時間管理ツール-生産性を最大化するための最善の方法
タイムマネジメントって何ですか？
時間管理は、その日のさまざまなタスク間で時間を分割し、適切なアクティビティに適切な時間を費やすように学習するプロセスと定義できます。時間管理は、よりスマートに作業し、より少ない時間でより多くのことを成し遂げるのに役立ちます。効果的な時間管理は、時間を最大限に活用します。
最適なタイムプランニングとプラクティスを実装するには、
ワークステーションに複数のファイルや多くの書類を保管しないように、作業日を計画して整理する必要があります。
うろついたり、うわさ話をしたりして時間を悪用したり、仕事に集中して時間通りに課題を完了させたりしないでください。
タイムタッカーや管理ソフトウェアなどの管理ツールを使用して時間管理を改善することに集中し、習慣を身につけましょう。
時間管理にツールを使用する理由
前述のとおり、その日の重要なタスクを完了するために、集中力と生産性を維持するには、効果的な時間管理を実装する必要があります。時間管理のベストプラクティスを実装する最善の方法は、時間管理ソフトウェアや時間管理アプリなどの時間管理ツールを利用することです。
以下は、時間管理アプリまたは管理ソフトウェアを介してアクセスできる4つの重要な時間管理ツールのリストです。
- ToDoリスト：効率的な時間管理の基本的なステップは、To-Doリストを作成することです。時間管理ツールが 1 つしかアクセスできない場合は、To Do リストを選択します。リストには、すべての重要なタスクと休憩のメモが必要です。To-Do リストは、時間管理スキルのマップであり、集中力を高めるのに役立ちます。
- カレンダー-時間管理を改善するもう 1 つの時間管理ツールは、カレンダーです。優れたカレンダーは、タスクやプロジェクトの時間追跡、計画、スケジュールの作成にも欠かせません。カレンダーは、今後数週間のタスクやプロジェクトを俯瞰できるので、時間をより適切に管理できる管理ツールです。
- タスクマネージャ-タスク管理に役立つもう1つの重要な時間管理ツールは、タスクマネージャまたはプロジェクトマネージャです。タスク管理またはプロジェクト管理アプリは、実行する必要のあるすべてのタスクの概要、優先順位の設定、進捗状況の追跡を提供します。選択できるタスク管理ツールを備えた管理アプリやソフトウェアはたくさんあります。
- メモを取るアプリ：メモを取るアプリのような時間管理ツールは、長期的および短期的な目標を記録し、議事録を維持し、改善のためのアイデアを書き留め、すべての参考資料と記事の保管場所になるのに役立ちます。
- タイムトラッカー：最後に、武器の中で最も重要な時間管理ツールはタイムトラッカーです。タイムトラッカーは、特定のタスクに費やした時間を追跡するのに役立ち、毎日の時間管理スケジュールのパターンを確認することもできます。優れたタイムトラッカーは、自分の時間をどのように費やしているかを分析して改善できるため、生産性を高めるのに役立ちます。
時間管理ツールの使い方
さまざまな時間管理ソリューションについて説明した後、時間管理ツールを自由に利用する方法を見ていきましょう。
まず、時間管理ツールが最も役立つ日常業務のリストから始めます。
- 時間管理ツールを使用して長期目標と短期目標を書き留めるスケジュールを整理し、管理ソフトウェアで事前に時間を費やす方法A
- 優れた時間管理ソフトウェアには、すべてのタスクと期限の概要を示す管理ツールがあります。
- プランナーや日次スケジューラなどの管理ツールを使用して、タスクに優先順位を付けます。
- 管理ソフトウェアが提供するレポートを使用して、作業スケジュールに費やされた時間を記録し、分析します。
- 時間管理アプリケーションで提供されている管理ツールを使用して、1 つのプラットフォームでチームメンバーとより適切に連携できます。
- 管理ツールを使用して、注意散漫を最小限に抑え、集中力を高めます。
- マスターリストを作成する-効率的な時間管理のために、あなたの人生を計画し整理するために必要なすべてのツールを備えたタイムプランナーのような管理ツールを選びます。タイムプランナーは、年、月、週、および各日のスケジュールを作成するのに役立ちます。マスターリストを使用して、すべてのタスク、目標、または必要なアクションを記録します。マスターリストは、時間管理システムの心臓部です。このリストを使用して、優先度に従ってタスクを割り当てます。
- リストから作業する-データによると、マスターリストから作業すると、リストを最初に使用したときから 25% 効率が向上することが示されています。リストのような管理ツールは、具体的で測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限 (SMART) の目標を達成するのに役立ちます。リストからの作業では、作業を開始する前に実行しなければならないすべてのタスクのリストがあるので、作業日に 2 時間の生産的な時間を増やすことができます。リストを使用すると、他のどの時間管理ツールよりも早く混乱から秩序を取り除くことができます。
- 優先順位付け-時間管理はマスターリストを作ることだけではありません。次のステップは、タスクの重要度に従ってリストを整理することです。これにより、最も効果的かつ効率的な方法で作業を完了するためのガイドが作成されます。この時間管理ツールは、タスクの優先順位付けにも役立ちます。
- 時間管理ツール-前に説明したように、管理ソフトウェアが提供する時間管理ツールを使用して、作業時間を短縮します。時間管理アプリまたはソフトウェアは、あなたの人生のあらゆる部分を整理するのに役立ちます。
- 時間管理の実践：日々の業務で時間管理を効率的に実施できることが重要です。時間の節約と生産性の向上は計り知れません。
ベストタイムマネジメントツール
時間管理ツールの使用方法を確認した後、時間管理システムを改善して効果的な時間配分を実装し、よりスマートに作業するのに役立つ、最適な時間管理アプリまたはツールを見てみましょう。市場でトップの時間管理ツールは次のとおりです。
- Zip schedulesは、効率的な時間管理のための管理ツールを備えたスタッフスケジューリングアプリです。このアプリには、時間追跡やタイムレコーダーなどの管理ツールの最高のスイートの1つがあり、企業は従業員のタイムスケジュールを確認できます。また、生産性を計算し、休憩を取るなどの現地の労働法に準拠するための通知を発行する管理ツールも備えています。このアプリはZip Clockと統合できるため、従業員は自分の時間を記録し、特定のタスクの実行に費やした時間を確認できます。
- Toggl：タイムトラッキングリマインダーと管理ツールを提供し、ワークステーションがアイドル状態になったことを検出して生産性を追跡する時間管理アプリです。また、クロスプラットフォームに対応しているため、デスクトップだけでなくスマートフォンでも時間を管理できます。管理ソフトウェアは、作業時間を分類して分析し、効果的な時間管理と割り当てを決定することもできます。
- HotSchedules：クラウドベースの時間追跡および管理ソフトウェアで、複数の場所での従業員のスケジューリング、時間と出勤の追跡、パフォーマンスの監視、および日常業務の管理を可能にします。従業員はスケジュールを確認したり、休暇をリクエストしたりすることもできます。また、請求可能な時間と請求書クライアントを計算するためのタイムシート管理ツールもあります。
- 7shifts：スケジューリング、時間追跡、時間管理のためのツールを備えた時間管理ソフトウェアです。このソフトウェアは、オフラインで作業して従業員の労働時間を記録し、接続が回復したときに時間管理ソフトウェアと同期することもできます。
- Deputy：これは、スタッフのスケジュールを完了し、時間と出席を追跡するために使用できる労働力管理用の管理アプリです。管理ソフトウェアには、ロケーションキャプチャ、バイオメトリクス、およびタイムシートと給与計算の同期のための管理ツールがあります。また、従業員のパフォーマンスを追跡し、フィードバックを提供する管理ツールも提供します。
1。一日を計画する
時間と曜日を管理するのに適したベスト・タイム・プラクティスを選ぶことは、効果的な時間管理の最も重要なステップです。
- 計画を書き出す-プランナーやスケジューラーなどの時間管理ツールを使用して、毎日の計画を記述します。毎日の計画を立てることは良い時間管理の習慣です。ここでは、1日の計画を立てるときに尋ねるべきいくつかの質問があります。締め切り間近のタスクはどれですか？
- 同時に計画する-もう 1 つの良い時間管理プラクティスは、効果的な時間管理に役立つ習慣を作ることです。その日の計画を毎日同じ時間に書き出してください。それが習慣になり、順調に進み、よりスマートに作業できるようになります。
- To-Do リストをブレインストーミングする-1 日を効果的に計画するための最良の時間管理プラクティスは、今後の締め切り、電話、電子メール、実行する用事に必要なすべてのリストを作成することです。リストされているすべてがTo-Doリストに載るわけではありませんが、何かを忘れる可能性は低くなります。
- 仕事と生活の分割：効果的な時間管理の良い方法は、仕事と生活のリストを作成することです。このようにタスクリストを分割すると、タスクを時間枠でグループ化するのに役立ちます。また、ワークライフバランスの改善にも役立ちます。
- レビュー：タイムスケジュールと日次リストの定期的なレビューは、すべてのタスクに費やされている時間と労力を追跡し、進捗状況を視覚的に表現できるため、時間管理に適しています。
時間管理は、すべてを成し遂げ、すべてをまっすぐに保つのに役立つ重要なライフスキルです。
Zipschedules は、これらの時間管理ツールを提案し、作業負荷の整理と管理に役立ちます。
2。整理整頓する
毎日のタスクリストをタスクの優先度に従って整理しておくと、効果的な時間管理に役立ちます。整理整頓に役立つヒントをいくつか紹介します-
- 時間をスケジュールする-時間管理ツールを使用してスケジュールを作成し、自分の時間を視覚化する.To-Do リストを見て、各タスクを完了するのに必要な時間を見積もります。各タスクにタイムスロットを割り当てます。これにより、一日をどのように過ごすかがわかります。
- 締め切り：時間管理ソフトウェアを使用すると、タスクの完了までの残り時間と今後の締め切りを追跡できます。集中して気を散らさないでください。正式な期限がない場合は、管理ツールを使用して妥当な期限を作成します。
- 習慣-前述のとおり、時間管理を改善する習慣は、勤務時間中に集中力を維持するのに役立ちます。習慣や習慣を変えたり壊したりするのは難しいです。
- 生産性-時間管理ソフトウェアは、その日の重要なタスクを特定し、よりスマートな作業を支援します。時間管理ツールを活用して 1 日の計画と優先順位付けを行うと、生産性が向上します。
3。効果的に委任する
時間管理とは、自分に割り当てられたすべてのタスクとプロジェクトを完了することではありません。また、自分のスケジュールにある時間を追跡し、時間のないタスクにノーと言うことでもあります。時間管理は、適切なタスクを適切な人に委任することを学ぶことでもあります。効果的に委任するためのヒントをいくつか紹介します。
- 委任する内容-ある程度の管理経験がある同僚がより効率的に実行できる管理ジョブまたはタスクがいくつかあります。したがって、仕事を正しく理解している人にタスクを委任する方がよいでしょう。
- 適切な仕事に適した人物：時間管理ソフトウェアを使用すると、チームメンバーの強みと弱みに関する概要を把握できます。タスクを委任する際、管理ソフトウェアのレポートを使用して、適切な職務に適切な担当者を選択できます。
- 最終目標を定義する-優れた時間管理とは、単に委任するだけでなく、タスクを委任された人に、タスクの適切なコンテキストと最終目標について知らせることです。
- 権限の提供：意思決定を行う権限がない状態で委任するだけでは、時間管理には適していません。その人にコンテキストと最終目標を知らせた後、タスクの完了に関する決定を行うために必要な権限をその人に与えます。
- フィードバックとクレジット-時間管理ソフトウェアまたは管理アプリを使用して、予想される期日を計算した後にのみ、タスクを委任します。締め切り時まで我慢してください。タスクが完了したら、改善できる点についてのフィードバックを提供し、タスクを完了した人とうまくやった仕事を称賛します。
4。気を散らすものをブロックする
仕事中に気を散らさないようにすることは、効率的な時間管理の実践の一部です。ここでは、時間管理ツールを使用して、勤務時間中に気を散らすものを寄せ付けないようにするためのヒントをいくつか紹介します。
- -時間管理慣行の一環として, 毎日の勤務スケジュールに時間枠を残して、電話に出たりメールに応答したりする.ただし、タスクから注意をそらす可能性のある通知をオフにすることもお勧めします。
- タスクを分類する-タスクとその複雑さを見ると、人を圧倒し、タスクの完了を先延ばしにすることがあります。良い時間管理の実践は、時間管理ツールを使用してタスクをより小さく管理しやすいジョブに分割し、1日で実行できる期限を割り当てることです。
- 静かな雰囲気：完全に集中する必要がある作業は、気を散らすものを最小限に抑えた静かな雰囲気の中で実行する必要があります。会議室を予約するか、ノイズキャンセリングヘッドフォンを着用してください。
- 机を片付ける：仕事の終わりに机を清潔にしておくと、ストレス解消になります。時間管理ツールを使って整理整頓し、作業机を片付けましょう。清潔なワークデスクは、不安を軽減し、パフォーマンスを向上させるモチベーションを高めるのに役立ちます。
- 自分へのご褒美：タスクを完了した後はリラックスして、新しいタスクを始める前に散歩などのちょっとした報酬の余地を残してください。優れた時間管理とは、タスクの合間に少し余裕を残すことです。
5。一度に 1 つのことを行う
マルチタスクは、効率的な時間管理プラクティスの悩みの種です。一度に 1 つのタスクを完了することに集中します。マルチタスクを回避するには、次のヒントに従ってください。
- 規律の維持-時間管理ツールを使用して各タスクの期限を見積もり、土壇場でのチェック、検証、修正に小さなウィンドウを割り当てます。締め切りを設けることで、タスクに集中でき、呼吸時間は仕事の質に関するストレスを避けるのに役立ちます。
- 重要なタスクに集中する-管理ツールを使用してその日の最も重要なタスクを特定した後は、タスクを完了するための適切な時間を割り当てることも同様に重要です。午前中に集中する人もいれば、午後に集中する人もいます。生産的な時間を特定し、それに応じてタスクを割り当てます。
- 計画を立てる時間がある-時間管理ソフトウェアまたは管理アプリを使用して、長期的な目標について考える時間を定期的にスケジュールします。常に緊急のタスクに巻き込まれないように、時間を計画してください。
6。カレンダーにタスクを追加する
管理ツールを使用して優先システムを作成することで、重要なタスクを明確に把握でき、安心感も得られます。カレンダーを使用してタスクをダウンさせないことで、スケジュールと期限を明確に把握できます。
- タスクを1か所にまとめる-時間管理ソフトウェアを使用してジョブと責任を一覧表示した後、カレンダーを使用すると、単一のプラットフォームでタスクを追跡できます。すべてのタスクを 1 か所にまとめることで、タスクの切り替えにかかる時間を短縮できます。また、仕事と生活の管理に集中しやすくなります。
- 制限時間の設定-カレンダーまたはプランナーを使用すると、タスクまたはプロジェクトの全体的な制限時間を表示できます。調査によると、締め切りがあるときは一生懸命働きます。ただし、休憩を取って、非現実的な作業負荷を負わないようにしてください。
- タスクの数を制限する-時間管理ツールを使用して、1 日に効率的に処理できるタスクの数を分類し、カレンダーまたはデイリープランナーに書き留めます。1日に到達する上限が設定されていることがわかっている場合は、仕事に集中して期限を守ることが容易になります。カレンダーを使用すると、よりスマートに仕事を進め、適切なワークライフバランスを得ることができます。
- 進捗状況の確認-カレンダーは目標を視覚的に表したものです。定期的なレビューは、パフォーマンスと生産性を評価し、どこが間違っているのかを確認するのに役立つ優れた時間管理方法です。定期的なレビューにより、コースを修正し、パフォーマンスを向上させることができます。
7。短い休憩を取る
圧倒されないように休憩を取ることは、良い時間管理慣行にとって重要です。日常生活から離れて自分自身を充電することで、仕事に戻ったときに集中力を高め、より元気になります。
- 時間管理ソフトウェアの助けを借りて短い休憩を取り、ストレスを軽減し、仕事から離れて圧倒されるのをやめ、リフレッシュして再び仕事を始めましょう。
- 休憩は、仕事によるストレスのサイクルを断ち切り、生活のバランスを取り戻して健康になるのに役立ちます。
- 休憩は、自分の集中力を高めるのにも役立ち、創造性を高め、思考プロセスをより鋭くすることができます。
- 休憩はストレスを解消するのにも役立ちます。そのため、戻ってきたときに、集中力と生産性が向上します。
忙しい起業家として、あなたは時間があなたにとって最も貴重な資源であることを知っています。
ZipSchedulesが提案するこれらの時間管理ツールを使用して、仕事に集中し、注意散漫にならないようにしてください。