Cos'e un template per la creazione di orari?
Un modello Schedule Maker e un tipo di documento che crea una copia di se stesso quando viene aperto. Questa copia presenta tutto il design e la formattazione dell'esempio di Schedule Maker, ad esempio loghi e tabelle, ma e possibile modificarla inserendo il contenuto senza alterare l'esempio originale di Schedule Maker. Un modello per la creazione di programmi progettato in modo professionale puo aiutare a mantenere un aspetto uniforme dei documenti correlati.
6 cose da fare e da non fare per la pianificazione (e perche un modello di Schedule Maker e una cosa da non fare)
Cos'e un programma di lavoro?
Un programma di lavoro e un orario che delinea i giorni e gli orari in cui il dipendente dovrebbe lavorare. Questo programma va a vantaggio sia del datore di lavoro che del dipendente in quanto fornisce chiarezza e certezza per quanto riguarda le mansioni da svolgere, soprattutto quando il lavoro e a tempo parziale o a turni. A volte, un programma di lavoro include pause, straordinari e ferie. Puo anche includere informazioni aggiuntive, come l'ora di pranzo e la pausa, e chi lavorera con chi.
In breve, il programma di lavoro e una tabella di marcia per dipendenti e datori di lavoro, che li aiuta a rimanere al passo con il lavoro che deve essere svolto, entro quando deve essere completato e da chi.
Una buona pianificazione aiuta i dipendenti a capire qual e la loro posizione rispetto alle attivita, aggiornando al contempo il calendario di lavoro. Considera i giorni e le ore specifici assegnati a un dipendente per il lavoro retribuito e include i dettagli del turno di un dipendente, inclusi i giorni della settimana e gli orari specifici in cui un dipendente dovrebbe lavorare per l'organizzazione. A seconda della natura del lavoro e dell'attivita, si possono lavorare le stesse ore o giorni durante la carriera presso un'organizzazione, oppure il loro programma potrebbe cambiare in base alle esigenze del datore di lavoro.
Una pianificazione efficiente puo aiutare a semplificare il tempo del personale, gestire il carico di lavoro su piu turni e mantenere chiara la comunicazione tra team e verticali. Con pianificazioni efficaci, le aziende sono destinate a funzionare senza intoppi.
Tipi di orari di lavoro
Gli ultimi tre anni della pandemia hanno costretto le persone a ricalibrare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. I dipendenti hanno iniziato a anteporre le esigenze personali, la salute mentale e il benessere generale ai propri impegni lavorativi. La maggior parte dei lavoratori e ora interessata a trovare un lavoro che consenta loro di avere una vita equilibrata, piuttosto che un altro stipendio. I datori di lavoro attenti hanno preso coscienza della situazione e stanno assumendo persone piu motivate e meno suscettibili di esaurirsi. Il rapporto Global Talent Trends 2022 di LinkedIn ha rilevato che il lavoro da remoto o ibrido e aumentato sette volte piu velocemente rispetto ai ruoli personali, portando all'83% di offerte di lavoro in piu che menzionano la flessibilita dal 2019.
Anche gli orari di lavoro si sono evoluti per stare al passo con il cambiamento della cultura del lavoro. Ecco alcuni orari di lavoro comuni dei dipendenti-
- A tempo pieno- Un programma di lavoro tradizionale, in genere prevede di lavorare circa 40 ore a settimana. I dipendenti a tempo pieno di solito hanno orari e giorni lavorativi prestabiliti, sebbene la flessibilita possa essere possibile a seconda delle esigenze dell'azienda. Per i datori di lavoro, e facile creare orari settimanali quando si lavora con dipendenti a tempo pieno.
- A tempo parziale- anche i dipendenti a tempo parziale hanno orari e giorni prestabiliti, ma in genere lavorano meno ore rispetto ai dipendenti a tempo pieno, di solito da 20 a 30 ore a settimana. Alcune aziende offrono vantaggi ai dipendenti a tempo parziale come l'assicurazione sanitaria, mentre altre no.
- Flessibile- in un orario di lavoro flessibile, i dipendenti hanno un certo grado di controllo su quando e con che frequenza lavorano. Potrebbe consistere nel lavorare da casa, impostare gli orari o sfruttare l'orario flessibile (inizio e fine del turno in orari diversi ogni giorno). Un accordo di lavoro flessibile rispetta il tempo impiegato dai dipendenti e puo portare vantaggi sia ai datori di lavoro che ai dipendenti, in quanto puo portare a una maggiore produttivita e soddisfazione sul lavoro.
- Compresso- un programma di lavoro compresso implica lavorare meno giorni alla settimana, ma piu ore rispetto a un programma tradizionale a tempo pieno, in genere quattro giorni di 10 ore anziche cinque giorni di otto ore. Un programma come questo e vantaggioso per coloro che hanno bisogno di piu tempo fuori dal lavoro per obblighi personali o familiari. Tuttavia, puo anche portare al burnout se non gestito correttamente.
- Lavoro a turni- il lavoro a turni viene solitamente implementato in luoghi in cui i dipendenti sono programmati per lavorare in orari non standard, comprese la sera, i turni notturni o la mattina presto. Questo tipo di orario e spesso necessario per lavori in settori che richiedono piu di 10 ore di lavoro, come ristoranti, hotel e negozi al dettaglio.
- Rotazione- un programma a rotazione prevede l'esecuzione di turni diversi in giorni diversi (o anche settimane diverse). Tale programma e comune nel settore sanitario e produttivo, dove e necessaria una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 Potrebbe essere necessario creare programmi giornalieri per una migliore efficienza.
- Turno diviso- un turno diviso si verifica quando un dipendente lavora due turni piu brevi con una pausa intermedia, anziche un turno lungo. Un esempio potrebbe essere lavorare dalle 7-00 alle 11-00, fare una pausa e lavorare di nuovo dalle 16-00 alle 20-00. Tale orario e molto comune nelle aziende con filiali internazionali in diversi fusi orari.
- Su chiamata- i turni di guardia sono quando un dipendente deve entrare al lavoro, se necessario, ma non ha un orario prestabilito. Un dipendente potrebbe essere reperibile per determinati giorni della settimana o del mese o essere reperibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
- Remoto- i dipendenti remoti non entrano fisicamente in un ufficio, ma completano il lavoro da casa o da un altro luogo al di fuori dell'ufficio. Questa disposizione sta diventando sempre piu popolare poiche la tecnologia ha reso piu facile la comunicazione e la collaborazione da remoto.
Ora, diamo un'occhiata ad alcune delle cose da fare e da non fare che aiutano a migliorare la pianificazione.
Monitora accuratamente i dati dei dipendenti e i costi
Risparmia tempo con un programma software per la pianificazione dei dipendenti.
No.1- Pianifica il tuo programma in anticipo
Una pianificazione avanzata degli orari di lavoro puo aiutare a migliorare la comunicazione e il coordinamento tra i membri del team Quando tutti i membri del team sanno quali attivita devono essere completate e le relative scadenze, e piu facile per i dipendenti lavorare insieme per portare a termine il lavoro in modo efficiente. Aiuta anche a evitare conflitti tra i dipendenti su chi e responsabile di quale compito.
Una moderna app per la pianificazione dei dipendenti puo aiutarti a pianificare un programma di lavoro senza sforzi. Un'app di pianificazione come Zip Schedules consente a un manager di creare modelli personalizzati per una pianificazione. Possono selezionare un intervallo di date, scegliere i dipendenti a cui assegnare le attivita e specificare le attivita coinvolte. Quindi devono solo iniziare a riempire quei turni con i dipendenti disponibili a lavorare.
Tuttavia, e importante avere un profilo a portata di mano per ogni dipendente, per avere successo con questo metodo. Questi profili includeranno la disponibilita, le competenze e le qualifiche del dipendente. L'app puo anche aiutarti a vedere quali dipendenti sono disponibili per turni specifici, assicurando che a tutti vengano assegnati orari di lavoro sufficienti.
N. 2 Automatizza il processo di pianificazione
La creazione manuale delle pianificazioni puo causare errori, ad esempio turni dimenticati o dipendenti che hanno prenotato due volte. Un buon software di pianificazione aiuta a ridurre questi errori, cosi puoi essere sicuro che la tua pianificazione sia accurata.
Uno dei principali svantaggi del tentativo di comunicare i turni tramite e-mail o SMS e che si tratta di un processo piu lungo e spesso crea confusione. Con il software di pianificazione online dei dipendenti, tuttavia, i dipendenti possono accedere e visualizzare i loro prossimi turni in tempo reale e possono comunicare modifiche o aggiornamenti alla pianificazione senza problemi. Questo aiuta a garantire che tutti siano sempre sulla stessa pagina.
Inoltre, molte app di pianificazione offrono l'integrazione dell'ora, consentendo ai dipendenti di entrare e uscire direttamente dalla pianificazione stessa. Cio elimina la necessita di schede presenze cartacee o di immissione manuale dei dati, risparmiando ancora piu tempo (e denaro). Aiuta inoltre i datori di lavoro a tenere sotto controllo il tempo dei dipendenti e a tenere traccia delle ore lavorate. E possibile utilizzare queste informazioni per migliorare i processi di elaborazione delle retribuzioni e garantire la conformita con le leggi sul lavoro.
Una pianificazione organizzata aiuta ad aumentare i livelli di produttivita dei singoli dipendenti e dell'azienda nel suo complesso. Quando tutti conoscono le proprie responsabilita, e piu facile lavorare in modo efficiente.
N 3. Consenti flessibilita nella pianificazione
Quando si tratta della pianificazione dei dipendenti, ci sono molte buone ragioni per consentire la flessibilita. Un sondaggio di Airtasker rivela che i lavoratori con orari flessibili lavorano in media 1,4 giorni in piu ogni mese rispetto ai lavoratori con orari fissi. Altri studi confermano che i lavoratori flessibili sono piu produttivi di quelli che rispettano orari rigidi. Cio e forse dovuto al fatto che i lavoratori che dispongono di una certa flessibilita sono in grado di adattare meglio i loro orari ai loro ritmi naturali di produttivita (ad esempio, lavorando prima o dopo gli orari standard, se e il momento in cui tendono ad essere piu produttivi).
Un orario flessibile offre ai dipendenti un maggiore controllo sulla loro vita lavorativa, migliorando la concentrazione sul lavoro, aumentando la soddisfazione e la motivazione sul lavoro, oltre a ridurre lo stress e l'ansia al di fuori del lavoro.
Monitora accuratamente i dati dei dipendenti e i costi
Risparmia tempo con un programma software per la pianificazione dei dipendenti.
N 4. Diffida di un modello per la creazione di orari
E possibile utilizzare una miriade di formati di pianificazione per gestire in modo efficace uno stabilimento. Tuttavia, prima di assegnare i turni, i manager devono determinare il programma di lavoro piu adatto al loro modello di business. Ad esempio, una societa di sviluppo software o una banca potrebbe aver bisogno dei propri dipendenti al lavoro solo otto ore al giorno, mentre un fast-food richiedera cuochi in linea alle 4 del mattino e di nuovo alle 16 tutti i giorni. Qualunque siano le esigenze aziendali, i manager devono utilizzare un sistema di pianificazione efficace che sia facile da usare, consenta la personalizzazione e soddisfi il tempo e le esigenze dei dipendenti.
I modelli di pianificazione gratuiti su social media e siti Web sono una dozzina. Questi possono servire allo scopo di un'organizzazione all'inizio, ma possono creare grossi intoppi in futuro.
Un generatore di pianificazione basato su modelli non e una buona idea perche non e adattato alla tua attivita, e inflessibile e non ti consente di apportare modifiche facilmente. Ricorda che non stai creando un orario delle lezioni per studenti con slot fissi per matematica, scienze e inglese, ma un programma per adulti che lavorano che potrebbero avere molteplici responsabilita. Un modello di pianificazione prestabilito puo prendere in considerazione o meno le esigenze specifiche della tua azienda. Ogni azienda e diversa e ha esigenze di pianificazione diverse. Un modello di prototipo non puo fornire il livello di personalizzazione necessario per creare una pianificazione efficace per l'ambiente di lavoro. Inoltre, un modello non ti consente di modificare o adattare facilmente la tua pianificazione se la pianificazione attuale non funziona bene.
A differenza dei software di pianificazione, i modelli non offrono alcun supporto o assistenza su come utilizzarli. Se riscontri problemi con un modello, probabilmente dovrai cercare aiuto o assistenza da solo. Inoltre, un modello puo spesso causare errori nella pianificazione. Questo perche e facile inserire informazioni errate quando si utilizza un modello, il che puo creare confusione e frustrazione sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.
N 5. Evita le modifiche dell'ultimo minuto negli orari
Una chiave per una migliore gestione della forza lavoro e disporre di una pianificazione completa che non richieda troppe modifiche dell'ultimo minuto. Tali orari tengono conto delle richieste di ferie dei dipendenti e degli impegni personali e hanno sempre un piano di riserva pronto.
Le modifiche dell'ultimo minuto negli orari dei dipendenti, d'altra parte, possono spesso indicare una cattiva gestione del tempo da parte del datore di lavoro. Puo lasciare i dipendenti sopraffatti, oberati di lavoro e sottovalutati, con una riduzione della produttivita.
I dipendenti che cambiano costantemente i loro orari all'ultimo minuto possono riscontrare un aumento dei livelli di stress, che puo influire sulla loro salute e sul loro benessere. Cio puo causare assenteismo o ritardo. In definitiva, puo interrompere il flusso di lavoro di uno stabilimento quando i dipendenti iniziano a congedo non pianificato o a smettere del tutto.
N 6. Non eccedere o sottoprogrammare i dipendenti
La pianificazione eccessiva e la sottopianificazione dei dipendenti possono causare una serie di problemi per un'organizzazione. Se i dipendenti sono fuori orario, diventano stressati e la loro produttivita ne risente. Se non sono programmati, si annoiano e, ancora una volta, la produttivita ne risente.
Inoltre, una pianificazione eccessiva o insufficiente dei dipendenti puo creare la sensazione che il loro lavoro non sia apprezzato o che il loro datore di lavoro non si preoccupi di loro, con conseguente abbassamento del morale e risentimento. Cio influira sulla loro interazione con i clienti, con conseguente riduzione dei livelli di soddisfazione dei clienti. E inoltre piu probabile che tali dipendenti lascino il lavoro, con conseguenti tassi di turnover piu elevati per l'azienda.
Alla fine, i profitti dell'azienda ne risentiranno. Puo essere costoso per l'azienda, sia in termini di perdita di produttivita che di costi di formazione.
Rendi felici i dipendenti
Usa app mobili, liste di controllo e tecnologia digitale per la pianificazione dei dipendenti.
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Domande frequenti
Come faccio a creare un pianificatore?
Esistono alcuni modi per creare un pianificatore di pianificazione. Un modo e utilizzare un modello di calendario in un programma di elaborazione testi o di foglio di calcolo. Un altro modo e utilizzare un programma software di pianificazione.
Come faccio a creare un modello di pianificazione in Excel?
Per creare un modello di pianificazione in Excel, segui questi passaggi- 1. Apri una nuova cartella di lavoro in Excel. 2. Fate clic sulla scheda File, quindi su Nuovo. 3. In Modelli disponibili, fai clic su Pianificazioni. 4. In Nuovo, fai clic sul modello di pianificazione che desideri utilizzare. 5. Apporta le modifiche desiderate, quindi salva la cartella di lavoro.
Come si crea una pianificazione in Word?
Non esiste una funzione specifica in Microsoft Word che consenta di creare una pianificazione; tuttavia, e possibile utilizzare la funzione tabella del programma per creare una griglia che puo essere utilizzata per questo scopo. Per creare una pianificazione in Word, inserisci prima una tabella con il numero desiderato di righe e colonne. Quindi, etichetta le colonne con i giorni o le date appropriati e compila le celle corrispondenti con le informazioni desiderate.
Quale programma posso usare per creare una pianificazione?
Esistono molti programmi che possono essere utilizzati per creare una pianificazione. Alcuni esempi includono Microsoft Excel, Google Sheets e Apple Numbers.