従業員シフトスケジュールテンプレート | 1 min read

従業員シフトスケジュールテンプレートを作成するための最善のヒント

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ハン・チュオン

By ハン・チュオン

従業員シフトスケジュールテンプレートの概要

従業員のスケジュールを作成すると、多くの作業時間がかかります。これは、マネージャが従業員の可用性、労働予算、および需要を評価する必要があるためです。シフトスケジューリングのプロセスを合理化するために、ビジネスオーナーは従業員のシフトスケジュールテンプレートを確立する必要があります。このコンポーネントを使用すると、マネージャは一貫した週次従業員シフトスケジュールを作成し、会社のニーズやスタッフの好みを満たすことができます。また、スケジュールの競合やエラーを制限し、ビジネスの収益を保護します。

従業員シフトスケジュールテンプレートの作成方法

従業員シフトスケジュールテンプレートを作成するには、マネージャはテーブルを作成することから始める必要があります。彼らは、ExcelスプレッドシートまたはGoogleスプレッドシートを使用して行うことができます。または、最も近代的で高度な人材配置方法であるオンラインスケジューリングツールを利用することもできます。ほとんどのスケジューリングソリューションは 、ビジネスオーナーがカスタマイズできるテンプレートとカスタマイズ可能なレイアウトを提供します。どちらの方法でも、テーブルを作成するとき、管理者は、次の手順を含めることを考慮する必要があります。

  1. スプレッドシートを作成するカスタマイズしやすいように

、空白のスプレッドシートから始めることをお勧めします。

  1. 列見出しを作成する次に
、各列の見出しを作成して、その内容を定義します。たとえば、最初の列は従業員名、2 番目の列は従業員 ID 番号を表すことができます。次の列には、曜日を示すラベルを付ける必要があります。

  1. [ 行のラベル付け]
残りの作業スケジュールテンプレートの場合、マネージャはシフト時間を使用して行にラベルを付ける必要があります。エラーを防ぐために、午前と午後の時刻を示すことが重要です。

すべての企業では、ニーズや好みが異なるため、テンプレートは企業によって異なる場合があります。マネージャは、給与システムおよび読みやすくするために最適な作業スケジュールテンプレートを検討する必要があります。以下は、オペレータが最適なテンプレートと週単位のスケジュールを作成するために利用すべきヒントとベストプラクティスをいくつか示します。

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必要な位置を決定する

管理者は、シフトのそれぞれに必要なポジションを決める必要があります。例えば、バーテンダーが平日の朝食シフトを働かせることはコスト効率に優れたものではないかもしれません。しかし、金曜日と土曜日に複数のバーテンダーを働かせることは有益かもしれません。1日の必要なシフトを決定することで、マネージャは職階ごとにテンプレートをカスタマイズできます。

休日を勤勉に

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スケジュールテンプレートは通常の就業日に最適ですが、特別なイベントや祝日には反映されない場合があります。コンサート、スポーツイベント、休暇は、高い需要と通常よりも多くの顧客をもたらすことができます。管理者は、すべてのイベントを認識し、それに応じてスケジュールを調整する必要があります。これにより、顧客サービスの質が保証され、収益性が保護されます。

適切な職種に適した従業員をスケジュールする

ライン調理位置のホステスをスケジューリングすると、ワークフローとサービスが大幅に遅れる可能性があります。したがって、経営陣は、彼らがそれぞれのポジションのためにスタッフをスケジュールしていることを確認する必要があります。スケジュールエラーを防ぐために、チームメンバーの専門分野や職名をテンプレートに含めると便利です。

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チームメンバーを勉強する

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チームメンバーの長所とスキルを知ることで、マネージャーは効果的にスケジュールを作成できます。また、生産性の高いチームを編成し、アウトプットの向上に役立ちます。ビジネスオーナーが勉強すべきことは、従業員の認定、パートタイムとフルタイムのステータス、パーソナリティタイプなどです。また、大量の顧客を管理する能力など、スキルや強みについても調べる必要があります。

従業員のスケジュールをすばやく送信

従業員の作業スケジュールを事前に作成して送信することで、スタッフは自分の生活計画を立てることができます。専門家は、少なくとも2週間早く作業スケジュールをスタッフに配布することを推奨します。このようにして、従業員はスケジュールを変更したり、シフトをトレードしたり、カバーを迅速に検索したりできます。これにより、時間外要求、シフトスワップ、および最後の分間の変更の過負荷を防ぐことができます。

従業員のプリファレンスの作業

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作業スケジュールを構築するとき、マネージャは可能な限り従業員の可用性とシフトの好みを遵守する必要があります。このベストプラクティスにより、スタッフの仕事の満足度、士気、生産性が向上します。このプロセスを容易にするために、マネージャは従業員にクラウドベースのスプレッドシートに自分の空き状況を入力させることができます。このようにして、すべての重要な情報とリアルタイムの休暇要求が 1 つの場所に集中管理されます。

プランの作成 B

人生は起こり、従業員はシフトに入ることができないかもしれません。時には彼らは自分のカバレッジを見つけることができるかもしれませんが、他の時間は十分な時間がないかもしれません。マネージャは、バックアップスケジュールを設定することで、これらのインスタンスの発生を防ぐことができます。これは、元のスケジュールが機能しない場合に備えて、特定のシフトで作業できる従業員と従業員のスケジュールテンプレートを作成する必要があります。プランBには、採用されなかった審査された候補者、または時々入社することに同意した以前の従業員との連絡先リストを含めることもできます。

従業員シフトスケジュールへの主な要点テンプレート

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  • 従業員のシフトスケジュールテンプレートを使用すると、マネージャはシフト割り当てを整理し、毎週の作業スケジュールをすばやく作成できます。

  • 企業やレストランは、スプレッドシートを使用してテンプレートを作成したり、従業員のスケジューリングソフトウェアを実装することができます。

  • スケジューリングテンプレートには、通常、どの従業員がシフトしているのかを示す列と行があります。

  • 従業員シフトスケジュールテンプレートを作成するためのベストプラクティスには、可用性を尊重し、休日を意識することが含まれます。

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