Software di pianificazione dei dipendenti | 7 mins read

Che cos'è il software di pianificazione dei dipendenti e perché è importante?

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduzione al software di pianificazione dei dipendenti

Le piccole imprese e le imprese stanno attraversando una trasformazione digitale con nuovi strumenti tecnologici. Per le statistiche del 2019, l'85% dei proprietari di piccole imprese afferma che la tecnologia supporta il successo. Con il software e la soluzione digitale giusti, le organizzazioni possono migliorare le prestazioni e aumentare la loro crescita in modo esponenziale. Uno di questi strumenti è il software di pianificazione dei dipendenti.

Gli operatori e i proprietari abbandonano i loro fogli di calcolo e implementano software per programmare i dipendenti. La pianificazione automatizzata porta le aziende nel mercato competitivo, in quanto consente di risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Non c'è da meravigliarsi che la dimensione del mercato del software di programmazione dovrebbe raggiungere $770,2 milioni entro il 2026.

Che cos'è il software di pianificazione dei dipendenti?

Il software di pianificazione dei dipendenti è un sistema di gestione della forza lavoro che automatizza il processo di pianificazione dei turni. La soluzione basata sul cloud pianificano i dipendenti in modo ottimale, prevenendo efficacemente l'eccesso di personale e la carenza di personale. Una piccola impresa o una grande azienda può anche utilizzare strumenti di pianificazione dei turni online per gestire i propri dipendenti orari e misurare i livelli di produttività. Alcune delle principali funzioni di pianificazione che i migliori sistemi software hanno includono le seguenti.

  • Programmazione automatica : il software gestisce automaticamente la disponibilità dei dipendenti, la conformità della manodopera e i costi di manodopera per garantire orari di lavoro ottimali.
  • App mobile - I provider di software di pianificazione possono offrire app mobili, consentendo agli utenti di accedere o creare pianificazioni tramite i loro telefoni. Alcune piattaforme forniranno app mobili gratuite come parte del loro pacchetto.
  • Orologio a tempo: i dipendenti possono guardare in e uscire e monitorare il tempo caricando gli orologi sul proprio smartphone o desktop.
  • Avvisi e notifiche automatiche: gli utenti possono impostare avvisi sul proprio telefono, ad esempio i promemoria di turno.
  • Modello di pianificazione : i responsabili possono creare rapidamente pianificazioni utilizzando i modelli di pianificazione del software o personalizzarne uno in base alla propria attività.
  • Integrazioni di terze parti - I migliori strumenti di pianificazione dei dipendenti possono essere integrati in altri sistemi aziendali, come il software per le retribuzioni e le risorse umane.
Le soluzioni di pianificazione con questi moduli sono in grado di semplificare e ottimizzare le funzioni aziendali. Ad esempio, con le integrazioni, i responsabili possono risparmiare tempo e semplificare il processo di retribuzione del ciclo paghe e dei dipendenti. Invece di inserire manualmente i dati in un sistema disparato, possono inviare dati con un clic di un pulsante. Altri vantaggi importanti per l'utilizzo dei programmatori dei dipendenti includono i seguenti fattori.

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1. Regola i programmi con facilità

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Il software di pianificazione del tempo facilita la modifica delle pianificazioni. I membri del personale possono inviare richieste di time-off in tempo reale, scambiare turni o ritirare turni aperti tramite la loro app mobile. Una volta che i responsabili approvano le richieste, il sistema regolerà automaticamente il programma di conseguenza. Raccoglie anche i dati relativi alle disponibilità; pertanto, la gestione non deve preoccuparsi dei conflitti di programmazione.

2. Risparmia tempo di gestione

Le tradizionali pianificazioni scritte a mano e fogli di calcolo possono richiedere molto tempo. In effetti, gli studi mostrano risultati di programmazione manuale in manager che perdono il 20% del loro tempo. Ma con un sistema software, perdere tempo fa parte del passato. La soluzione è intuitiva e suggerirà i migliori team e incarichi di turno. Ciò consente ai manager di risparmiare tempo e capacità di cervello verso altre attività chiave.

3. Comunicazione aperta

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I sistemi di pianificazione del personale in genere dispongono di strumenti di comunicazione incorporati, come messaggistica del team, annunci e dashboard. Ciò consente ai dipendenti di rimanere connessi tra loro e garantisce che tutti siano nel ciclo continuo. I responsabili possono anche trasmettere avvisi relativi alle modifiche del programma di lavoro, alle nuove ore di lavoro e alle notizie aziendali. Queste notifiche possono essere inviate via e-mail, SMS o app mobile. In questo modo le informazioni vengono inoltrate in modo efficace e contribuisce a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

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4. Ridurre l'assenteismo e il ritardo dei dipendenti

Gli strumenti per i turni di pianificazione dei dipendenti hanno notifiche automatiche per ricordare al personale i prossimi turni. La funzione di notifica ridurrà efficacemente l'assenteismo e il ritardo. Permette inoltre ai membri del team di trovare copertura, in caso di eventi di emergenza imprevisti. Ciò garantisce che quando il personale non può entrare in lavoro, le operazioni commerciali non saranno ritardate.

5. Segui i regolamenti del diritto del

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La pianificazione manuale dei turni può essere difficile perché la direzione deve assicurarsi che siano conformi alle normative federali e statali. Eventuali errori di conformità possono comportare multe, sanzioni e cause legali. Uno strumento di pianificazione impedirà questo con la sua gestione del diritto del lavoro e promemoria. Queste caratteristiche sono solitamente dotate degli standard più recenti, ma anche i proprietari possono inserire regolamenti. Ad esempio, possono impostare un promemoria per evitare gli straordinari.

6. Centralizzazione delle informazioni dettagliate sui dati

Una soluzione software di pianificazione compilerà i dati relativi ai costi della manodopera, alle prestazioni dei dipendenti, al monitoraggio del tempo e alla frequenza. Quando sincronizzati con altri sistemi aziendali, come POS, buste paga e strumenti per le risorse umane, i manager possono centralizzare tutte le metriche preziose in un'unica posizione. Ciò arricchisce le informazioni dettagliate sui dati e migliora la creazione di report. Ad esempio, possono scoprire dipendenti dalle prestazioni migliori e team efficienti. Con queste informazioni, possono migliorare le decisioni di pianificazione e la gestione dei progetti.

7. Taglia e controlla i costi della manodopera

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I sistemi di programmazione hanno la spesa di manodopera e il monitoraggio del budget. Sono inoltre dotati di strumenti di previsione del lavoro. Questi moduli aiuteranno i manager a controllare la spesa di manodopera, a rimanere all'interno dei loro mezzi e a rendere pianificazioni economicamente efficienti. Inoltre, fornirà loro la visibilità su come possono ridurre efficacemente la spesa, come ad esempio i turni da rimuovere.

8. Risparmia denaro

Le tecniche di programmazione tradizionali spesso richiedono il lavoro su Excel, la stampa degli orari dei dipendenti e la loro pubblicazione nelle sale di pausa. Questo non solo richiede molto tempo, ma è anche insostenibile. Questo è soprattutto così se la gestione deve ristampare le pianificazioni ogni settimana o ogni volta che devono apportare modifiche. Tuttavia, con software e app per dispositivi mobili, i proprietari possono inviare programmi direttamente ai telefoni dei dipendenti in pochi minuti. I fornitori di software offrono anche questi sistemi senza costi iniziali o contratti a lungo termine, risparmiando denaro alle aziende nel lungo periodo.

Takeaway chiave per il software di pianificazione dei dipendenti

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  • Il software di pianificazione dei dipendenti è uno strumento online che i marchi possono utilizzare per automatizzare il processo di pianificazione.
  • Sempre più aziende stanno adottando il miglior software di pianificazione dei dipendenti per rimanere competitivi e ottimizzare i propri processi.
  • Un' app di pianificazione viene comunemente fornita con funzionalità avanzate, come la pianificazione automatica e gli strumenti di comunicazione.
  • I principali vantaggi delle app per la pianificazione dei dipendenti includono la semplificazione del personale, la comunicazione dei team e la conformità.

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