最高の従業員スケジューリングアプリは何ですか？
ビジネスに最適な従業員スケジューリングアプリは、ビジネスの規模や性質、従業員数、予算など、さまざまな要因に依存するため、この質問に対する万能の答えはありません。ただし、シフトパターンを作成および管理する機能、プッシュ通知またはSMSを介して従業員と通信する機能、従業員の勤務時間と出勤を追跡する機能など、従業員スケジューリングアプリにはいくつか重要な機能があります。
すべての最高の従業員スケジューリングアプリが提供する6つの機能
従業員スケジューリングとはどのようなものですか？
従業員のスケジューリングには、特定の時間や特定の日に適切な従業員に適切なタスクを割り当てることが含まれます。マネージャーは、従業員の空き状況、スキル、作業負荷などの要素を考慮しなければならないため、スタッフのスケジューリングに時間をかけるのが困難です。効果的な従業員スケジューリングにより、従業員が予定超過になったり、過剰な残業が認められたり、仕事に過度に疲れたりすることがなくなります。
スケジュールは、従業員と雇用者の両方にとって公平であり、ビジネスの最善の利益を念頭に置いて作成する必要があります。しかし同時に、勤務スケジュールには、人員レベルの変更や予期しない出来事に対応できる柔軟性が必要です。
従業員のスケジューリングは、ビジネス、特にレストラン、病院、ホテルなどのシフトベースの仕事をする企業を運営する上で重要な側面です。最も明らかな理由は、適切なスタッフが適切なタイミングで配置され、予想される顧客の需要に対応できるようになることです。効果的なスケジューリングは、顧客満足度の向上と従業員のストレスレベルの軽減にも役立ちます。
適切な従業員スケジューリングのもう1つの主な利点は、忙しい時間帯に十分な人員をスケジュールし、静かな時間帯の人員配置を最小限に抑えることで、人件費を最小限に抑えることができることです。これにより、企業、特に離職率の高い企業では、大幅なコスト削減につながります。
不十分なスケジューリングは実際に収益に影響しますか？
あらゆるビジネスの第一の目的は利益を上げることです。しかし、従業員のスケジューリングが不十分だと、企業の財務パフォーマンスに影響し、収益に影響を及ぼす可能性があります。
ワークフォース管理ソリューションであるQuinyxは、リモートワークフォースを管理する際のスケジュール設定が不十分な場合の課題、優先順位、結果を評価する調査を実施しました。この調査では、従業員スケジューリングソフトウェアを持たない組織は、パンデミックの最中に業務において重大な課題に直面しなければならなかったことがわかりました。AI による人員管理を行っていない企業は、収益の最大 15% を失い、給与コストに 25% 以上を費やしていました。さらに、ほとんどの手動スケジュールでは、毎週3～8回の違反が発生し、多額の罰金が科せられました。
従業員のスケジュールが不十分だと、職場での混乱やストレスにつながる可能性があります。生産性に影響を与え、欠勤率の上昇につながり、従業員の対立を引き起こします。スケジュールが不十分な従業員は、急な通知で他の労働者の補償をしなければならないことが多く、スタッフの衝突や高い離職率につながります。
不十分な従業員スケジューリングの結果は常に測定できるわけではありませんが、特に時間外労働コストや断続的に実行されるタスクにかかる費用の増加につながる場合、ビジネスに大きな影響を与える可能性があります。効率的なスケジューリングがないと、離職率も高くなります。一方、スケジューリングにより、業務の合理化、チームメンバーの満足度、離職率の低減、収益の向上が保証されます。
従業員スケジューリングアプリとは
従業員スケジューリングアプリは、従業員スケジュールの作成と配布を簡素化するために設計されたコンピュータープログラムです。これらのアプリにはさまざまな機能がありますが、基本的な機能には、さまざまな長さのシフトを作成したり、それらのシフトに従業員を割り当てたり、今後のシフトについて通知したりすることが含まれます。
また、高度な従業員スケジューリングアプリを使用すると、休暇申請の追跡、従業員がアプリから簡単に出勤/退勤できるようにすることで従来の時間時計に取って代わり、残業時間の計算、チームコミュニケーションの構築などが可能になります。たとえば、レストランのスケジュールアプリ「Zip Schedules」を使用すると、マネージャーは従業員が希望するシフトで勤務スケジュールを作成し、そのスケジュールを全員とリアルタイムで共有できます。次に、簡単なインターフェイスとドラッグアンドドロップ機能を備えたQuickbooks Timeがあります。これにより、従業員はワンクリックで出勤や退勤を行ったり、休憩を取ったり、ジョブコードを変更したり、タイムシートの詳細を即座に追加したりできます。
今日、誰もがスマートフォンを所有しているため、従業員スケジューリングアプリは理想的なツールです。サインアップする前に考慮すべき点は次のとおりです。
- Web ベースのアプリとデスクトップアプリのどちらが必要かを判断してください。デスクトップアプリはコンピューターにインストールされ、そのデバイスからのみアクセスできます。一方、ウェブベースのアプリには、携帯電話やタブレットなど、インターネットに接続された任意のデバイスからアクセスできます。
- アプリにどのような機能が必要かを考えてみましょう。最も基本的なスケジューリングアプリではシフトスケジュールの作成と管理が可能ですが、より高度なアプリには、タイムトラッキング、勤怠管理、給与統合、メッセージツールなどがあります。
- 価格設定を検討してください。従業員スケジューリングアプリの中には無料プランを提供するものもあれば、月額サブスクリプション料金を請求するものもあります。有料プランだけでなく無料プランもあるものもありますが、有料プランには高度な機能があることがよくあります。
- アプリを選ぶ前にレビューを読んで、信頼性と使いやすさを確認してください。
ただし、一部の機能は最高の従業員スケジューリングソフトウェアシステムに共通しています。そのうちの6つを見ます。
従業員スケジューリングアプリの主な機能：No.1。自動スケジューリング
最高の従業員スケジューリングアプリには、従業員の好みやビジネスニーズに基づいて従業員のスケジュールを作成する自動機能があります。自動スケジューリングは通常、マネージャーが設定した特定の制限と設定（従業員の出勤とタイムアウト、勤務可能な日数、シフト期間など）の範囲内で機能します。次に、アルゴリズムがこれらの制約をすべて満たすスケジュールを生成します。このアイデアは、手動でスケジュールを作成するよりも時間と労力を節約することです。
また、雇用主はスケジュールの作成方法に関するルールや好みを設定することもできます。たとえば、雇用主は、すべてのシフトを毎日同じ時間に開始および終了することを希望する場合があります。あるいは、ピーク時に常に 2 人のシフト担当者がいるようにしたい場合もあります。ルールや好みを設定することで、雇用主はスケジューリングから当て推量の多くを取り除くことができます。
最高の従業員スケジューリングソフトウェアは、従業員が自分の空き状況を確認する方法も提供します。これは、ウェブインターフェイスまたはモバイルアプリ自体から行うことができます。この情報を入力すると、アプリはその情報を使用して、雇用主と従業員の両方のニーズを満たすスケジュールを生成できます。
次に、シフトやその他のスケジュール変更を管理するためのスケジューリングツールがあります。たとえば、従業員がシフトの変更を要求した場合、アプリは必要な変更を簡単に行い、全員がカバーされていることを確認できます。これにより、中断を最小限に抑え、全員が自分のスケジュールを常に把握できるようになります。
自動スケジューリングシステムにより、全員のニーズを満たす公平で一貫したスケジュールを簡単に作成できます。
2。従業員セルフサービス
従業員向けセルフサービスは、従業員スケジューリングアプリの大きな部分を占めています。これにより、従業員は自分のスケジュールを確認したり、休暇を申請したり、シフトを交換したりできます。マネージャーの負担の一部を取り除き、スケジューリングプロセスをより効率的にするのに役立ちます。従業員のセルフサービススケジューリングは、通常、オンラインポータルを通じて行われます。
簡単に言うと、このアプリのセルフサービス機能により、従業員は次のことができるようになります
。1.今後のスケジュールをリアルタイムで確認できます。このようにして、彼らは仕事へのコミットメントに基づいて個人的な生活を計画することができます。
2。アプリから直接休暇を申請できるため、従業員とマネージャーの間で紙のフォームやメールをやり取りする必要がなくなります。
3。アプリを通じて他の従業員とシフトを取引できます。これは、直前のシフトで誰かを探す手間を省いたマネージャーにとって便利です。
3。組み込みのメッセージングおよびコミュニケーションツール
従業員のスケジューリングに関しては、コミュニケーションが重要です。最高の従業員スケジューリングアプリには、メッセージング機能が組み込まれているのはそのためです。これにより、マネージャーと従業員は簡単に連絡を取り合い、直前のスケジュール変更を処理し、全員の足並みを揃えることができます。
組み込みメッセージングの仕組みは次のとおりです。
- マネージャーと従業員間のメッセージング-マネージャーと従業員は、第三者を経由せずに直接コミュニケーションをとることができるため、問題を迅速に解決できます。
- 従業員グループチャット-グループチャットでは、従業員がモバイルアプリから直接コミュニケーションを取ることができます。シフトトレードの調整に役立ち、マネージャーがその日のタスクや目標に関する情報を共有できるようにします。
- ブロードキャストメッセージ-ブロードキャストメッセージを使用すると、マネージャーはメッセージをすべての従業員に同時に送信できます。会社のニュースや発表を全員に知らせたり、スケジュールの変更やポリシーの更新に関する重要な情報を共有したりするのに役立ちます。
- アンケートとアンケート-多くの従業員スケジューリングアプリでは、マネージャーがアンケートやアンケートを送信して、シフト、時間、休暇など、さまざまなトピックについて従業員からフィードバックを得ることができます。この情報は、スケジュールが全員のニーズを満たしていることを確認するのに非常に役立ちます。
- アプリ内通知：最高の従業員スケジューリングソフトウェアは、アプリで新しいアクティビティ（新しいメッセージや投稿など）があるたびに、ユーザーの画面にアプリ内通知を表示します。これらの通知により、ユーザーは重要なコミュニケーションを常に見つけ、更新を見逃すことはありません。
- プッシュ通知-プッシュ通知はアプリ内通知に似ていますが、アプリを使用していない場合でも表示されます。これらはユーザーのスマートフォンに直接送信でき、時間制限のある情報（直前のスケジュール変更など）を配信するために使用できます。
4。パフォーマンス分析
企業が可能な限り効率的に運営されていることを確認することがこれまで以上に重要になっています。最新の従業員スケジューリングソフトウェアの主要機能であるパフォーマンス分析は、従業員の業績や改善の余地がある場所についての洞察を提供することでこれを支援します。
パフォーマンス分析が役立ついくつかの方法は次のとおりです。
- パフォーマンス分析は、部門間のコミュニケーションの効率化から、従業員数やタスクを完了するために必要なプロセス数の削減まで、ワークフローを改善できる領域を特定するのに役立ちます。
- 解約率はビジネスに大きな影響を与える可能性があります。パフォーマンス分析は、どの従業員が退職する可能性が最も高いかを把握することで、解約率を減らすのに役立ちます。そうすれば、企業は満足度とエンゲージメントを維持するための対策を講じることができます。これには、追加のトレーニングを提供したり、柔軟な勤務形態を提供したりすることが含まれます。
- 生産性の低下の原因がわかっていれば、何かを変えることができます。パフォーマンス分析は、従業員が苦労している分野を特定し、これらの障害を克服するための提案を提供します。たとえば、タスクの割り当て方法を変更するように勧めたり、仕事を効率的に完了するために従業員に特定のリソースを与えてもらうことを提案したりする場合があります。
- 今日のビジネスの世界では、データが最優先事項です。パフォーマンス分析は、従業員のスケジュールについて (その他ほぼすべて)、情報に基づいた意思決定を行うために必要なデータを企業に提供します。従業員のパフォーマンスに関する詳細なインサイトにアクセスすることで、企業は収益にプラスの影響を与えるような変更を加えることができます。
5。従業員とマネージャー向けのモバイルアクセス
モバイルアプリは、現代の多くの従業員スケジューリングソフトウェアプログラムの重要な機能ですが、それにはそれなりの理由があります。モバイルアプリを使用すると、従業員はどこからでもリアルタイムで自分のスケジュールを確認したり、休暇を申請したりできます。柔軟性が増すことで、士気が高まり、欠勤率が低下する可能性があります。他にもメリットがあります。
リアルタイム更新-モバイルスケジューリングにより、従業員とマネージャーは、スケジュールの変更、新しい任務、今後の締め切りに関する最新情報をリアルタイムで受け取ることができます。これにより、混乱を避け、全員の足並みを揃えることができます。
コミュニケーションの向上-モバイルアプリにより、従業員と経営陣は簡単にコミュニケーションをとることができます。このコミュニケーションの改善は、紛争をより迅速かつ効率的に解決するのに役立ちます。
生産性の向上-従業員がモバイルアプリから自分のスケジュールにアクセスできるようになると、より効果的に日々の計画を立てることができ、時間を有効に活用できます。生産性の向上と無駄な時間の削減につながります。
6。他のシステムとの統合
市場には無料の従業員スケジューリングソフトウェアがいくつかあります。しかし、最も効果的なソフトウェアソリューションには高額な価格が伴います。たとえば、「When I Work」には、1 ユーザーあたり 1 か月あたり 4 ドルから、1 ユーザーあたり 1 か月あたり 8 ドルまで、3 つの月額パッケージがあります。同様に、Trelloの標準パッケージは、ユーザーあたり月額5ドルです。
これらの作業スケジュールアプリがスケジューリングのみに制限され、他のタスクを引き受けなかったとしたら、企業にとっては不公平です。おそらくそれが、現代の従業員スケジューリングソフトウェアが単にスケジュールを作成する以上のことをする理由です。これらのソフトウェアソリューションは、給与計算、人事、時間管理システムなど、ビジネスがより効率的になるために使用する他の管理システム（サードパーティのソフトウェアを含む）と統合します。
サードパーティとの統合は、従業員のスケジューリングソフトウェアが業務内の他のシステムとデータを共有できるようになるため、重要です。データ共有により、多くのタスクを自動化し、企業が業務を合理化しやすくなります。すべての従業員データを 1 か所にまとめることで、人員配置のニーズを予測し、それに応じた予算を立てるのに役立つレポートを簡単に生成できます。また、適切な統合を行うことで、企業は時間とコストを大幅に節約できます。
たとえば、時間管理ツールとの統合では労働時間を自動的に計算でき、給与計算ツールと統合すると、従業員に正確かつ期日どおりに支払いを受けることができます。他に考えられる統合としては、シフトスワップ、コミュニケーション、タスク管理のためのツールなどがあります。
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よく寄せられる質問
最高の仕事スケジュールアプリは何ですか？
仕事のスケジュールアプリに対する好みは人によって異なるため、この質問に対する明確な答えはありません。人気のある仕事スケジュールアプリには、Google カレンダー、Apple カレンダー、Microsoft Outlook などがあります。
従業員をスケジュールするためのアプリはありますか？
はい、従業員をスケジュールするためのアプリはたくさんあります。人気のあるオプションには、「仕事中」、「ホームベース」、「シフトボード」などがあります。
最高のロスタリングアプリは何ですか？
この質問はユーザーの特定のニーズに依存するため、明確な答えはありません。人気のあるロスタリングアプリには、RosterBuster、RosterBin、RosterVueなどがあります。
従業員のスケジュールを管理するにはどうしたらいいですか？
従業員のスケジュールを管理する方法はいくつかあります。When I Workのようなスケジューリングソフトウェアを使用すると、従業員のスケジュールをオンラインで作成および管理できます。ホワイトボードや掲示板などの紙のスケジュールを使用して、従業員のスケジュールを投稿することもできます。