Last Updated On May 07, 2021 / Written By Hanh Truong

Funzionalità che non vorrai perdere con un software di pianificazione online

Introduzione al software di pianificazione online

Molte organizzazioni si rivolgono al software di pianificazione online per semplificare le procedure di personale. Questi strumenti sono particolarmente importanti per le piccole imprese e i ristoranti che operano con piccoli team di personale. Ad esempio, se un dipendente dimentica il turno in un ristorante, la sua assenza avrà un impatto sulla produttività, sul servizio clienti e sui ricavi. Con uno scheduler, le organizzazioni possono evitare questi ostacoli.

Infatti, secondo i casi di studio, il 22% degli utenti di software di programmazione sperimenta una maggiore visibilità. Inoltre, il 35% ha trovato una programmazione più facile e veloce e il 26% ha fatto meno errori, tra molti altri vantaggi. Ma con molti tipi di software e piattaforme sul mercato, può essere fonte di confusione scegliere lo strumento giusto. Un modo critico per iniziare il processo di selezione consiste nell'identificare le migliori funzioni di programmazione.

Funzionalità principali da avere nel software di pianificazione online

Il software di pianificazione online è una soluzione basata sul Web che aiuta i proprietari di aziende a pianificare i dipendenti orari in modo efficiente. Il sistema è intuitivo e fornirà informazioni basate sui dati per prevenire la carenza di personale e l'eccesso di personale. A loro volta, le aziende possono proteggere i loro profitti ed evitare costi aggiuntivi di manodopera e perdite di ricavi. I responsabili e i dipendenti possono comunemente accedere al software utilizzando il proprio smartphone mobile o desktop. Altre caratteristiche principali che un sistema di pianificazione dovrebbe offrire includono le seguenti.

1. Scheduler turni

Una soluzione di pianificazione dei turni è il modulo più integrante per la programmazione del software. Uno scheduler è noto per essere facile da usare e veloce. Anziché i metodi tradizionali di fogli di calcolo e penna, i manager possono organizzare turni e orari di lavoro dei dipendenti con pochi clic. Lo scheduler raccoglierà anche tutte le informazioni e la disponibilità dei dipendenti per evitare conflitti di programmazione. Il software intuitivo impedirà ai manager di effettuare la doppia prenotazione o l'over-staff di un dipendente, pure.

2. Funzionalità basate sul cloud

Grazie alle funzionalità cloud, gli utenti possono accedere al software da qualsiasi luogo, purché sia in esecuzione su un dispositivo connesso a Internet. Questa funzionalità consentirà alla gestione di creare pianificazioni senza dover essere nel ristorante o in ufficio. I dipendenti possono anche rivedere i loro programmi e modificare le loro disponibilità mentre sono in viaggio. Inoltre, possono contattare facilmente colleghi e supervisori, senza subire ritardi.

3. Gestione di più posizioni

Le aziende che hanno dipendenti in tutto il mondo, lo stato o la città possono gestire efficacemente il personale utilizzando una funzione di gestione multi-location. Questo modulo consente agli imprenditori di creare facilmente pianificazioni per stabilimenti separati. Possono inoltre accedere ad altre funzioni del sistema, come i rilevatori di tempo e i dati, per monitorare la produttività di tutto il personale.

4. Geofencing

Geofencing è un servizio basato sulla posizione che utilizza il GPS per tracciare la posizione dei dipendenti. Questo è ottimo per ricordare ai dipendenti di guardare in. La funzione di geofencing noterà quando i dipendenti sono arrivati all'azienda e li avviserà di guardare in. Inoltre, può inviare notifiche di clock out quando lasciano i locali. Con questa funzione, le aziende possono ridurre i furti di tempo, ovvero quando il personale si registra in ore nonostante non sia al lavoro.

5. Monitoraggio e presenze

Le funzionalità di monitoraggio dell'ora e presenze forniranno agli utenti un orologio. I dipendenti possono in genere caricare l'orologio del tempo sul proprio computer, browser o telefono per tenere traccia del tempo di lavoro. Con questa funzione, i membri dello staff possono valutare efficacemente i loro progressi e gestire il tempo. Le ore che vengono inserite nel cronometro possono anche essere inviate ai sistemi di contabilità per semplificare le retribuzioni.

I sistemi di pianificazione che dispongono di questo modulo avranno anche opzioni di avviso e notifica. I membri dello staff possono impostare promemoria per indicare turni imminenti, modifiche programmate o nuove assegnazioni. Ciò contribuirà a prevenire il ritardo e l'assenteismo. I team che stanno lavorando ai progetti possono anche utilizzare i rilevatori di tempo per rispettare le scadenze.

6. Monitoraggio della spesa

I sistemi di programmazione online di solito hanno il costo della manodopera e il monitoraggio del budget. Lo strumento raccoglierà tutti i dati relativi alla manodopera e alla spesa per generare report approfonditi. I team di gestione possono quindi utilizzare queste analisi per ottimizzare il personale e ridurre i costi di manodopera. Possono anche inviare o condividere i report agli stakeholder e ai dipendenti tramite l'app per promuovere la trasparenza.

7. Richieste di time-off, straordinario e swapping a turni

Questa funzione semplifica l'invio e l'approvazione delle richieste di time-off, straordinari e swapping a turno. I dipendenti dovranno solo inviare una richiesta tramite l'app, che avviserà il manager. Una volta approvato, il sistema automatizza l'azione e assicurerà che non vi siano conflitti di programmazione. La funzione di gestione degli straordinari aiuterà anche le aziende a controllare i costi di manodopera.

8. Strumenti di comunicazione

Il software di pianificazione superiore avrà strumenti di comunicazione, come la messaggistica in-app e i notiziari. I manager possono utilizzare l'app di messaggistica per inviare singoli bollettini o creare una chat di gruppo per i team. E quando un utente pubblica un annuncio al newsfeed, il sistema invierà una notifica a tutti i dispositivi. Ciò garantisce che tutte le informazioni vengano effettivamente inoltrate al personale e che siano tutte nel ciclo continuo.

Takeaway chiave per il software di pianificazione online

  • Molte aziende trovano che l'utilizzo di software di pianificazione online aiuta a ottimizzare le operazioni e a semplificare i processi.
  • Non tutti i sistemi sono costruiti allo stesso modo, tuttavia, e saranno dotati di una varietà di caratteristiche.
  • Alcune delle caratteristiche principali che i responsabili delle aziende dovrebbero prestare attenzione includono funzionalità cloud, monitoraggio del tempo e strumenti di comunicazione.
  • Con i sistemi giusti, le aziende possono proteggere i propri profitti, ridurre i costi di manodopera e migliorare il personale.