スケジュール作成テンプレートとは何ですか?
スケジュール作成テンプレートは、開くとそれ自体のコピーを作成するタイプのドキュメントです。このコピーには、ロゴや表など、スケジュール作成サンプルのデザインとフォーマットがすべて含まれていますが、元のスケジュールメーカーの例を変更せずに内容を入力することで変更できます。プロがデザインしたスケジュール作成テンプレートを使用すると、関連文書の一貫した外観を維持できます。
スケジュールの6つのすべきこととすべきでないこと（そして、スケジュール作成テンプレートが禁止されている理由）
仕事のスケジュールって何ですか？
勤務スケジュールは、従業員が働く予定の曜日と時間をまとめた時間割です。このスケジュールは、特にパートタイムやシフトベースの仕事の場合、完了すべきタスクを明確かつ確実にするため、雇用者と従業員の両方にメリットがあります。勤務スケジュールには、休憩、残業、休暇が含まれる場合があります。また、昼食や休憩の時間、誰が誰と仕事をするのかなど、追加情報を含めることもできます。
要するに、勤務スケジュールは従業員と雇用者にとってのロードマップであり、必要な作業を、いつまでに完了する必要があるか、誰によって完了する必要があるかを把握するのに役立ちます。
スケジュールが適切であれば、従業員は仕事のカレンダーを更新しながら、仕事の進捗状況を把握しやすくなります。有給労働のために従業員に指定された特定の曜日と時間を考慮し、従業員が組織で働くことを期待される曜日や特定の時間など、従業員のシフトの詳細を含めます。仕事やビジネスの性質によっては、組織でのキャリアを通じて同じ時間または同じ日に働いたり、雇用主のニーズに基づいてスケジュールが変更されたりする場合があります。
効率的なスケジュールは、スタッフの時間を合理化し、シフト間の作業負荷を管理し、チームや業種間のコミュニケーションを明確にするのに役立ちます。効果的なスケジュールが設定されていれば、ビジネスは円滑に運営されるはずです。
作業スケジュールのタイプ
パンデミックの過去3年間で、人々はワークライフバランスの再調整を余儀なくされました。従業員は、個人的なニーズ、メンタルヘルス、全体的な健康を仕事への取り組みよりも優先し始めています。現在、ほとんどの労働者は、単なる給料をもう1回支払うのではなく、バランスの取れた生活を送れる仕事を見つけることに興味を持っています。気配りの行き届いた雇用主は、状況を認識し、やる気があり、燃え尽きる可能性が低い人材を採用しています。LinkedInのグローバルタレントトレンド2022レポートによると、リモートワークやハイブリッドワークは対面での仕事の7倍の速さで増加し、2019年以降、柔軟性について言及する求人情報が 83% 増えました。
仕事のスケジュールも、変化する職場文化に対応するために進化してきました。一般的な従業員の勤務スケジュールは次のとおりです。
- フルタイム-従来の勤務スケジュールでは、通常、週に約40時間働きます。正社員は通常、時間と勤務日を設定していますが、会社のニーズによっては柔軟に対応できる場合があります。雇用者にとっては、正社員と仕事をする場合、毎週のスケジュールを作成するのは簡単です。
- パートタイム：パートタイムの従業員も時間と曜日を設定していますが、通常はフルタイムの従業員よりも労働時間が少なく、通常は週に20〜30時間です。パートタイム従業員に健康保険などの福利厚生を提供している企業もあれば、提供していない企業もあります。
- フレキシブル-柔軟な勤務スケジュールでは、従業員はいつ、どのくらいの頻度で働くかをある程度コントロールできます。これには、在宅勤務、勤務時間の設定、フレックスタイムの利用（毎日異なる時間にシフトの開始と終了）が含まれる場合があります。柔軟な勤務形態は、従業員の時間を考慮したものであり、生産性と仕事の満足度の向上につながるため、雇用者と従業員の両方に利益をもたらす可能性があります。
- 圧縮済み-圧縮された勤務スケジュールでは、毎週働く日数は少なくなりますが、従来のフルタイムスケジュールよりも長くなります。通常、8 時間の 5 日ではなく、10 時間で 4 日かかります。このようなスケジュールは、個人的または家族的な義務のために仕事以外にもっと時間を必要とする人に役立ちます。ただし、適切に管理しないと、燃え尽き症候群につながる可能性もあります。
- 交代制勤務-交代制勤務は通常、夕方、夜間シフト、早朝など、従業員が標準外の時間帯に勤務するように予定されている場所で実施されます。このようなスケジュールは、レストラン、ホテル、小売店など、10 時間以上の作業を必要とする業界の仕事によく必要です。
- ローテーション：ローテーションスケジュールでは、異なる日（または異なる週）に異なるシフトで働くことが含まれます。このようなスケジュールは、24時間365日の補償が必要な医療や製造業では一般的です。効率を上げるために、毎日のスケジュールを作成する必要があるかもしれません。
- スプリットシフト：スプリットシフトとは、従業員が1つの長いシフトではなく、2つの短いシフトの間に休憩を挟んで働くことです。例としては、午前7時から午前11時まで働き、休憩を取って、午後4時から午後8時まで再び働くことが挙げられます。このようなスケジュールは、異なるタイムゾーンに国際支店を持つ企業では非常に一般的です。
- オンコール：オンコールシフトとは、従業員が必要に応じて出社する必要があるが、スケジュールが設定されていない場合です。従業員は、特定の曜日または月にわたって待機している場合や、年中無休で待機している場合があります。
- リモート-リモート社員は、物理的にオフィスに来ることはありません。自宅またはオフィス外の別の場所から仕事を終えます。テクノロジーによってリモートでのコミュニケーションやコラボレーションが容易になったため、この配置はますます人気が高まっています。
それでは、スケジュールの改善に役立つ注意事項をいくつか見ていきましょう。
No.1- 事前にスケジュールを立てる
高度な作業スケジュール計画は、チームメンバー間のコミュニケーションと調整を改善するのに役立ちます。チームの全員がどのタスクを完了すべきか、また期限を把握していれば、従業員が協力して効率的に仕事をこなせるようになります。また、誰がどのタスクを担当するのかをめぐる従業員の対立を避けるのにも役立ちます。
最新の従業員スケジューリングアプリは、労力をかけずに作業スケジュールを計画するのに役立ちます。Zip Schedulesのようなスケジューリングアプリを使用すると、マネージャーはスケジュールのカスタムテンプレートを作成できます。日付範囲を選択したり、タスクを割り当てる従業員を選択したり、関連するタスクを指定したりできます。そうすれば、そのシフトを仕事に就ける従業員で埋め始めるだけで済みます。
ただし、この方法で成功するためには、各従業員のプロファイルを手元に用意することが重要です。これらのプロファイルには、従業員の空き状況、スキル、資格が含まれます。このアプリでは、特定のシフトに対応できる従業員を確認して、全員に十分な労働時間を割り当てることもできます。
No.2 スケジューリングプロセスの自動化
スケジュールを手動で作成すると、シフトを忘れたり、従業員を二重予約したりするなどのエラーが発生する可能性があります。優れたスケジューリングソフトウェアはこれらのエラーを減らすのに役立つので、スケジュールが正確であることを確信できます。
メールやテキストでシフトを伝えようとすることの主な欠点の1つは、プロセスが長く、混乱を招くことが多いことです。ただし、オンラインの従業員スケジューリングソフトウェアを使用すると、従業員はログインして今後のシフトをリアルタイムで確認でき、スケジュールの変更や更新を手間をかけずに伝えることができます。これにより、全員が常に同じ認識を持つことができます。
さらに、多くのスケジューリングアプリにはタイムクロックが統合されており、従業員はスケジュール自体から直接出勤や退勤を行うことができます。これにより、紙のタイムシートや手動のデータ入力が不要になり、時間（および費用）をさらに節約できます。また、雇用主が従業員の時間を把握し、労働時間を追跡するのにも役立ちます。この情報を使用して、給与計算プロセスを改善し、労働法の遵守を確保することができます。
スケジュールを整理することで、個々の従業員やビジネス全体の生産性レベルを高めることができます。全員が自分の責任を知っていれば、効率的に仕事をこなせるようになります。
三番。スケジュールに柔軟性を持たせる
従業員のスケジューリングに関しては、柔軟性を考慮に入れるべき理由はたくさんあります。Airtaskerの調査によると、柔軟なスケジュールを持つ労働者は、固定スケジュールの労働者よりも平均して毎月1.4日多く働いています。他の研究では、柔軟な労働者は厳しいスケジュールに固執する労働者よりも生産性が高いことが裏付けられています。これはおそらく、ある程度の柔軟性がある従業員は、自然な生産性のリズムに合わせてスケジュールを調整できるためと考えられます（たとえば、最も生産性が高い傾向がある場合は、標準時間よりも早くまたは遅く働く）。
柔軟なスケジュールにより、従業員は仕事をよりコントロールできるようになり、仕事への集中力の向上、仕事の満足度とモチベーションの向上、仕事以外のストレスや不安の軽減につながります。
第四号。スケジュール作成テンプレートに注意
施設を効果的に運営するには、さまざまなスケジュール形式を使用できます。ただし、シフトを割り当てる前に、マネージャーは自分のビジネスモデルに最も適した勤務スケジュールを決定する必要があります。たとえば、ソフトウェア開発会社や銀行では、従業員を1日8時間だけ仕事にかける必要がありますが、ファーストフードのレストランでは、毎日午前4時と午後4時にラインクックが必要です。ビジネスニーズが何であれ、マネージャーは使いやすく、カスタマイズが可能で、従業員の時間とニーズに対応できる効果的なスケジューリングシステムを使用する必要があります。
ソーシャルメディアやウェブサイト上の無料のスケジュールテンプレートは10セント硬貨です。これらは最初は組織の目的に役立つかもしれませんが、将来的には大きな問題を引き起こす可能性があります。
テンプレートベースのスケジュールメーカーは、ビジネスに合わせて調整されておらず、柔軟性がなく、簡単に変更を加えることができないため、お勧めできません。数学、理科、英語が決まっている学生のための授業スケジュールではなく、複数の職務を担う社会人を対象とした授業スケジュールを立てていることを覚えておきましょう。スケジュールテンプレートを設定しても、ビジネス固有のニーズを考慮する場合と考慮しない場合があります。ビジネスはそれぞれ異なり、スケジュールの要求も異なります。プロトタイプテンプレートでは、職場での効果的なスケジュールを作成するために必要なレベルのカスタマイズを提供できません。また、テンプレートでは、現在のスケジュールがうまく機能していない場合に、スケジュールを簡単に変更または調整することはできません。
スケジューリングソフトウェアとは異なり、テンプレートはそれらの使用方法に関するサポートや支援を提供しません。テンプレートで問題が発生した場合は、自分でヘルプやガイダンスを探す必要があるでしょう。また、テンプレートはスケジュールに誤りをもたらすことがよくあります。これは、テンプレートを使用するときに誤った情報を入力しやすいため、雇用主と従業員の両方が混乱したり不満を感じたりする可能性があるためです。
第五号。スケジュールの土壇場での変更を避ける
人員管理を改善するための鍵は、土壇場での変更をあまり必要としない完全なスケジュールを立てることです。このようなスケジュールは、従業員の休暇申請と個人的な約束を考慮し、常にバックアップ計画を立てています。
一方、従業員のスケジュールの土壇場での変更は、雇用主側の時間管理が不十分であることを示していることがよくあります。これにより、従業員は圧倒され、過労になり、過小評価され、生産性が低下する可能性があります。
直前にスケジュールを絶えず変更している従業員は、ストレスレベルが上昇し、健康や健康に影響を及ぼす可能性があります。その結果、欠勤や遅刻につながる可能性があります。最終的に、従業員が予定外の休暇を取ったり、完全に辞めたりすると、施設のワークフローが混乱する可能性があります。
第六号。従業員のスケジュールを超えたり下回ったりしないでください
従業員のスケジュール超過や過少スケジュールは、組織にとって多くの問題を引き起こす可能性があります。従業員が予定超過になると、ストレスがたまり、生産性が低下します。予定を下回ると退屈になり、やはり生産性が低下します。
その上、従業員のスケジュール超過や過少スケジュールは、自分の仕事が評価されていない、または雇用主が自分のことを気にかけていないという感覚を生み出し、士気の低下や憤りにつながります。これは顧客とのやりとりに影響を与え、顧客満足度の低下につながります。また、そのような従業員は仕事を辞める可能性が高くなり、その結果、会社の離職率が高くなります。
最終的には、会社の収益が影響を受けます。生産性の低下とトレーニングコストの両面から、ビジネスにとってコストがかかる可能性があります。
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よく寄せられる質問
スケジュールプランナーを作成するにはどうしたらいいですか？
スケジュールプランナーを作成する方法はいくつかあります。1 つの方法は、ワードプロセッシングプログラムまたはスプレッドシートプログラムでカレンダーテンプレートを使用することです。別の方法は、スケジューリングソフトウェアプログラムを使用することです。
Excel でスケジュールテンプレートを作成する方法を教えてください。
Excel でスケジュールテンプレートを作成するには、次の手順に従います。 1。Excel で新しいワークブックを開きます。 2。[ファイル] タブをクリックし、[新規作成] をクリックします。 3。「使用可能なテンプレート」で、「スケジュール」をクリックします。 4。[新規] で、使用するスケジュールテンプレートをクリックします。 5。必要な変更を加え、ワークブックを保存します。
Wordでどのようにスケジュールを作成しますか？
Microsoft Word には、集計表を作成できる特定の機能はありませんが、プログラムのテーブル機能を使用して、この目的に使用できるグリッドを作成できます。Wordでスケジュールを作成するには、まず必要な行数と列数の表を挿入します。次に、列に適切な日付または日付のラベルを付け、対応するセルに必要な情報を入力します。
スケジュールの作成にはどのプログラムを使用できますか?
スケジュールの作成に使用できるプログラムは多数あります。例としては、マイクロソフト・エクセル、グーグル・スプレッドシート、アップル・ナンバーズなどがあります。