Employee Scheduling Software | 1 min read

従業員スケジューリングソフト

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Michelle Jaco

By Michelle Jaco

従業員のスケジューリングソフトウェアのためのショッピングアラウンド時に考慮すべき機能は、忙しいマネージャーのための費用対効果の高い時間管理ソリューションです。私たちのガイドは、あなたの会社に最適なプラットフォームを選択するのに役立ちます。

従業員のスケジューリングソフトウェアは、従業員のスケジュールを作成し、時間単位のスタッフを管理するための貴重なツールです。新しいスケジュールとシフト変更通知の自動化、シフトの自動割り当て、タイムカードの作成、給与ファイルのインポートなどの主要な機能を使用して、スケジュールプロセスを自動化することで、時間を節約できます。スケジュール管理プラットフォームは、人為的ミスを排除し、一貫したスケジュールを作成すると同時に、生産性、作業者の満足度を向上させ、人件費を最適化します。

雇用主として、社員スケジュール作成の課題に熟知しており、シフト要件を満たし、ビジネスを円滑に進める一方で、従業員の満足を維持できます。従業員のスケジューリングソフトウェアは、この時間のかかる面倒なプロセスを合理化し、人為的ミスを排除し、中小企業、大企業の書類作成を最小限に抑えるための費用対効果の高いソリューションです。

このガイドでは、従業員がソフトウェアをスケジューリングする際に考慮すべき最も重要な機能について説明します。また、会社に最適な従業員スケジューリングソリューションを選択するために知っておく必要のあるイノベーション、メリット、タイプ、購入要因についても詳しく説明します。

ソフトウェアのスケジューリングのためのイノベーション

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ビジネスオーナーとマネージャーは、日常的に多くの責任を持ち、スケジュールの作成のようなタスクは、他の主要なタスクから集中することができます。これにより、人件費が増加する可能性があります。特に、追加のスタッフを雇用したり、現在の従業員を最適に活用できなかった場合に発生します。

スプレッドシートでの手動スケジューリングは、マネージャのコストは年間140時間もかかることがあります。これは、より重要なビジネス管理タスクに費やすことができる膨大な時間です。

それだけでなく、従業員は、彼らが体系化されたスケジュールを持っていないとき、彼らは24時間で自分の時間の 50% を無駄にすることを告白します。つまり、従業員が何をすべきかを正確に把握していないと、 生産性の大幅な低下 を見ているということです。

また、従業員に自分のスケジュールを管理する機能を提供することで、士気とパフォーマンスが向上します。また、シフトが適切にカバーされるようにすることで、予定外の残業を削減します。

従業員スケジューリングソフトウェアのメリット従業員のスケジューリングソフトウェアを手動スケジューリングするより良いオプションになり

ますか?ビジネスは異なりますが、あらゆる規模のビジネスはスケジューリングプロセスを自動化することでメリットを得られます。ここでは、従業員管理ソフトウェアの主な利点のいくつかを紹介します:

1.従業員スケジューリングソフトウェアは、従業員の可用性の変化を自動的に考慮します。これにより、チームメンバーが計画的な時間を取ったときに、シフトやスケジュールの競合をカバーするのに十分なスタッフがないなどの問題を排除できます。一部の ソフトウェア プラットフォームには、シフトスワップ機能があり、従業員がリアルタイムでスケジュール変更を行うことができます。

2.管理職とスタッフ間のコミュニケーションを改善します。従業員管理ソフトウェアを使用すると、新しいスケジュールが転記されたとき、または既存のスケジュールに変更が加えられたときに、スタッフ全員に通知できます。誰かが病気で電話をかけた場合、利用可能なチームメンバーを簡単に見つけることができます。

3.コンプライアンスを確保するために、ドキュメント、保存クレデンシャル、有効期限などを追跡します。従業員のスケジューリングソフトウェアは、特定の重要な更新日が来るとあなたとあなたのスタッフに通知し、期限切れの資格情報を持つスタッフメンバーがスケジュールに載っていないことを確認することができます。

4.カバーされていないシフトを削減します。予定外の病気の日や緊急事態を考慮することはできませんが、従業員のスケジューリングソフトウェアは、短期間の通知でシフトを取ることを喜んでいるスタッフを追跡することで、隠れたシフトを削減します。

5.人件費の最適化。スケジューリングソフトウェアは、一般的に各シフトのために必要とされるどのくらいのスタッフを追跡し、需要を予測することができます。これにより、スケジュール超過および予定外の超過作業が最小限に抑えられます。

6.スケジュールに関する苦情を最小限に抑えます。スケジューリングソフトウェアは、一貫したスケジューリングを持っているため、士気を向上させ、苦情を最小限に抑えます。各シフトが適切にカバーされていることを確認しながら、休暇要求のエラーを最小限に抑えます。

従業員スケジューリングソフトウェアのタイプ

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従業員スケジューリングソフトウェアは、主に2つのタイプがあります。

  • 静的スケジューリング: 固定シフトを持つ企業は、静的スケジューリングソフトウェアの恩恵を受けることができます。定義した期間に従って、毎日2回以上のシフトで従業員を自動的にローテーションします。このタイプのソフトウェアは、スケジューリングプロセスを合理化し、ルーチンを自動的に追跡するため、レストランやホテルに最適です。
  • 動的スケジューリング: このタイプのソフトウェアは、シフトが常に場所や顧客の変化のようなものに応じて変化している企業に最適です。ペットシッターや家電修理技術者、請負業者などのサービス指向のビジネスに最適です。このソフトウェアは、チームメンバーが利用できるリアルタイムの更新を提供することで、スケジュールの競合を最小限に抑えます。
プラットフォームによっては、あるタイプのスケジューリングに対応するものもあれば、両方に対応するものもあります。一般に、
  • Web ベースの展開では、インターネットに接続されている任意のコンピュータからソフトウェアにアクセスできます。Web ベースの展開では、管理がソフトウェアにアクセスできます。このタイプのサービスは、通常、毎月または年間サブスクリプションで利用でき、価格はスタッフの規模とユーザー数に基づいています。
  • オンプレミスまたはサーバーベース:サーバー上にSeverベースのソフトウェアがインストールされ、プライベートネットワーク上でのみ使用できます。通常、このオプションを使用すると前払いコストが高くなり、将来的にメンテナンスやアップグレードの料金を支払う必要がある場合があります。手動バックアップも必要です。

従業員スケジューリングソフトウェアの機能

ここでは、従業員のスケジューリングソフトウェアを選択する際に探すべき基本的な機能は次のとおりです。

  1. スケジュールの概要: 週次、隔週および毎月のシフトを一目で確認できます。
  2. 作業管理: 請求可能および請求不可の作業、予算、ミーティング、ワークロード、ポートフォリオを簡単に管理し、生産性を最大化します。
  3. リアルタイムコミュニケーション: モバイルとインターネットテクノロジーを活用して、24時間365日体制で従業員に通知します。
  4. 自動割当シフト: シフト割当を自動化し、スケジュール・プロセスを迅速化します。

  5. シフトスワッピング: 従業員がシフトを取引したり、利用可能なシフトを拾うことを可能にし、過失のスケジュールや予定外の残業を防止します。

  6. スケジュールテンプレート: 以前のスケジュールを保存し、現在の要件に応じて微調整できます。

  7. 作業者プロフィール: 連絡先情報や認定など、すべての重要な従業員データを追跡します。

  8. 資源予測: アルゴリズムを使用して、履歴パターンに従って人員配置要件を投影します。

  9. レポートと分析: 財務報告、データのエクスポート、タイムクロック、人件費など、貴重な洞察と要約。

  10. 統合: 現在の給与管理およびその他のシステムと統合します。

考慮すべき

購入要因すべてのことを念頭に置いて、会社に最適なスケジューリングソリューションを選択する際に考慮

  1. すべき重要な購入要因は次のとおりです。特に技術に精通していない業界では、使いやすさを考慮してください。
  2. 自動シフト割当により、スケジュール処理が合理化されます。
  3. 効率化 のために追跡をスケジュールします。
  4. 値と関数。ビジネスニーズに応じてプレミアム機能を追加することを検討してください。
  5. 会社のスケジュール設定に関する課題を検討し、それに対応するソフトウェアを選択してください。
  6. 選択したソフトウェアが現在のシステムと互換性があることを確認してください。
  7. スマートフォンによるアクセシビリティはスタッフにとって重要であり、セキュリティは全員のデータを保護するために不可欠です。
  8. 統合機能は、特に会計および給与計算ソフトウェアにとって重要です。
  9. 優れたカスタマーサービスとアクセス可能なテクニカルサポート。
  10. 分析とレポート作成により、スケジューリングプロセスを最適化できます。