Modello di pianificazione dei dipendenti di Excel | 6 mins read

Perché è il momento di abbandonare il modello di pianificazione dei dipendenti di Excel

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduzione al modello di pianificazione dei dipendenti di Excel

Tradizionalmente, le aziende e i ristoranti utilizzavano un modello di pianificazione dei dipendenti Excel per la pianificazione dei turni. Questo metodo richiede tempo e diligenza, poiché i responsabili dovrebbero valutare manualmente la disponibilità dei dipendenti, i costi di manodopera e le vendite. Il lavoro manuale spesso causa errori ed errori, come gli straordinari accidentali, la mancata conformità della manodopera e i conflitti di programmazione. A loro volta, queste imprecisioni mettono l'azienda a rischio di aumento dei costi, multe e diminuzione del morale dei dipendenti.

Questo è il motivo per cui molte organizzazioni stanno adottando scheduler automatici per sostituire i modelli di pianificazione dei turni dei dipendenti di Excel. Secondo le statistiche, il 69% dei ristoranti utilizza molteplici forme di tecnologia, tra cui sistemi di programmazione online. I nuovi strumenti tecnologici aiutano a ottimizzare le operazioni aziendali e a guidare i marchi a rimanere al passo con la concorrenza.

Getta via il modello di pianificazione dei dipendenti di Excel

Con alcuni dei progressi tecnologici odierni, come il cloud e l'automazione, le aziende non hanno più bisogno di Excel per la pianificazione. Anche se questi modelli una volta erano il modo migliore per pianificare i dipendenti ogni ora, è diventato dispendioso in termini di tempo e laborioso. Gli stabilimenti che utilizzano ancora i modelli di Excel dovrebbero considerare i seguenti motivi per cui hanno bisogno di modernizzare.

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Non è mobile

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Quasi tutti usano uno smartphone per setacciare il web e comunicare. È conveniente e consente alle persone di lavorare mentre si è in viaggio. A differenza degli strumenti di pianificazione più recenti, i fogli di calcolo Excel non si adattano a questa accessibilità mobile. I manager e i dipendenti non possono accedere alle loro ultime pianificazioni Excel dalle loro app per dispositivi mobili. Invece, devono passare attraverso le loro e-mail e gli allegati recenti.

Molte aziende stamperanno anche i loro orari dei fogli di calcolo e li pubblicheranno in ufficio o in ristorante. Ma questo richiede che il personale si trovi in una posizione specifica per vedere i loro giorni lavorativi. Questa inaccessibilità e disagi possono richiedere molto tempo dalla giornata di una persona.

Nessuna funzionalità di notifica

I modelli di pianificazione del lavoro di Excel non dispongono di una funzione di avviso o notifica. Ciò significa che i dipendenti non possono impostare promemoria turni per i prossimi giorni lavorativi. Invece, i membri del team dovranno inserire manualmente le loro ore di lavoro nei loro calendari personali e creare i propri promemoria. Ciò può portare a errori, che successivamente si tradurranno in ritardo o assenteismo.

Funzionalità limitate

A differenza delle nuove soluzioni di pianificazione dei dipendenti, i modelli di Excel non possono gestire swap a turni o richieste di time-off. I manager, invece, devono raccogliere manualmente queste richieste e regolare il programma da soli. Quindi, devono ristampare il nuovo programma e inviarlo ai singoli membri del personale. Questo processo può spesso essere ritardato a causa di una cattiva comunicazione, con il risultato che i dipendenti non ottengono le modifiche rapidamente come dovrebbero.

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Interfaccia complicata

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I modelli di fogli di calcolo di Excel hanno formati e tabelle diversi con cui gli utenti possono utilizzare. Questo può essere fonte di confusione per il personale e i manager che non capiscono Excel. Pertanto, potrebbe essere complicato per loro creare pianificazioni e disponibilità di input. Mentre dedicano maggiore attenzione a lavorare sul modello, perdono tempo prezioso che avrebbero potuto utilizzare su altri progetti.

Comunicazione disorganizzata

I dipendenti non possono comunicare con i responsabili tramite Excel. Dovranno invece inviare messaggi e-mail, SMS, chiamare o scrivere un messaggio ai supervisori in merito al loro programma. Questo sistema lackluster può causare messaggi di essere inoltrati in modo errato o ignorato nel complesso. Inoltre, porterà a errori di comunicazione e tutto il personale non sarà in modo efficace nel ciclo.

Rallenta il business

Il sistema Excel non compila o valuta automaticamente i dati aziendali. I manager devono eseguire questa operazione manualmente per creare pianificazioni. Ciò significa che dovranno dedicare ore all'inserimento manuale dei dati, alla revisione dei costi di manodopera e all'organizzazione delle disponibilità. Se un dipendente dice di non poter fare un turno specifico all'ultimo minuto, i manager dovranno riavviare questo laborioso processo.

Razze Silos Dati

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I silos di dati si riferiscono a quando le metriche chiave sono isolate da altri numeri importanti. Excel contribuisce ai silos di dati perché non può essere integrato con altri strumenti. In sostanza, le informazioni in Excel non possono essere sincronizzate con i dati relativi al ciclo paghe, alle presenze o alla verifica del tempo. Per rimuovere questi silos, i responsabili dovranno integrare manualmente i dati o inserire le metriche nei diversi sistemi.

La gestione di più sedi è difficile

Gli operatori che devono gestire più posizioni di mattoni e malta avranno una pianificazione difficile tramite Excel. Dovranno pianificare i dipendenti più volte, il che è già un processo che richiede molto tempo. Diventa più difficile se hanno membri del team che lavorano in più sedi perché non possono essere prenotati due volte.

Errori facili

Secondo i casi di studio, l'88% dei fogli di calcolo Excel presentano errori. Questo perché le immissioni manuali dei dati richiedono diligenza. Qualsiasi input errato o errore di battitura può facilmente rendere inutile un programma o causare un aumento dei costi di manodopera.

Dipendenti infelici

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Gli svantaggi dell'utilizzo di un modello di pianificazione del lavoro in Excel possono causare una diminuzione del morale. Ad esempio, la programmazione di conflitti, errori e inaccessibilità può aumentare lo stress sul posto di lavoro, Può anche causare il personale a sentirsi invalutati, soprattutto se le loro richieste di time-off e disponibilità non sono effettivamente considerati.

Gli scheduler online hanno più vantaggi

Il software di pianificazione dei dipendenti, ad esempio Zip Schedule, offre maggiori vantaggi e semplifica il processo di programmazione. Zip Schedule è un sistema automatizzato che garantisce una pianificazione ottimale dei turni e programmi senza conflitti. Le aziende stanno abbandonando i fogli di calcolo Excel per queste soluzioni basate sul cloud a causa delle loro numerose funzionalità integrate. Ad esempio, il software Zip Schedule dispone di compatibilità app mobile, strumenti di comunicazione, programmazione automatica, monitoraggio dei costi di manodopera, scambio di turni in-app e regolazioni di pianificazione. Con questi moduli, la gestione può risparmiare tempo e denaro e aumentare il morale.

Template di pianificazione dei dipendenti di Excel

  • Le tecniche di pianificazione dei dipendenti di Excel sono obsolete, dispendiose in termini di tempo e richiedono molta manodopera.
  • L' utilizzo di modelli di pianificazione di lavoro di Excel per il personale presenta molti altri svantaggi, ad esempio inaccessibilità, errori e silos di dati.
  • Le aziende, invece, dovrebbero utilizzare il software di pianificazione online per semplificare la pianificazione dei turni.
  • Strumenti, come Zip Schedule, automatizzano la pianificazione e offrono funzioni avanzate, come strumenti di comunicazione, app mobili e reporting dati.

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