従業員スケジュール作成ソフトウェア | 1 min read

従業員スケジューリングソフトウェアとは何ですか、なぜそれが重要ですか?

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ハン・チュオン

By ハン・チュオン

従業員スケジュール作成ソフトウェアの概要

中小企業や企業は、新しい技術ツールによるデジタルトランスフォーメーションを進めています。2019年の統計によると、中小企業所有者の85%は、技術が成功をサポートしていると言っています。適切なソフトウェアとデジタルソリューションにより、組織はパフォーマンスを改善し、成長を飛躍的に向上させることができます。そのようなツールの1つは、従業員のスケジューリングソフトウェアです。

オペレータとオーナーは、スプレッドシートを残し、 従業員をスケジュールするためのソフトウェアを実装しています 。自動スケジューリングにより、時間の節約、コストの削減、従業員のエンゲージメントの強化に役立つため、競争力のある市場において企業が先を行くようになります。2026年までにスケジューリングソフトウェアの市場規模が770.2万ドルに達すると予想されるのも不思議ではありません。

従業員スケジューリングソフトウェアとは何ですか?

従業員スケジューリングソフトウェアは、シフト計画プロセスを自動化する要員管理システムです。クラウドベースのソリューションは、従業員のスケジュールを最適に実行し、人員の過剰や人員の不足を効果的に防止します。中小企業や大規模企業は、オンラインシフトスケジューリングツールを使用して、時間単位の従業員を管理し、生産性のレベルを測定することもできます。最高のソフトウェアシステムに搭載されている主なスケジューリング機能には、次のようなものがあります。

  • 自動スケジューリング - ソフトウェアは、従業員の可用性、労働コンプライアンス、および人件費を自動的に管理し、最適な作業スケジュールを確保します。
  • モバイルアプリ -スケジューリングソフトウェアプロバイダーは、モバイルアプリを提供することができ、ユーザーは自分の携帯電話を介してスケジュールにアクセスしたり、スケジュールを作成することができます。一部のプラットフォームでは、パッケージの一部として無料のモバイルアプリが提供されます。
  • タイムクロック- 従業員は、スマートフォンまたはデスクトップにタイムクロックをロードすることで、出勤と時間を追跡できます。
  • 自動アラートと通知- ユーザーは、シフトリマインダーなどのスマートフォンでアラートを設定できます。
  • スケジュールテンプレート -マネージャは、ソフトウェアのスケジュールテンプレートを使用してスケジュールをすばやく作成したり、ビジネスに合わせてカスタマイズしたりできます。
  • サードパーティ統合 -最高の従業員スケジュールツールは、給与計算や人事ソフトウェアなどの他のビジネスシステムに統合できます。
これらのモジュールを使用したスケジューリングソリューションは、ビジネス機能を合理化および最適化できます。たとえば、統合により、マネージャは時間を節約し、給与と従業員の報酬プロセスを簡素化できます。異なるシステムに手動でデータを入力する代わりに、ボタンをクリックするだけでデータを送信できます。従業員のスケジュール作成者を使用するその他の重要なメリットには、次の要因が含まれます。

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1.スケジュールを簡単に調整

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スケジュール時間ソフトウェアを使用すると、スケジュールを簡単に変更できます。スタッフメンバーは、モバイルアプリを通じて、リアルタイムの休暇リクエストを送ったり、シフトを入れ替えたり、オープンシフトを受け取ったりすることができます。マネージャが問い合わせを承認すると、システムはそれに応じて自動的にスケジュールを調整します。また、可用性に関するデータを収集するため、経営陣はスケジューリングの競合について心配する必要はありません。

2.管理時間の節約

従来の手書きとスプレッドシートのスケジュールは、多くの時間を要する可能性があります。実際、調査では、マネージャが時間の 20% を失うという手動スケジューリング結果が示されています。しかし、ソフトウェアシステムでは、時間の無駄は過去のものです。このソリューションは直感的で、最高のチームとシフト割り当てを提案します。これにより、管理者は、他の重要なタスクに向かって自分の時間と頭脳を節約することができます。

3.オープンコミュニケーション

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スタッフスケジューリングシステムには、通常、チームメッセージング、アナウンス、ダッシュボードなどのコミュニケーションツールが組み込まれています。これにより、従業員は互いにつながり続けることができ、全員がループに入っていることが保証されます。マネージャは、勤務スケジュールの変更、新しい勤務時間、会社のニュースに関するアラートをブロードキャストすることもできます。これらの通知は、電子メール、SMS、またはモバイルアプリ経由で送信できます。これにより、情報が効果的に中継され、従業員のエンゲージメントを向上させることができます。

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4.従業員の欠勤と退屈を減らす

従業員のスケジューリングシフトツールには、スタッフに今後のシフトを思い出させる自動通知があります。通知機能は、欠勤と退屈を効果的に削減します。また、予期せぬ緊急事態が発生した場合にも、チームメンバーがカバレッジを見つけることができます。これにより、スタッフが出勤できない場合に、業務を遅らせることはありません。

5.労働法規制に従う

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手作業によるシフト計画は、経営陣が連邦および州の規制に準拠していることを確認する必要があるため、困難な場合があります。コンプライアンスに関するエラーは、罰金、罰金、訴訟につながる可能性があります。スケジューリングツールは、その労働法管理とリマインダーでこれを防止します。これらの機能は、通常、最新の規格を備えていますが、オーナーも規制を入力することができます。たとえば、残業を防ぐアラームを設定できます。

6.データインサイトの一元化

スケジューリングソフトウェアソリューションは、人件費、従業員のパフォーマンス、時間追跡、出席に関するデータをコンパイルします。POS、給与計算、人事ツールなどの他のビジネスシステムに同期すると、マネージャはすべての貴重な指標を 1 か所に集約できます。これにより、データの洞察が強化され、レポート機能が強化されます。たとえば、トップクラスの従業員や効率的なチームを発見できます。この情報により、スケジュール決定とプロジェクト管理を向上させることができます。

7.人件費の削減と管理

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スケジューリングシステムには、労働支出と予算追跡があります。彼らはまた、労働予測ツールを備えています。これらのモジュールは、管理者が労働支出を管理し、その手段内に留まって、費用対効果の高いスケジュールを作成するのに役立ちます。さらに、どのシフトを取り除くかなど、支出を効果的に削減できるかを可視化します。

8.お金を節約

従来のスケジューリング手法は、多くの場合、Excelで作業し、従業員のスケジュールを印刷し、ブレークルームに投稿する必要があります。これは多くの時間を要するだけでなく、持続不可能でもあります。これは、経営陣が毎週スケジュールを再印刷する必要がある場合や、変更を加える必要がある場合は特にそうです。ただし、ソフトウェアやモバイルアプリを使用すると、オーナーは従業員の電話にスケジュールをすぐに送信できます。ソフトウェアプロバイダはまた、これらのシステムを、前払い費用や長期契約なしで提供し、長期的にはビジネスのコストを節約します。

従業員のスケジュール設定ソフトウェアへの主なポイント

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  • 従業員スケジューリングソフトウェアは、ブランドがスケジューリングプロセスを自動化するために使用できるオンラインツールです。
  • 競争力を維持し、プロセスを最適化するために、最高の従業員スケジューリングソフトウェアを採用する企業が増えています。
  • スケジューリングアプリには、通常、自動スケジューリングやコミュニケーションツールなどの高度な機能が搭載されています。
  • 従業員のスケジュール設定アプリケーションの主なメリットには、人員配置の簡素化、チームコミュニケーション、コンプライアンスの確保などがあります。

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