Employee Scheduling | 10 mins read

Guida alla pianificazione dei dipendenti

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Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Sia nel mercato per l'aggiornamento o interessati a ottenere informazioni dettagliate sulle funzionalita complete del software di pianificazione, ecco tutto quello che c'e da sapere sulla pianificazione dei dipendenti.

Gestire la forza lavoro della tua azienda, che sia piccola o grande, non e facile, vale a dire quando si tratta di ottenere i tempi di pianificazione dei dipendenti giusti.

Tra tutte le risorse da monitorare, il tempo puo rivelarsi il piu complesso e impegnativo da assumere in qualsiasi settore. Tuttavia, se eseguito correttamente, un programma di lavoro ben realizzato consente di aumentare la produttivita e la redditivita. Per raggiungere questo obiettivo, l'uso di best practice e software di programmazione e fondamentale.

Attraverso i paesaggi tecnologici, il software di pianificazione dei dipendenti fornisce, ora e piu facile creare e tenere traccia dei programmi dei dipendenti, che e conveniente e in definitiva migliore per il vostro marchio.

Sia nel mercato per aggiornare le applicazioni di pianificazione o interessati a ottenere informazioni dettagliate sulle funzionalita complete del software di pianificazione, ecco una descrizione dettagliata di tutto quello che dovete sapere quando si tratta di pianificazione dei dipendenti.

Che cos'e il software di pianificazione dei dipendenti?

Il software di pianificazione dei dipendenti va oltre l'assistenza della creazione di programmi.

Nella sua forma piu standard, e un'applicazione che consente ai manager di creare pianificazioni e condividerle con i dipendenti.

Tuttavia, la maggior parte delle soluzioni software offre funzionalita che superano l'uso di fogli di calcolo o i metodi di carta e penna datati.

Le funzionalita spesso disponibili nelle soluzioni software di pianificazione dei dipendenti includono-

Crea e condividi pianificazioni - Il software consente ai manager di creare pianificazioni e condividerle con i dipendenti attraverso piu canali, come e-mail, notifiche push mobili, e attraverso l'hardware stesso.

Crea modelli di turno - i responsabili possono creare modelli di turni riutilizzabili per risparmiare tempo durante la creazione di programmi settimanali oppure possono copiare e incollare programmi pertinenti nelle settimane precedenti.

Gestione delle richieste di timeoff - i dipendenti possono utilizzare lo strumento per richiedere una pausa e queste richieste possono essere accettate o rifiutate dai responsabili. Se il timeoff e accettato, verra automaticamente registrato nello strumento e riflettera sulla disponibilita dei dipendenti.

Promemoria legge sul lavoro - questa funzione consente ai manager di rimanere conformi alle piu recenti leggi sul lavoro avvisandoli se violano un regolamento. Cio consente alla direzione di adottare le misure necessarie per modificare qualsiasi situazione discutibile.

Shift Swap Requests - consente al personale di assumere il controllo degli swap di turno elaborando le richieste tramite l'app. Il dipendente che desidera scambiare turni puo richiedere di scambiare con un altro dipendente che puo accettare o rifiutare la modifica. Questo rende la vita piu facile per il manager in quanto il loro unico compito e quello di approvare la modifica una volta che i dipendenti hanno organizzato lo scambio.

Strumenti per la definizione del budget - imposta un budget di manodopera giornaliero, settimanale o mensile e tieni traccia di quanto ti trovi vicino all'app. Se noti che stai andando oltre, puoi prendere misure per ridurre la spesa.

Avvisi di assegnazione del personale Gli avvisi indicano se lo strumento ritiene che uno spostamento sia sotto o in eccesso. Cio consente di aggiungere o rimuovere dipendenti dai turni.

Strumenti di comunicazione - alcuni strumenti di pianificazione contengono funzionalita di comunicazione in modo che i manager possano aggiornare il proprio team sulle notizie relative all'azienda.

Conoscere il

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Durante la programmazione, e necessario farlo in modo conforme alle leggi sul lavoro nella tua zona. Queste leggi possono variare a livello nazionale, statale o anche di citta. Ecco alcuni fattori critici di cui essere consapevoli.

Salario minimo - Il salario orario minimo influenzera quanto spendi in manodopera, e tale tariffa oraria variera da regione a regione. E in alcuni casi, tipi specifici di lavoro, come i lavori in cui i lavoratori ricevono mance, possono essere pagati a un tasso inferiore al salario minimo.

Pianificazione prevedibile - Le leggi di programmazione prevedibili sono quelle che mirano a rendere il lavoro piu affidabile per i dipendenti. Esistono diversi requisiti di pianificazione prevedibili e quelli esatti a cui devi aderire dipenderanno dallo stato in cui ti trovi. Alcune cose che queste leggi potrebbero richiedere di fare sono fornire orari di lavoro ai dipendenti in anticipo (spesso due settimane), pagare i turni di guardia e i cambiamenti di turno, e fornire nuovi assunti con stime in buona fede sui turni che darete loro. Pausa - Alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di fornire ai dipendenti che lavorano per un certo numero di ore una pausa pasto.

Potrebbe anche essere richiesto di fornire pause di riposo piu brevi. Se assumi persone sotto i 18 anni, potrebbe essere necessario seguire regole diverse per questi dipendenti.

straordinari - Il Fair Labor Standards Act richiede ai datori di lavoro di pagare gli straordinari ad un tasso di 1,5 volte la paga regolare per tutte le ore lavorate oltre un limite di 40 ore.

Giorni di riposo - Alcuni stati hanno leggi che assicurano che i dipendenti ricevano almeno un periodo di riposo di 24 ore alla settimana. In alcune occasioni, questo puo essere calcolato in media su un periodo di un mese. Settori diversi possono anche avere leggi diverse.

Congedo annuale - Nessuna legge statale o federale richiede ai datori di lavoro di fornire tempo di vacanza retribuito o non pagato. I datori di lavoro devono fornire congedo per malattia non retribuito in alcune situazioni secondo la legge federale. Alcuni stati e localita hanno leggi in vigore che richiedono ai datori di lavoro di fornire un congedo per malattia retribuito.

Come scegliere il giusto software di pianificazione

Con tutte le opzioni la fuori, scegliere un software di pianificazione dipendente non e facile. Tuttavia, ci sono domande che dovresti porsi quando restringi le opzioni.

Quali caratteristiche hai bisogno?
Il software di pianificazione dei dipendenti ha molte caratteristiche e vantaggi. Quando scegli il software, pensa davvero a quali funzionalita hai bisogno tu e il tuo team.

Ad esempio, se si desidera aiutare a rispettare le leggi sul lavoro, una soluzione software con un promemoria del diritto del lavoro potrebbe essere una buona idea. Oppure, se vuoi consentire al tuo team di richiedere il tempo libero o spostare gli swap all'interno dell'app, pensa a cercare uno strumento che fornisca queste funzioni.


Il software si integra con altri strumenti?
Se si utilizzano gia strumenti per cose come POS e libro paga, ha senso scegliere un software di pianificazione che si integrera con questi strumenti.

Se non usi gia altri strumenti, pensa se e probabile che in futuro la tua azienda cresca.

Quanti dipendenti ha la tua azienda?
Mentre una soluzione e adatta per un datore di lavoro, un'altra puo essere piu adatta per un altro. Tutto si riduce ai numeri e al numero di dipendenti del personale.

Alcuni software sono piu attrezzati per le imprese piu grandi (circa 200 o piu sedi) e utilizzati al massimo grado, mentre le operazioni di mamma e pop piu piccole potrebbero non richiedere tutte le campane e fischietti.

E probabile che la tua azienda cresca?
Se ti aspetti che la tua azienda cresca, devi assicurarti che il tuo software di pianificazione possa crescere insieme a te. Con questo pensiero, si ridurra le possibilita di dover cambiare fornitori di software piu tardi lungo la linea. Valutare se lo strumento dispone di supporto per piu dipendenti e se supporta piu posizioni.

Quanto puoi permetterti di spendere?
Questo e un punto importante per molte aziende e molto probabilmente la domanda piu ovvia, tuttavia, molti lottano per determinare veramente se il costo vale la pena spendere.

Assicurati che il costo del software si adatti al tuo budget e non venga annullato dal prezzo dello strumento.

La soluzione offre assistenza clienti?
Quando scegli un fornitore di software, vuoi sapere che non sarai lasciato a difenderti se qualcosa va storto, come i problemi del servizio tecnico. Considera il livello di supporto di cui potresti aver bisogno.

Vantaggi di Employee

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Scheduling Software Software Scheduling ha diversi vantaggi. Quelli esatti che otterrai dipenderanno dalle caratteristiche del software che scegli. Questi vantaggi includono-

Visibilita del budget Il software di programmazione dei dipendenti fornisce una chiara panoramica dei costi settimanali della manodopera. Questo rende piu facile per voi vedere quanto si sta andando a spendere in manodopera e se si e in corso per spendere piu di quello assegnato regolare il vostro programma.

Puo anche aiutarti a risparmiare denaro mostrando dove potresti avere un eccesso di personale.

Risparmia tempo durante la creazione di pianificazioni Il software di pianificazione consente di risparmiare tempo consentendo di creare modelli o copiare pianificazioni delle settimane precedenti e quindi apportare modifiche ove necessario.

Tutte le informazioni necessarie per creare rapidamente una pianificazione sono disponibili all'interno dell'app, ad esempio quali dipendenti sono disponibili o qual e il budget per quel particolare turno.

Se scegli uno strumento con un'app, puoi creare o regolare gli orari in movimento dal tuo telefono.

Ridurre gli errori di programmazione - se si creano manualmente pianificazioni, si corre il rischio di commettere errori; in effetti, si e piu inclini a farlo.

Il software di pianificazione dei dipendenti impedisce che cio accada avvisando l'utente se si e in eccesso di personale o a corto di personale in un determinato giorno.

Il software consente inoltre di tenere traccia della disponibilita dei dipendenti, in modo che un individuo non possa essere programmato per lavorare durante un turno che non aveva precedentemente accettato.

Controlla la pianificazione ovunque - se scegli una soluzione basata su cloud, la tua pianificazione sara disponibile in qualsiasi momento ed essenzialmente ovunque ti trovi. Scaricando l'app su un dispositivo mobile, i dipendenti possono visualizzare le loro pianificazioni mentre sono in viaggio o accedervi da un desktop.

Gli aggiornamenti in tempo reale assicurano che la pianificazione sia la stessa ovunque tu acceda.

Aderire alla disponibilita dei dipendenti Il software di pianificazione dei dipendenti tiene traccia delle richieste di ferie e di timeoff in modo da effettuare sempre pianificazioni in base a chi e disponibile al momento.

Hoaumentato la responsabilita dei dipendenti Avere il vostro programma in un unico luogo accessibile ovunque, su qualsiasi dispositivo aumenta la responsabilita dei dipendenti.

Consente inoltre ai dipendenti di assumersi la responsabilita quando si tratta di richiedere swap a turni o giorni di riposo. Invece di gestione assumendo il ruolo di trovare un sostituto, che e lasciato ai dipendenti.

Piu responsabilita e orari piu chiari riducono anche l'assenteismo.

Evitare le violazioni del diritto del lavoro Ci sono una miriade di leggi sul lavoro che le aziende devono rispettare. Una scivolata, e si potrebbe atterrare una grande multa, piena di effetti duraturi che possono danneggiare la vostra attivita a tempo indeterminato.

Il software di pianificazione dei dipendenti puo aiutare a prevenire tali risultati avvisando la gestione di potenziali o avvicinando violazioni del diritto del lavoro.

Evitare conflitti di programmazione- gli strumenti di programmazione dei dipendenti consentono di evitare conflitti di programmazione fornendo visibilita sullo stato di ogni membro del team, mostrando chi lavora, pianificato e la loro disponibilita.

Ultimi dipendenti Scheduling Tech e tendenze

Questi sono alcuni dei piu recenti progressi tecnologici e tendenze per guardare fuori per nel software di pianificazione dei dipendenti.

Strumenti basati sul cloud- gli strumenti basati sul cloud sono quelli in cui le informazioni sulla pianificazione vengono archiviate online. Chiunque abbia accesso all'app o al programma puo accedere alla pianificazione e gli aggiornamenti si riflettono immediatamente su tutti i dispositivi. Questi strumenti rendono possibile anche la comunicazione in tempo reale.

App per smartphone La tecnologia cloud ha consentito ai fornitori di software di pianificazione di creare app mobili per i loro prodotti.

I dipendenti possono scaricare l'applicazione per visualizzare le loro pianificazioni, insieme ai giorni di riposo delle richieste. Le notifiche possono anche essere inviate in tempo reale per informare se c'e un cambiamento nel programma o se un altro dipendente sta cercando di ottenere un turno coperto.

Anche i manager traggono vantaggio dall'app, in quanto possono apportare modifiche alla pianificazione durante gli spostamenti. E possibile impostare le autorizzazioni per le app in modo che il team di gestione possa modificare la pianificazione, mentre i dipendenti possono solo visualizzarla.

Tecnologia predittiva La tecnologia di previsione prevede la forza lavoro necessaria per ogni turno. Con questa tecnologia predittiva, si evitera l'eccesso di programmazione e/o in fase di programmazione, risparmiando tonnellate di costi di manodopera.

Integrazione degli strumenti - gli strumenti di pianificazione dei dipendenti sono piu efficaci quando lavorano senza problemi all'interno del resto della tua azienda. Gli strumenti di pianificazione che possono integrarsi con il sistema POS, il software del ciclo paghe e il software di monitoraggio del tempo consentono di non dover spostare manualmente i dati da una piattaforma all'altra.