Employee Scheduling Software di programmazione | 6 mins read

Caratteristiche da considerare quando Shopping Around for Employee Scheduling Soft

features to consider when shopping around for employee scheduling soft
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Il software di pianificazione dei dipendenti e uno strumento prezioso per la creazione di orari dei dipendenti e l'amministrazione del personale orario. Consente di risparmiare tempo automatizzando il processo di pianificazione con funzioni chiave per automatizzare nuove notifiche di pianificazione e cambio turno, assegnare automaticamente turni, creare schede ore, importare file del ciclo paghe e molto altro ancora. Le piattaforme di gestione della pianificazione eliminano gli errori umani e producono pianificazioni coerenti, aumentando al contempo la produttivita, la soddisfazione dei lavoratori e ottimizzando i costi della manodopera.

In qualita di datore di lavoro, siete tutti troppo familiari con le sfide legate alla creazione di orari dei dipendenti che mantengano il vostro personale felice, soddisfacendo al contempo i requisiti dei turni e mantenendo l'attivita senza intoppi. Il software di pianificazione dei dipendenti e una soluzione conveniente per semplificare questo processo noioso e dispendioso, eliminando gli errori umani e riducendo al minimo il lavoro di ufficio per le piccole, medie e grandi aziende.

In questa guida vengono illustrate le caratteristiche piu importanti da considerare quando si acquista il software per la programmazione dei dipendenti. Ti forniremo anche una spiegazione approfondita delle innovazioni, dei vantaggi, dei tipi e dei fattori di acquisto di cui hai bisogno per aiutarti a scegliere la migliore soluzione di pianificazione dei dipendenti per la tua azienda.

L'importanza dei

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aziendali hanno molte responsabilita quotidiane e attivita come la creazione di pianificazioni possono allontanare l'attenzione da altre attivita chiave. Cio potrebbe comportare un aumento dei costi di manodopera, soprattutto se ti causa di assumere personale aggiuntivo o di non utilizzare la tua forza lavoro corrente in modo ottimale. La

programmazione manuale su un foglio di calcolo puo costare un manager fino a 140 ore all'anno! Si tratta di una quantita enorme di tempo che potrebbe essere speso per attivita di gestione aziendale piu importanti.

Non solo, ma i dipendenti confessano che sprecano fino al 50% del loro tempo sull'orologio quando non hanno un programma strutturato. Cio significa che si osserva una significativa perdita di produttivita se il personale non e a conoscenza di esattamente cio che deve essere fatto.

E offrire ai dipendenti la possibilita di gestire i propri programmi aumenta il morale e le prestazioni. Riduce inoltre gli straordinari non pianificati assicurando che i turni siano adeguatamente coperti.

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Vantaggi del software Employee Scheduling

Cosa rende il software di pianificazione dei dipendenti un'opzione migliore che la programmazione manuale? Sebbene ogni azienda sia diversa, le aziende di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dall'automatizzazione del processo di pianificazione. Ecco alcuni dei principali vantaggi del software di gestione dei dipendenti-

1. Il software di pianificazione dei dipendenti tiene conto automaticamente delle modifiche apportate alla disponibilita di un dipendente. Questo elimina problemi come la mancata presenza di personale sufficiente per coprire un turno e i conflitti di pianificazione quando un membro del team prende tempo pianificato. Alcune piattaforme software dispongono anche di funzionalita di scambio di turni, che consentono ai dipendenti di apportare modifiche alla pianificazione in tempo reale.

2. Migliora la comunicazione tra la direzione e il personale. Il software di gestione dei dipendenti consente di informare tutto il personale quando viene registrata la nuova pianificazione o vengono apportate modifiche a una pianificazione esistente. Se qualcuno chiama malato, sarai in grado di trovare facilmente un membro del team disponibile.

3. Tiene traccia della documentazione, delle credenziali di archiviazione, delle date di scadenza e altro ancora per garantire la conformita. Il software di pianificazione dei dipendenti puo avvisare te e il tuo personale quando alcune importanti date di rinnovo sono in arrivo e assicurarsi che i membri dello staff con credenziali scadute non vengano inseriti nel programma.

4. Abbassa i turni scoperti. Anche se non sarai mai in grado di tenere conto di giorni di malattia non pianificati o emergenze, il software di pianificazione dei dipendenti ridurra i turni scoperti tenendo traccia dei membri del personale che sono disposti a prendere un turno con breve preavviso.

5. Ottimizzazione dei costi di manodopera. Il software di pianificazione puo tenere traccia di quanto personale e generalmente richiesto per ogni turno e prevedere la domanda. Cio riduce al minimo la programmazione e gli straordinari non pianificati.

6. Riduce al minimo la pianificazione dei reclami. Il software di pianificazione migliora il morale e riduce al minimo i reclami perche hanno una pianificazione coerente. Riduce al minimo gli errori nelle richieste di timeoff, garantendo al contempo che ogni turno sia coperto adeguatamente.

Tipi di software di pianificazione

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dei dipendenti software di pianificazione e disponibile in due tipi principali-

  • Schedulazione statica- Le aziende con turni fissi possono beneficiare di software di pianificazione statica. Ruota automaticamente i dipendenti su due o piu turni ogni giorno in base ai periodi di tempo definiti. Questo tipo di software e ideale per ristoranti e alberghi perche semplifica il processo di pianificazione e tiene traccia della routine automaticamente.
  • Scheduling dinamico- Questo tipo di software e ideale per le aziende i cui turni cambiano costantemente in base a cose come variazioni nelle localita o clienti. E perfetto per aziende orientate al servizio come pet sitter, tecnici di riparazione di elettrodomestici o appaltatori. Questo software ridurra al minimo i conflitti di pianificazione fornendo aggiornamenti in tempo reale sui membri del team disponibili.
Alcune piattaforme ospiteranno un tipo di pianificazione o l'altro, e alcune faranno entrambe le cose. Generalmente offrono anche due tipi di distribuzione-
  • basata sul Web- la distribuzione basata sul Web consente alla gestione di accedere al software da qualsiasi computer dotato di una connessione Internet. Questo tipo di servizio e solitamente disponibile con abbonamento mensile o annuale, e il prezzo si basa sulle dimensioni del personale e sul numero di utenti.
  • In
  • sede o su server- il software basato su diversi viene installato sul server e puo essere utilizzato solo sulla rete privata. I costi iniziali sono generalmente piu elevati con questa opzione e potrebbe essere necessario pagare per la manutenzione e gli aggiornamenti in futuro. Saranno necessari anche backup manuali.

Caratteristiche del software Employee Scheduling

Ecco le caratteristiche fondamentali da cercare quando si sceglie il software di pianificazione dei dipendenti-

  1. Panoramica della pianificazione- Consente di visualizzare i turni settimanali, bisettimanali e mensili in un colpo d'occhio.
  2. Gestione del lavoro- gestisci facilmente il lavoro fatturabile e non fatturabile, i budget, le riunioni, il carico di lavoro e i portafogli per massimizzare la produttivita.
  3. Comunicazione in tempo reale- utilizza la tecnologia mobile e Internet per mantenere la forza lavoro informata 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
  4. Assegnazione automatica turni- automatizza le assegnazioni dei turni per accelerare il processo di programmazione.

  5. Swapping di turni- consente ai dipendenti di scambiare turni o ritirare turni disponibili, impedendo al tempo stesso la programmazione e gli straordinari non pianificati.

  6. Modello di pianificazione- salva le pianificazioni precedenti e consente di perfezionarle in base ai requisiti attuali.

  7. Profilo lavoratore- tiene traccia di tutti i dati importanti dei dipendenti, incluse le informazioni di contatto e le certificazioni.

  8. Previsione delle risorse- utilizza algoritmi per proiettare i requisiti di personale in base ai modelli storici.

  9. Report e analisi- informazioni dettagliate e riepiloghi preziosi, inclusi report finanziari, esportazione di dati, orario, costi di manodopera e altro ancora.

  10. Integrazioni- si integra con la gestione del ciclo paghe corrente e altri sistemi.

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Fattori di acquisto da considerare

Tenendo conto di tutto cio in mente, ecco i principali fattori di acquisto da considerare quando si sceglie la migliore soluzione di pianificazione per la vostra azienda-

  1. considerare la facilita d'uso, soprattutto nei settori che non sono esperti di tecnologia.
  2. Assegnazioni di turni automatiche per semplificare il processo di programmazione.
  3. Pianificare il monitoraggio per l'efficienza.
  4. Valore e funzione. Prendi in considerazione l'aggiunta di funzionalita premium in base alle tue esigenze aziendali.
  5. Considera le sfide di pianificazione della tua azienda e scegli il software che le affronti.
  6. Assicurarsi che il software scelto sia compatibile con i sistemi correnti.
  7. L' accessibilita tramite smartphone e importante per il personale e la sicurezza e fondamentale per proteggere i dati di tutti.
  8. Le funzionalita di integrazione sono fondamentali, in particolare con il software di contabilita e stipendi.
  9. Servizio clienti eccezionale e supporto tecnico accessibile.
  10. Analisi e reporting per aiutarti a ottimizzare il processo di pianificazione.

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