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Usa il tuo tempo migliore con un programma di gestione del tempo

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Come creare una pianificazione di gestione del tempo

Perche sembra che non ci sia abbastanza tempo durante le ore di lavoro? E difficile rimanere concentrati su un compito specifico quando ci sono cosi tanti progetti da fare. Anche se non e sempre possibile ridurre al minimo un carico di lavoro, tutti possono imparare a gestire il tempo in modo piu efficace. La

buona gestione del tempo consente ai membri del team di assegnare priorita alle attivita importanti per allinearsi alle date di scadenza. Con il giusto insieme di competenze di gestione del tempo, i dipendenti avranno tempo extra ogni giorno e non si sentono cosi esausti.

Quindi, come puo un individuo acquisire competenze manageriali per raggiungere gli obiettivi? Fortunatamente, ci sono molti strumenti e tecniche di tracciamento del tempo disponibili. I dipendenti devono innanzitutto creare un programma di gestione del tempo per ottimizzare la gestione dei progetti e aumentare la produttivita. Alcuni dei molti vantaggi di un programma di gestione del tempo includono -

  • Ottenere una comprensione realistica di quali attivita possono essere raggiunte in una timeline
  • Assicurarsi che ci sia un sacco di tempo per le attivita importanti
  • Mettere da parte tempo extra per circostanze impreviste
  • Evitare il burnout
  • Lavorare costantemente verso obiettivi di carriera a breve e lungo termine
  • Pianificare il tempo per rilassarsi, ringiovanire e trascorrere del tempo con i propri cari
  • Migliorare un equilibrio tra lavoro e vita privata
Ecco le migliori pratiche per creare un programma settimanale organizzato che alloca il tempo in modo efficace.

1. Pianificazione di gestione del tempo - Identificare il tempo assegnato che

i dipendenti devono decidere quanto tempo hanno bisogno per lavorare. Il blocco del tempo variera a seconda degli obblighi personali, del programma dei turni e delle attivita richieste. Dipendera anche da come un dipendente vuole utilizzare il tempo per ulteriori obiettivi di carriera.

Ad esempio, una nuova assunzione dara priorita ai requisiti di formazione e apprendimento rispetto all'avanzamento della carriera. Un membro del team esperto che vuole un rilancio potrebbe aver bisogno di lavorare piu ore per mostrare dedizione.
Forse un dipendente ha diversi obblighi personali in una settimana. Cio richiedera a lui/lei di programmare piu tempo per gli obblighi personali e meno tempo per il lavoro.

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2. Pianificazione di gestione del tempo- alloca tempo per task critici

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Successivamente, il dipendente deve creare un blocco di tempo per le attivita importanti. Ci dovrebbe essere abbastanza tempo per eseguire un buon lavoro e completare tutti i requisiti associati per tale attivita. Le attivita chiave sono solitamente le attivita che la gestione valutera e verifichera.

Per illustrare, un responsabile del ristorante supervisiona un team di 10 persone. Ha bisogno di tempo sufficiente per creare programmi dei dipendenti, gestire le preoccupazioni personali del team, formare nuove assunzioni e contare l'inventario. Poiche tutte queste attivita sono necessarie, il supervisore dovra allocare tempo sufficiente per loro nello strumento di gestione della pianificazione.

Se applicabile, i dipendenti dovrebbero anche programmare il tempo per la comunicazione e il feedback. Questa e l'ora del calendario specificatamente riservata per ottenere assistenza, chiedere feedback, rivedere le attivita completate e acquisire le approvazioni.

  • 89% dei dipendenti spreca almeno una parte del loro orario di lavoro ogni giorno

  • il 64% di tutti i lavoratori navigare in internet, pubblicare su social media, e perdere tempo nelle telefonate durante i loro turni

  • costi di gestione del tempo scadente fino a $5.000 per dipendente, all'anno

  • I tassi di procrastinazione piu elevati sono collegati a minori redditi da dipendenti e periodi di lavoro piu brevi

3. Pianificazione gestione del tempo - Pianificazione task con priorita alta

Dopo che i dipendenti esaminano l'elenco principale, devono programmare i task piu urgenti. Cio include anche le attivita di manutenzione che non possono essere delegate a un collega o rimandare per la settimana successiva.

Una buona regola generale e quella di collocare queste attivita nei giorni/orari in cui i livelli di produttivita sono elevati. La maggior parte dei dipendenti sono impegnati durante le ore del mattino dopo aver bevuto una tazza di caffe. Essi tendono ad essere meno impegnati a meta pomeriggio intorno alle 2 p.m. o 3 p.m.

Purtroppo, non tutte le aziende operano su un orario 8 a.m. - 5 p.m. L'industria della ristorazione organizza i membri del team per turni di rotazione, turni notturni, turni diurni e turni di swing. I dipendenti devono essere concentrati e pronti ad andare in modo da poter completare le attivita urgenti durante i loro turni. Fortunatamente, le persone si adattano rapidamente e imparano ad essere altrettanto produttive durante il turno pomeridiano o serale.

4. Programma di gestione del tempo - Allocazione tempo di contingenza La gestione del tempo

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effettivo richiede la programmazione di un tempo di contingenza sufficiente. Ci sono sempre circostanze impreviste e emergenze che appaiono durante tutta la settimana. Mentre i dipendenti non possono prevedere tutti gli eventi imprevisti, possono riservare una certa quantita di tempo da parte per essere sicuri.

L' industria della ristorazione tende ad essere imprevedibile, il che rende la programmazione piu impegnativa. Pertanto, il personale del ristorante e gli altri lavoratori in industrie imprevedibili dovrebbero riservare tempo di emergenza supplementare.
Ci sono alcuni trucchi per perdere tempo di contingenza, che contribuira a completare le cose piu importanti.

Frequenti interruzioni possono causare caos negli orari e portare a sprechi di tempo e denaro. I dipendenti possono imparare come ridurre al minimo le interruzioni, rimanere lontani dai social media e astenersi dal pettegolezzi per ottenere di piu. Cio fornira maggiore flessibilita e tempo per gestire progetti critici.

  • insieme le attivita del: batch di tempo di
  • contingenza
  • Includere interruzioni e tempo di buffer nella programmazione

  • Non esagerare se stessi

  • Utilizzare un dispositivo di rilevamento del tempo per vedere quanto bene la pianificazione si allinea con la realta

  • Concentrati sul compito a portata di mano piuttosto che cercare

  • di multitasking Lascia andare il perfezionismo e la procrastinazione
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    5. Pianificazione di gestione del tempo - Pianificazione tempo discrezionale

    Qualsiasi spazio rimasto in un'app calendario o un programma scritto a mano viene chiamato tempo discrezionale o tempo libero. Spetta al dipendente come trascorrere quel tempo. I responsabili del tempo efficaci utilizzano questo calendario per raggiungere obiettivi chiave e pianificare le priorita. I dipendenti dovrebbero rivedere i loro obiettivi personali e determinare quanto tempo discrezionale hanno bisogno nel calendario.

    6. Programma di gestione del tempo- valutazione dei fabbisogni

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    Se al passo 5 e disponibile poco tempo discrezionale, i dipendenti devono esaminare i passaggi 2-4 per verificare se tali articoli programmati sono realmente necessari. I membri del team potrebbero essere in grado di delegare queste attivita o rimandarle per un'altra settimana. Altri modi per sfruttare il tempo includono l'outsourcing, l'utilizzo degli strumenti di gestione e la richiesta di aiuto. Cio fornira piu tempo per raggiungere gli obiettivi chiave.

    Se non c'e mai abbastanza tempo discrezionale, un dipendente deve rivedere i requisiti con la gestione. Mostrare un calendario di Google con un programma settimanale organizzato aiutera i supervisori a capire che il carico di lavoro e irragionevole. Dimostrera anche quanto sia organizzato e dedicato il dipendente.

    Key Takeaways of Time Management Pianificazione

    In conclusione, ecco come creare un buon programma di gestione del tempo -

    • I dipendenti devono prima identificare il tempo disponibile e determinare quanto tempo e necessario per il lavoro. Questo dipendera dal settore e dallo stato dei dipendenti e dagli obiettivi di carriera. I lavoratori dovrebbero quindi allocare il tempo per le attivita critiche. Si tratta di elementi che non possono essere rimandati o delegati a qualcun altro.
    • I dipendenti devono programmare elementi ad alta priorita, considerando i tempi in cui sono piu produttivi. Poiche i livelli di produttivita tendono ad essere piu alti al mattino, i lavoratori potrebbero voler pianificare le attivita chiave durante queste ore lavorative.
    • I dipendenti devono assegnare il tempo di emergenza in caso di necessita di emergenza o di lavoro imprevisto. La quantita di tempo di emergenza dipendera dalle esigenze aziendali e dal tipo di settore. L'industria della ristorazione richiede piu tempo di contingenza in quanto le esigenze di lavoro possono variare a seconda del turno.
    • Infine, i lavoratori riesaminano il software di gestione o il programma scritto a mano per programmare il tempo discrezionale e valutare i requisiti. Se il tempo discrezionale non e sufficiente, i dipendenti dovranno delegare, chiedere aiuto o rivedere il carico di lavoro con la direzione.

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