La guida completa al monitoraggio di presenze e presenze per le piccole imprese

Cos'e il monitoraggio di presenze e presenze

I sistemi di monitoraggio del tempo e delle presenze ti consentono di gestire la tua forza lavoro in modo piu efficace e di rispettare le leggi locali sul lavoro.

Tenere traccia manualmente dell'orario di lavoro e delle presenze dei dipendenti, d'altra parte, e complicato. Fortunatamente, il software di monitoraggio del tempo e delle presenze semplifica e automatizza il processo. Il
software di orario e presenze automatizza una funzione critica che il numero di imprenditori svolge in modo importante monitorando le ore e le ferie dei dipendenti. Sebbene le caratteristiche di questi sistemi appaiano semplici, le responsabilita ad essi associate possono diventare enormi man mano che un'organizzazione si espande. Con le grandi organizzazioni, e meglio digitalizzare questi processi per garantire che il tempo dei dipendenti venga monitorato accuratamente da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Vantaggi del monitoraggio di orari e presenze

Ecco 5 vantaggi di cui le aziende godono dopo aver implementato il software di orario e presenze-

1. Il pugno di amici e proibito- Il
pugno del compagno si verifica quando un collega entra e esce per un altro dipendente in ufficio, il che puo essere chiamato furto di tempo. Questo e un evento comune nei bar e nei ristoranti ed e estremamente difficile da rilevare. Mentre una macchina da ingresso o un gadget biometrico e dotato di uno scanner di impronte digitali che diventa un deterrente comune per la punzonatura degli amici, queste macchine sono lente e facilmente compromesse in un ambiente frenetico. Il software di rilevazione presenze e un modo economico per eliminare questa pratica diffusa. Ovviamente, sono disponibili altre eccellenti app; scegline una che funzioni meglio per la tua azienda ed elimini la punzonatura degli amici con conseguenti risparmi significativi sui costi di manodopera.

2. Confronto tra i tempi di lavoro effettivi e gli orari dei turni programmati alla fine della giornata lavorativa- il
software di monitoraggio del tempo e delle presenze aiuta a creare programmi di turni in base al comportamento di punzonatura dei dipendenti attraverso l'apprendimento automatico e la natura intuitiva del software grazie alla quale la gestione degli orari mai prima d'ora. E fondamentale far capire ai tuoi manager la natura critica di aderire al programma e garantire che i loro team completino i loro incarichi in tempo. Inoltre, verifica che i dipendenti accedano solo quando sono vestiti in uniforme e si disconnettano prima di cambiarsi.

3. Utilizzo del geofencing per tracciare la posizione in tempo reale dei dipendenti remoti-
Man mano che il tuo ambiente di lavoro cambia, potresti aver consentito ai dipendenti della scrivania di lavorare da casa o potresti avere autisti delle consegne e altri dipendenti sul campo. Per garantire che forniscano il massimo output e siano fisicamente presenti dove dovrebbero essere, la funzione di geo-tracking e integrata nel software di rilevazione presenze e presenze, consentendo ai manager di monitorare le sedi dei propri dipendenti.

4. Aumentare la fiducia dei dipendenti nella propria organizzazione-
Storicamente, si credeva che i sistemi di orario e presenze fossero utilizzati esclusivamente per ridurre i costi delle buste paga e, di conseguenza, alcuni dipendenti e sindacati si sono opposti al loro uso. Negli ultimi anni, molti dipendenti e sindacati non solo hanno riconosciuto, ma hanno anche insistito sull'uso di tali processi per proteggere i lavoratori dallo sfruttamento.

5. Proteggi le tue informazioni riservate-
C'e un motivo per cui le divisioni HR e buste paga tengono chiusi i loro uffici quando non sono in uso. Possiedono informazioni sensibili sui dipendenti, come informazioni di contatto, dettagli contrattuali e, soprattutto, livelli salariali individuali. Le risorse umane e il personale addetto ai salari hanno la responsabilita di proteggere l'integrita e la privacy di queste informazioni. E possibile installare una soluzione di presenze e presenze all'avanguardia per limitare gli utenti ai dati che possono visualizzare o modificare. Le autorizzazioni per gli utenti dovrebbero essere una componente fondamentale di qualsiasi sistema di presenze e presenze.

Cosa cercare in una soluzione di monitoraggio presenze e presenze?

Il software Top7 per presenze e presenze deve avere le seguenti qualita-

1. Rapporti e analisi corretti
2. Competenze di integrazione
3. Clocking in entrata e in uscita
4. Le schede attivita facili aiutano a raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata
5. Richiesta di foglie online
6. Compatibilita con le buste paga
7. Comunicazione migliore e avvisi tempestivi

Discutiamo questi in dettaglio-

1. Reporting e analisi corretti-

I software di presenze e presenze dei dipendenti sono potenti strumenti di reporting e raccolta dati che risolvono i problemi di personale e aiutano a prevedere le future esigenze di personale.
Questi strumenti dovrebbero memorizzare i dati di conformita e i registri orari per gli straordinari effettuati nei giorni feriali, nei fine settimana o durante le festivita natalizie.

1. Reporting e analisi corretti-

I software di presenze e presenze dei dipendenti sono potenti strumenti di reporting e raccolta dati che risolvono i problemi di personale e aiutano a prevedere le future esigenze di personale.
Questi strumenti dovrebbero memorizzare i dati di conformita e i registri orari per gli straordinari effettuati nei giorni feriali, nei fine settimana o durante le festivita natalizie.

1. Reporting e analisi corretti-

I software di presenze e presenze dei dipendenti sono potenti strumenti di reporting e raccolta dati che risolvono i problemi di personale e aiutano a prevedere le future esigenze di personale.
Questi strumenti dovrebbero memorizzare i dati di conformita e i registri orari per gli straordinari effettuati nei giorni feriali, nei fine settimana o durante le festivita natalizie.

2. Competenze di integrazione-

L'integrazione con altri software come la gestione delle prestazioni e il libro paga e una caratteristica chiave di qualsiasi sistema di monitoraggio del tempo. E fondamentale utilizzare un software di rilevazione presenze che si integri perfettamente con le soluzioni esistenti. Cio consente di risparmiare tempo e denaro d fornisce dati approfonditi che possono aiutare a risparmiare una notevole quantita di tempo e denaro e prevedere meglio le esigenze aziendali.

2. Competenze di integrazione-

L'integrazione con altri software come la gestione delle prestazioni e il libro paga e una caratteristica chiave di qualsiasi sistema di monitoraggio del tempo. E fondamentale utilizzare un software di rilevazione presenze che si integri perfettamente con le soluzioni esistenti. Cio consente di risparmiare tempo e denaro d fornisce dati approfonditi che possono aiutare a risparmiare una notevole quantita di tempo e denaro e prevedere meglio le esigenze aziendali.

2. Competenze di integrazione-

L'integrazione con altri software come la gestione delle prestazioni e il libro paga e una caratteristica chiave di qualsiasi sistema di monitoraggio del tempo. E fondamentale utilizzare un software di rilevazione presenze che si integri perfettamente con le soluzioni esistenti. Cio consente di risparmiare tempo e denaro d fornisce dati approfonditi che possono aiutare a risparmiare una notevole quantita di tempo e denaro e prevedere meglio le esigenze aziendali.

3. Clocking in entrata e in uscita-

Questa e la caratteristica principale della gestione degli orari e delle presenze. I dipendenti dovrebbero avere metodi distinti per registrare le presenze, in particolare i lavoratori che lavorano da localita remote.
Avere diversi modi per registrare le presenze elimina gli errori e offre maggiori possibilita di sorveglianza. La
biometria e una delle migliori opzioni per la registrazione in loco dell'ingresso e del tempo trascorso.

3. Clocking in entrata e in uscita-

Questa e la caratteristica principale della gestione degli orari e delle presenze. I dipendenti dovrebbero avere metodi distinti per registrare le presenze, in particolare i lavoratori che lavorano da localita remote.
Avere diversi modi per registrare le presenze elimina gli errori e offre maggiori possibilita di sorveglianza. La
biometria e una delle migliori opzioni per la registrazione in loco dell'ingresso e del tempo trascorso.

4. Semplici schede attivita aiutano a raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata-

Una semplice interfaccia utente o un semplice cruscotto/schede attivita aiutano i dipendenti a pianificare meglio le loro giornate in quanto possono vedere gli orari dei turni e di conseguenza fare domanda per le richieste di ferie e pianificare le loro vacanze. Questi dati aiutano i dipendenti a pianificare il loro equilibrio tra lavoro e vita privata e aiutano il libro paga.

4. Semplici schede attivita aiutano a raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata-

Una semplice interfaccia utente o un semplice cruscotto/schede attivita aiutano i dipendenti a pianificare meglio le loro giornate in quanto possono vedere gli orari dei turni e di conseguenza fare domanda per le richieste di ferie e pianificare le loro vacanze. Questi dati aiutano i dipendenti a pianificare il loro equilibrio tra lavoro e vita privata e aiutano il libro paga.

5. Richiesta di foglie online-

I sistemi di presenze e presenze per le piccole imprese devono includere strumenti di gestione delle ferie. Il software dovrebbe consentire di richiedere giorni di ferie, festivita e ferie. Semplifica la pianificazione e l'esecuzione per manager e dipendenti.
Il miglior software per presenze e presenze dovrebbe essere basato su cloud. Con la protezione tramite password, i dipendenti e la direzione possono accedere alle informazioni critiche da qualsiasi luogo. E un modo rapido, semplice e sicuro per condividere e accedere alle informazioni.

5. Richiesta di foglie online-

I sistemi di presenze e presenze per le piccole imprese devono includere strumenti di gestione delle ferie. Il software dovrebbe consentire di richiedere giorni di ferie, festivita e ferie. Semplifica la pianificazione e l'esecuzione per manager e dipendenti.
Il miglior software per presenze e presenze dovrebbe essere basato su cloud. Con la protezione tramite password, i dipendenti e la direzione possono accedere alle informazioni critiche da qualsiasi luogo. E un modo rapido, semplice e sicuro per condividere e accedere alle informazioni.

6. Compatibilita con le buste paga-

Il software di cronometraggio dovrebbe essere completamente integrato con il libro paga. E importante tenere registri accurati delle ore lavorate, degli straordinari e delle ferie dei dipendenti.
Cio elimina o riduce la necessita di input umani, risparmiando denaro e garantendo un accurato libro paga per i tuoi dipendenti, e anche promuovendo il self service dei dipendenti in quanto possono controllare le loro buste paga e fare domanda per le ferie.

7. Comunicazione migliore e avvisi tempestivi-

I dipendenti dovrebbero essere in grado di richiedere ferie, notificare la gestione delle modifiche o configurare direttamente il loro orario tramite il software online di orari e presenze.
Ogni azienda ha bisogno di una comunicazione efficace. L'utilizzo del software giusto garantisce che i messaggi non vadano persi, che le notifiche siano accurate e facili da gestire e che i dipendenti abbiano piu liberta e una semplice piattaforma di pianificazione.
Sia la direzione che i dipendenti traggono vantaggio dalle notifiche di allerta per assenze, ferie richieste e turni aperti. Le notifiche tramite smartphone aiutano a ridurre la carenza di personale e la confusione riguardo al tempo libero.
I lavoratori ricevono turni extra, la direzione ha aggiornato i record e gli avvisi sono automatizzati per creare una strategia equa per qualsiasi turno aperto.

Tipi di monitoraggio di presenze e presenze

Esistono principalmente 4 tipi di sistemi di tracciamento delle presenze-
1. Orologio a schede perforate
2. Il dispositivo biometrico
3. Orologio digitale o web
4. App per orologi temporali

Ti guideremo attraverso questi sistemi di monitoraggio delle presenze in dettaglio di seguito-

1. Orologio con scheda perforata-

Un orologio con scheda perforata e tra i modi piu comuni con cui le aziende registrano e escono. Le schede temporali vengono inserite in una macchina che elabora la data e l'ora su di esse. E facile usare un orologio da schede perforate in una piccola impresa. Possono anche tenere traccia di quante ore lavorano i dipendenti, il che aiuta con il libro paga e la generazione di stipendi corretti.

2. Il dispositivo biometrico-

Le impronte digitali o le impronte delle mani vengono utilizzate per entrare e uscire dal lavoro o a scuola. Gli orologi biometrici non possono essere utilizzati da due persone contemporaneamente perche necessitano di un'identificazione univoca e misurazioni precise delle mani. Quando usi orologi biometrici, devi solo dare loro la mano. Le impronte digitali sono tutto cio di cui i dipendenti hanno bisogno per entrare.

3. Orologio digitale o web-

I dipendenti possono accedere da un desktop o laptop dalla scrivania in ufficio o da casa o sul campo. Le aziende possono anche limitare l'accesso al sistema in base all'indirizzo IP della persona che desidera utilizzare il sistema. Gli orologi digitali sono facilmente compatibili con il libro paga e il software delle risorse umane per rendere piu facile accelerare il libro paga e tenere registri. I dipendenti possono utilizzare i portali self-service per controllare i dati relativi a presenze e salari. L'uso di orologi temporali basati sul web e un ottimo modo per tenere traccia dei progetti. Poiche ogni persona ha un accesso univoco, le aziende possono impedire alle persone di prendere a pugni l'un l'altro. Rende piu facile per i manager tenere traccia dei dipendenti che lavorano lontano dall'ufficio.

4. App per orologi temporali-

Se hai un'app per il tuo orologio, i tuoi colleghi possono accedere da qualsiasi luogo e su qualsiasi smartphone. Gli orologi basati su app sono ottimi per i team che si muovono molto o per le condizioni di lavoro post-pandemia che lavorano principalmente da casa. Il tracciamento GPS rende facile tenere traccia del tempo. Con una semplice dashboard, i dipendenti possono gestire la propria presenza da qualsiasi computer o smartphone. Le persone che utilizzano orologi basati sul web non possono fare il cronometro l'uno per l'altro. Ogni persona ha un ID di accesso e una password univoci per contrassegnare il proprio orario e la propria presenza.

Vantaggi del monitoraggio automatico di presenze e presenze

E importante che le organizzazioni utilizzino un sistema di tracciamento manuale o delle presenze. In passato sono stati utilizzati punzoni e altri sistemi manuali per il monitoraggio delle presenze. Questo metodo, tuttavia, richiede un costante intervento umano. Nonostante cio, l'incorporazione del sistema di orologio automatico ha portato a risultati molto migliori come-

1. I dati vengono registrati automaticamente-
questo sistema elimina la necessita di tenere traccia manualmente della presenza dei dipendenti. Quando si tratta di raccogliere e archiviare i dati sulle presenze, il sistema lo fa per te. Il monitoraggio delle ore lavorate di ciascun dipendente puo essere effettuato utilizzando le informazioni memorizzate nel database.

2. Fornisce precisione-
i tuoi dipendenti potrebbero fornirti informazioni imprecise se tieni traccia delle presenze manualmente, e questo si tradurra in record imprecisi. Per guadagnare la retribuzione degli straordinari, possono elencare le ore aggiuntive sul foglio delle presenze. Il software di presenza automatizzato, d'altra parte, elimina la possibilita di errore umano.

3. Assiste con le responsabilita di ufficio-
Tenere traccia della presenza dei dipendenti e del libro paga puo richiedere molto tempo e impegno. Un sistema digitale di presenze, d'altra parte, automatizza e semplifica queste attivita amministrative che richiedono molto tempo e ti consente di concentrarti sui tuoi compiti

4. Riduce i costi e aumenta la produzione dei dipendenti-
puoi facilmente ridurre i movimenti indesiderati dei tuoi dipendenti e aumentare la loro efficienza implementando un sistema di presenze robotico. Saranno in grado di completare il lavoro entro la scadenza che hanno fissato. Questo, a sua volta, avra un impatto positivo sui profitti della tua azienda. Di conseguenza, le assenze dei dipendenti e il tempo di elaborazione delle buste paga saranno ridotti.

5. E semplice da usare-
l'installazione e l'uso di sistemi di presenza automatizzati sono semplici. Non e necessaria alcuna formazione o conoscenza specifica da parte tua. In pochi clic, avrai accesso a tutte le informazioni di cui hai bisogno per monitorare la frequenza degli studenti.

Svantaggi del monitoraggio manuale delle presenze e delle

La marcatura manuale delle presenze presenta i suoi svantaggi come-

1. Uso improprio delle informazioni-
i dati sono facilmente manipolabili perche vengono registrati manualmente. I dipendenti possono fornire informazioni errate nel tentativo di guadagnare di piu. Di conseguenza puo verificarsi anche una situazione di furto di tempo. Di conseguenza, continuerai a pagare i tuoi dipendenti per il tempo che non hanno nemmeno impiegato.

2. L'errore umano e sempre una possibilita-
la presenza dei dipendenti deve essere compilata, tenendo conto della conformita, della retribuzione e di altre considerazioni. Al contrario, l'errore umano e piu probabile quando queste attivita vengono eseguite manualmente.

3. Efficienza-
ci vuole molto tempo per registrare manualmente le presenze. Cio puo avere un impatto negativo sulla produttivita e sulle prestazioni dei dipendenti. Inoltre, ci vorra molto tempo per raccogliere manualmente i dati sulle presenze di tutti i tuoi dipendenti. La manutenzione delle schede perforate e la correzione degli errori di registrazione dell'ora, tra le altre cose, possono occupare una parte significativa della giornata lavorativa. Con un sistema di presenze elettronico, puoi svolgere tutte queste attivita con un solo clic-

4. Spreco di tempo e denaro-
i vecchi modi di raccogliere i dati sulle presenze a mano non sono piu rilevanti nell'era della tecnologia moderna. Pertanto, puo avere un impatto significativo sulle operazioni aziendali e anche essere uno sforzo costoso utilizzare metodi cosi obsoleti.

Il miglior software di rilevazione presenze per le piccole imprese

Alcune delle importanti societa di software per il tempo e le presenze sono-



1. Zip Clock- Per gestire meglio la tua forza lavoro, Zip Clock offre macchine biometriche e sistemi di presenze. Tuttavia, se un'azienda desidera solo un software di rilevazione presenze, puo essere implementato separatamente.

Le caratteristiche di Zipschedules includono-

• L'uso dell'intelligenza artificiale (AI) in Zip Clock rende la sostituzione del turno piu facile che mai.

• La schermata Gestione turni contiene tutto il necessario per trovare rapidamente un sostituto. Sono elencati le ore settimanali previste per gli straordinari e le violazioni ACA di ciascun dipendente e i numeri di telefono. Facendo clic sul loro nome viene visualizzato il programma rimanente per la settimana, impedendo la programmazione degli straordinari.

• Con Zip Clock, puoi approvare e modificare i timbri dei dipendenti-

• Tieni un registro elettronico di tutto il tempo e le presenze dei dipendenti con Zip Clock. Scopri quando i punzoni vengono modificati e tieni traccia di tutte le modifiche.

• Stop al furto di tempo con il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti-

• tracciamento GPS per vedere la posizione di un dipendente.
• App mobile per il monitoraggio, l'invio e l'approvazione del tempo.
• Trascina e rilascia i turni predefiniti per creare una pianificazione dei dipendenti.
• Un chiosco orario digitale basato su tablet per il monitoraggio della presenza dei dipendenti in loco.
• I datori di lavoro possono tracciare automaticamente la presa di forza e

• Configurazione flessibile e dinamica del monitoraggio del tempo per aziende, dipartimenti e dipendenti.
• Ha un buon sistema di tracciamento degli straordinari.
• Tiene traccia degli arrivi in ritardo, delle assenze, dei pugni persi, ecc.
• Aggiornamenti in tempo reale del programma per evitare un eccesso di personale.

• tiene traccia del tempo dei dipendenti attraverso un sistema di geolocalizzazione in grado di controllare la posizione dei dipendenti.
• Dipendenti e in grado di controllare e correggere le schede attivita in movimento.
• Flusso di lavoro di approvazione rapido per i manager per la revisione delle schede attivita.
• Aggiornamenti tempestivi della pianificazione, invio delle schede attivita e promemoria di approvazione.
• Gestione e conformita integrate degli straordinari.