Excel従業員スケジュールテンプレート | 1 min read

なぜExcel従業員スケジュールテンプレートを捨てるのですか

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ハン・チュオン

By ハン・チュオン

Excel従業員スケジュール・テンプレートの概要

従来、企業やレストランは、シフト計画に Excel 従業員スケジュールテンプレートを使用していました。この方法では、管理者は従業員の可用性、人件費、売上を手動で評価する必要があるため、時間と勤勉さが必要です。手動作業は、多くの場合、偶発的な残業、労働力の遵守不履行、スケジュールの競合など、間違いやエラーの原因となります。ターンでは、これらの不正確さは、コストの増加、罰金、および従業員の士気低下のリスクにビジネスを置きます。

そのため、多くの組織では、 Excel従業員のシフトスケジュールテンプレートを置き換えるために自動スケジューラを採用しています 。統計によると、69%のレストランはオンラインスケジューリングシステムを含む複数の技術を使用しています。新しい技術ツールは、ビジネスオペレーションを最適化し、競合他社に先駆けるブランドを促進します。

エクセル社員スケジュールテンプレートを捨てて

クラウドや自動化など、今日の技術の進歩により、企業はスケジュールにExcelを必要としなくなりました。これらのテンプレートは、かつて時間単位の従業員をスケジュールするのに最適な方法ではありましたが、時間がかかり、手間がかかっています。Excel テンプレートをまだ使用している施設は、モダナイズする必要がある理由として、次の理由を考慮する必要があります。

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モバイルじゃない

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ほとんど誰もがスマートフォンを使用してウェブを精査し、通信します。便利で、外出先でも働くことができます。最新のスケジューリングツールとは異なり、Excel スプレッドシートはこのモバイルアクセシビリティに適応しません。マネージャーと従業員は、モバイルアプリから最新の Excel スケジュールにアクセスできません。代わりに、彼らは自分の電子メールと最近の添付ファイルを通過する必要があります。

多くの企業では、スプレッドシートのスケジュールを印刷し、オフィスやレストランに掲示します。しかし、そのためには、従業員が勤務日を見るために特定の場所にいる必要があります。このアクセス不能と不便は、人の日から多くの時間を要する可能性があります。

通知機能なし

Excel の作業スケジュールテンプレートには、警告または通知機能はありません。これは、従業員が今後の稼働日にシフトリマインダーを設定できないことを意味します。代わりに、チームメンバーは自分の個人のカレンダーに勤務時間を手動で入力し、独自のリマインダーを作成する必要があります。これはエラーにつながる可能性があり、その後、疲労や欠勤につながります。

限られた機能

新入社員スケジュールソリューションとは対照的に、Excel テンプレートでは、シフトスワップや休暇要求を管理できません。マネージャは、代わりに、これらの問い合わせを手動で収集し、スケジュール自体を調整する必要があります。その後、彼らは新しいスケジュールを再印刷し、個々のスタッフに送信する必要があります。このプロセスは、多くの場合、彼らは必要として迅速に調整を取得していない従業員に、その結果、誤通信に遅延することができます。

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複雑なインターフェース

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Excel スプレッドシートテンプレートには、ユーザーが操作できるさまざまな形式とテーブルがあります。これは、Excelを理解していないスタッフやマネージャにとって混乱を招く可能性があります。したがって、スケジュールを作成したり、利用可能を入力したりするのは複雑な場合があります。彼らはテンプレートの作業に集中するにつれて、彼らは他のプロジェクトで使用することができた貴重な時間を失います。

混乱したコミュニケーション

従業員は Excel を通じてマネージャーと通信することはできません。代わりに、上司にスケジュールに関するメール、テキスト、電話をかけたり、メッセージを書いたりする必要があります。この不光沢システムでは、メッセージが誤って中継されたり、全体的に無視されたりする可能性があります。さらに、それは誤通信につながり、すべてのスタッフが効果的にループに入ることはありません。

ビジネスのスピードを落とす

Excel システムは、ビジネスデータを自動的にコンパイルまたは評価しません。マネージャは、スケジュールを作成するために、これを手動で行う必要があります。つまり、手動でのデータの入力、人件費の確認、可用性の整理に時間を費やす必要があります。従業員は、彼らが最後の分の特定のシフトを行うことができないと言う場合、管理者は、この面倒なプロセスを再起動する必要があります。

品種データサイロ

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データサイロとは、主要なメトリックが他の重要な数値から分離される場合を指します。Excel は他のツールと統合できないため、データのサイロ化に貢献します。基本的に、Excel の情報は、給与、出勤、または時間追跡データと同期できません。これらのサイロを削除するには、マネージャはデータを手動で統合するか、異なるシステムにメトリクスを入力する必要があります。

複数ロケーションの管理は困難

複数のレンガとモルタルの場所を管理しなければならないオペレータは、Excel経由でスケジュール設定するのが難しいでしょう。従業員を複数回スケジュールする必要がありますが、これはすでに時間のかかるプロセスです。彼らが複数の場所で働くチームメンバーを持っている場合、彼らはダブル予約することはできませんので、それはより困難になります。

簡単な間違い

ケーススタディによると、Excel スプレッドシートの 88% にエラーがあります。これは、手動でのデータ入力には勤勉さが必要なためです。間違った入力や入力ミスがあると、スケジュールが無駄になったり、人件費が増加したりすることがあります。

不幸な従業員

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Excel で作業スケジュールテンプレートを使用することの欠点は、士気が低下する可能性があります。たとえば、競合、間違い、およびアクセス不能のスケジュールは、職場のストレスを増加させることができます、それはまた、彼らの時間オフ要求と可用性が効果的に考慮されていない場合は特に、無評価を感じるスタッフを引き起こす可能性があります。

オンラインスケジューラにはより多くの利点があります

Zip Scheduleなどの従業員のスケジュール・ソフトウェアを使用すると、より多くのメリットがもたらされ、スケジューリング・プロセスが合理化されます。Zip Schedules は、最適なシフト計画と矛盾のないスケジュールを保証する自動システムです。これらのクラウドベースのソリューションには、多くの機能が組み込まれているため、企業はExcelスプレッドシートを捨てています。たとえば、Zip Schedules ソフトウェアには、モバイルアプリの互換性、通信ツール、自動スケジュール、人件費追跡、アプリ内シフトのスワップとスケジュール調整があります。これらのモジュールを使用すると、管理は時間とコストを節約し、士気を高めることができます。

Excel従業員スケジュールテンプレートへの主なポイント

  • Excel従業員のスケジューリング技術は時代遅れで、時間がかかり、労力を要します。
  • Excelの作業スケジュールテンプレートをスタッフ配置に使用すると、アクセス不能、エラー、データ・サイロなど、多くの欠点があります。
  • 代わりに、企業は、シフト計画を合理化するために、オンラインスケジューリングソフトウェアを使用する必要があります。
  • Zip Schedules などのツールは、スケジューリングを自動化し、コミュニケーションツール、モバイルアプリ、データレポートなどの高度な機能を提供します。

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デモのスケジュール