Cosa sono i modelli di pianificazione?
I modelli di pianificazione sono gli elementi costitutivi di base di uno strumento di gestione del progetto Questi modelli ti aiuteranno a pianificare e monitorare il tuo progetto. Inoltre, possono aiutarti a semplificare il processo di gestione dei progetti. Con un modello ben definito, e possibile identificare rapidamente i requisiti del progetto, assegnare attivita e seguire una pianificazione predefinita. In questo articolo imparerai cosa sono i modelli di pianificazione e come utilizzarli a tuo vantaggio.
Modelli di pianificazione scaricabili gratuitamente che semplificheranno la tua vita
Perche i modelli di pianificazione sono importanti?
I modelli di pianificazione sono documenti formattati in modo speciale che forniscono una guida semplice per preparare le tue attivita come un programma di lavoro o un programma dei dipendenti. Un modello di pianificazione contiene tutto cio che e necessario sapere sulla stima del tempo necessario per un'attivita, l'impostazione di una scadenza e l'organizzazione delle attivita. Se il tuo programma giornaliero non varia molto, l'utilizzo di un modello di pianificazione consente di risparmiare tempo ed evita di creare un programma giornaliero da zero. Parliamo ora di alcuni motivi per cui i modelli di pianificazione possono essere una parte importante della creazione dei tuoi programmi di lavoro-
Efficienza- un modello di pianificazione del lavoro deve essere creato una volta e puo essere utilizzato piu e piu volte in futuro, risparmiando tempo e fatica nella creazione di un programma di lavoro da zero
Coerenza- Pianificazione i modelli garantiscono la coerenza in quanto hanno una struttura e un layout. Tutti i documenti, che si tratti di Microsoft Word o Excel o di qualsiasi altro documento di pianificazione, realizzati utilizzando un modello di pianificazione corrisponderanno esattamente al layout.
Precisione- una struttura predeterminata di un modello di pianificazione aiuta anche a ridurre gli errori. Diversi elementi in un modello di programma di lavoro possono servire come promemoria di punti o sezioni da includere. Molti modelli di pianificazione dispongono di strumenti per il controllo incrociato delle richieste di ferie o degli swap di turni.
Automatizzato- i modelli di pianificazione hanno una formattazione automatica che aiuta a risparmiare tempo Il modello di pianificazione puo inserire automaticamente determinati dipendenti che possono sempre lavorare in un determinato turno.
Sebbene ci siano molti modelli di pianificazione dei dipendenti disponibili gratuitamente online, e sempre meglio optare per un'app di pianificazione o un software come Zipschedules che non solo ha modelli di pianificazione, ma puo anche aiutare con altre funzioni come il monitoraggio del tempo o la connessione al libro paga.
Monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo e un aspetto importante della pianificazione dei dipendenti in quanto aiuta a determinare quale dipendente e adatto per un particolare lavoro come un turno ad alta pressione. Il monitoraggio del tempo misura le ore lavorate su progetti o attivita viene quindi utilizzato per assicurarsi che i dipendenti vengano retribuiti di conseguenza. Il monitoraggio del tempo dei dipendenti ti aiutera anche ad analizzare i colli di bottiglia e a trovare modi per aumentare la produttivita. I modelli di monitoraggio del tempo o le schede attivita vengono utilizzati per il libro paga e dai manager per valutare come un dipendente trascorre le proprie ore di lavoro e quanto tempo impiega per una determinata attivita.
Ecco cinque motivi per cui un'azienda ha bisogno di schede attivita o di un'app di pianificazione con schede attivita-
1. Processo di lavoro trasparente- un modello di monitoraggio del tempo rende le registrazioni temporali un must che rende automaticamente la tua attivita piu trasparente. Offre inoltre informazioni sui lavori in corso di completamento e sulla loro durata. Gli strumenti di monitoraggio del tempo forniscono un quadro piu ampio che puo aiutare a ottimizzare la produttivita e tenere sotto controllo cio che tutti stanno facendo.
2. Maggiore responsabilita- la necessita di registrare gli orari di check-in e check-out per migliorare l'attenzione dei dipendenti poiche sanno che il loro tempo dedicato al lavoro viene monitorato.
3. Comprendere l'efficienza- l'utilizzo di un modello di pianificazione per tenere traccia del tempo aiuta a migliorare l'efficienza operativa, in quanto fornisce informazioni sulle ore fatturabili e mette in evidenza la produttivita. Il monitoraggio del tempo dedicato al lavoro dei clienti puo aiutare a tenere traccia delle ore fatturabili e aumentare le ore fatturabili porta a un'attivita piu redditizia.
4. Allocazione delle risorse- le schede attivita aiutano anche a identificare quale reparto ha bisogno di piu risorse e forniscono informazioni su chi ha piu valore nel team monitorando il lavoro completato nel tempo specificato.
5. Monitoraggio del budget- quando i dipendenti compilano le schede attivita sul tempo dedicato a progetti e attivita, e possibile correlare le informazioni per calcolare la quantita di budget spesa.
È difficile gestire il tuo tempo, soprattutto quando hai molto da fare.
Zipschedules offre una varietà di modelli di pianificazione scaricabili gratuitamente che possono aiutarti a rimanere organizzato. Con questi modelli, puoi pianificare facilmente la tua settimana e tenere traccia di tutto.
Programma settimanale
Un programma settimanale e un buon modo per tenere traccia delle attivita e delle attivita della settimana. Un programma settimanale ti aiuta a pianificare quando puoi portare a termine le tue attivita e i tuoi progetti nel tempo che hai a disposizione. Un'agenda settimanale ti aiuta a massimizzare il tuo tempo. Puoi dedicare il tuo tempo in modo efficace utilizzando un modello di pianificazione settimanale per completare le attivita giuste al momento giusto. Ora discuteremo i vantaggi di optare per modelli di pianificazione settimanale per delineare il tuo piano di lavoro settimanale-
1. Visualizza la quantita di lavoro settimanale che hai- con un programma settimanale, puoi vedere tutte le attivita che devi eseguire o completare in una settimana in un unico posto. In questo modo e piu facile tenere traccia dell'avanzamento del lavoro.
2. Revisione- un programma settimanale ti aiuta a verificare se hai il tempo e le risorse per completare le attivita che fanno parte del tuo lavoro settimanale. Puoi rivedere il tuo lavoro in anticipo e apportare modifiche se ritieni che alcune modifiche siano necessarie.
3. Modifica il tuo programma settimanale- mentre utilizzi un modello di pianificazione settimanale, puoi modificare o modificare il tuo programma settimanale.
4. Condividi il tuo programma settimanale- Con un modello di pianificazione o utilizzando i modelli di pianificazione su un'app puoi condividere il tuo programma settimanale con il tuo team. Cio favorisce la trasparenza, consentendo una migliore comprensione del tuo lavoro settimanale e del tempo che dedicherai a ciascuna attivita.
5. Beneficia della tua salute mentale- un pianificatore settimanale ti aiuta a pianificare il tuo programma di lavoro in anticipo e non devi passare una parte della giornata a capire cosa devi fare in un giorno. Puoi anche utilizzare un pianificatore settimanale per monitorare la tua vita personale come il sonno e le routine, che puo aiutarti a comprendere meglio la tua salute mentale.
Calendario mensile
Pianificare un calendario mensile e un buon modo per rafforzare un programma di lavoro regolare che ti aiuta a seguire i tuoi obiettivi a lungo termine. Un programma di lavoro mensile ti aiuta a rimanere organizzato e pianificare settimane in anticipo, il che riduce lo stress e ti da piu tempo per migliorare il tuo lavoro. Un modello di programma di lavoro mensile dovrebbe includere una revisione mensile, un elenco di progetti e i relativi progressi e scadenze e il monitoraggio delle tue abitudini. Pianificare il tuo programma di lavoro con un mese di anticipo ti aiutera come-
Migliore organizzazione- Un modello di programma di lavoro per il tuo mese ti consente di rivedere i progetti che hai e le scadenze. Questo ti aiuta a pianificare il tuo programma di lavoro e ad elaborare metodi efficienti per completare il programma di lavoro. Avere un piano con un mese di anticipo ti manterra concentrato sulle tue attivita e ti aiutera a essere piu produttivo.
Completa le tue attivita piu velocemente- un modello di programma di lavoro mensile puo aiutarti a lavorare in modo piu efficiente grazie a un elenco completo di attivita. Un modello di pianificazione del lavoro ti consente di tenere sotto controllo le tue attivita. Puoi completare meglio le tue attivita poiche hai un'idea delle scadenze in anticipo.
Assegna priorita e riordina- i modelli di pianificazione del lavoro mensile ti aiutano a dare priorita alle tue attivita. Questo ti aiutera anche a identificare quale attivita e importante e a segnarla come priorita, questo ti aiutera anche a riordinare il tuo elenco di attivita e concentrarti su progetti importanti. E possibile completare piu attivita e non perdere tempo in attivita non necessarie.
Meno stress- pianificare in anticipo ti aiuta a conoscere la quantita di lavoro che devi completare in un determinato periodo di tempo. I modelli di pianificazione per il lavoro mensile ti consentono di vedere il lavoro che devi completare in un mese e di contrassegnare anche le attivita importanti. Quando conosci la quantita di lavoro che devi completare in un mese, ti senti piu rilassato e questo riduce lo stress.
Traccia i modelli- quando crei un modello di pianificazione per il lavoro da svolgere per un periodo di tempo piu lungo, sei in grado di tenere traccia dei tuoi schemi di lavoro. I modelli di pianificazione per la pianificazione mensile ti aiuteranno ad analizzare i tuoi modelli di lavoro e quindi a riorganizzare il tuo programma di lavoro per assicurarti di lavorare in modo piu intelligente per raggiungere i tuoi obiettivi.
Elenco attivita
Un elenco di attivita e una parte importante del modello di pianificazione del lavoro in quanto e un elenco di attivita di un progetto o di tutti i progetti. Un elenco di attivita e un elenco di lavoro per l'intero team di progetto con tutte le informazioni vitali relative alle attivita in quel progetto. Gli elenchi delle attivita vengono utilizzati per organizzare i compiti e le fasi di un progetto e aiutare i dipendenti a rimanere concentrati e produttivi.
Un elenco di attivita in quanto e la chiave principale per un programma di lavoro efficiente. Un elenco di attivita da priorita alle attivita e alle responsabilita che devono essere eseguite in un determinato periodo di tempo. L'elenco delle attivita conterra anche la scadenza. Gli elenchi di attivita in un modello di pianificazione aiutano un'organizzazione a creare obiettivi a breve e lungo termine.
Puoi utilizzare modelli di pianificazione o un'app come un'app Employee Scheduling per creare elenchi di attivita per i tuoi progetti. Un elenco di attivita puo essere definito un piano specifico su come si desidera svolgere la propria attivita. Selezionando i tuoi elenchi di attivita, non stai solo completando le tue attivita, ma tieni anche traccia dei tuoi progressi ed elimini potenziali ostacoli.
La vita è impegnata ed è difficile tenere traccia di tutto ciò che devi fare.
Zipschedules suggerisce questi modelli di pianificazione scaricabili gratuitamente che sono facili da usare e ti aiuteranno a organizzare il tuo tempo in modo da poter essere più produttivo.
Come scaricare un modello di pianificazione
Esistono molti siti Web che offrono modelli di pianificazione gratuiti che possono essere scaricati per creare il tuo programma di lavoro. Fondamentalmente si puo visitare il sito Web, esaminare i diversi formati dei modelli di pianificazione del lavoro o dei modelli di pianificazione dei dipendenti e vedere quale si adatta meglio alla propria attivita. Possono quindi scaricare il modello di pianificazione e utilizzarlo per creare programmi di lavoro. Siti web come office.com hanno organizzato i loro modelli di pianificazione per categoria. Puoi scaricare i modelli o accedere al tuo account e quindi utilizzare i modelli di pianificazione. Puoi anche utilizzare i fogli di google per creare il tuo programma di lavoro in quanto e accessibile se hai un account google. Esistono modelli di pianificazione contrassegnati per attivita o periodo di tempo come un programma settimanale.
Dopo aver scaricato un modello di pianificazione, e possibile includere il seguente punto durante la creazione di una pianificazione per i nomi, le date, gli orari di lavoro, le informazioni di contatto dell'azienda o del responsabile, le ore di lavoro e le mansioni assegnate ai dipendenti.
Sebbene ci siano molti modelli di pianificazione gratuiti disponibili online, e sempre una buona idea optare per un'app di pianificazione come Zipschedules in quanto hanno modelli di pianificazione e anche molte altre funzionalita che possono aiutarti a creare programmi di lavoro migliori e piu efficienti.
I migliori modelli di pianificazione per le aziende
Come discusso, e meglio optare per un'app o un software di pianificazione per ottenere modelli di pianificazione dei dipendenti per creare programmi di lavoro. Qui abbiamo elencato le migliori app di pianificazione sul mercato che offrono modelli di pianificazione per creare un programma di lavoro per i dipendenti-1. Zipschedules- E un'app di pianificazione che fornisce modelli di pianificazione o consente la personalizzazione dei modelli di pianificazione dei dipendenti per creare programmi di lavoro dei dipendenti e condividerli con il personale su canali come e-mail, notifiche push mobili e attraverso l'hardware. Zipschedules ha anche strumenti per promemoria su leggi e norme sul lavoro, supporto multi-sede e gestione delle richieste per ferie e scambi di turni e un centro assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
2. Hubstaff- e un software di pianificazione che fornisce modelli di pianificazione per creare turni di lavoro per il tuo team, consente ai membri del team di visualizzare le pianificazioni, crea turni una tantum o ricorrenti e invia promemoria ai membri del team se sono in ritardo. Offre anche software di monitoraggio del tempo, gestione delle retribuzioni e strumenti di gestione dei progetti. L'app dispone di modelli di pianificazione che possono essere creati in pochi clic.
3. 7shifts- E un'app di pianificazione che consente ai manager di creare la pianificazione con timeoff e disponibilita aggiunti automaticamente attraverso i modelli di pianificazione. L'app di pianificazione consente inoltre ai dipendenti di visualizzare i loro turni e i membri del team per i turni imminenti. L'app consente inoltre ai dipendenti di visualizzare le ore lavorate e i guadagni stimati.
Modelli di pianificazione per la gestione del tempo
Come discusso, la creazione di modelli di pianificazione ti aiuta a pianificare il tuo lavoro in anticipo, il che puo aiutarti a massimizzare la tua efficacia e ridurre i livelli di stress. La creazione di un modello di pianificazione per il tuo lavoro ti aiuta a identificare il tempo a tua disposizione e a bloccare tempi di emergenza inappropriati per gestire attivita impreviste. Abbiamo gia discusso della gestione del tempo e ora vediamo i diversi tipi di modelli di pianificazione per la gestione del tempo-1. Modello di pianificazione delle aree dei risultati chiave- questo tipo di modello di pianificazione ti aiuta a identificare e completare gli obiettivi che tutti i membri del team mirano a raggiungere. Questo tipo di modello di pianificazione conterra la squadra e gli obiettivi individuali, il punteggio obiettivo che ogni obiettivo ha e quanto punteggio viene raggiunto dopo il completamento dell'obiettivo.
2. Modello di pianificazione dell'elenco delle cose da fare- questo tipo di modello di pianificazione del lavoro richiede un elenco di cio che si intende fare ogni giorno. Una lista di cose da fare ogni giorno aiuta a focalizzare la mente. Dovresti avere un piano per il tuo programma giornaliero o riceverai richieste e incarichi che ti faranno ricadere sul tuo lavoro.
3. Modello di pianificazione della gestione del progetto- Un elenco di progetti e un programma di tutti i grandi progetti di cui fai parte e il completamento di questo modello di pianificazione avra un impatto positivo sui tuoi KRA. Un modello di pianificazione della gestione del progetto ti consentira di vedere tutte le attivita importanti e importanti.
4. Modello di pianificazione delle riunioni- molti considerano le riunioni come ore perse, ma l'utilizzo di un modello di pianificazione per registrare gli obiettivi delle riunioni e gli argomenti in primo piano puo aiutare a dare priorita alle attivita. Un modello di pianificazione delle riunioni consente di identificare la priorita di una determinata attivita o progetto.
5. Modello di pianificazione delega delle attivita- ci sono momenti in cui devi delegare le tue attivita. Un modello di pianificazione per la delega delle attivita consente di tenere traccia delle attivita delegate e della relativa scadenza, in modo da non dover continuare a perseguitare la persona a cui e stata delegata un'attivita.
Modelli di pianificazione per l'organizzazione delle attivita
Non esiste una gestione delle attivita valida per tutti, quindi la creazione di un modello di pianificazione per l'organizzazione delle attivita ti aiutera a tenere traccia di tutte le attivita che devi completare. Ecco un elenco di modelli di pianificazione per l'organizzazione delle attivita-1. Modello di pianificazione della lista della spesa- il modello di pianificazione della lista della spesa sta semplicemente organizzando le attivita in semplici elenchi ed e il metodo di gestione delle attivita piu popolare. Il modello di pianificazione elenca tutte le attivita e le rispettive scadenze.
2. Modello di pianificazione GTD- Il modello di pianificazione Getting Things Done puo essere descritto come una versione piu potente di una lista della spesa. I modelli di pianificazione sono simili ai modelli di pianificazione in stile lista della spesa, ma hanno elenchi secondari, strumenti di gestione del tempo e altro ancora integrato. La maggior parte dei modelli di pianificazione GTD ha funzionalita per prendere appunti e archiviare i file e dispone anche di calendari integrati che mostrano le tue attivita e le loro scadenze
3. Modelli di pianificazione basati sul team- Esistono molte app di pianificazione che dispongono di modelli di pianificazione basati sul team in cui i membri del team possono aggiungere e modificare attivita, nonche discutere attivita e anche collaborare per attivita di gruppo. Molte attivita hanno anche sotto-compiti e i progetti piu grandi possono essere organizzati nelle proprie bacheche o elenchi per mantenere tutto organizzato. Modello di
pianificazione Kanban- il modello di pianificazione Kanban e una versione migliore di un elenco di fogli e penna. Questo modello di pianificazione contiene Post-It, una bacheca di sughero ed etichette e organizza le attivita in base alla progressione. Un modello di pianificazione Kanban e perfetto per i team e per coloro a cui piace vedere il quadro generale a colpo d'occhio.
Modelli di pianificazione per la definizione degli obiettivi
La definizione degli obiettivi ti aiuta a concentrarti sui tuoi obiettivi giornalieri raggiungibili e anche sui piani a lungo termine. Avere un modello di pianificazione per la definizione degli obiettivi ti consente di tenere traccia delle principali tappe che hai completato e quante ne sono rimaste. I modelli di pianificazione della definizione degli obiettivi assicurano inoltre che gli obiettivi impostati siano raggiungibili in quanto sono progettati per essere specifici e, quindi, e necessario essere chiari su cio che si desidera raggiungere.
Un modello di pianificazione per la definizione degli obiettivi dovrebbe essere semplice e facile da capire. Dovresti essere in grado di vedere i tuoi progressi a colpo d'occhio. Il tuo modello di pianificazione per la definizione degli obiettivi dovrebbe avere un calendario per gli obiettivi che ti stai prefiggendo. Il modello di pianificazione della definizione degli obiettivi dovrebbe anche darti spazio per annotare perche stai effettivamente lavorando per raggiungere un obiettivo particolare. Un modello di pianificazione dovrebbe contenere istruzioni precise su cosa devi fare per raggiungere tali obiettivi.
Sono disponibili diversi modelli di pianificazione che possono aiutarti a impostare il tuo obiettivo, ma qui elenchiamo quattro modelli di pianificazione che ti aiutano a definire chiaramente i tuoi obiettivi-
Modello di pianificazione degli obiettivi piu intelligente- Il modello di pianificazione della definizione degli obiettivi e progettato per aiutarti a riflettere profondamente sul tuo obiettivo ed e stato progettato per assicurati di aver pensato a tutti i passaggi chiave che devi compiere.
I migliori modelli di pianificazione- questo modello di pianificazione per la definizione degli obiettivi puo essere personalizzato in base alle tue esigenze. Il modello di pianificazione copre gli aspetti vitali della definizione degli obiettivi ed e stato progettato per la facilita d'uso.
Modello di pianificazione Spark People- questo modello di pianificazione non solo ti aiuta a definire il tuo obiettivo, ma e progettato per elencare i requisiti per raggiungere tale obiettivo. Il modello di pianificazione include anche strumenti per rendere intelligente il tuo obiettivo.
Modello di pianificazione Moritz Fine Blog Designs- Se desideri che il tuo modello di pianificazione per la definizione degli obiettivi abbia un po' di colore e un design audace, puoi optare per questi modelli di pianificazione. Il modello di pianificazione ti da spazio per annotare molti altri obiettivi che possono essere visualizzati in modo accattivante.
Come utilizzare questi modelli di pianificazione
L'utilizzo di modelli di pianificazione per la pianificazione del lavoro ti aiuta a essere piu efficiente in quanto ti consente di concentrarti sui contenuti e sul completamento delle attivita. I modelli di pianificazione possono essere personalizzati per vari scopi e aiutarti a mantenere la coerenza. Ecco come programmare i modelli per migliorare il tuo programma di lavoro-
1. Aiuta a risparmiare tempo e denaro- l'utilizzo di modelli di pianificazione aiuta a ridurre i costi e fa risparmiare tempo poiche avere una struttura definita per attivita come la creazione di un programma dipendente e estremamente conveniente. Cio consente al personale di dedicare piu tempo al lavoro o al contenuto effettivo piuttosto che alla struttura.
2. Aiuta ad aumentare la flessibilita- la maggior parte dei modelli di pianificazione ha strumenti integrati per la personalizzazione e i dipendenti possono modificare i modelli di pianificazione o creare i propri modelli di pianificazione del lavoro personalizzati. Essere in grado di creare la propria struttura e il proprio aspetto in un modello di pianificazione per i diversi clienti aiuta a distinguere il tuo lavoro.
3. Aiuta a fornire uniformita- i modelli di pianificazione possono contribuire a rendere i tuoi contenuti unificati. Un modello di pianificazione fornisce una forma e una struttura costanti, che rendono piu facile per il tuo team individuare rapidamente aspetti importanti. Questo puo anche aiutare a impressionare i clienti potenziali e attuali con il marchio della tua azienda.
4. Aiuta a ridurre gli errori- i modelli di pianificazione prevengono gli errori in quanto dispongono di una struttura coerente di elementi necessari per completare un rapporto. I modelli di pianificazione richiedono sempre alcune informazioni obbligatorie specifiche per completare un rapporto/matrice. Cio rende difficile l'omissione accidentale di informazioni nei modelli di pianificazione.
Altri suggerimenti sulla gestione del tempo
Dopo aver discusso di come l'utilizzo dei modelli di pianificazione puo favorire il tuo programma di lavoro, esaminiamo ora alcuni suggerimenti che possono aiutarti a gestire il tuo programma di lavoro-
Verifica del tempo- Un controllo del tempo viene utilizzato per trovare dove trascorri effettivamente il tuo tempo. C'e spesso una differenza tra cio che pensi stia occupando il tuo tempo e cio che effettivamente e. Dovresti avere un'idea realistica di cio che sei in grado di fare e di dove avrai bisogno di molto tempo per completare un'attivita. Il modo migliore per eseguire un controllo del tempo e utilizzare un'applicazione di monitoraggio del tempo. Alla fine del programma settimanale, guarda i rapporti e analizza il tempo dedicato alle diverse attivita, quindi puoi trovare facilmente le aree da migliorare.
Pianifica il tuo programma di lavoro- Avere un piano prima di iniziare il tuo programma di lavoro ti aiuta a concentrarti sulle tue priorita. Pianificare il programma settimanale di domenica ti aiuta a trasformare la tua mentalita del fine settimana in un cervello che lavora. Imposta attivita a bassa priorita per la fine del programma settimanale man mano che i livelli di energia diminuiscono durante la settimana. Suddividi il tuo lavoro settimanale in un programma giornaliero di attivita.
Usa la regola 80-20- la regola 80-20 si riferisce al principio di Pareto che afferma che l'80% di un risultato proviene generalmente dal 20% degli input. Scopri le tue attivita del 20% per concentrarti sull'ottenimento di un risultato dell'80%. Usa la regola dell'80-20% per scoprire dove trascorrere il loro programma di lavoro. Utilizzare un controllo del tempo o uno strumento di monitoraggio del tempo per identificare il 20% in quanto cio fornira una migliore indicazione di quali attivita stanno avendo il maggiore impatto.
Gestire il proprio tempo è una sfida importante.
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