを確認して修正できます。
- マネージャがタイムシートを確認するためのクイック承認ワークフロー。
- 更新、タイムシートの提出、承認リマインダをタイムリーにスケジュールします。
- 残業管理とコンプライアンスが組み込まれています。