Qual e la migliore app per la pianificazione dei dipendenti?
Non esiste una risposta valida per tutti a questa domanda, poiche la migliore app per la pianificazione dei dipendenti per la tua azienda dipendera da una serie di fattori, tra cui le dimensioni e la natura della tua attivita, il numero di dipendenti che hai e il tuo budget. Tuttavia, ci sono alcune funzionalita chiave da cercare in qualsiasi app di pianificazione dei dipendenti, come la capacita di creare e gestire i modelli di turni, la capacita di comunicare con i dipendenti tramite notifiche push o SMS e la capacita di tenere traccia delle ore e delle presenze dei dipendenti.
6 caratteristiche offerte da tutte le migliori app per la pianificazione dei dipendenti
In cosa consiste la pianificazione dei dipendenti?
La pianificazione dei dipendenti implica l'assegnazione delle mansioni giuste a dipendenti idonei in orari e giorni specifici. I manager hanno difficolta a pianificare il personale, il che significa dover considerare fattori come la disponibilita dei dipendenti, le competenze e il carico di lavoro. Una pianificazione efficace dei dipendenti garantisce che i dipendenti non siano troppo programmati, non siano concessi straordinari eccessivi o siano eccessivamente stanchi dal lavoro.
La pianificazione dovrebbe essere equa sia per i dipendenti che per i datori di lavoro e dovrebbe essere creata tenendo conto dei migliori interessi dell'azienda. Allo stesso tempo, gli orari di lavoro dovrebbero essere sufficientemente flessibili da adattarsi ai cambiamenti nei livelli del personale o agli eventi imprevisti.
La pianificazione dei dipendenti e un aspetto importante della gestione di un'azienda, in particolare delle aziende con lavoro a turni, come ristoranti, ospedali o hotel. Il motivo piu ovvio e che aiuta a garantire che sia presente il personale giusto al momento giusto per soddisfare la domanda prevista dei clienti. Una pianificazione efficace puo anche aiutare a migliorare la soddisfazione dei clienti e ridurre i livelli di stress dei dipendenti.
Un altro vantaggio chiave di una corretta pianificazione dei dipendenti e che puo aiutare a ridurre al minimo i costi di manodopera programmando un numero sufficiente di personale per le ore di punta, garantendo al contempo che i livelli di personale nei periodi piu silenziosi siano ridotti al minimo. Cio puo comportare un notevole risparmio sui costi per le aziende, in particolare quelle con elevati tassi di turnover del personale.
Una pianificazione scadente puo effettivamente influire sui tuoi profitti?
Lo scopo principale di qualsiasi azienda e quello di essere redditizio. Tuttavia, una pianificazione inadeguata dei dipendenti puo influire sulle prestazioni finanziarie di un'azienda, influendo sui suoi profitti.
La soluzione per la gestione della forza lavoro, Quinyx, ha condotto uno studio che ha valutato le sfide, le priorita e i risultati di una pianificazione inadeguata nella gestione di una forza lavoro remota. Lo studio ha scoperto che le organizzazioni senza software di pianificazione dei dipendenti hanno dovuto affrontare sfide operative significative durante la pandemia. Le aziende senza una gestione della forza lavoro basata sull'intelligenza artificiale hanno perso fino al 15% delle entrate e hanno speso piu del 25% in piu per i costi salariali. Inoltre, la maggior parte dei programmi manuali commetteva da tre a otto infrazioni settimanali, con conseguenti pesanti multe. Una
pianificazione scadente dei dipendenti puo causare caos e stress sul posto di lavoro. Influisce sulla produttivita, porta a tassi di assenteismo piu elevati e crea conflitti tra i dipendenti. I dipendenti mal programmati devono spesso coprire gli altri lavoratori con breve preavviso, il che comporta conflitti tra il personale e alti tassi di turnover.
I risultati di una pianificazione inadeguata dei dipendenti non sono sempre misurabili, ma possono influire in modo significativo sulle aziende, soprattutto quando comportano un aumento dei costi degli straordinari o delle spese per le attivita eseguite a intermittenza. La mancanza di una pianificazione efficiente porta anche a un tasso di abbandono piu elevato. La pianificazione, d'altra parte, garantisce operazioni semplificate, membri del team piu soddisfatti, abbandono ridotto e profitti migliori.
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Cosa sono le app per la pianificazione dei dipendenti?
Le app di pianificazione dei dipendenti sono programmi per computer progettati per semplificare la creazione e la diffusione degli orari dei dipendenti. Queste app offrono varie funzionalita, ma quelle di base includono la creazione di turni di varia durata, l'assegnazione dei dipendenti a tali turni e la notifica dei loro turni imminenti.
Le app avanzate di pianificazione dei dipendenti ti consentiranno inoltre di tenere traccia delle richieste di ferie, sostituire i tradizionali orologi orari consentendo ai dipendenti di entrare e uscire facilmente tramite l'app, calcolare gli straordinari, contribuire a sviluppare la comunicazione in team e altro ancora. Ad esempio, l'app di pianificazione dei ristoranti, Zip Schedules, consente a un manager di creare orari di lavoro con i turni preferiti dai dipendenti e di condividerli con tutti in tempo reale. Poi, c'e Quickbooks Time, con la sua interfaccia semplice e la funzione drag and drop. Consente ai dipendenti di entrare o uscire con un solo clic, fare una pausa, modificare i codici di lavoro o aggiungere istantaneamente i dettagli della scheda attivita.
Oggi tutti possiedono uno smartphone, il che rende le app di pianificazione dei dipendenti lo strumento ideale da usare. Ecco cosa devi considerare prima di registrarti.
- Decidi se hai bisogno di un'app desktop o basata sul web. Le app desktop sono installate sul computer e sono accessibili solo da quel dispositivo, mentre le app basate sul Web sono accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, come telefoni cellulari e tablet.
- Pensa alle funzionalita di cui hai bisogno in un'app. Le app di pianificazione piu semplici ti permetteranno di creare e gestire gli orari dei turni, ma le app piu avanzate possono includere il monitoraggio del tempo, l'indicazione delle presenze, l'integrazione delle buste paga e strumenti di messaggistica.
- Considera i prezzi. Alcune app di pianificazione dei dipendenti offrono piani gratuiti, mentre altre applicano una tariffa di abbonamento mensile. Alcuni hanno piani gratuiti e a pagamento; i piani a pagamento spesso hanno funzionalita avanzate.
- Leggi le recensioni dell'app prima di sceglierne una per assicurarti che sia affidabile e facile da usare.
Tuttavia, alcune funzionalita sono comuni ai migliori sistemi software di pianificazione dei dipendenti. Ne esaminiamo sei.
Caratteristiche principali delle app di pianificazione dei dipendenti- n. 1. Pianificazione automatizzata
Le migliori app per la pianificazione dei dipendenti dispongono di una funzionalita automatizzata che crea pianificazioni per i dipendenti in base alle loro preferenze ed esigenze aziendali. La pianificazione automatica generalmente funziona entro determinati limiti e preferenze impostati dal manager (tempo di entrata e pausa dei dipendenti, giorni in cui sono disponibili al lavoro, durata dei turni, ecc.). Quindi, un algoritmo genera una pianificazione che soddisfa tutti questi vincoli. L'idea e risparmiare tempo e fatica, rispetto alla creazione manuale di una pianificazione.
Consente inoltre ai datori di lavoro di impostare regole e preferenze su come generare la pianificazione. Ad esempio, un datore di lavoro potrebbe preferire che tutti i turni inizino e finiscano ogni giorno alla stessa ora. Oppure, potrebbero voler assicurarsi che ci siano sempre due persone a turno durante le ore di punta. Stabilendo regole e preferenze, i datori di lavoro possono eliminare gran parte delle congetture dalla pianificazione.
Il miglior software di pianificazione dei dipendenti offre anche un modo per i dipendenti di verificare la loro disponibilita. E possibile farlo tramite un'interfaccia web o l'app mobile stessa. Una volta inserite queste informazioni, l'app puo quindi utilizzarle per generare una pianificazione che soddisfi le esigenze sia del datore di lavoro che del dipendente.
Quindi, ci sono strumenti di pianificazione per la gestione dei turni e altre modifiche agli orari. Ad esempio, se un dipendente richiede una modifica del proprio turno, l'app puo apportare facilmente le modifiche necessarie e garantire che tutti siano ancora coperti. Aiuta a ridurre al minimo le interruzioni e garantisce che tutti siano sempre consapevoli della loro pianificazione.
I sistemi di pianificazione automatizzati semplificano la creazione di pianificazioni eque e coerenti che soddisfino le esigenze di tutti.
2. Self-service per dipendenti
Il self-service per i dipendenti e una parte importante delle app di pianificazione dei dipendenti. Consente ai dipendenti di visualizzare i propri orari, richiedere ferie e scambiare turni. Aiuta a ridurre alcuni degli oneri dei manager e rende il processo di pianificazione piu efficiente. La pianificazione self-service dei dipendenti di solito funziona tramite un portale online.
In poche parole, le funzionalita self-service dell'app consentono ai dipendenti di-
1. Visualizza il loro programma imminente in tempo reale. In questo modo, possono pianificare la loro vita personale in base ai loro impegni lavorativi.
2. Richiedi una pausa direttamente tramite l'app, eliminando cosi la necessita di moduli cartacei o di inviare e-mail tra dipendenti e dirigenti.
3. Negozia i turni con altri dipendenti tramite l'app. Questo e utile per i manager che si risparmiano la fatica di cercare qualcuno che copra un turno all'ultimo minuto.
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3. Strumenti di messaggistica e comunicazione integrati
Quando si tratta della pianificazione dei dipendenti, la comunicazione e fondamentale. Ecco perche le migliori app per la pianificazione dei dipendenti offrono funzionalita di messaggistica integrate. Consente a manager e dipendenti di rimanere in contatto e gestire facilmente le modifiche degli orari dell'ultimo minuto e mantenere tutti aggiornati.
Ecco alcuni modi in cui funziona la messaggistica integrata-
- Messaggistica da manager a dipendente- consente a manager e dipendenti di comunicare tra loro direttamente, senza dover rivolgersi a terzi, consentendo loro di risolvere rapidamente i problemi. Chat di
- gruppo con i dipendenti- la chat di gruppo consente ai dipendenti di comunicare direttamente tramite l'app mobile. Puo aiutare a coordinare le negoziazioni a turni e consentire ai manager di condividere informazioni sulle attivita e sugli obiettivi della giornata.
- Trasmissione di messaggi- con la messaggistica broadcast, i manager possono inviare messaggi a tutti i dipendenti contemporaneamente. Aiuta a tenere tutti informati sulle notizie e gli annunci aziendali e a condividere informazioni importanti su modifiche agli orari o aggiornamenti delle politiche.
- Sondaggi e sondaggi- molte app di pianificazione dei dipendenti consentono ai manager di inviare sondaggi e sondaggi per ottenere feedback dai dipendenti su vari argomenti, come turni, orari o ferie. Queste informazioni possono essere molto utili per assicurarsi che il programma soddisfi le esigenze di tutti.
- Notifiche in-app- il miglior software di pianificazione dei dipendenti offre notifiche in-app sugli schermi degli utenti ogni volta che c'e una nuova attivita sull'app (come un nuovo messaggio o un nuovo post). Queste notifiche assicurano che gli utenti individuino sempre le comunicazioni importanti e non perdano mai un aggiornamento.
- Notifiche push- le notifiche push sono simili alle notifiche in-app, ma vengono visualizzate anche quando l'app non viene utilizzata. Possono essere inviati direttamente agli smartphone degli utenti e possono essere utilizzati per fornire informazioni sensibili al fattore tempo (come le modifiche alla pianificazione dell'ultimo minuto).
4. Analisi delle prestazioni
E piu importante che mai per le aziende assicurarsi di operare nel modo piu efficiente possibile. L'analisi delle prestazioni, una funzionalita chiave nella maggior parte dei moderni software di pianificazione dei dipendenti, puo aiutare in questo senso fornendo informazioni sulle prestazioni dei dipendenti e su dove possono esserci margini di miglioramento.
Ecco alcuni modi in cui l'analisi delle prestazioni puo essere d'aiuto- l'
- analisi delle prestazioni aiuta a identificare le aree in cui il flusso di lavoro puo migliorare, dalla semplificazione della comunicazione tra i reparti alla riduzione del numero di dipendenti o del numero di processi necessari per completare un'attivita.
- I tassi di abbandono possono avere un impatto notevole su un'azienda e l'analisi delle prestazioni puo contribuire a ridurli comprendendo quali dipendenti hanno maggiori probabilita di andarsene. Quindi, le aziende possono adottare misure per mantenerle felici e impegnate. Cio potrebbe consistere nel fornire loro una formazione aggiuntiva o offrire loro modalita di lavoro flessibili.
- Se sai cosa sta causando una bassa produttivita, puoi fare qualcosa per cambiarlo. L'analisi delle prestazioni identifica le aree in cui i dipendenti sono in difficolta e offre suggerimenti per superare questi ostacoli. Ad esempio, puo consigliare di modificare il modo in cui vengono assegnate le attivita o suggerire ai dipendenti di disporre di determinate risorse per completare il proprio lavoro in modo efficace.
- Nel mondo degli affari di oggi, i dati sono fondamentali. L'analisi delle prestazioni fornisce alle aziende i dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate sulla pianificazione dei dipendenti (e su tutto il resto!). Grazie all'accesso a informazioni dettagliate sulle prestazioni dei dipendenti, le aziende possono apportare modifiche che avranno un impatto positivo sui loro profitti.
5. Accesso mobile per dipendenti e dirigenti
Le app mobili sono una funzionalita chiave in molti moderni programmi software di pianificazione dei dipendenti e per una buona ragione. Le app mobili consentono ai dipendenti di vedere i propri orari e richiedere ferie da qualsiasi luogo in tempo reale. La maggiore flessibilita puo portare a un aumento del morale e a una riduzione dell'assenteismo. Ci sono anche altri vantaggi-
Aggiornamenti in tempo reale- con la pianificazione mobile, dipendenti e manager possono ricevere aggiornamenti in tempo reale sulle modifiche della pianificazione, sui nuovi incarichi e sulle scadenze imminenti. Aiuta a evitare confusione e a mantenere tutti sulla stessa pagina.
Comunicazione migliorata- le app mobili facilitano la comunicazione tra dipendenti e dirigenti. Questa comunicazione migliorata puo aiutare a risolvere i conflitti in modo piu rapido ed efficiente.
Produttivita migliorata- quando i lavoratori hanno accesso ai propri orari tramite un'app mobile, possono pianificare le proprie giornate in modo piu efficace e utilizzare meglio il proprio tempo. Porta a una maggiore produttivita e a un minor numero di ore sprecate.
6. Integrazione con altri sistemi
Sul mercato sono disponibili alcuni software gratuiti per la pianificazione dei dipendenti. Ma le soluzioni software piu efficaci hanno un prezzo elevato. Ad esempio, When I Work ha tre pacchetti mensili a partire da $4 per utente al mese e fino a $8 per utente al mese. Allo stesso modo, Trello costa $5 per utente al mese per il suo pacchetto standard.
Sarebbe ingiusto per le aziende se queste app per gli orari di lavoro si limitassero alla pianificazione e non svolgessero altre attivita. Forse e per questo che i moderni software di pianificazione dei dipendenti non si limitano a produrre pianificazioni. Queste soluzioni software si integrano con altri sistemi di gestione (inclusi software di terze parti) che la tua azienda utilizza per diventare piu efficace, come i salari, le risorse umane e i sistemi di monitoraggio del tempo.
L'integrazione con terze parti e importante perche consente al software di pianificazione dei dipendenti di condividere i dati con altri sistemi operativi. La condivisione dei dati puo automatizzare molte attivita e semplificare le operazioni per le aziende. Avere tutti i dati dei dipendenti in un unico posto semplifica la generazione di report che possono aiutarti a prevedere le esigenze di personale e il budget di conseguenza. Inoltre, con le giuste integrazioni, le aziende possono risparmiare molto tempo e denaro.
Ad esempio, un'integrazione con uno strumento di monitoraggio del tempo puo calcolare automaticamente le ore lavorate, mentre l'integrazione con uno strumento di gestione delle retribuzioni puo garantire che i dipendenti vengano pagati in modo accurato e puntuale. Altre possibili integrazioni includono strumenti per lo scambio di turni, la comunicazione e la gestione delle attivita.
Rendi felici i dipendenti
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Domande frequenti
Qual e la migliore app per gli orari di lavoro?
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda poiche persone diverse hanno preferenze diverse per le app di pianificazione del lavoro. Alcune app di pianificazione del lavoro piu diffuse includono Google Calendar, Apple Calendar e Microsoft Outlook.
Esiste un'app per la pianificazione dei dipendenti?
Si, esistono molte app per la pianificazione dei dipendenti. Alcune opzioni popolari includono When I Work, Homebase e Shiftboard.
Qual e la migliore app di turni?
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda in quanto dipende dalle esigenze specifiche dell'utente. Alcune app di turni popolari includono RosterBuster, RosterBin e RosterVue.
Come posso tenere traccia della pianificazione dei miei dipendenti?
Esistono alcuni modi per tenere traccia del programma dei dipendenti. Puoi utilizzare un software di pianificazione, come When I Work, che ti permettera di creare e gestire la tua pianificazione dei dipendenti online. Puoi anche utilizzare una pianificazione cartacea, come una lavagna o una bacheca, per pubblicare la pianificazione dei dipendenti.