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Una guida ai piani operativi

a guide to operational plans

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Che cos'e un piano operativo?

Un piano operativo e un manuale completo che chiarisce in che modo una business unit o un gruppo di dipendenti assistono nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questa proposta definisce tutte le attivita necessarie per gestire diverse unita di business in un'organizzazione.

Un piano operativo efficace assicura che i dirigenti e i lavoratori comprendano le loro esigenze e come eseguirle in modo tempestivo ed efficiente. Pianificare le attivita quotidiane come percorso per raggiungere gli indicatori chiave di performance e indispensabile per un'organizzazione per raggiungere gli obiettivi e mantenere la redditivita.

In genere, le organizzazioni piu grandi utilizzano piani operativi diversi per ogni business unit, mentre una piccola azienda puo scrivere una o due proposte, a seconda delle esigenze e del potenziale di crescita. Indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata di un'azienda, ogni piano operativo deve rispondere alle seguenti domande

  • Quali sono le attivita e i progetti richiesti in ogni reparto?
  • Quali membri del team sono responsabili di queste attivita e progetti?
  • Quali sono le scadenze richieste per ogni attivita?
  • Quanto costera ogni progetto o attivita?
In sintesi, un piano operativo funge da guida per ogni reparto, facendo si che ogni lavoratore svolga le proprie attivita in modo efficiente in modo che l'azienda possa raggiungere i propri obiettivi.

  • pianificazione operativa puo aiutare le aziende a crescere del 30% piu velocemente il
  • 71% delle organizzazioni orientate alla crescita
piani operativi
  • Le startup che scrivono piani formali hanno una redditivita superiore del 16% rispetto a coloro che non lo fanno
  • Elementi del piano operativo

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    Sebbene i piani operativi variano a seconda del tipo di attivita e del reparto, la maggior parte include i seguenti elementi

    • Attivita- I compiti e le attivita necessarie per operare e raggiungere obiettivi chiave Obiettivi
    • e Obiettivi - Gli obiettivi del dipartimento, i piani e i risultati desiderati
    • Standard di qualita- Il livello atteso di qualita per soddisfare le esigenze dei consumatori e mantenere la reputazione dell'azienda
    • Requisiti di personale e risorse- Cosa fa ogni reparto, quanti dipendenti sono
    • necessari per ogni business unit e quali risorse sono necessarie per garantire il raggiungimento degli obiettivi prestazionali.
    • Definisci le tempistiche richieste per ogni obiettivo e identifichi le tappe chiave che le unita aziendali pianificano per soddisfare
    • ilbudget- Programmazione progetto per progetto e
    • modalita di assegnazione delle risorse all'interno di un budget per raggiungere gli obiettivi chiave
    • Metodo per monitorare le prestazioni- Metodi, strumenti, metriche e indicatori chiave delle prestazioni utilizzati per garantire che tutti rispettino gli obiettivi

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    L'importanza dei piani operativi

    Ogni imprenditore di successo richiede una serie di piani operativi prima di intraprendere un'impresa. Serve come manuale per garantire la gestione della qualita in ogni reparto e far rispettare la responsabilita a livello dell'organizzazione.

    I piani operativi vengono rivisitati ogni anno da aziende consolidate per individuare aree di fatturato deboli, definire nuove opportunita di crescita o rinnovare i flussi di lavoro per massimizzare l'efficienza. Puo ristrutturare i reparti e garantire che i partecipanti chiave siano invitati a raggiungere determinati obiettivi entro scadenze specifiche. Altri vantaggi principali dei piani operativi includono

    1. Stabilisce la responsabilita

    Un piano operativo stabilisce la responsabilita per ogni attivita aziendale richiesta. Chiarendo le aspettative per ogni reparto e dipendente, tutti sanno quali attivita sono responsabili e perche.

    In caso di inefficienze o discrepanze, i dirigenti di reparto possono rivedere il piano operativo per individuare dove si sono verificati e come risolverli.

    2. Ottimizza il restringimento del controllo del

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    restringimento si riferisce alla perdita di proprieta dell'azienda a causa di furto, errore o danno dei dipendenti. Le aziende possono perdere milioni di dollari l'anno quando il restringimento non viene affrontato e mitigato correttamente. Un piano operativo ottimizza il controllo del restringimento definendo il ruolo dei dirigenti di reparto nella prevenzione delle perdite.

    Cio richiede l'implementazione di politiche che garantiscano che ogni reparto sia responsabile di qualsiasi furto, mentre ribadisce il ruolo delle risorse umane nel monitoraggio di tali occorrenze. In caso di furto o smarrimento, l'azienda puo fare riferimento al piano per determinare come deve essere gestito e chi e responsabile.

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    3. Migliora la gestione delle risorse

    Ogni azienda sa che le risorse gestite male comportano una riduzione della produttivita e una perdita di fatturato. E necessario allocare efficacemente le risorse in un piano operativo in modo che ogni reparto disponga dei materiali necessari per svolgere il proprio lavoro e necessario per garantire il successo aziendale.

    Un piano operativo definisce quali attivita sono necessarie, chi ne e responsabile, qual e il bilancio e quali risorse sono necessarie. Se implementato correttamente, un piano operativo puo eliminare le congetture e ridurre al minimo qualsiasi errata localizzazione delle risorse che si traduce in una perdita di profitto.

    4. Ottimizza la gestione delle prestazioni L'

    utilizzo di una serie di indicatori chiave delle prestazioni per tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti e essenziale per mantenere la responsabilita e il morale sul posto di lavoro. Senza una serie specifica di obiettivi per ogni ruolo in un'organizzazione, la produttivita e l'efficacia operativa diminuiscono.


    Un piano operativo ottimizza la gestione delle prestazioni assicurando che ogni business unit sappia in che modo la qualita del lavoro e il livello di produttivita influiscono sull'organizzazione nel suo complesso.

    Le aziende consolidate possono rivedere i loro piani operativi quando non vengono raggiunti gli obiettivi chiave per determinare qual e il problema e come risolverlo. Spesso si fa riferimento per determinare quali lavoratori stanno raggiungendo meglio dei loro obiettivi, in modo che la gestione possa premiare e imparare dalle loro strategie.

    Come scrivere un piano operativo

    Un piano operativo viene in genere scritto all'interno o accanto a un business plan. Le aziende consolidate rivisitano ogni anno il piano operativo di ciascun reparto per modernizzare le politiche, soddisfare le nuove esigenze dei consumatori e mantenere un vantaggio competitivo.

    Scrivere un piano operativo richiede brainstorming, ricerca, definizione degli obiettivi e strategie da parte dei partecipanti coinvolti. Deve essere dettagliato e specifico per garantire che nessun componente o requisito venga dimenticato. Le migliori pratiche per scriverne uno includono

    1. Obiettivi e obiettivi

    Il piano operativo dovrebbe includere una serie chiara di obiettivi che i membri del team possono raggiungere. Questa parte ribadisce quali sono gli obiettivi chiave del dipartimento come saranno raggiunti. Ogni obiettivo dovrebbe essere SMART, che sta per

    • Specifico- Un obiettivo specifico piuttosto che vago che tutti possono comprendere
    • Misurabile- Un obiettivo misurabile per monitorare i progressi conseguibili
    • e realistici- RAGGIUNGIBILE e realistico da mantenere motivati
    • tempestivamente- Richiede una linea temporale per tenere tutti responsabili
    Ogni reparto avra obiettivi diversi, ma tutti dovrebbero aiutare a raggiungere gli obiettivi chiave dell'azienda. Gli obiettivi possono anche cambiare man mano che un'organizzazione cresce e man mano che le richieste del mercato si evolvono. Le tempistiche per ogni obiettivo di reparto dovrebbero essere allineate con gli obiettivi a lungo termine dell'azienda.

    2. Processo di produzione

    Una volta identificati gli obiettivi, i dirigenti di reparto devono considerare come pianificano di raggiungerli. Ogni business unit deve disporre delle attrezzature, dei materiali e della tecnologia necessari per garantire il successo. Fattori da considerare includono-

    • Venditore- Il fornitore (i) necessario per garantire che qualsiasi prodotto o risorsa venga consegnato tempestivamente
    • Sistemi e Macchine Tecnologici- Forniture, macchinari, materiali e sistemi software necessari per raggiungere gli obiettivi di produttivita. Questo varia a seconda del tipo di reparto e le sue funzioni
    • Budget- Un budget che determina quanto spendere per risorse e ogni attivita

    3. Processo operativo

    La parte del processo operativo del piano operativo non e sempre inclusa. In genere e scritto per aiutare gli investitori a sapere come l'esecutivo vuole che ogni dipartimento funzioni ogni giorno. I punti chiave da affrontare in questa parte includono

    • Posizione- Se i lavoratori saranno remoti o in loco e quanti uffici/strutture ci sono. Dovrebbe anche includere se ci sono piani a lungo termine per strutture aggiuntive
    • Ore di funzionamento- Definisce le ore di lavoro, come funziona il programma, e se i lavoratori sarannosupervisoria tempo parziale o a tempo pieno
    • - Elenca le persone che assicurano progetti e le attivita sono terminate in ogni reparto

    4. Timeline e pietre miliari

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    Una linea temporale assicura che i dipendenti rimangano motivati e produttivi. Si tratta inoltre di un efficace meccanismo di tracciamento per raggiungere l'efficacia operativa.

    Ad esempio, se una scadenza viene mancata regolarmente, un dirigente di reparto puo prendere in considerazione l'assunzione di piu dipendenti o richiedere un sistema software automatizzato per massimizzare la produttivita. Le tempistiche tipiche da pianificare in un rapporto operativo includono

    • Nuove assunzioni- Il numero di dipendenti desiderati quando specifici traguardi o obiettivi di reddito sono soddisfatti
    • Timeline di produzione- I nuovi prodotti o servizi per creare da un certo tempo, cio che il design le fasi sono, i periodi di test, le tempistiche di lancio e i periodi di rilascio
    • Timeline di mercato- Identificare il numero desiderato di clienti entro un lasso di tempo, il numero di utenti del sito web, le iscrizioni, le partnership o il cambiamento dei prezzi a causa della crescente domanda dei consumatori
    • Financial Timelines- Tiene traccia delle prestazioni finanziarie su 12 mesi. Puo includere la tempistica desiderata e il numero di eventi di finanziamento, il profitto annuale o il numero di transazioni annuali con i clienti

    Esempi di piano operativo

    E importante notare che gli obiettivi e gli elementi all'interno di un piano operativo cambiano man mano che le esigenze aziendali si evolvono. I team leader possono definire regolarmente gli obiettivi e descrivere le azioni, le persone e le misure necessarie per garantire che siano soddisfatti. Ecco come potrebbe apparire una parte di un piano operativo all'interno di due dipartimenti distinti della stessa societa'.

    2 Esempi di piani operativi

    1. Department Contract Management


    Obiettivo- Ridurre le spese
    Azione- Rinegoziare con i fornitori per ricevere uno sconto sui fornitori di acciaio
    Target- Deve ridurre i costi di $200 per spedizione
    Dipendente Responsabile- Jake Smith in
    Data destinazionevendite - 1 febbraio

    2.

    Obiettivodiassemblaggio del reparto- Migliorare la produttivita
    Azione- Riorganizzare e ottimizzare le linee di assemblaggio 3 e 4
    Obiettivo- Migliorare l'efficienza dei dipendenti a $700 all'ora sulle linee 3 e 4
    Responsabile dipendente- Jessica Johnson nell'assemblaggio
    Data destinazione- 1 luglio

    Mentre il team di gestione dei contratti vuole risparmiare denaro rinegoziando con i fornitori, l'unita di assemblaggio della stessa organizzazione sta lottando per migliorare la produttivita. Entrambi i reparti illustrano le azioni specifiche necessarie per risolvere ogni problema e definendo una sequenza temporale per risolverlo. Se si verifica una nuova circostanza che interrompe questo processo, i team leader possono rielaborare il piano per raggiungere un nuovo obiettivo.

    Pianificazione strategica rispetto alla pianificazione operativa

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    Molti leader aziendali confondono la pianificazione strategica con la pianificazione operativa, ma si tratta di due termini diversi con due scopi diversi.

    Entrambi sono imperativi per il successo di un'azienda, coprendo tutte le funzioni, gli obiettivi, le strategie, i piani e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi. Sebbene sia la pianificazione strategica che quella operativa mappa gli obiettivi futuri di un'azienda, essi sono scritti in circostanze diverse.

    La pianificazione

    strategica richiede la mappatura della missione dell'organizzazione, della visione e degli obiettivi di primo livello per i prossimi 3-5 anni. Esso considera come saranno misurati tali obiettivi e quali attivita sono necessarie per raggiungerli.

    Un piano strategico e piu orientato al futuro e piu ampio di un piano operativo. Non include i requisiti giornalieri a breve termine necessari per raggiungere gli obiettivi futuri. L'obiettivo di un piano strategico si concentra sull'azienda piuttosto che su ogni reparto. Una volta creati da dirigenti di alto livello, diversi team sono responsabili di garantire che sia implementato con successo.

    La stragrande maggioranza delle organizzazioni non riesce a realizzare il loro piano strategico perche i loro obiettivi sono troppo alto o ambizioso. Inoltre, non prendono in considerazione le varie risorse e budget necessari per garantire il successo nei loro piani strategici.

    Per migliorare queste possibilita, un'azienda dovrebbe progettare un budget specifico per il proprio piano strategico, tenendo conto di tutte le iniziative in esso contenute. E anche importante creare obiettivi SMART piuttosto che obiettivi eccessivamente grandi per rimanere realistici. Quando si tiene traccia dello stato di avanzamento di un piano strategico, il team esecutivo deve valutare come l'azienda sta eseguendo metriche specifiche, piuttosto che il modo in cui ogni reparto sta funzionando.

    Pianificazione operativa

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    Un piano operativo scompone i ruoli dei reparti nel raggiungimento degli obiettivi aziendali piuttosto che concentrarsi su obiettivi organizzativi a lungo termine. Anziche utilizzare una linea temporale di 3-5 anni, rimane focalizzata sull'anno successivo.

    I piani operativi vengono generalmente riscritti ogni anno per tenere il passo con le esigenze aziendali, le esigenze dei reparti, le esigenze del mercato e per ridurre al minimo le inefficienze. Sono scritti da o con i dirigenti di reparto, che li esaminano con dirigenti di alto livello per garantire che gli obiettivi siano allineati agli obiettivi aziendali.

    Mentre un'organizzazione puo avere 8 diversi piani operativi per 8 dipartimenti, ogni piano correttamente implementato contribuira al successo complessivo dell'organizzazione. Il budget per un piano operativo e incluso nel budget annuale di ogni business unit, in genere determinato dal proprietario.

    A differenza di un piano strategico, i dirigenti di reparto si incontrano piu regolarmente per monitorare le prestazioni di ogni attivita/obiettivo.

    • Oltre il 90% delle organizzazioni non raggiunge gli obiettivi stabiliti nei loro piani strategici
    • l'
    • 86% dei team leader spende meno di uno ora al mese parlando di strategia e pianificazione operativa
  • Il 60% delle aziende non collega la pianificazione strategica o la pianificazione operativa nel proprio budget
  • In conclusione, ecco i punti chiave da ricordare sui piani operativi

    • Un piano operativo affronta i compiti richiesti di ciascun reparto, chi ne e responsabile, quali risorse sono necessarie, quanto costano e qualsiasi tempistica o traguardo.
    • I piani operativi beneficiano di un'organizzazione stabilendo responsabilita, ottimizzando il controllo del restringimento, migliora la gestione delle risorse e garantisce la gestione delle prestazioni.
    • Un piano operativo dovrebbe includere obiettivi e obiettivi, il processo di produzione, il processo operativo e varie tempistiche.
    • Un piano strategico e un elenco di 3-5 anni di obiettivi futuri dell'azienda, mentre i piani operativi sono incentrati sugli obiettivi di ciascuna business unit per il prossimo anno.

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