Strumenti di gestione del tempo- modi migliori per la massima produttivita
Cos'e la gestione del tempo?
La gestione del tempo puo essere definita come il processo di divisione del tempo tra diverse attivita per la giornata e l'apprendimento per garantire la giusta quantita di tempo dedicato all'attivita giusta. La gestione del tempo ti aiuta a lavorare in modo piu intelligente e a fare di piu in meno tempo. Una gestione efficace del tempo sfrutta al meglio il tempo.
Per implementare la pianificazione e le pratiche migliori, e necessario-
pianificare e organizzare la giornata lavorativa per evitare di tenere diversi file e molti documenti sulla workstation.
Non abusare del tempo gironzolando o spettegolando e concentrati sul tuo lavoro per completare gli incarichi in tempo.
Concentrati e sviluppa l'abitudine di utilizzare strumenti di gestione come time tacker o software di gestione per una migliore gestione del tempo.
Perche usare strumenti per la gestione del tempo?
Come discusso, e necessario implementare una gestione del tempo efficace per rimanere concentrati e produttivi per completare le attivita importanti della giornata. Il modo migliore per implementare le migliori pratiche di gestione del tempo e utilizzare strumenti di gestione del tempo come software di gestione del tempo o app di gestione del tempo.
Ecco un elenco di 4 strumenti essenziali per la gestione del tempo di cui hai bisogno a cui puoi accedere tramite un"app di gestione del tempo o un software di gestione-
- Elenco cose da fare- Il passaggio fondamentale per una gestione efficiente del tempo e creare un elenco di cose da fare. Se puoi accedere a un solo strumento di gestione del tempo, scegli un elenco di cose da fare. L'elenco dovrebbe contenere una nota di tutte le attivita e le interruzioni importanti. La lista delle cose da fare e una mappa delle tue capacita di gestione del tempo e ti aiuta a concentrarti.
- Calendario- un altro strumento di gestione del tempo che puo migliorare la gestione del tempo e un calendario. Un buon calendario e un must per il monitoraggio del tempo, la pianificazione e la pianificazione anche per le attivita e i progetti. Un calendario e uno strumento di gestione che ti da un migliore controllo sul tuo tempo in quanto sei in grado di avere una visione a volo d'uccello delle tue attivita e progetti nelle prossime settimane.
- Task manager- un altro importante strumento di gestione del tempo che ti aiutera nella gestione delle attivita e un task o project manager. L'app per la gestione delle attivita o la gestione dei progetti ti offre una panoramica di tutte le attivita che devono essere svolte, imposta le priorita e monitora anche i tuoi progressi. Esistono molte app o software di gestione che dispongono di strumenti di gestione delle attivita che puoi scegliere.
- App per prendere appunti- gli strumenti di gestione del tempo come un'app per prendere appunti ti aiutano a registrare obiettivi a lungo e breve termine, mantenere i verbali delle riunioni, annotare idee per il miglioramento ed essere un deposito per tutti i materiali e gli articoli di riferimento.
- Time tracker- Infine, lo strumento di gestione del tempo piu importante nel tuo arsenale e un time tracker. Un time tracker aiuta a tenere traccia del tempo che hai speso per una particolare attivita e ti consente anche di vedere i modelli nel tuo programma di gestione del tempo giornaliero. Un buon time tracker ti aiuta a essere piu produttivo in quanto puoi analizzare come trascorri il tuo tempo e apportare miglioramenti.
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Zipschedules suggerisce questi migliori strumenti di gestione del tempo per gli imprenditori.
Come utilizzare gli strumenti di gestione del tempo
Dopo aver discusso di varie soluzioni di gestione del tempo, vediamo ora come utilizzare gli strumenti di gestione del tempo a tua disposizione.
Inizieremo con un elenco di routine quotidiane che gli strumenti di gestione del tempo possono aiutarti di piu-
- Annota i tuoi obiettivi a lungo e breve termine con l"aiuto di strumenti di gestione del tempo
- Organizza il tuo programma e come trascorrerai il tuo tempo in anticipo con il software di gestione
- A un buon software di gestione del tempo dispone di strumenti di gestione per fornire una panoramica di tutte le attivita e le scadenze.
- Usa uno strumento di gestione come un pianificatore o uno scheduler giornaliero per dare priorita alle tue attivita.
- Registrare e analizzare il tempo trascorso in un programma di lavoro con l'aiuto di report forniti da un software di gestione.
- Utilizza gli strumenti di gestione forniti nell'app di gestione del tempo per coordinarti meglio con i membri del tuo team su un'unica piattaforma.
- Usa strumenti di gestione per ridurre al minimo le distrazioni e concentrarti meglio.
- Crea un elenco principale- Per una gestione efficiente del tempo, opta per uno strumento di gestione come un pianificatore del tempo che abbia tutti gli strumenti necessari per pianificare e organizzare la tua vita. Il time planner puo aiutarti a creare un programma per l'anno, il mese, la settimana e per ogni giorno. Usa l'elenco principale per registrare ogni attivita, obiettivo o azione richiesta. La lista principale e il cuore del tuo sistema di gestione del tempo. Usa l'elenco per allocare le attivita in base alla priorita.
- Lavorare da un elenco- i dati hanno dimostrato che lavorare da un elenco principale puo aumentare l'efficienza del 25% dalla prima volta che si utilizza l'elenco. Uno strumento di gestione come un elenco puo aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e temporali (SMART). Lavorare da un elenco ti consente di ottenere due ore extra di tempo produttivo in una giornata lavorativa poiche hai un elenco di tutte le attivita che devi svolgere prima di iniziare a lavorare. Puoi portare l'ordine fuori dal caos piu velocemente con una lista che con qualsiasi altro strumento di gestione del tempo.
- Priorita- la gestione del tempo non consiste solo nella creazione di un elenco principale. Il prossimo passo e organizzare l'elenco in base all'importanza delle attivita. Questo crea una guida per completare la tua giornata lavorativa nel modo piu efficace ed efficiente. Questo strumento di gestione del tempo puo anche aiutarti a classificare le priorita di un'attivita.
- Strumenti di gestione del tempo- Come discusso in precedenza, utilizzare gli strumenti di gestione del tempo forniti dal software di gestione per facilitare la giornata lavorativa. L'app o il software di gestione del tempo ti aiuta a organizzare ogni parte della tua vita.
- Pratiche di gestione del tempo- e fondamentale essere in grado di implementare in modo efficiente la gestione del tempo nella routine quotidiana. Il guadagno in termini di tempo risparmiato e aumento della produttivita e enorme.
Migliori strumenti di gestione del tempo
Dopo aver esaminato come utilizzare gli strumenti di gestione del tempo, vediamo ora le migliori app o strumenti di gestione del tempo che possono aiutarti a migliorare il tuo sistema di gestione del tempo per implementare un'allocazione del tempo efficace e lavorare in modo piu intelligente. Ecco i migliori strumenti di gestione del tempo sul mercato-
- Orari zip- Zipschedules e un'app di pianificazione del personale che dispone di strumenti di gestione per una gestione efficiente del tempo. L'app ha una delle migliori suite di strumenti di gestione per il monitoraggio del tempo e come gli orologi che consente a un'azienda di vedere l'orario dei dipendenti. Dispone inoltre di strumenti di gestione per calcolare la produttivita ed emettere notifiche per conformarsi al diritto del lavoro locale come fare delle pause. L'app puo anche essere integrata con Zip Clock in modo che i dipendenti possano registrare il loro tempo e vedere quanto tempo dedicano all'esecuzione di determinate attivita.
- Attiva/disattiva- e un'app per la gestione del tempo che fornisce promemoria per il monitoraggio del tempo e strumenti di gestione per rilevare quando la workstation e inattiva per monitorare la produttivita. Ha anche il supporto multipiattaforma in modo da poter gestire il tuo tempo non solo sul desktop ma anche sullo smartphone. Il software di gestione puo anche suddividere le ore di lavoro e analizzarle per determinare una gestione e un'allocazione efficaci del tempo.
- HotSchedules- E un software di monitoraggio e gestione del tempo basato su cloud che consente la pianificazione dei dipendenti tra le sedi, tenere traccia del tempo e delle presenze, monitorare le prestazioni e gestire le operazioni quotidiane. I dipendenti possono controllare anche gli orari o richiedere ferie. Dispone inoltre di uno strumento di gestione delle schede attivita per calcolare le ore fatturabili e fatturare i clienti.
- 7shifts- E un software di gestione del tempo che dispone di strumenti per la pianificazione, il monitoraggio del tempo e la gestione del tempo. Il software puo anche funzionare offline per registrare le ore lavorate dai dipendenti e quindi sincronizzarsi con il software di gestione del tempo quando la connessione viene ripristinata.
- Vice- e un'app di gestione per la gestione della forza lavoro che puo essere utilizzata per completare gli orari del personale, tenere traccia del tempo e delle presenze. Il software di gestione dispone di strumenti di gestione per l'acquisizione della posizione, la biometria e la sincronizzazione delle schede attivita con il libro paga. Fornisce inoltre uno strumento di gestione per monitorare le prestazioni dei dipendenti e fornire feedback.
1. Organizza la tua giornata
La scelta delle migliori pratiche temporali adatte a gestire l'ora e la giornata e il passo piu importante per una gestione efficace del tempo. Ecco come puoi pianificare la tua giornata con gli strumenti di gestione del tempo-
- Scrivi il tuo piano- Usa uno strumento di gestione del tempo come un pianificatore o uno scheduler per scrivere il tuo piano giornaliero. Fare un piano giornaliero e una buona pratica di gestione del tempo e qui ci sono alcune domande da porre durante la pianificazione della giornata- Quali sono le tue priorita? Quali attivita hanno una scadenza prossima?
- Pianifica allo stesso tempo- un'altra buona pratica di gestione del tempo e creare abitudini che aiutino una gestione efficace del tempo. Scrivi il tuo piano per la giornata alla stessa ora ogni giorno poiche diventa un'abitudine che ti tiene in pista e lavora in modo piu intelligente. Fai un
- brainstorming su una lista di cose da fare- la migliore pratica di gestione del tempo per pianificare in modo efficace la tua giornata e fare un elenco di tutto cio di cui hai bisogno per scadenze imminenti, chiamate ed e-mail, commissioni da eseguire. Non tutte le cose elencate arriveranno alla lista delle cose da fare, ma riduci le possibilita di dimenticare qualcosa.
- Dividi lavoro e vita- un buon modo per una gestione efficace del tempo e creare un elenco di lavoro e vita. Suddividere il tuo elenco di attivita in questo modo ti aiutera a raggruppare le attivita in una fascia oraria. Aiuta anche a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Revisione- Le revisioni periodiche del calendario e dell'elenco giornaliero sono una buona pratica di gestione del tempo in quanto consentono di tenere traccia del tempo e degli sforzi messi in ogni attivita e forniscono anche una rappresentazione visiva dei progressi compiuti.
La gestione del tempo è un'importante abilità di vita che può aiutarti a portare a termine tutto e a mantenere tutto in ordine.
Zipschedules suggerisce questi strumenti di gestione del tempo che possono aiutarti a rimanere organizzato e aggiornato sul tuo carico di lavoro.
2. Organizzatevi
Organizzare l'elenco delle attivita quotidiane in base alla priorita delle attivita aiuta a gestire efficacemente il tempo. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a organizzarti-
- Pianifica il tuo tempo- Usa uno strumento di gestione del tempo per creare un programma per visualizzare la quantita di tempo che hai. Guarda l'elenco delle cose da fare e inizia a stimare la quantita di tempo necessaria per completare ogni attivita. Assegna una fascia oraria per ogni attivita. Questo ti da un'idea di come trascorrerai la giornata.
- Scadenze- un software di gestione del tempo ti aiuta a tenere traccia del tempo rimanente per il completamento delle attivita e delle scadenze immin Rimani concentrato e non distrarti. Se non ci sono scadenze ufficiali, utilizzare uno strumento di gestione per creare scadenze ragionevoli.
- Abitudini- come discusso, le abitudini che aiutano a una migliore gestione del tempo possono aiutarti a rimanere concentrato durante l'orario di lavoro. E difficile cambiare o interrompere un'abitudine o una routine.
- Produttivita- un software di gestione del tempo ti aiuta a lavorare in modo piu intelligente in quanto identifica le attivita importanti per la giornata. Pianificare e dare priorita alla giornata con l'aiuto di strumenti di gestione del tempo migliora la produttivita.
3. Delega efficacemente
La gestione del tempo non riguarda il completamento di tutte le attivita e i progetti assegnati a te. Si tratta anche di tenere traccia del tempo che hai nel tuo programma e dire no a un'attivita per la quale non hai tempo. La gestione del tempo consiste anche nell'imparare a delegare il compito giusto alla persona giusta. Ecco alcuni suggerimenti per delegare in modo efficace-
- Cosa delegare- Ci sono alcuni lavori o attivita di amministrazione che possono essere eseguiti meglio da un collega che ha una certa esperienza di amministratore. Quindi e meglio delegare il compito alla persona che ha una corretta comprensione del lavoro. La
- persona giusta per il lavoro giusto- Un software di gestione del tempo puo darti una panoramica sui punti di forza e di debolezza dei membri del tuo team. Durante la delega delle tue attivita, puoi utilizzare i report del software di gestione per scegliere la persona giusta per il lavoro giusto.
- Definire l'obiettivo finale- una buona gestione del tempo non consiste solo nella delega, ma anche nell'informare la persona a cui viene delegata l'attivita sul contesto e sull'obiettivo finale appropriati per l'attivita.
- Fornire autorita- delegare senza alcuna autorita per prendere decisioni non e una buona pratica di gestione del tempo. Dopo aver informato la persona del contesto e dell'obiettivo finale, conferire alla persona l'autorita necessaria per prendere decisioni relative al completamento dell'attivita.
- Feedback e credito- Delega un'attivita solo dopo aver calcolato la scadenza stimata utilizzando un software di gestione del tempo o un'app di gestione. Sii paziente fino alla scadenza. Una volta completata l'attivita, fornire un feedback su cio che puo essere migliorato e lodare anche la persona per aver completato l'attivita e i lavori ben fatti.
4. Blocca le distrazioni
Non lasciarsi distrarre mentre si lavora fa parte di pratiche efficienti di gestione del tempo. Ecco alcuni suggerimenti su come tenere a bada le distrazioni durante l"orario di lavoro con gli strumenti di gestione del tempo
- Spegni le notifiche- Come parte delle tue pratiche di gestione del tempo, lasci delle fasce orarie nel tuo programma di lavoro quotidiano per rispondere alle chiamate e rispondere alle e-mail. Ma e anche una buona idea disattivare le notifiche che possono distrarti dalle tue attivita.
- Suddividi i tuoi compiti- A volte vedere un'attivita e la sua complessita puo sopraffare una persona e indurre una persona a procrastinare il completamento dell'attivita. Una buona pratica di gestione del tempo consiste nel suddividere l'attivita in lavori piu piccoli e facili da gestire con l'aiuto di strumenti di gestione del tempo e assegnare scadenze che possono essere svolte in un giorno.
- Un'atmosfera tranquilla- qualsiasi attivita che richieda una messa a fuoco completa deve essere eseguita in un'atmosfera tranquilla con distrazioni minime. Prenotate una sala conferenze o indossate delle cuffie con cancellazione del rumore.
- Pulisci la scrivania- avere una scrivania pulita alla fine della giornata lavorativa e un antistress. Usa gli strumenti di gestione del tempo per organizzare e sgombrare la tua scrivania. Una scrivania pulita puo aiutare a ridurre l'ansia e motivarti a ottenere risultati migliori.
- Ricompensa te stesso- concediti un po' di relax dopo aver completato un compito e lascia spazio a una piccola ricompensa come una passeggiata prima di iniziare una nuova attivita. Una buona gestione del tempo consiste nel lasciare un po' di respiro tra un'attivita e l'altra.
5. Fai una cosa alla volta
Il multitasking e la rovina di pratiche efficienti di gestione del tempo. Concentrati sul completamento di un'attivita alla volta. Segui questi suggerimenti per evitare il multitasking-
- Mantieni la disciplina- Usa gli strumenti di gestione del tempo per stimare le scadenze per ogni attivita e assegna una piccola finestra per eventuali controlli, verifiche e correzioni dell'ultimo minuto. Avere una scadenza ti aiutera a concentrarti sul compito e il tempo di respirazione ti aiutera a evitare lo stress sulla qualita del lavoro.
- Concentrati su compiti importanti al massimo- dopo aver utilizzato gli strumenti di gestione per identificare le attivita piu importanti della giornata, e altrettanto importante assegnare il tempo giusto per completare l'attivita. Alcune persone sono piu concentrate al mattino, altre al pomeriggio. Identifica il tuo tempo produttivo e assegna le attivita di conseguenza.
- Avere tempo per la pianificazione- Usa un software di gestione del tempo o un'app di gestione per pianificare il tempo per il tempo normale per pensare agli obiettivi a lungo termine. Pianifica il tuo tempo in modo da non essere coinvolto in attivita urgenti tutto il tempo.
6. Aggiungi attivita al tuo calendario
L'utilizzo di strumenti di gestione per creare un sistema prioritario offre una visione chiara delle attivita critiche e anche un senso di sollievo. L'utilizzo di un calendario per non ridurre le attivita ti da un'idea chiara del programma e delle scadenze da rispettare. Ecco come l"aggiunta di attivita al calendario aiuta la gestione del tempo-
- Attivita in un unico posto- Dopo aver utilizzato il software di gestione del tempo per elencare lavori e responsabilita, un calendario ti consente di tenerne traccia su un"unica piattaforma. Riportare ogni attivita in un unico posto riduce il tempo necessario per passare alle attivita. Fornisce inoltre una maggiore attenzione per gestire il lavoro e la vita.
- Imposta limiti di tempo- un calendario o un pianificatore ti consente di vedere il limite di tempo complessivo che hai per un'attivita o un progetto. Secondo la ricerca, lavoriamo di piu quando abbiamo delle scadenze. Ma ricordati di fare delle pause e di non affrontare un carico di lavoro irrealistico.
- Limita il numero di attivita- Usa gli strumenti di gestione del tempo per suddividere il numero di attivita che puoi gestire in modo efficace in un giorno e prendere nota nel tuo calendario o nell'agenda giornaliera. Quando sai di avere un limite prestabilito da raggiungere in un giorno e piu facile concentrarsi sul lavoro e rispettare le scadenze. Un calendario puo aiutarti a lavorare in modo piu intelligente per ottenere un giusto equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Controlla i tuoi progressi- un calendario e una rappresentazione visiva dei tuoi obiettivi. La revisione periodica e una buona pratica di gestione del tempo che puo aiutarti a valutare le tue prestazioni e la tua produttivita e anche a vedere dove hai sbagliato. La revisione periodica ti consente di correggere il corso e di ottenere prestazioni migliori.
7. Fai delle brevi pause
Fare una pausa per evitare di essere sopraffatti e importante per le buone pratiche di gestione del tempo. Allontanarsi dalla routine quotidiana per ricaricarsi ti aiuta a concentrarti meglio e ad essere piu energico una volta tornato al lavoro.
- Concediti brevi pause con l'aiuto di un software di gestione del tempo per ridurre lo stress e allontanarti dal lavoro per smettere di essere sopraffatto e tornare riposato per ricominciare a lavorare.
- Le pause sono utili per interrompere il ciclo di stress dovuto al lavoro e ripristinare l'equilibrio nella tua vita per permetterti di essere piu sano.
- Una pausa puo anche aiutare a rimettere a fuoco te stesso, il che puo portare ad un aumento della tua creativita e a un processo di pensiero piu acuto.
- Una pausa ti aiuta anche a destare lo stress, in modo che quando torni avrai piu concentrazione e maggiore produttivita.
Come imprenditore impegnato, sai che il tempo è la tua risorsa più preziosa.
Prova a utilizzare questi strumenti di gestione del tempo suggeriti da Zipschedules per aiutarti a concentrarti sul tuo lavoro ed evitare distrazioni.