Modello programma turno dipendente | 5 mins read

Suggerimenti consigliati per creare un modello di programma turno dipendente

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduzione al modello programma turno dipendente

La creazione di un programma dipendente può richiedere molte ore di lavoro. Questo perché i responsabili devono valutare le disponibilità dei dipendenti, i budget di manodopera e la domanda. Per semplificare il processo di programmazione a turni, i proprietari delle imprese devono stabilire un modello di programma di turni dei dipendenti. Con questo componente, i manager possono creare un programma settimanale dei turni dei dipendenti coerente e soddisfare le esigenze dell'azienda, nonché le preferenze del personale. Limiterà anche i conflitti e gli errori di programmazione, che in seguito salvaguarderanno i profitti dell'azienda.

Come sviluppare un modello di programma turno dipendente

Per creare un modello di programma turni dipendente, i responsabili devono iniziare con la creazione di una tabella. Possono farlo utilizzando un foglio di calcolo Excel o Fogli Google. Oppure possono usufruire degli strumenti di pianificazione online, che è il metodo di personale più moderno e avanzato. La maggior parte delle soluzioni di pianificazione fornirà modelli e layout personalizzabili per gli imprenditori da personalizzare. In entrambi i casi, quando si crea una tabella, i manager dovrebbero prendere in considerazione l'inclusione dei passaggi seguenti.

  1. Creare un foglio di calcolo

Si consiglia di iniziare con un foglio di calcolo vuoto in modo che sia più facile da personalizzare.

  1. Crea intestazioni di colonna
Quindi, creare un'intestazione per ogni colonna per definire quale sarà il relativo contenuto. Ad esempio, la prima colonna può essere per i nomi dei dipendenti, mentre la seconda è per i numeri di identificazione dei dipendenti. Le seguenti colonne dovrebbero essere etichettate per i giorni della settimana.

  1. Righe etichetta
Per il resto dei modelli di programma di lavoro, i responsabili devono etichettare le righe con i tempi di turno. È importante indicare orari con a.m. e p.m. per evitare errori.

Tutte le aziende avranno esigenze e preferenze diverse; pertanto, i modelli possono variare a seconda delle aziende. I responsabili devono prendere in considerazione un modello di pianificazione del lavoro che funziona meglio per il loro sistema di ciclo paghe e per la leggibilità. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti e best practice che gli operatori dovrebbero utilizzare per creare il modello migliore e la pianificazione settimanale.

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Determinare le posizioni necessarie

I manager devono decidere quali posizioni hanno bisogno per ciascuno dei loro turni. Ad esempio, potrebbe non essere conveniente avere un barista che lavora turni di colazione nei giorni feriali. Può essere redditizio, tuttavia, avere più baristi lavorano il venerdì e il sabato. Determinando i turni necessari al giorno, i responsabili possono personalizzare un modello per ogni posizione.

Siate diligenti delle vacanze

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Anche se i modelli di pianificazione sono ideali per i giorni lavorativi regolari, potrebbero non riflettere bene per eventi speciali e festività. Concerti, eventi sportivi e vacanze possono comportare una forte domanda e più clienti del solito. I manager devono essere a conoscenza di tutti gli eventi e regolare gli orari di conseguenza. Ciò garantirà la qualità del servizio clienti e la redditività è salvaguardata.

Pianificare il dipendente giusto per il lavoro giusto

La pianificazione di una hostess per una posizione di cucina di linea può comportare un ritardo significativo nel flusso di lavoro e nel servizio. Pertanto, la direzione deve assicurarsi che stiano programmando il personale per la loro rispettiva posizione. Sarebbe utile includere la specialità o il nome di un membro del team in un modello per evitare errori di programmazione.

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Studia i membri del tuo team

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Conoscendo i punti di forza e le competenze dei membri del team, i manager possono creare in modo efficace programmi. Aiuterà anche a organizzare team produttivi che contribuiranno a incrementare la produzione. Alcuni aspetti che gli imprenditori dovrebbero studiare includono le certificazioni dei dipendenti, lo stato part-time e a tempo pieno e il tipo di personalità. Dovrebbero inoltre esaminare le loro competenze e punti di forza, come ad esempio la loro capacità di gestire grandi volumi di clienti.

Invia rapidamente le pianificazioni dei dipendenti

La creazione e l'invio anticipato degli orari di lavoro dei dipendenti consentirà ai membri del personale di pianificare la loro vita di conseguenza. Gli esperti raccomandano di distribuire gli orari di lavoro al personale con almeno 2 settimane di anticipo. In questo modo i dipendenti possono riprogrammare, scambiare turni o trovare tempestivamente copertine. Ciò impedirà un sovraccarico di richieste di time-off, swap turni e modifiche dell'ultimo minuto.

Lavora con le preferenze dei dipendenti

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Quando si costruiscono gli orari di lavoro, i manager devono rispettare il più possibile le disponibilità dei dipendenti e le preferenze di turno. Questa best practice aumenterà la soddisfazione del lavoro, il morale e la produttività del personale. Per semplificare questo processo, i responsabili possono far sì che i dipendenti inserano le loro disponibilità in un foglio di calcolo basato su cloud. In questo modo, tutte le informazioni chiave e le richieste di time-off in tempo reale sono in un'unica posizione centralizzata.

Creare un piano B

La vita avviene e i dipendenti potrebbero non essere in grado di entrare nel loro turno. A volte possono essere in grado di trovare la propria copertura, mentre altre volte potrebbero non avere abbastanza tempo. I manager possono impedire che queste istanze si verifichino mediante una pianificazione di backup. Ciò comporta la creazione di modelli di pianificazione dei dipendenti con persone che sono disponibili per lavorare determinati turni, nel caso in cui la programmazione originale non funzioni. Il Piano B può anche includere una lista di contatti con candidati controllati che non sono stati assunti o dipendenti precedenti che hanno accettato di entrare di volta in volta.

Modello di programma Takeaways chiave per il turno dei dipendenti

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  • Un modello di programma turni dipendente aiuterà i responsabili a organizzare le assegnazioni dei turni e a creare più rapidamente programmi di lavoro settimanali.

  • Le aziende e i ristoranti possono creare modelli utilizzando un foglio di calcolo o implementando software di pianificazione dei dipendenti.

  • I modelli di pianificazione includono in genere colonne e righe per indicare quale dipendente sta lavorando quale turno.

  • Alcune procedure consigliate per rendere il miglior modello di pianificazione dei turni dei dipendenti includono l'onoramento delle disponibilità e la consapevolezza delle festività.

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