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シフトスケジュールのハウツーガイド

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シフトスケジュールとは何ですか

シフトスケジュールは、会社がシフトに毎日分割し、特定の時間に働くために従業員を選ぶときに発生します。シフトスケジュール、週に1回の変更、または毎日新しいスケジュールがあるかもしれません。

固定シフトは石に設定されています。ビジネスニーズが進化しない限り、従業員は同じ日勤または夜勤で働かなければなりません。従業員は、パートタイム、フルタイム、または一時的な場合があります。雇用状況が変わると、スケジューリングのニーズが変わります。

従業員のスケジューリングは、作業スケジュールを生成し、シフト作業を提供する組織の重要なコンポーネントです。これは、人件費の最小化、士気の向上、生産性の最適化、コストの削減に役立ちます。

企業は、リソース管理を最適化し、非効率性を最小限に抑え、より多くの利益を生み出すために、作業スケジュールを作成して維持します。

7最も一般的なシフト計画タイプ組織には、作業計画を作成する前に多数の異なるタイプのスケジュールを選択できます。スケジュールの選択は、企業の規模と範囲、および重要なビジネス要件によって異なります。

シフトスケジュールには、最も一般的なタイプがあります。

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1.

固定シフトスケジュール固定シフトは、毎週同じ日の同じ労働時間に従業員を割り当てます。これは、操作の時間に応じて、朝または夕方にすることができます。

固定スケジュールは、2 時間シフトから 8 時間シフトまで何でもかまいません。たとえば、レストランでは、毎週火曜日、木曜日、

金曜日の午前12時から午後6時までの間、サーバーを稼働するようにスケジュールできます。固定スケジュールでは、作業者は事前に計画を立てて、設定された支払時間数に依存することができます。これらの理由から、多くの従業員は固定シフトスケジュールを好みます。

2.

分割シフト・スケジュール分割シフト・スケジュールでは、従業員は1日当たり2つのシフトまたはスロットに分割された設定された時間数に合意します。説明するために、従業員は午前9時から午後12時まで働き、その後3時間休憩することができます。その後、彼は午後3時から午後6時まで、1日6時間の合計で戻ってくるだろう。

通常の昼休みは分割シフトに含まれていません。人事チームは、分割シフトを働く従業員が労働法に準拠していることを確認する必要があります。

3.

3 overtime shift schedules 1618512804 9337

残業シフトスケジュール会社によっては、従業員が時間外勤務を許可している会社もあります。州法および連邦法によると、残業時間には、1 日あたり 8 時間枠での勤務時間が含まれます。また、週に 44 時間経過した作業も含めることができます。

ほとんどの州は、残業時間には時間半を支払うため、多くの企業所有者はそれを最小限にすることを好みます。企業は、業績の高い労働者に残業時間を報いるか、繁忙期にそれらを提供することができます。人事チームは、会社が州/連邦労働法を遵守していることを確認する必要があります。

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4.

シフトスケジュールの回転シフトを回転すると、従業員は通常、通常の作業スケジュールにあるシフトを切り替えることができます。説明するために、作業者は、夜勤と日勤を 2 週間ごと、または 2 か月ごとに交互に交代することができます。

ローテーションシフトにより、組織は従業員に時間を均等に分配し、十分な作業時間を受け取ることができます。しかし、多くの労働者は、このタイプのスケジュールは柔軟性が低いため楽しんでません。企業は、シフト作業のために従業員をスケジュールする前に、シフトローテーションする意思があるかどうかを労働者に尋ねる必要があります。

5.

オンコールシフトスケジュール一部の業界では、オンコールの従業員を採用しています。これらの作業者は、必要に応じていつでも入ることができます。従業員が病気で電話したり、休暇を取る場合は、上司は彼/彼女のシフトを取るためにオンコール労働者に連絡することができます。

彼らは帽子を落とさなければならないので、オンコール従業員のための支払いは高いです。さらに、労働者は本当に休みのセットを持つことはありません。これらの理由から、ほとんどの企業は、同じチームメンバーに毎回連絡するのではなく、オンコールシフトのために従業員を回転させます。

6.

6 swing shift schedules 1618512804 5643

スイングシフトスケジュールスイングシフトは、一日の終わりまで午後遅くを包含します。レストラン業界では、上司は、顧客のニーズを満たすためにスイングシフトのための高性能従業員を計画しています。小売では、スーパーバイザーは、より少ない顧客が夜に来るように、スイングシフトに経験の少ない労働者を置くことができます。

スイングシフトは、組織は日中忙しく、夜にのみ働くことができる労働者を連れて来ることを可能にします。家族は夕方に帰ってくる傾向があるため、日中に働くことを好む労働者もいます。オーナーは、従業員がスイングシフトスケジュールを割り当てる前に、従業員が搭乗していることを確認する必要があります。

7.

予定なしシフトスケジュール従業員が特定の時間または稼働日に就業できないと特に言わない限り、スケジュールなしシフトの韻や理由はありません。従業員は、割り当てられた時間を取得します。ファストフード業界は、このタイプのスケジュールを他の企業よりも多く使用しています。オーナーは通常、毎週従業員をスケジュールし、ボード(またはオンライン)に投稿します。従業員はシフトスワップを要求する必要があります。これにより、マネージャのための余分な作業が作成されます。

このオプションは管理には多少柔軟ですが、スタッフにとっては簡単ではありません。また、最後のコールインやスワップが増え、顧客サービスの質に影響を与える可能性があります。

回避すべき9つの大きなシフトスケジュール問題企業は、

ビジネスや従業員のニーズに合わせて適切なシフトスケジュールを選択する方法を教えてください。それはすべて、スタッフ、季節、産業、および労働者の数に依存します。

同じ業界内の 2 つの企業は、異なるシフトスケジュールを選択することがあります。たとえば、24時間営業するレストランはおそらく回転シフトが必要ですが、小さなコーヒーショップは固定スケジュールから恩恵を受けるかもしれません。

それにもかかわらず、最高のスケジューリングシステムでさえ、顧客サービスと収益に影響を与える問題につながる可能性があります。最も一般的なスケジューリングの問題は次のとおりです-

1.シフトスケジュールの可用性の低い従業員が割り当てられた時間のために使用できない場合、

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最適なスケジュールであっても、問題になります。可用性が低いことが通常の問題である場合、シフトあたりの作業者は十分ではありません。企業は時間を不均等に分配し、可用性の低い企業を手放す必要があります。また、顧客サービスの質と収益に影響します。

2.

シフトスケジュールを過剰に人員配置する企業によっては、人件費を低く抑えるために、多くの労働者をスケジュールし、早く帰宅させる企業もあります。これにより、士気が低下し、スケジュールに沿ってイベントを企画する従業員にはイライラします。一度に手元にある労働者が多すぎると、やる作業は少なくなります。これにより、仕事が楽しくなり、チームメンバーが組織にもたらすべき潜在的な価値を減少させます。また、より高い回転率をもたらします。

3.シフトスケジュールでのマージンの共食い販売を促進し

、顧客サービスを改善するために、多くの小売業者がスケジュールを超過していますが、これはバックファイアする可能性があります。それは人件費を増加させ、その日の潜在的な売上を最小限に抑えることです。ビジネスの専門家は、これをマージンの共食い効果と呼んでいます。

4.

4 staff shortages in a shift schedule 1618512804 7282

シフトスケジュールのスタッフ不足反対側では、企業は時間枠をカバーするのに十分なシフトワーカーを持っていない可能性があります。これは、手元に余分な助けを持っていることが重要であるホリデーシーズン中に特に有害です。スタッフ不足は、他の従業員の作業負荷を増加させ、士気を低下させ、顧客サービスの質を傷つけます。また、多くの顧客が長い待ち時間と注意の欠如によって不満を抱いているため、利益を減らすこともできます。

5.

シフトスケジュールのためのノーコールノーショー従業員がシフトのために現れないか、または電話しないとき、それはノーコールノーショーと呼ばれます。彼らは仕事から移動したか、この動作には何の影響もないと理解したかもしれません。いずれにしても、頻繁にノーコールノーショーは士気が悪く、顧客サービスを傷つけ、離職率を上げます。これは資源、時間、エネルギーの無駄です。

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シフトスケジュールのためのノーコールノーショー従業員がシフトのために現れないか、または電話しないとき、それはノーコールノーショーと呼ばれます。彼らは仕事から移動したか、この動作には何の影響もないと理解したかもしれません。いずれにしても、頻繁にノーコールノーショーは士気が悪く、顧客サービスを傷つけ、離職率を上げます。これは資源、時間、エネルギーの無駄です。

6.

6 too much training impacts shift schedule 1618512804 5519

トレーニングの影響が多すぎるシフトスケジュール離職率が高い場合、雇用者は新しい採用者をより頻繁にトレーニングする必要があります。これは、サプライチェーンの効率に影響を与え、時間を無駄にし、顧客サービスを傷つけます。さらに、継続的なトレーニングに関連するコストは利益に食い込みます。その結果、管理者はスケジューリングを合理化し、人的資本を最大限に活用することは困難です。

7.トレーニングが不十分なスタッフ、カスタマーサービス、

シフトスケジュールトレーニングが不十分なスタッフや新規採用者は、カスタマーサービスの質が低くなります。定期的な離職率は、スケジュールには常に新しい採用者がいることを意味します。新入社員や訓練を受けていない労働者は、苦情を処理し、効果的にコミュニケーションを取ることが少ないです。これにより、売上高が減少し、従業員のワークライフバランスが損となり、離職率にさらに影響します。

8.

コミュニケーション不良がシフトスケジュールに影響するレギュラーシフトスワップ、頻繁にコールイン、またはノーショーがスケジューリングに悪影響を及ぼします。彼らがいるべき場所ではない従業員のために支払うには、お金と時間がかかります。連日いる労働者の士気を痛めるとか、一生懸命働いて時間通りに現れるのは誰だ

また、上手に実行したり、不在労働者を補うために、上司や熟練した従業員にもっと負担をかける。すべての組織は、これらの問題を回避するために、スケジューリングに関しては、コミュニケーションの優先順位を決定する必要があります。

9.

9 non compliance and shift schedules 1618512805 3412

コンプライアンス違反とシフトスケジュールオーナーがスケジュールを合理化しない場合には、コンプライアンス違反の可能性が高くなります。規制監査では、従業員が過労状態になったとき、または休憩なしでシフトが多すぎる場合に表示されます。これは会社の評判と非常に生存を脅かします。企業は、コンプライアンスの懸念を排除するために、スケジュールに優先順位を付ける必要があります。

右シフトスケジュール方法の選択方法スケジューリング方法は、所有者が使用する技術やプロセスの種類に応じて、単純なものから複雑なものまでさまざまです。すべての方法は、業界の推奨スケジューリングスタイルに合わせる必要があります。

他の方法よりも優れている方法はありませんが、従業員や会社のニーズに適した方法もあります。オーナーは、従業員を満足させ、顧客サービスを最適化し、利益を増やすためにどれくらい柔軟性と効率が必要かを考慮する必要があります。

異なる方法が含まれます-

  • カジュアル- スケジューリングの正式な方法はありません。柔軟性が高いが、効率が低く、エラーになりやすい。


  • 伝統的- やや柔軟でやや効率的な手動方法。よりヒューマンエラーになりやすい。


  • 機能- ExcelスプレッドシートとMicrosoftオフィスの使用は、作業スケジュールを作成します。このオプションは柔軟性は低くなりますが、はるかに効率的です。


  • 革新的- スケジューリングソフトウェアが必要です。この方法は、柔軟性、効率性、および機能性に優れています。それはまた、より高価になる可能性があります。
考慮すべきその他の要因には、ビジネスの規模と範囲、以前のスケジュールに関する問題、コンプライアンスの問題、予算上の問題などがあります。たとえば、中小企業は、いくつかの問題で過去にカジュアルな方法を使用していましたが、今対応するためにより多くの従業員を持っている可能性があります。

大企業では、コンプライアンスを維持し、異なるスケジュールに対応するために、スケジューリングソフトウェアを選択する必要があるでしょう。オーナーはまた、季節要因と、スタッフに一時的または十代の労働者が何人いるかを考慮する必要があります。これらのタイプの従業員には特別な要件があり、スケジューリングエラーはコンプライアンス違反につながる可能性があります。

pros and cons of 4 main shift schedule methods 1618512805 7077

4つのメインシフトスケジュール方法の長所と短所企業は、1つの方法が別の方法よりも優れていると主張するかもしれませんが、所有者だけが会社にとって最適なものを決めることができます。たとえば、10の小規模企業では、おそらくスケジューリングソフトウェアは必要ありませんが、時間が進むにつれて変化する可能性があります。所有者は、彼/彼女が決める前に、各方法の利点と欠点を研究する必要があります。これらのいくつかは-

1.シフトスケジュールの正式な方法はありません。

この方法は、従業員の少ない小規模企業に適しています。また、シフトスケジュールの作成、監視、保守に余分な支援を必要としない組織にも適しています。

安価ですが、オーナーが直前の変更を処理したり、リクエストに対応したりすることは困難です。新しい従業員を頻繁に追加する成長企業には、正式な方法はありません。

2.

従来のシフトスケジュール方法一部の企業では、依然としてペンと紙を使用してスケジュールを作成します。彼らは毎週新しいスケジュールをボード上に配置し、誰もがそれを見ることができるようにします。これはシンプルで簡単で、コンピュータシステムを必要としません。
ただし、手動による変更は時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。また、労働報告を生成する実際の方法がないため、労働関連の意思決定を最適化することも困難です。

3.

シフトスケジュールの機能方法多くの企業がシフトスケジュールを作成するためにスプレッドシートを利用しています。Microsoft Office には、移動やカスタマイズが容易な作業テンプレートが用意されています。式とレポート機能を使用すると、企業は労働データをドリルダウンして、より適切な意思決定を行うことができます。

Excelはスケジューリングソフトウェアよりも安価ですが、所有者はMicrosoft Officeライセンスを購入する必要があります。この方法はペンや紙よりも高速ですが、スケジューリングソフトウェアよりも面倒でエラーが発生しやすくなります。

4.

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シフトスケジュールのための従業員スケジューリングソフトウェアありがたいことに、新しい技術により、オーナーはスケジュールをすばやく作成および監視することができます。彼らは携帯電話、ラップトップ、または彼らのiPadからこれを行うことができます。

従業員は、夜勤を交換したり、週あたりの時間数を減らしたりする直前のリクエストを送信することができ、すぐに管理職にアラートが送信されます。リアルタイム更新により、すべての変更を確認できます。

これにより、スケジュールプロセス全体が合理化され、従業員の士気が高まります。それはまた、すべての人が責任を持っています。ソフトウェアソリューションは高価になりますが、投資収益率はそれだけの価値があります。

スケジューリングソフトウェアはかなり簡単に操作できますが、最初はわずかな学習曲線があります。このオプションは、ボトルネックのスケジューリングに時間とコストを無駄にしたくない成長企業に最適です。

従業員のシフトスケジュールの構築方法スケジューリングには非常に多くの要素を考慮する必要があるため、圧倒的になる可能性があります。新しいビジネスオーナーは、毎日を満たすために異なる責任と目標を持っています。会社が必要とする最後のことは、仕事のスケジュールを心配することです。

残念ながら、多くのオーナーはスケジュールを真剣に受けていないため、スケジュールを正しく構築する方法がわかりません。これにより、コンプライアンス不履行、カスタマーサービスの低下、および高い離職率が生じます。ソフトウェアは自動的に作業の一部を実行しますが、それでも良いスケジュールを構築する方法を知ることができます。これは、組織が他の 3 つのスケジューリング方法のいずれかを使用する場合に特に当てはまります。ここでは、従業員のシフトスケジュールを作成するための9つのステップがあります。

1.

シフトスケジュールの作業基準の作成特定の期間内に各作業者が完了する必要がある量を決定します。この測定は、ビジネスの種類と従業員の役割によって異なります。所有者は、このロールのすべてのジョブ要件の概要を説明し、他のすべてのワーカーに対してこのプロセスを繰り返す必要があります。

2.

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活動レベルを分析してシフト・スケジュールを作成するには会社のビジーはどれくらいですか。この質問に対する答えは、シフトごとに必要な従業員の数を決定します。オーナーは直感を使うべきではなく、正確さを確保するために販売と労働レポートを見直すべきではありません。効果的なスケジューリングソフトウェアは、このステップを自動的に実行することができます。これにより、将来のスケジューリングを最適化し、ボトルネックを最小限に抑えることができます。

3.

アクティビティレベルを予測してシフトスケジュール作成所有者は、ステップ2の履歴データを確認して、将来のスケジューリングのニーズを予測する必要があります。毎日、月、年の忙しい時間と遅い時間を特定するのが最善です。正確な予測には、休日や季節要因も重要です。

4.

シフトスケジュールに必要な従業員の計算所有者は、生産基準を顧客数で割って、シフトごとに必要な従業員の数を見積もる必要があります。説明するために、ホステスは4時間で大体20台のテーブルに座ることができます。履歴データは、この間に平均60個のテーブルがあることを示しています。オーナーは、そのシフトのためにレストランが3人のホステスを必要としていると判断するために、60を20で割った。

5.

シフトスケジュールに対する就業者のニーズの検討オーナーは、従業員の可用性、柔軟性の懸念、ローテーション、コンプライアンスを考慮する必要があります。潜在的な欠勤、残業、およびその他の大まかな状況を考慮することが重要です。彼らはスケジュールを作成するとき、多くのマネージャーは、時間オフ要求やその他の要件を忘れています。これは士気を痛め、より多くのノーショーにつながります。

6.

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シフトスケジュールの方法を選択今では、カジュアルな方法、伝統的な方法、機能法、革新的な方法のいずれかを選択します。いくつかの方法は、より多くの時間とコストを節約し、将来のスケジューリングを最適化します。

7.

シフトスケジュールの承認を得る上司がスケジュールを作成した場合、管理担当者と承認する必要があります。この手順は、所有者がスケジューリングのニーズに影響を与える他の要件を持っている可能性があるため、重要です。どちらの個人も、スケジュールの質を評価し、人件費、労働者のニーズ、および会社の要件を考慮する必要があります。

8.

スタッフとシフトスケジュールを共有する上司は、事前に従業員にスケジュールを掲載または配る必要があります。Excel を使用している場合、会社は電子メールでスケジュールを送信できます。何人かの経営者はみんなそれを見ることができる掲示板でスケジュールをタックしている。アプリをスケジュール設定すると、所有者は自動的に更新情報を伝達できるため、従業員が直接変更リクエストを行う必要がありません。

9.

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シフトスケジュールを定期的に確認する最初のスケジュールは、最初のステップに過ぎません。ファストフードチェーンや小売店の場合、通常は毎週新しいスケジュールが必要です。スケジュールが固定されている場合でも、スーパーバイザは最適化のためにスケジュールを追跡、監視、更新する必要があります。


同社はまた、定期的な問題を調べて、将来のスケジュールを改善するためにチームメンバーと協力する必要があります。ビジネスニーズの変化に応じて、同社は新しい方法を検討する必要があるかもしれません。

シフトスケジュールの主な要点結論として、

シフトスケジュールについて知っておくべきことはここにあります。

  • 最も一般的なシフトスケジュールには、分割シフトスケジュール、固定シフトスケジュール、残業シフトスケジュール、回転シフトスケジュール、オンコールシフト、スイングシフトスケジュール、およびなしが含まれますシフトのスケジュールを設定します。
  • 9つのスケジュールを回避する最大のスケジュールには、可用性の低下、人員過多、マージンの共通、スタッフ不足、コールノーショーなし、過剰なトレーニング、顧客サービスの不良、コミュニケーションの不良、コンプライアンス問題などがあります。
  • 主なスケジューリング方法は、カジュアル、トラディショナル、機能、革新的な 4 つです。組織が選択するスケジューリング方法の種類は、ビジネスの規模、範囲、および作業者のニーズによって異なります。
  • スケジュールを生成するには、オーナーは作業基準を作成し、現在の活動を評価し、シフトごとに必要な作業者の数を決定し、従業員のニーズを考慮し、スケジュール方法を選択し、承認を得て、スケジュールを共有し、スケジュールを定期的に確認して最適化する必要があります。

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デモのスケジュール