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Una guida per le pianificazioni dei turni

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Cosa sono gli orari dei turni?

Un programma di turni si verifica quando una societa divide ogni giorno in turni e sceglie i dipendenti per lavorare in determinati momenti. Ci puo essere un programma di turni a rotazione, o un cambiamento a settimana, o un nuovo programma ogni giorno.

I turni fissi sono incastonati in pietra. I dipendenti devono lavorare lo stesso turno di giorno o turni notturni a meno che le esigenze aziendali non si evolvano. I dipendenti possono essere a tempo parziale, a tempo pieno o temporaneo. Le loro esigenze di programmazione cambieranno se il loro status occupazionale cambia.

La programmazione dei dipendenti e un componente critico di qualsiasi organizzazione che genera programmi di lavoro e offre lavoro a turni. Aiuta a ridurre al minimo i costi di manodopera, migliorare il morale, ottimizzare la produttivita e ridurre i costi.

Le aziende creano e gestiscono un programma di lavoro per ottimizzare la gestione delle risorse, ridurre al minimo le inefficienze e generare maggiori profitti.

7 Tipi piu comuni di programmi a turni

Le organizzazioni hanno molti tipi diversi di programmi tra cui scegliere prima di creare un programma di lavoro. Una scelta di pianificazione dipende dalle dimensioni e dalla portata dell'azienda, insieme a qualsiasi esigenza aziendale critica.

Ecco i tipi piu comuni di orari dei turni.

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1. Programmi a turni fissi

Un turno fisso assegna i dipendenti alle stesse ore lavorative nello stesso giorno o negli stessi giorni ogni settimana. Questo puo essere al mattino o alla sera, a seconda delle ore di operazioni.

Un programma fisso puo essere qualsiasi cosa, da un turno di due ore a un turno di otto ore. Ad esempio, un ristorante puo programmare un server per lavorare ogni martedi, giovedi e venerdi dalle 12.00 alle 18.00.

Un programma fisso consente ai lavoratori di pianificare in anticipo e dipendere da un determinato numero di ore di retribuzione. Per questi motivi, molti dipendenti preferiscono un programma a turni fissi.

2. Dividi programmi turni

In un programma di turni frazionati, i dipendenti accettano un numero prestabilito di ore suddivise in due turni o slot al giorno. Per illustrare, un dipendente puo lavorare dalle 9 alle 12 p.m. e poi andare in pausa per 3 ore. Tornava poi dalle 15.00 alle 18.00, per un totale di 6 ore al giorno.

Una pausa pranzo regolare non e inclusa in un turno diviso. Il team HR deve assicurarsi che un dipendente che lavora un turno diviso rispetti le leggi sul lavoro.

3. Programmazioni turni straordinari

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Alcune societa consentono ai dipendenti di lavorare le ore straordinarie. Secondo le leggi statali e federali, gli straordinari comprendono tutte le ore lavorate nell'arco di otto ore al giorno. Puo anche includere qualsiasi lavoro svolto oltre 44 ore alla settimana.

Poiche la maggior parte degli stati paga tempo e mezzo per le ore straordinarie, molti imprenditori preferiscono minimizzarlo. Le aziende possono premiare i lavoratori ad alte prestazioni con ore straordinarie o offrirli durante la stagione intensa. Il team HR deve garantire che l'azienda mantenga la conformita con le leggi statali/federali sul lavoro.

  • 21% dei lavoratori del ristorante orologio in ore straordinari ogni anno

  • il 30% dei lavoratori del paesaggio orologio in ore straordinari ogni anno
  • Il

  • 30% dei dipendenti al dettaglio orologio in ore straordinari ogni anno
  • il
  • 49% dei lavoratori nell'orologio manifatturiero in ore straordinari ogni anno
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    4. Programmi turni

    rotanti I turni di rotazione consentono ai dipendenti di cambiare turni che sono tipicamente in un programma di lavoro normale. Per illustrare, i lavoratori possono alternare tra il turno notturno e il turno diurno ogni due settimane o ogni due mesi.

    Un turno a rotazione consente a un'organizzazione di distribuire uniformemente le ore ai dipendenti per garantire che ricevano un tempo di lavoro sufficiente. Tuttavia, molti lavoratori non godono di questo tipo di programma perche e meno flessibile. Le aziende dovrebbero chiedere ai lavoratori se sono disposti a ruotare i turni prima di programmare un dipendente per il lavoro a turni.

    5. Programmazioni turni su chiamata

    Alcuni settori impiegano dipendenti di servizio. Questi lavoratori sono disponibili per entrare in qualsiasi momento, come richiesto. Se un dipendente chiama malato o prende un giorno di ferie, un supervisore puo contattare un lavoratore di guardia per prendere il suo turno.

    Pagare per i dipendenti di chiamata e piu alto perche devono essere disponibili a goccia di un cappello. Inoltre, il lavoratore non ha mai davvero una giornata di riposo. Per questi motivi, la maggior parte delle aziende ruotano i dipendenti per turni di chiamata, anziche contattare ogni volta gli stessi membri del team.

    6.

    6 swing shift schedules 1618512804 5643

    Swing Shift orari Swing turni comprendono il tardo pomeriggio fino alla fine della giornata. Nel settore della ristorazione, i supervisori pianificano dipendenti ad alte prestazioni per turni swing per soddisfare le esigenze dei clienti. Nella vendita al dettaglio, un supervisore puo mettere un lavoratore meno esperto in un turno di swing, poiche un numero minore di clienti entrano di notte.

    I turni di oscillazione consentono a un'organizzazione di coinvolgere lavoratori impegnati durante il giorno e possono lavorare solo di notte. Alcuni lavoratori preferiscono lavorare durante il giorno perche i membri della famiglia tendono a tornare a casa la sera. I proprietari devono assicurarsi che i dipendenti siano a bordo con un programma di turno swing prima di assegnarne uno.

    7. Programma turno non programmato Non

    esiste alcuna rima o motivo per un turno non programmato, a meno che i dipendenti non dichiarino espressamente di non poter lavorare durante determinate ore o giorni lavorativi. I dipendenti ricevono le ore assegnate. L'industria del fast-food utilizza questo tipo di programma piu di altre imprese. I proprietari di solito pianificano dipendenti ogni settimana e li inviano a una bacheca (o online). I dipendenti devono richiedere swap a turni, che crea lavoro extra per il manager.

    Sebbene questa opzione sia alquanto flessibile per la gestione, non e facile per il personale. Puo anche portare a piu chiamate o swap dell'ultimo minuto, che possono influire sulla qualita del servizio clienti.

    I 9 problemi di pianificazione dei turni piu grandi da evitare In che

    modo un'azienda sceglie il tipo giusto di programma di turni per allinearsi alle esigenze aziendali e dei dipendenti? Tutto dipende dal personale, dalla stagione, dall'industria e dal numero di lavoratori.

    Due aziende all'interno dello stesso settore possono scegliere diversi orari di turni. Ad esempio, un ristorante che opera 24 ore su 24, 7 giorni su 7 probabilmente avra bisogno di un turno a rotazione, mentre una piccola caffetteria puo beneficiare di un programma fisso.

    Indipendentemente da cio, anche il miglior sistema di pianificazione puo portare a problemi che influiscono sul servizio clienti e sui profitti. I problemi di programmazione piu comuni includono-

    1. Bassa disponibilita per un programma turni

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    Anche il programma migliore e problematico se i dipendenti non sono disponibili per le ore loro assegnate. Se la scarsa disponibilita e un problema regolare, non ci saranno sufficienti lavoratori per turno. Le aziende distribuiranno ore in modo non uniforme e dovranno lasciare andare quelli con scarsa disponibilita. Avra anche un impatto sulla qualita del servizio clienti e sulla linea di fondo.

    2. Assegnazione di personale eccessivo a turni

    Alcune aziende pianificano troppi lavoratori e poi li inviano a casa presto per mantenere bassi i costi di manodopera. Questo diminuisce il morale ed e frustrante per i dipendenti che pianificano eventi in base al loro programma. Quando ci sono troppi lavoratori in una sola volta, c'e meno lavoro da fare. Questo rende il lavoro meno piacevole e diminuisce il valore potenziale che i membri del team dovrebbero portare a un'organizzazione. Si traduce anche in un tasso di fatturato piu elevato.

    • Interrompere la pianificazione dell'organico solo intorno alle medie

    • Interrompere l'attrito di riempimento se ancora al di sopra del numero minimo di organico

    Trovare una fonte agile per ottenere i lavoratori in-house in base alle necessita per rispondere alla domanda

    3. Margine Cannibalization in un programma a turni

    Un sacco di rivenditori in eccesso programmato per aumentare le vendite e migliorare il servizio clienti, ma questo puo ritorsi contro. Tutto cio che fa e aumentare i costi di manodopera e minimizzare eventuali vendite per quel giorno. Gli esperti aziendali si riferiscono a questo come l'effetto di cannibalizzazione dei margini.

    4. Carenze di personale in un programma di turni

    4 staff shortages in a shift schedule 1618512804 7282

    Sul rovescio della medaglia, un'azienda potrebbe non avere un numero sufficiente di turnisti per coprire un lasso di tempo. Questo e particolarmente dannoso durante le festivita natalizie, quando e fondamentale avere un aiuto supplementare a portata di mano. Le carenze di personale aumentano il carico di lavoro per gli altri dipendenti, diminuiscono il morale e danneggiano la qualita del servizio clienti. Puo anche diminuire i profitti, poiche molti clienti sono frustrati dai lunghi tempi di attesa e dalla mancanza di attenzione.

    5. No Call-No Show per un programma turni

    Quando i dipendenti non si presentano o chiamano per un turno, viene indicato come no call-no show. Hanno abbandonato il lavoro, o potrebbero aver capito che non ci saranno conseguenze per questo comportamento. Indipendentemente da cio, le frequenti no-calls-no-show sono dannose per il morale, danneggiano il servizio clienti e aumentano il tasso di fatturato. Questo e uno spreco di risorse, tempo ed energia.

    5. No Call-No Show per un programma turni

    Quando i dipendenti non si presentano o chiamano per un turno, viene indicato come no call-no show. Hanno abbandonato il lavoro, o potrebbero aver capito che non ci saranno conseguenze per questo comportamento. Indipendentemente da cio, le frequenti no-calls-no-show sono dannose per il morale, danneggiano il servizio clienti e aumentano il tasso di fatturato. Questo e uno spreco di risorse, tempo ed energia.

    6. Troppo formazione impatti programma turno

    6 too much training impacts shift schedule 1618512804 5519

    Quando ci sono alti tassi di fatturato, i datori di lavoro hanno bisogno di formare nuovi assunti piu spesso. Cio influisce sull'efficienza della supply chain, spreca tempo e ferisce il servizio clienti. Inoltre, i costi associati alla formazione continua alimentano profitti. Di conseguenza, e difficile per i manager snellire la pianificazione e sfruttare il capitale umano al massimo potenziale.

    7. Personale mal addestrato, servizio clienti e orari di turni

    Personale scarsamente addestrato o nuovi assunti offrono una qualita inferiore del servizio clienti. Il fatturato regolare significa che ci sono sempre nuovi assunti in programma che non sono completamente all'altezza della velocita. Anche i nuovi assunti o i lavoratori mal formati sono meno capaci di gestire i reclami e comunicare in modo efficace. Cio riduce le vendite e danneggia il saldo della vita lavorativa dei dipendenti, il che influisce ulteriormente sul tasso di fatturato.

    • 73% dei consumatori afferma che valutare il loro tempo e la cosa piu importante che un'azienda puo fare per fornire un buon servizio clienti

    • Il65% prevede che il servizio clienti sia migliore ora di quanto lo fosse 5 anni fa
    • , il
    • 96% dei clienti non si fida piu di marchi o pubblicita

    Il 51% dei clienti non fara affari di nuovo con una societa che hanno avuto una brutta esperienza

    8. Scarso impatto sulle comunicazioni sulla pianificazione dei turni

    regolari, chiamate frequenti o no-show hanno un impatto negativo sulla programmazione. Costa tempo e denaro per compensare i dipendenti che non sono dove dovrebbero essere. Fa male il morale dei lavoratori che sono li per giorni consecutivi, o che lavorano sodo e si presentano in tempo.

    Essa pone inoltre piu onere per i supervisori e i dipendenti esperti per svolgere bene o compensare i lavoratori assenti. Ogni organizzazione deve dare priorita alla comunicazione quando si tratta di pianificazione per evitare questi problemi.

    9. Non conformita e programmi turni

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    Quando i proprietari non semplificano la programmazione, c'e un'alta probabilita di non conformita. Gli audit normativi mostreranno quando i dipendenti sono sovraccarichi di lavoro o coprono troppi turni senza interruzioni. Questo minaccia la reputazione e la sopravvivenza dell'azienda. Le aziende devono dare priorita alla pianificazione per eliminare eventuali problemi di conformita.

    Come scegliere il metodo di pianificazione del turno destro i metodi di

    pianificazione variano da semplice a piu complesso, a seconda del tipo di tecnologia e del processo utilizzato dal proprietario. Ogni metodo dovrebbe essere allineato con lo stile di programmazione preferito del settore.

    Mentre nessun metodo e migliore di un altro, alcuni sono migliori per le esigenze dei dipendenti e dell'azienda. Un proprietario dovrebbe considerare quanta flessibilita ed efficienza sono necessarie per mantenere felici i dipendenti, ottimizzare il servizio clienti e aumentare i profitti.

    Diversi metodi includono

    • - Casual - Nessun metodo formale di programmazione. Altamente flessibile, ma meno efficiente e piu soggetto a errori.


    • Tradizionale - Metodo manuale che e alquanto flessibile e in qualche modo efficiente. incline a piu errori umani.


    • Funzionale- utilizzo di fogli di calcolo Excel e Microsoft Office per creare pianificazioni di lavoro. Questa opzione e meno flessibile ma molto piu efficiente.


    • Innovativo - Richiede software di programmazione. Questo metodo e altamente flessibile, efficiente e funzionale. Puo anche essere piu costoso.
    Altri fattori da considerare includono la dimensione e la portata dell'attivita, eventuali problemi di programmazione precedenti, problemi di conformita e problemi di bilancio. Ad esempio, una piccola impresa puo aver utilizzato il metodo casuale in passato con pochi problemi, ma ora hanno piu dipendenti da accogliere.

    Le aziende piu grandi dovrebbero probabilmente optare per la pianificazione del software per mantenere la conformita e soddisfare diverse pianificazioni. I proprietari dovrebbero anche prendere in considerazione fattori stagionali e quanti lavoratori temporanei o adolescenti saranno sul personale. Esistono requisiti speciali per questi tipi di dipendenti e gli errori di programmazione possono portare a non conformita.

    Pro e contro di 4 Main Shift Schedule Metodi

    pros and cons of 4 main shift schedule methods 1618512805 7077

    Mentre le aziende possono affermare che un metodo e migliore di un altro, solo il proprietario puo decidere cosa e meglio per l'azienda. Ad esempio, una piccola azienda di 10 persone probabilmente non avra bisogno di software di programmazione, ma che puo cambiare man mano che il tempo progredisce. Il proprietario dovrebbe studiare i benefici e gli svantaggi di ogni metodo prima di decidere. Alcuni di questi includono -

    1. Nessun metodo formale per le programmazioni turni

    Questo metodo e migliore per le piccole imprese con meno dipendenti. E inoltre preferibile per le organizzazioni che non necessitano di assistenza aggiuntiva per creare, monitorare e gestire programmi turni.

    Sebbene sia poco costoso, e piu difficile per i proprietari gestire le modifiche dell'ultimo minuto o soddisfare le richieste. Il metodo non formale non e scalabile bene per le aziende in crescita che spesso aggiungono nuovi dipendenti.

    2. Metodo tradizionale per le pianificazioni turni

    Alcune aziende utilizzano ancora carta e penna per creare pianificazioni. Mettono il nuovo programma ogni settimana su una lavagna in modo che tutti possano vederlo. E semplice, semplice e non richiede un sistema informatico.
    Tuttavia, le modifiche manuali richiedono molto tempo e soggette a errori. E 'anche piu difficile ottimizzare il processo decisionale legato al lavoro, in quanto non esiste un modo reale per generare rapporti di lavoro.

    3. Metodo funzionale per le programmazioni

    turni Molte aziende utilizzano fogli di calcolo per creare programmi turni. In Microsoft Office sono disponibili modelli di lavoro facili da esplorare e personalizzare. Con le formule e le funzionalita di reporting, un'azienda puo approfondire i dati sul lavoro per prendere decisioni migliori.

    Excel e meno costoso rispetto alla pianificazione del software, ma il proprietario dovra comunque acquistare una licenza di Microsoft Office. Questo metodo e piu veloce di carta e penna, ma e ancora piu noioso e soggetto a errori rispetto al software di programmazione.

    4. Software di pianificazione dei dipendenti per le programmazioni turni

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    Fortunatamente, le nuove tecnologie consentono ai proprietari di creare e monitorare rapidamente le pianificazioni. Possono farlo da telefoni cellulari, laptop o iPad.

    Un dipendente puo inviare una richiesta dell'ultimo minuto per scambiare un turno di notte o chiedere meno ore a settimana, e un avviso viene inviato immediatamente alla direzione. Gli aggiornamenti in tempo reale consentono a tutti di vedere eventuali modifiche.

    Questo semplifica l'intero processo di programmazione e migliora il morale dei dipendenti. Inoltre, tiene tutti responsabili. Le soluzioni software possono essere costose, ma il ritorno sull'investimento e valsa la pena.

    Il software di pianificazione e abbastanza facile da usare, anche se in un primo momento potrebbe esserci una leggera curva di apprendimento. Questa opzione e la migliore per le aziende in crescita che non vogliono perdere tempo e denaro nella pianificazione dei colli di bottiglia.

    • intuitivo facile da usare

    • Possibilita di accedere ai dati da qualsiasi dispositivo

    Funzionalita di reporting
  • Buone recensioni

  • Supporto online e servizio clienti
  • Come costruire un programma turno dipendente

    Ci sono cosi tanti fattori da considerare nella programmazione che puo essere travolgente. I nuovi imprenditori hanno responsabilita e obiettivi diversi da soddisfare ogni giorno. L'ultima cosa di cui una societa ha bisogno e preoccuparsi del programma di lavoro.

    Sfortunatamente, molti proprietari non prendono sul serio la programmazione e non sono sicuri di come costruire un programma correttamente. Cio si traduce in una non conformita, un servizio clienti scadente e un alto tasso di fatturato. Mentre il software esegue alcuni dei lavori automaticamente, aiuta ancora a sapere come costruire un buon programma. Cio e particolarmente vero se l'organizzazione utilizza uno degli altri 3 metodi di pianificazione. Di seguito sono riportati i 9 passaggi per creare un programma di turni dipendente.

    1. Creare standard di lavoro per programma turni

    Determinare la quantita di completamento di ciascun lavoratore in un determinato intervallo di tempo. Questa misurazione dipendera dal tipo di attivita e dal ruolo del dipendente. Il proprietario deve delineare tutti i requisiti di mansione per questo ruolo e quindi ripetere il processo per ogni singolo lavoratore.

    2. Analizzare i livelli di attivita per creare programma turni

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    Quanto e occupato la societa? La risposta a questa domanda determinera quanti dipendenti sono necessari per turno. I proprietari non dovrebbero usare l'intuizione, ma rivedere i rapporti sulle vendite e sul lavoro per garantire l'accuratezza. Un software di pianificazione efficace puo eseguire automaticamente questo passaggio, ottimizzando la pianificazione futura e minimizzera eventuali colli di bottiglia.

    3. Prevedere i livelli di attivita per creare programmi turni

    I proprietari devono esaminare i dati cronologici nel passaggio 2 per prevedere le esigenze di programmazione future. E meglio individuare i tempi intensi e lenti per ogni giorno, mese e anno. Le vacanze e i fattori stagionali sono importanti anche per previsioni accurate.

    4. Calcola dipendenti obbligatori per programma turni

    Il proprietario deve dividere gli standard di produzione per il numero di clienti per stimare il numero di dipendenti necessari per turno. Per illustrare, una padrona di casa puo ospitare circa 20 tavoli in quattro ore. I dati storici mostrano che c'e una media di 60 tabelle durante questo periodo. Il proprietario ha diviso 60 per 20 per determinare che il ristorante ha bisogno di 3 hostess per quel turno.

    5. Considerare le esigenze dei lavoratori per

    i programmi turni Il proprietario dovrebbe ora considerare la disponibilita dei dipendenti, i problemi di flessibilita, la rotazione e la conformita. E importante considerare il potenziale assenteismo, gli straordinari e altre circostanze attenuanti. Molti manager dimenticano le richieste di time-off o altri requisiti quando fanno programmi. Questo fa male al morale e porta a piu no-show.

    6. Scegli il metodo per le pianificazioni dei turni

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    Ora e il momento di scegliere tra il metodo casuale, il metodo tradizionale, il metodo funzionale e il metodo innovativo. Alcuni metodi faranno risparmiare piu tempo e denaro, il che ottimizza la programmazione futura.

    7. Ottieni approvazione per programma turni

    Se un supervisore crea la pianificazione, dovra approvarla con la direzione. Questo passaggio e fondamentale in quanto il proprietario potrebbe avere altri requisiti che influiscono sulle esigenze di pianificazione. Entrambi gli individui devono valutare la qualita del programma e prendere in considerazione le spese di manodopera, le esigenze dei lavoratori e i requisiti aziendali.

    8. Condividi programma turni con

    il personale Il supervisore dovrebbe pubblicare o dare il programma ai dipendenti in anticipo. Se si utilizza Excel, l'azienda puo inviare pianificazioni tramite posta elettronica. Alcuni manager taccano il programma su una bacheca dove tutti possono vederlo. La pianificazione delle app consente ai proprietari di comunicare automaticamente gli aggiornamenti in modo che i dipendenti non debbano effettuare una richiesta di modifica di persona.

    9. Esamina regolarmente programma turni

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    Il primo programma e solo il primo passo. Per le catene di fast-food o i rivenditori, sono tipicamente richiesti nuovi orari ogni settimana. Anche se la pianificazione e fissa, i supervisori dovranno comunque monitorarlo, monitorarlo e aggiornarlo per scopi di ottimizzazione.


    L' azienda dovrebbe anche guardare fuori per eventuali problemi regolari e lavorare con i membri del team per migliorare la pianificazione futura. L'azienda potrebbe aver bisogno di prendere in considerazione un nuovo metodo quando le esigenze aziendali cambiano.

    In conclusione, ecco cosa sapere sugli orari dei turni - I

    • tipi piu comuni di programmi di turni includono programmi di turni divisi, programmi di turni fissi, programmi di turno straordinario, programmi di turni rotanti, turni di turno rotanti, turni di turno, orari di turno swing, e no - programmare turni.
    • I 9 programmi piu grandi evitano includono bassa disponibilita, eccesso di personale, cannibalizzazione dei margini, carenza di personale, no call no show, formazione eccessiva, scarsa assistenza clienti, cattiva comunicazione e problemi di conformita.
    • I quattro principali metodi di programmazione includono casual, tradizionale, funzionale e innovativo. Il tipo di metodo di pianificazione selezionato dall'organizzazione dipende dalle dimensioni dell'azienda, dall'ambito e dalle esigenze dei lavoratori.
    • Per generare una pianificazione, i proprietari devono creare standard di lavoro, valutare l'attivita corrente, determinare quanti lavoratori sono necessari per turno, prendere in considerazione le esigenze dei dipendenti, scegliere il metodo di programmazione, ottenere l'approvazione, condividere la pianificazione e rivedere e ottimizzare regolarmente la pianificazione.

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